Vật liệu mà Điện lực Ba Đình sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc hình thành từ hai nguồn chính: Công ty điện lực thành phố Hà Nội cấp và Điện lực Ba Đình tự mua.
• Giá đầu vào của vật liệu: giá đầu vào của vật liệu đợc tính theo giá thực tế.
- Với vật liệu do Công ty cấp: Giá vật liệu là giá thực tế ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của Công ty.
- Đối với vật liệu mua ngoài: Giá vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn cha có thuế GTGT và các chi phí khác nh vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi cha có thuế GTGT.
• Giá xuất kho vật liệu: Điện lực Ba Đình đang sử dụng phơng pháp tính giá bình quân đầu kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho.
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
= Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lợng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân
Tại Điện lực Ba Đình, việc áp dụng máy tính trong thực hành kế toán đã đợc thực hiện tơng đối hoàn chỉnh. Vật liệu nhập, xuất trong kỳ đợc nhập vào máy hàng ngày. Máy tính sẽ tự động tính ra giá vật liệu xuất trong kỳ. Kế toán sẽ điền vào cột số tiền trên mỗi phiếu xuất kho đã nhận từ thủ kho.
quản vật liệu:
Việc mua sắm vật liệu đợc lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục trên cơ sở và điều kiện sau:
- Kế hoạch sản xuất, sửa chữa, phục hồi nâng cấp và đầu t xây dựng của đơn vị.
- Định mức tiêu hao vật liệu trong vận hành và cho từng hạng mục công trình sửa chữa.
- Định mức vật liệu dự phòng cho sản xuất.
- Báo cáo nghiên cứu khả thi phơng án kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật kèm bản tiên lợng vật liệu đã đợc ngời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Yêu cầu tiến độ của công tác sửa chữa lớn, phục hồi nâng cấp và đầu t xây dựng.
- Cân đối vật liệu tồn kho của đơn vị.
- Kế hoạch vốn.
- Các hồ sơ liên quan khác theo qui định của nhà nớc và tổng công ty điện lực Việt Nam.
Quản lý quá trình thu mua vật liệu:
Khi có quyết định của giám đốc mua một thứ vật liệu nào, bộ phận cung tiêu phải cung cấp đầy đủ 3 hồ sơ báo giá, từ đó sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo các chỉ tiêu về kỹ thuật và kinh tế ở mức tối u.
Việc mua sắm vật liệu phải đợc thực hiện thông qua hợp đồng và đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Tất cả các loại vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất, sửa chữa lớn và dự phòng chiến lợc, sửa chữa thờng xuyên, cải tạo nâng cấp, phục hồi và đầu t xây dựng đợc phân phối từ Công ty. Không mua sắm vật liệu thiết bị trôi nổi trên thị trờng trong và ngoài nớc, không rõ nguồn gốc xuất xứ, cơ sở chế tạo, vật liệu nhập ngoại nhng hồ sơ giấy tờ không đầy đủ và không phù hợp....
- Việc cung ứng vật liệu phải kịp thời và đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
số lợng ít, giá trị dới 100 ngàn đồng thì có thể không có hóa đơn GTGT.
- Vật liệu mua lẻ, số lợng ít phục vụ sản xuất thì chỉ cần giấy đề nghị mua sắm vật liệu của bộ phận sử dụng và đợc thủ trởng đơn vị ký duyệt, giấy đề nghị nhập kho kèm chứng từ mua bán đã đợc duyệt.
Các hợp đồng mua vật liệu sau khi đợc ký thì chuyển 01 bộ cho phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật t để phòng này lập kế hoạch và chuẩn bị phơng tiện vận tải, kho tàng để nhập vật liệu vào kho. Vật liệu nhập kho phải đợc kiểm tra đúng quy cách, phẩm chất và đợc xuất kho theo quy định hiện hành.
Phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật t có nhiệm vụ theo dõi việc tiếp nhận vật liệu, thực hiện nghĩa vụ thanh toán, xử lý các tồn tại đối với ngời bán về chất lợng vật liệu trong thời gian bảo hành; quyết toán và thanh lý hợp đồng với ngời bán.
Bảo quản vật liệu:
Kho vật liệu phải đáp ứng đợc các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại vật liệu đợc lu giữ và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có thẻ kho ghi số lợng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê. Thủ kho là ngời chịu trách nhiệm về số vật liệu đợc giao quản lý tại kho.
Trên thực tế, biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho ngời và vật liệu.
- Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và đảo chuyển.
- Mỗi loại vật liệu đợc ở một vị trí, đợc đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu này vào thẻ kho để dễ tìm kiếm.
- Có sơ đồ bố trí kho, phân vùng cho từng chủng loại vật liệu, trang bị các bộ giá, hệ thống chiếu sáng hợp lý.
- Mỗi kho đều có bảng qui định phòng cháy chữa cháy và phơng tiện cứu hoả tại chỗ.
- Xây dựng đợc nội qui ra vào kho, cấp phát vật liệu, kế hoạch đảo chuyển định kỳ để chống mối mọt, chổng rỉ...
1) Thủ tục, chứng từ nhập kho:
Tổ chức chứng từ kế toán là bộ phận quan trọng trong công tác kế toán đặc biệt là kế toán vật liệu. Mọi nghiệp vụ ghi chép đều căn cứ trên các chứng từ này. Phần hành kế toán vật liệu chủ yếu là nhập, xuất vật t.
Khi giám đốc duyệt giấy báo giá, bộ phận cung ứng sẽ đi mua vật liệu. Bộ phận cung ứng khi mua hàng sẽ mang hóa đơn GTGT về giao cho kế toán vật liệu.
Biểu số 5:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 25 tháng 12 năm 2001 Ký hiệu AA/98 Số:06352 Đơn vị bán hàng: Công ty NG VINA
Địa chỉ: Hải Phòng... Số tài khoản: ... Điện thoại:... MS: 02 001 11700 5
Họ tên ngời mua hàng: Ông Kim Đơn vị: Điện lực Ba Đình.
Địa chỉ: Số 6 Hàng Bún , Hà Nội. Số tài khoản: 710A - 00050 Hình thức thanh toán: Séc MS: 01 001 01114 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Dây súp đôi m 200 2.100 420.000
Cộng tiền hàng: 420.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 42.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 462.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mơi hai nghìn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Trờng hợp vật t do Công ty cấp thì phải có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Biểu số 6
Đơn vị: Công ty ĐLTP Hà Nội Mẫu số: 02 – BH
Địa chỉ: 69 Đinh Tiên Hoàng Ban hành theo QĐ số: 1141 - tài chính...
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 26 tháng 12 năm 2001
- Căn cứ lệnh điều động số 23 ngày 25 tháng 12 năm 2001
của giám đốc Công ty Điện lực T.P Hà Nội về xuất cho Điện lực Ba Đình.
- Họ tên ngời vận chuyển:....Thắng...Hợp đồng số 12050
- Xuất tại kho: Đại Thanh
- Nhập tại kho: Điện lực Ba Đình.
STT Tên, qui cách sản
phẩm (hàng hóa) Mã số
Đơn vị tính
Số lợng
Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA 36295100 Lít 200 200 5 000 1 000 000 Tổng: 200 200 1 000 000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn.
Thủ tục nhập kho
Tất cả vật liệu, kể cả vật liệu Điện lực tự mua hay vật liệu do Công ty cấp về đến Điện lực đều phải tiến hành các thủ tục nhập kho theo qui định. Để làm thủ tục nhập kho nhất thiết phải có hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (nếu là vật liệu tự mua) hoặc hóa đơn kiêm phiếu vận chuyển nội bộ (nếu là vật liệu do công ty cấp). Thủ kho lập phiếu nhập kho làm 4 liên: 1 thủ kho giữ, 1 giao cho kế toán, 1 ngời mua hàng giữ, 1 lu.
Biểu số 7
Đơn vị: ĐL Ba Đình Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - vật t
Ngày 25 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 15222 Số: 32 Có: 3311.005
Họ tên ngời giao hàng: Kim
theo số HĐ 06352 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Cty NG VINA Nhập tại kho: Kho I
STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dây súp đôi M 200 200 2100 420.000 Cộng: 200 200 420.000
Tổng số tiền: (viết bằng chữ):Bốn trăm hai mơi nghìn đồng chẵn.
Nhập ngày 25 tháng 12 năm 2001
Biểu số 8
Đơn vị: ĐL Ba Đình Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - vật t
Ngày 26 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 15218 Số: 36 Có: 1363XF
Họ tên ngời giao hàng: Thắng theo số 12050 ngày 26 tháng 12 năm 2001 của Công ty điện lực thành phố Hà Nội.
Nhập tại kho: Kho I STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm Mã số Đơn vị
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA Lít 200 200 5 000 1 000 000 Cộng: 200 200 1 000 000
Tổng số tiền: (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn.
Nhập ngày 26 tháng 12 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Vật liệu nhận của công ty có một số to lớn cồng kềnh nên không thể nhập kho Điện lực mà chuyển thẳng đến công trình. Với những trờng hợp nh vậy, bộ phận vật t vẫn phải báo cho kho để lập phiếu nhập kho đồng thời lập phiếu xuất kho.
phần lợng và vào một dòng trên thẻ kho).
2) Thủ tục, chứng từ xuất kho:
Khi thực hiện một phơng án nào hoặc các đội tổ có nhu cầu sử dụng vật liệu, đơn vị sử dụng làm giấy đề nghị lĩnh vật liệu. Thủ kho xuất vật liệu căn cứ trên Phiếu đề nghị lĩnh vật t (biểu số 9) hoặc Đơn hàng vật t (biểu số 10) đã đợc ký duyệt.
Biểu số 9
Phiếu đề nghị lĩnh vật t Số 012 Ngày 25 tháng 12 năm 2001
Bộ phận sử dụng: Đội vận hành
Tên công trình: viện t liệu phim. Dùng vào việc: Sự cố trạm biến áp. STT Tên, qui cách vật t Đơn vị tính Lợng đề nghị Lợng duyệt Ghi chú
1 Dây súp đôi M 20 20
Vật liệu tại Điện lực Ba Đình chủ yếu đợc xuất dùng cho sửa chữa, vận hành, làm các công trình điện là chính. Khi các đơn vị sử dụng vật liệu xuất trình giấy đề nghị lĩnh vật t hay đơn hàng vật t đã đợc duyệt thì thủ kho phải xuất vật liệu và căn cứ vào đó để lập Phiếu xuất kho. Khi xuất kho phải tiến hành cân, đong, đo, đếm chính xác, xuất đúng chủng loại theo yêu cầu kỹ thuật. Nghiêm cấm thủ kho không đợc tự ý cho vay mợn vật liệu. Vật liệu đã đa vào sản xuất thì đội trởng, tổ trởng có trách nhiệm quản lý và thực hiện theo đúng qui trình sản xuất, có sự kiểm tra giám sát của phòng kỹ thuật vật t. Các đội trởng, tổ trởng chịu trách nhiệm về sự mất mát, hao hụt vật liệu trong quá trình sản xuất. Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên: 1 thủ kho giữ, 1 giao cho tài vụ, 1 bộ phận sử dụng giữ, 1 để lu.
Biểu số 11
Đơn vị: ĐL Ba Đình Phiếu xuất kho Mẫu số: 01 - vật t
Ngày 26 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 154 1827 Số: 27 Có: 15222
Họ tên ngời nhận hàng: Thành - Theo số 012 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Đội vận hành
Xuất tại kho: Kho I Số Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dây súp đôi M 20 20 2106 42120 Cộng: 20 20 42120
Tổng số tiền: (viết bằng chữ):Bốn mơi hai nghìn một trăm hai mơi đồng. Xuất ngày 26 tháng 12 năm 2001 Bộ phận sử dụng Ngời nhận hàng Thủ kho Kế toán Trởng Thủ trởng đơn vị Biểu số 12
Đơn vị: ĐL Ba Đình Phiếu xuất kho Mẫu số: 01 - vật t
Ngày 28 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 241311 Số: 30 Có: 15218
Họ tên ngời nhận hàng: An - Theo số đơn hàng vật t ngày 10 tháng 12 năm 2001 của Đội đại tu.
Xuất tại kho: Kho I Số Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA l 200 200 5 200 1 040 000 Cộng: 200 200 1 040 000
Tổng số tiền: (viết bằng chữ):Một triệu không trăm bốn mơi nghìn đồng. Xuất ngày 28 tháng 12 năm 2001 Bộ phận sử dụng Ngời nhận hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
VI) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội: Nội:
1) Hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội: Ba Đình - Hà Nội:
Vì sử dụng nhiều loại vật t, mật độ nhập xuất cao nên vật liệu tại Điện lực Ba Đình đợc hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Giá vật liệu xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân đầu kỳ dự trữ.
Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu đợc thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 21:
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu ở kho:
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đã hợp lệ vào thẻ kho hàng ngày. Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật t về mặt số l- ợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật t. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật t. Thẻ kho đợc xếp theo từng kho vật liệu, ví dụ kho Vật liệu phụ 15222 đợc xếp thành một quyển riêng.
PNK
Thẻ kho phiếu N - X - TBảng kê chi tiết Sổ ĐC
LC kế toán t. hợp PXK
D.N: Điện lực Ba Đình Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT Tên kho: Kho I Ngày lập thẻ : 01/01/2001
Tờ số: 2
(Ban hành theo QĐ 1141- TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC)
- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t, sản phẩm, hàng hoá: Dây súp đôi
- Đơn vị tính: m Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất ... ... ... ... 30/11/2001 ... ... 10 ... T12/2001 26/12 32 25/12 Kim nhập dây súp đôi 200 210 27/12 26 26/12 Hùng - K.D 20 190 27/12 27 26/12 Thành - Đội VH , sự cố. 20 170 Tổng tháng: 200 40 170
Biểu số 14
D.N: Điện lực Ba Đình Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT
Tên kho: Kho I Ngày lập thẻ : 01/01/2001 Tờ số: 3
(Ban hành theo QĐ 1141- TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC)
- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t, sản phẩm, hàng hoá: Dầu MBA
- Đơn vị tính: lít Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất ... ... ... ... 30/11/2001 ... ... 100 ... T12/2001 27/12 36 26/12 Thắng nhập dầu MBA