Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện đợc toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trớc hết phải bằng phơng pháp chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu.
Nhằm tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại công ty cổ phần Sơn Tây, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phơng pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phơng pháp này ở công ty đợc tiến hành nh sau:
+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý đợc thuận lợi.
Khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lợng. Mẫu thẻ kho nh sau:
Biểu số 10: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Thẻ kho Mẫu số 06VT.
Tên kho: Vật t (ban hành theo QĐ số
1141- TC/ CĐKT ngày 1/11/ 1995 của BTC)
Ngày lập thẻ: 01/ 12/ 2004 Tờ số: 03
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Thép tròn trơn CT3TN φ 28
Đơn vị tính: kg Mã số:
Ngày tháng
Chứng từ
Diễn giải Số lợng Ghi chú
Số phiếu Ngày
tháng Nhập Xuất Tồn
N X
Tồn cuối tháng 11 200
10/12 12 Nhập kho vật t 1003,2 1203,2
16 16/12 Xuất cho phân xởng I 304 899,2 Cộng phát sinh 1003,2 304
Tồn kho cuối tháng 12 899,2
Kế toán trởng Ngời lập thẻ
+ ở phòng kế toán: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toán vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Đồng thời kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu kế toán chi tiết vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật t theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu đợc tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã đợc phân bổ.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật t đợc xác định theo đơn giá bình quân gia quyền.
- Cuối tháng kế toán tính ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số l- ợng và giá trị.
- Sổ chi tiết vật t đợc mở cho từng loại vật liệu.
Biểu số 11: Sổ chi tiết vật t
TK: 152 ( 1521) Tên vật t: Thép tròn trơn CT3TN φ 28 Tại kho vật t Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn N X Số l- ợng Số tiền Số l- ợng Số tiền Số l- ợng Số tiền Tồn đầu tháng 12 200 810.000 10/12 12 Nhập trong tháng 4.000 1.003,2 4.012.800
16/12 16 Xuất cho PXI 4.008,3 304 1.218.52
3 Cộng phát sinh 1.003,2 4.012.800 304 1.218.52 3 Tồn cuối tháng 899,2 3.604.277 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 12: Sổ chi tiết vật t
Công ty cổ phần Sơn Tây Sổ chi tiết vật t
Tài khoản: 152 ( 1521)
Tên vật t: Gang đúc Cao Bằng Tại kho: Vật t
Ngày
tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn
N X Số l-ợng Số tiền Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền
Tồn đầu tháng 12 3500 7.490.000 16/12 15 Nhập trong tháng 2.140 8.000 17.120.000 18 Xuất cho tổ đúc 10.990 23.518.600 Cộng phát sinh 8.000 17.120.000 10.990 23.518.600 Tồn cuối tháng 510 1.091.400 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Cuối kỳ, sau khi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật t. Sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật t, nếu thấy số liệu chính xác thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu ( biểu số 13).
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn đợc lập cho tất cả các loại vật t, mỗi loại vật t đợc ghi trên một dòng của bảng này. Từ sổ kế toán chi tiết vật t, kế toán tính ra số tổng nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật t để đa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trong tháng của doanh nghiệp một cách rõ ràng đầy đủ.
Từ đó cho thấy công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lần chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lợng...tuỳ theo yêu cầu quản lý của công ty. Và thực tế cho thấy công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Sơn Tây cũng đợc thực hiện rất đầy đủ và khoa học.
Biểu số 13: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật t
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật t
Tháng 12 năm 2004
TT Tên vật t Đơn
vị SLTồn đầu kỳThành tiền SLNhập trong kỳThành tiền SLXuất trong kỳThành tiền Số lợng Thành tiềnTồn cuốikỳ 1 Thép tròn CT3TN Kg 200 810.000 1003.2 4.012.800 304 1218523 899,2 3.604.277 2 Thép tấm Kg 806 3.385.200 500 2.100.000 306,0 1.205.200 3 Gang đúc cao Bằng Kg 3.500 7.490.000 8000,0 17.120.000 10.990 23.518.600 510,0 1.091.400 4 Thép 9XCφ30 Kg 1.500 4.560.000 500,0 3.450.000 800 3.769.600 900,0 4.240.400 5 Fêrôsilic Kg 300 3.300.000 100 1.100.000 200,0 2.200.000 6 CO2 Kg 75,0 277.500 25 92.500 50,0 185.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 20.250.000 108.245.500 111.798.626 16.696.874