Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu
27Kế toán thanh
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ngân hàng Kế toán thanh toán Lập UNT,UNC Xem xét ký duyệt Ký duyệt Thực hiện dịch vụ Lưu trữ và bảo quản
1.2.5-Trình tự ghi sổ tiền mặt,TGNH theo hình thức Nhật ký chung : Sơ đồ hạch toán tiền mặt và tiên gửi ngân hàng
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Chứng từ gốc phiếu thu ,phiếu chi UNT,UNC Nhật ký chung Sổ cái TK1111,1121 Bảng cân đối tài khoản
-Báo cáo quỹ -Sổ quỹ tiền mặt -Sổ chi tiết TK TGNH
Bảng tổng hợp chi tiết
2-Kế toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất .Tại công ty bánh kẹo Hải Châu ,nguyên vật liệu thể hiện vai trò rất quan trọng ,nó luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm .
2.1.Tài khoản sử dụng : TK152-Nguyên liệu ,vật liệu TK151-Hàng mua đi đờng
2.2.Hệ thống chứng từ sử dụng :
Để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu chặt chẽ ,các nghiệp vụ làm tăng giảm nguyên vật liệu phải đợc minh chứng bởi các chứng từ theo chế độ kế toán ,các chứng từ sử dụng gồm :phiếu nhập kho và phiếu xuất kho
2.3.Sổ sách tổng hợp và sổ sách chi tiết :
Nguyên vật liệu đợc lu giữ tại kho công ty ,hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho ,xuất kho kế toán vật t ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản :TK152,TK632,TK511,TK33311.
2.4.Quy trình luân chuyển của chứng từ nguyên vật liệu tại kho công ty :
Nguyên vật liệu quản lý tại kho công ty theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ,giá xuất kho là giá nhập trớc xuất trớc
+Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho :
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng ,hóa đơn GTGT do cán bộ thu mua gửi về , nhân viên phụ trách cung tiêu sẽ lập phiếu nhập kho ,thủ kho kiểm tra ký vào các chứng từ liên quan rồi nhập kho hàng hoá và gửi các chứng từ liên quan tới phòng Tài chính kế toán .Kế toán vật t tiến hành ghi sổ chi tiết ,lập thẻ kho ,ghi sổ tổng hợp đồng thời bảo quản và lu trữ
+Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu :
-Trên cơ sở bán hoá đơn bán hàng do phòng kế hoạch vật t gửi đến đợc thủ trởng đơn vị ký duyệt ,cán bộ phụ trách cung ứng sẽ lập phiếu xuất kho
-Sau đó phiếu xuất kho chuyển đến cho thủ kho , thủ kho căn cứ vào số lợng , chủng loại ....tiến hành xuất kho
-Phiếu xuất kho cùng với hoá đơn bán hàng sau khi đợc ký duyệt bởi kế toán tr- ởng ,thủ trởng đơn vị thì đợc chuyển tới phòng Tài chính kế toán
-Tại đây ,kế toán vật t phản ánh vào sổ tổng hợp.Sau đó kẹp các chứng từ có liên quan cùng với phiếu xuất kho bảo quản lu trữ theo từng quyển
Trình tự luân chuyển của chứng từ xuất kho nguyên vật liệu
Phòng kế hoạch vật tư Bộ phận phụ trách cung ứng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Kế toán vật tư Hoá đơn bán hàng
Phiếu xuất kho
Xuất kho
Ký duyệt
Bảo quản lưu trữ
2.5-Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : 3. Kế toán tài sản cố định . 3.1-Tài khoản sử dụng :
Để phản ánh sự biến động tăng giảm của TSCĐ và công tác trích khấu hao , kế toán tài sản cố định của công ty sử dụng các tài khoản :TK211-Tài sản cố định hữu hình ,TK214-Hao mòn tài sản cố định ,TK009-Nguồn vốn khấu hao
TK214 đợc chi tiết thành một số tiểu khoản sau : -TK 21412: Hao mòn nhà cửa
31
Chứng từ gốc : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Nhật ký chung
Sổ cái
TK152,TK632,TK6 21,TK511
Bảng cân đối tài khoản
-TK21413: Hao mòn máy móc ,thiết bị
-TK21415: Hao mòn thiết bị ,dụng cụ quản lý -TK21418: Hao mòn Tài sản cố định khác 3.2.Hệ thống chứng từ sử dụng :
Do tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn nên mỗi khi phát sinh các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ côngty đều phải gửi công văn thông báo cho Tổng giám đốc công ty Mía đờng I xin đợc tăng giảm TSCĐ.Sau khi nhận đợc quyết định cho phép từ phía tổng công ty thì công ty mới đợc phép tiến hành nhợng bán ,thanh lý hoặc điều chuyển ,mua sắm TSCĐ
Các chứng từ TSCĐ sử dụng gồm: -Biên bản giao nhận TSCĐ -Thẻ TSCĐ
-Biên bản thanh lý TSCĐ -Biên bản đánh giá lại TSCĐ Các chứng từ khấu hao TSCĐ gồm : -Bảng tính khấu hao TSCĐ
-Bảng phân bổ khấu hao
-Bảng đăng ký mức trích khấu hao TSCĐ 3.3.Sổ sách tổng hợp và sổ chi tiết :
Căn cứ vào các chứng từ gốc (biên bản giao nhận TSCĐ ,biên bản đánh giá lại TSCĐ ,biên bản thanh lý TSCĐ),bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,kế toán TSCĐ sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung và sổ cái các TK:211,214,627,642
Tuỳ thuộc vào nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ liên quan đến loại TSCĐ nào , bộ phận nào sử dụng kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ chi tiết TSCĐ
Cuối năm ,kế toán sẽ lập báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ và báo cáo khấu hao TSCĐ trình lên ban quản trị công ty
3.4.Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ: 3.4.1-Các nghiệp vụ tăng TSCĐ do mua sắm :
+Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị ,giám đốc công ty sẽ làm đơn xin đầu t trình lên Giám đốc tổng công ty chờ ký duyệt
+Sau khi đợc chấp thuận ,công ty lập dự án đầu t với nội dung :mua tài sản ở đâu ,nguồn vốn huy động ở đâu ,phơng thức đầu t ,....
+Công ty sẽ thực hiện các thủ tục đấu thầu
+Sau đó công ty sẽ tiến hành ký các hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp ghi rõ ph- ơng thức bàn giao ,phơng thức thanh toán ...
+Khi bàn giao ,công ty sẽ tổ chức hội đồng giao nhận gồm đại diện của cả hai bên. Hội đồng này sẽ lập biên bản giao nhận TSCĐ và tiến hành chạy thử
+Gíam đốc tổng công ty sau khi nhận đợc công văn của công ty sẽ gứi quyết định cho phép công ty ghi tăng TSCĐ,tăng nguồn vốn .
+Kế toán tài sản cố định căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ lập thẻ TSCĐ,bảng tính khâu hao ,phản ánh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết
3.4.2-Các nghiệp vụ giảm TSCĐ do thanh lý ,nhợng bán :
+Khi phát hiện 1 tài sản trong công ty đã quá cũ ,không sử dụng đợc ,công ty sẽ tổ chức hội đồng đánh giá lại tài sản ,xem xét hiện trạng tài sản ,giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TS .Sau đó hội đồng này lập biên bản đánh giá lại tài sản cố định
+Giám đốc công ty gửi thông báo cho các bộ phận liên quan ,công văn cho Tổng công ty Mía đờng về việc thanh lý ,nhợng bán trong đó có ghi rõ giá trị thanh lý +Căn cứ vào biên bản đánh giá laị TSCĐ,quyết định cho phép thanh lý TSCĐ,giấy đề nghị mua của ngời mua ,hội đồng thanh lý sẽ lập biên bản thanh lý TSCĐ
+Cuối cùng kế toán TSCĐ huỷ thẻ TSCĐ,bảng tính khấu hao ,ghi vào sổ chi tiết ,nhật ký chung ,vào sổ cái
3.5.Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung :
33
Chứng từ tăng giảm ,khấu hao TSCĐ Nhật ký chung Thẻ TSCĐ Sổ cái TK211,212,214 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ
4.Kế toán lao động và tiền lơng .
Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất ,trong đó lao động với t cách hoạt động chân tay ,trí óc của con ngời nhằm biến đổi các đối tợng lao động .Về bản chất ,tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động ,có thể nói tiền lơng là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động .
Đối với công tác tổ chức hạch toán lao động tiền lơng trong quy chế quản lý nội bộ quy định rõ :hợp đồng giao khoán ,bảng chấm công thời gian phải ghi đầy đủ các điều kiện theo biểu mẫu ,có chữ kỹ ngời chấm công , ngời giao khoán , kỹ thuật xác nhận chất lợng công việc ,các bảng chấm công và bảng chấm lơng phải có chữ ký của từng ngời trong phân xởng
Tại phòng kế toán công ty ,kế toán sử dụng TK334,TK338,TK622 để thanh toán lơng và các khoản trích theo lơng
4.1-Hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng :
Hàng năm dựa trên cơ sở doanh thu dự kiến của phong lao động tiền lơng (LĐTL) sẽ lập quỹ lơng dự kiến theo công thức :
Quỹ lơng dự kiên = Hệ số *Doanh thu dự kiến
Mức lơng chính của mỗi cán bộ,nhân viên công ty đợc tính trên mức lơng cơ bản và hệ số .Đây là căn cứ tính các khoản trích theo lơng
+Trên cơ sơ doanh thu dự kiến và doanh thu thực hiện hàng tháng , phòng lao động tiền lơng sẽ tính ra mức lơng thực tế từng ngời .Trong lơng thực tế ,ngoài bộ phận lơng chính còn có lơng năng suất :
Lơng năng suất = Lơng chính *Hệ số năng suất Lơng thực tế =Lơng chính *(1+Hệ số năng suất )
+Cuối tháng phòng lao động tiền lơng sẽ gửi phòng tài chính kế toán bảng l- ơng của các nhân viên ,trong đó nêu rõ chức danh ,mức lơng cơ bản hệ số ,tiên đã tạm ứng ,số tiền còn đợc lĩnh ... Định kỳ đến ngày phát lơng các nhân viên ở các phòng ban đến phòng Tài chính kế toán nhận lơng
+ Thủ quỹ lập phiếu chi tiền mặt
4.2.Hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng đối với công nhân :
Hàng ngày ,để theo dõi khối lợng công việc mà công nhân làm tại các phân x- ởng khác nhau ,quản lý phân xởng sẽ lập Bảng chấm công và chia lơng , theo dõi số ngày làm việc ,số công nhân có mặt , năng suất của từng ngời số tiền đợc lĩnh .Bảng chấm công đợc công khai để các công nhân có thể theo dõi đảm bảo công bằng
Cuối tháng ,nhân viên kế toán hoặc quản đốc phân xởng sẽ mang bảng chấm công về phòng kỹ thuật của công ty để xác định đơn giá ,xác định khối lợng và chất lợng công việc làm đợc ,sau khi kỹ thuật viên tiến hành thẩm định và kiểm tra cùng các xác nhận cần thiết ,phòng Tài chính kế toán sẽ lập bảng thanh toán lơng chi tiết từng phân xởng ,trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp thanh toán lơng .Sau khi đợc kế toán trởng và thủ trởng đơn vị ký duyệt ,các bảng này sẽ đợc chuyển đến thủ quỹ ,kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi và thủ quỹ chi tiền .
4.3.Sổ sách tổng hợp và chi tiết :
Cuối tháng ,khi nhân viên kế toán hoặc quản đốc phân xởng gửi các chứng từ chứng minh về việc chi trả tiền lơng ,kế toán sẽ lập bảng kê chi phí nhân công
Bảng kê chi phí nhân công
Phân xởng... Stt Số chứng từ Ngày chứng ND chi phí Tổng ghi có TK 111
Chi tiết ghi nợ
TK622 TK6271
1 Phân bổ lơng
2
3 Tổng xxx xx x
Định kỳ cuối tháng khi nhận đợc các chứng từ do các phân xởng gửi về ,kế toán công ty ghi sổ 1 lần ,đồng thời ghi sổ cái TK 622,627,
Hàng tháng sau khi đã lập các bảng kê ,vào sổ cái ghi nhật ký chung kế toán sẽ tiến hành lu giữ các bảng thanh toán lơng ,bảng phân bổ lơng , bảng kê chi phí nhân công theo tập chứng từ ,quản lý theo từng tháng ,từng phân xởng
Mẫu số 5 : Bảng thanh toán lơng
Công ty Bánh kẹo Hải Châu Bảng thanh toán lơng chi tiết
Chuyển cho thủ quỹ để trả lơng từ ngày... đến ngày ... Số tiền 1.112.000 Một triệu một trăm mời hai nghìn đồng chẵn
Kế toán Giám đỗc Đơn vị : Đồng
STT Họ và tên Số tiền
thanh toán Tạm ứng kỳ I Số tiền còn lĩnh kỳ II Ký nhận
1 Nguyễn thị Dịu 300.000
2 Đào Thống Nhất 225.000
3 Ngô minh phơng 216.000
4 Đặng Trần Côn 58.400
5 Trần Văn Sửu 320.000
Tổng 1.112.000
Mẫu số 6 : Bảng tổng hợp thanh toán lơng
Công ty Bánh kẹo Hải Châu
Bảng Tổng hợp thanh toán lơng
Chuyển cho thủ quỹ để trả lơng từ ngày ...đến ngày ...
Số tiền 3.492.000 Ba triệu bốn trăm bốn mơi hai nghàn đồng chẵn kế toán Giám đốc Đơn vị : Đồng
STT Họ và tên Số tiền
thanh toán Tổ thực hiện Tạm ứng kỳ I Số tiền còn lĩnh kỳ II
Ký nhận
1 Nguyễn Thị Dịu 1.120.000 Tổ sắt 450.000 670.000
2 Đặng Hữu Toàn 2.372.000 Tổ lao động 1.000.000 1.372.000
Mẫu số 7 : Bảng phân bổ lơng
Công ty Bánh kẹo Hải Châu
Bảng phân bổ lơng
STT Nội dung Tổng tiền Ghi có TK 334 , Nợ các TK
622 6271 1 Đặng Hữu Đoàn 2.372.000 2.000.000 372.000 2 Nguyễn Thị Dịu 1.120.000 1.000.000 120.000 Tổng 3492.000 3.000.000 492.000 Kế toán Ngày ...tháng ... năm Giám đốc
Mẫu số 8 : Bảng kê chi phí nhân công
Bảng kê chi phí nhân công
STT Số chứng từ Ngày
chứng từ ND chi phí Tổng ghi có TK3386 Trong đó chi tiết ghi NợTK 622 TK 6271 Phân bổ lơng
5.Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong mỗi kỳ để thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm .Quá trình sản xuất của công ty thực chất là sự chuyển hoá các yếu tố sản xuất (lao động sống ,nguyên vật liệu ,các chi phí khác ....)vào giá thành sản phẩm
5.1-Hệ thống tài khoản và các chứng từ sử dụng tại công ty * Tài khoản sử dụng :
TK621: Chi phí Nguyên vật liệu TK622: Chi phí nhân công TK627: Chi phí sản xuất chung TK154: Chi phí sản xuất dở dang Các chứng từ đợc sử dụng bao gồm :
-Bảng kê chi phí nguyên vật liệu -Bảng kê chi phí nhân công
-Bảng kê chi phí khác kèm với chứng từ chứng minh từ các phân xởng gửi lên
-Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao là bảng tính và phân bổ khấu hao -Chứng từ phản ánh các chi phí về thuế ,phí và lệ phí
5.2.Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất trên hệ thống sổ sách :
+Sổ chi tiết : Để hạch toán chi tiết kế toán chi phí sản xuất sử dụng sổ kế toáchi tiết sử dụng chung cho các tài khoản :TK622,627,154,641,642,142,
335. Mỗi TK đợc mở trên 1sổ riêng ,mỗi trang riêng .
+Sổ tổng hợp :Doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung ,sổ tổng hợp bao gồm :
-Nhật ký chung -Nhật ký mua hàng
-Sổ cái TK 621,TK622,TK627,TK154,TK631
5.3.Quá trình luân chuyển chứng từ về chi phí sản xuất :
Cuối tháng ,nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ có liên quan để lập các bảng kê :
+Đối với nguyên vật liệu : Dựa vào hoá đơn GTGT của ngời bán ,phiếu nhập ,xuất kho (theo giá thực tế đích danh )tại kho công ty ,kế toán lập bảng kê chi phí nguyên vật liệu phán ánh giá mua cha thuế và thuế đợc khấu trừ
Bảng kê chi phí nguyên vật liệu
Phân xởng ...
Stt Số chứng
từ Ngày chứng ND chi phí Tổng ghi có TK 111 Chi tiết ghi nợTK621 TK1331
1 Chiphí NVL
2
3 Tổng xxx xx x
+Đối với chi phí nhân công ở các phân xởng :Căn cứ vào hợp đồng giao khoán ,bảng thanh toán lơng ,bảng kê chi phí nhân công ,kế toán lập bảng kê chi phí nhân công : Bảng kê chi phí nhân công
Phân xởng ...
Stt Số chứng
từ Ngày chứng ND chi phí Tổng ghi có TK 111 Chi tiết ghi nợTK622 TK6271
1 Phân bổ lơng
2
3 Tổng xxx xx x
+Đối với các chi phí khác :kế toán lập bảng kê chứng từ chi phí khác trên các chứng từ chứng minh khác nh :phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho kiêm vận chuyển ,bảng phân bổ tính khấu hao .Bảng kê có mẫu biểu nh sau :
Bảng kê chi phí khác Phân xởng ...
Stt Số chứng
từ Ngày chứng ND chi phí Tổng ghi có TK 111 Chi tiết ghi nợTK6273 TK6277
1 Chi phí KH
2
3 Tổng xxx xx x
5.4.Quy trình thực hiện sổ sách theo hình thức nhật ký chung
6. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả .