Trong thực tế chứng từ sử dụng trong cơng ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT).
Việc nhập nguyên vật liệu ở cơng ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phịng kế hoạch vật tư thơng qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hố đơn (khơng VAT )
+ Chi phí thu mua +
Thuế nhập khẩu (nếu cĩ) _ Các khoản giảm trừ (nếu cĩ )
căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị trường.
2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào hố đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật tư. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phịng kế tốn lưu, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, khơng đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phịng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế tốn vật tư, lập biên bản xử lý (cĩ xác nhận của người mua hàng). Thơng thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật tư, hàng hố đủ phẩm chất, chủng loại, số cịn lại trả cho người bán.
Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm cĩ các chứng từ sau: -Hố đơn.
-Biên bản kiểm nhận vật tư. -Phiếu nhập kho.
-Thẻ kho. .
Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Cơng ty thăng long
Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như trường hợp trên.
Đối với phế liệu thu hồi: Cơng ty khơng làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà khơng cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào. Nghĩa là khơng phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của cơng ty trên sổ sách.
Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Cơng ty ta cĩ thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Cơng ty
Biên bản kiểm nhận vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Nhập NVL
theo ví dụ sau: Cơng ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Cơng ty TNHH Dệt may An bình như sau:
HỐ ĐƠN (GTGT) Ngày 5/10/2004
Liên 2: Giao cho khách hàng
Đơn vị bán hàng: Cơng ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội
Họ tên người mua: Cơng ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
Đơn vị tính : đồng STT Tên hàng hố dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000
Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000
Tổng cộng tiền thanh tốn: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5/10/2004
Số: 25 Nợ: 152 Cĩ: 111 -Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật tư -Hố đơn số 028 Ngày 5/10/2004 STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Đơn vị tính Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vải dệt kim m 2.350 2.350 26.600 62.510.000 Cộng 62.510.000
2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của cơng ty được xuất dùng cho sản xuất quần áo là chủ yếu, nhưng cũng cĩ một số ít được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
Khi các phân xưởng sản xuất cĩ nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phân xưởng lập phiếu báo lĩnh vật tư với phịng cung ứng vật tư, sau khi đã được duyệt phịng vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
-Liên: Lưu tại phịng vật tư.
-Liên 2: Thủ kho giữđể ghi vào thẻ kho và sau đĩ chuyển cho kế tốn để kế tốn ghi vào sổ kế tốn
-Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tưđể ghi sổ kế tốn bộ phận sử dụng.
Nếu là xuất bán phải lập hố đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân xưởng lĩnh vật tư mang hĩa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế tốn trưởng) ký nhận, sau đĩ đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư.
Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật tư vào thẻ kho.
Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phịng vật tư lập phiếu xuất kho như sau:
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 21/10/2004
Số: 174
Nợ:621 Cĩ:152
-Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân xưởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
-Xuất tại kho: Kho Vật tư
Đv tính : đồng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)