2.1. Bảo đảm thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu
Quy trỡnh nhập khẩu đạt ra phải tạo điều kiện cho cỏc cụng tỏc diễn ra suụn sẻ. Muốn đạt được như vậy, trước hết mọi phớa tham gia vào quỏ trỡnh này đều phải thực hiện đỳng theo nguyờn tắc thực hiện hoạt động nhập khẩu.
Trong giai đoạn kinh tế thị trường hiện nay tớnh thuận lợi trong quy trỡnh sẽ tạo ra được những lợi thế cạnh tranh cho cụng ty đối với khỏch hàng hoặc cho đối
tỏc trong giao dịch để cú thể từ đú mang lại cho mỡnh những hiệu quả khỏc. Đồng thời khi tạo ra thuận lợi cho khỏch hàng thỡ chớnh cụng ty đó lập ra cho mỡnh một quy trỡnh nhập khẩu hoàn thiện, tốn ớt chi phớ và hiệu quả cao.
Đầu tiờn, để quy trỡnh diễn ra thuận lợi phải nắm rừ được nhu cầu thực chất của khỏch hàng để từ đú tỡm ra cỏc nhà cung cấp cho phự hợp. Nhu cầu này cú thể tỡm hiểu bằng nhiều phương phỏp khỏc nhau để cú thể tận dụng được hết cỏc khả năng sẵn cú của mỡnh. Nhu cầu được tỡm hiểu thụng qua đội ngũ cỏn bộ, thụng qua nguồn tin khụng chớnh thức, nhu cầu được tỡm hiểu thụng qua tỡm hiểu phương hướng kế hoạch của cụng ty bạn. Trong cụng tỏc chuẩn bị kớ kết hợp đồng để cụng việc diễn ra thuận lợi thỡ điều cần đặt ra là chỳng ta cũng là phải chuẩn bị thật đầy đủ thụng tin về khỏch hàng mà chỳng ta đang cú ý định đi tới ký kết hợp đồng.
Núi túm lại, yờu cầu thuận lợi trong quy trỡnh nhập khẩu là rất cần thiết đối với nhiều ngành nghề. Để tạo ra được thuận lợi này trước hết là do cụng ty tham gia cỏc giao tiếp thương mại đỳng theo cỏc quy cỏch xử sự của luật phỏp và cỏc quy định xử sự chung, sau đú là đến khả năng nội lực của cụng ty tỡm hiểu cỏc thụng tin của cỏc đối tỏc để đưa ra cỏc biện phỏp thớch hợp. Yếu tố thuận lợi được đo lường bằng cỏch tổng hợp cho điểm cỏc yếu tố như thời gian thực hiện quy trỡnh so với thời gian thực hiện của quy trỡnh chuẩn trong ngành, mức độ hoàn thành cỏc bước và hạn chế được rủi ro, vướng mắc khi thực hiện quy trỡnh. Để cú thể đo lường yếu tố thuận lợi, khụng những đỏnh giỏ qua phản hồi của những cỏ nhõn, tổ chức liờn quan mà cũn phải kết hợp với sự đỏnh giỏ trung thực của cỏc cỏn bộ thực hiện cụng việc trong cụng ty.Một quy trỡnh nhập khẩu được coi là thuận lợi khi nú cú đường tổng hợp điểm cỏc yếu tố đỏnh giỏ tương đối cao hơn so với đường chuẩn của quy trỡnh nhập khẩu trong cựng ngành.
2.2. Bảo đảm hiệu quả
Quy trỡnh nhập khẩu thực chất là một “cụng nghệ sản xuất” của một doanh nghiệp làm cụng tỏc xuất nhập khẩu, vỡ vậy việc làm cho quy trỡnh nhập khẩu mang lại hiệu quả cũng cú thể hiểu tương tự như việc cỏc doanh nghiệp sản xuất thụng
qua cụng nghệ sản xuất tiờn tiến để đạt được những hiệu quả trong cụng việc. Hiệu quả trong quy trỡnh nhập khẩu khụng chỉ ảnh hưỏng to lớn tới bản thõn cụng ty mà nú cũn cú tỏc động mạnh tới hệ thống nhập khẩu của toàn ngành xuất bản phẩm, vỡ vậy khi xem xột vấn đề hiệu quả này cụng ty càng cần phải chỳ trọng hơn nữa.
Hiệu quả trước hết sẽ mang lại cho bản thõn cụng ty nhiều lợi ớch, lợi ớch đú chớnh là cỏi mục tiờu cụng ty đó đạt ra trong cụng tỏc nhập khẩu. Xột hiệu quả trong cụng tỏc chuẩn bị kớ kết và đàm phỏn là chớnh. Vỡ vậy muốn đạt được hiệu quả hay thành cụng trong việc ký kết một hợp đồng xuất nhập khẩu thỡ cụng ty cần phải xem xột kỹ cỏc khẩ năng cú thể xảy ra đề cú thể thành cụng trong đàm phỏn ký kết hợp đồng. Yếu tố hiệu quả cú thể được đo lường qua sự tổng hợp cỏc yếu tố như thời gian kớ kết và đàm phỏn hợp đồng, mức độ hài lũng của đối tỏc đàm phỏn. Thời gian thực hiện càng ngắn, hợp đồng được thực hiện đỳng theo chuẩn mực, giảm được chi phớ phỏt sinh càng nhiều thỡ hiệu quả của quy trỡnh càng cao. Thụng thường, cỏc yếu tố này thể hiện qua lịch theo dừi tiến độ thực hiện quy trỡnh, qua cỏc bảng cõu hỏi, phỏng vấn của phũng marketing.
2.3. Yờu cầu gắn quy trỡnh nhập khẩu với nhu cầu và đỏp ứng kịp thời nhu cầucủa doanh nghiệp của doanh nghiệp
Quy trỡnh nhập khẩu đạt được hiệu quả tức là nú phải làm thoả món được nhu cầu của khỏch hàng hay đạt được mức độ yờu cầu của bản thõn doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay hàng hoỏ sản xuất ra hay đối với cụng ty là hàng hoỏ nhập khẩu về phải làm sao đỏp ứng được nhu cầu của khỏch hàng thỡ cụng ty mới cú thể tồn tại đú là điều kiện tiờn quyết cho hoạt động nhập khẩu của cụng ty.
Quy trỡnh nhập khẩu cần phải gắn với nhu cầu và đỏp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp là vỡ chỉ cú gắn với cỏc nhu cầu này thỡ việc nhập khẩu của doanh nghiệp mới thực sự mang một ý nghĩa của một cụng ty trực thuộc Tổng cụng ty làm một nhiệm vụ phục vụ cho cỏc đơn vị bạn trong cựng Tổng cụng ty
Để đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng trong mọi thời điểm thỡ khụng chỉ khỏch hàng phải cú cỏc yờu cầu kịp thời cho cụng ty mà cũn là sự chuẩn bị chu đỏo của cụng ty sẵn sàng cho cỏc khoản mục mà khỏch hàng thường nhu cầu. Cú được sự chuẩn bị này được hợp lý với khả năng của mỡnh thỡ một lần nữa lại đũi hỏi nội lực của cụng ty trong cụng tỏc chuẩn bị về thụng tin.
2.4. Tổng thời gian thực hiện quy trỡnh:
Tổng thời gian thực hiện quy trỡnh là khoảng thời gian tớnh từ khi bắt đầu việc thực hiện quy trỡnh cho đến khi kết thỳc quy trỡnh nhập khẩu đú. Thời gian thực hiện một quy trỡnh nhập khẩu hiệu quả thường chiếm ớt thời gian hơn so với một quy trỡnh nhập khẩu trung bỡnh. Mức thời gian mỗi bước trong quy trỡnh phải được phõn bố một cỏch hợp lý, giảm thiểu tối đa thời lượng ở cỏc bước rườm rà, tập trung thời gian vào những bước phức tạp và đũi hỏi sự cẩn thận cao. Từ đú, rỳt ngắn thời gian thực hiện quy trỡnh, khiến cho quy trỡnh nhập khẩu quay vũng nhanh hơn, tạo điều kiện cho cỏc đợt nhập khẩu khỏc.
Để rỳt ngắn thời gian thực hiện quy trỡnh xuống mức thấp mà khụng ảnh hưởng tới chất lượng quy trỡnh, việc thực hiện phải đỳng trỡnh tự và phõn bố hợp lý thời gian cho mỗi cụng đoạn. Trỡnh tự kiểu mẫu cho quy trỡnh nhập khẩu của mỗi tổ chức, mỗi cụng ty đều được quy định rừ ràng, theo cỏc bước và cú thời gian trung bỡnh để đỏng giỏ việc thực hiện ở mỗi bước. Việc phỏ vỡ trỡnh tự của cỏc bước cú thể dẫn đến đỡnh trệ ở cỏc bước truớc hoặc sau, khiến việc giải quyết vấn đề ở cỏc bước này nảy sinh phức tạp, khú cú thể giải quyết cựng lỳc được dẫn đến thời lượng dành cho cỏc bước bị tăng đột biến. Phõn bổ thời gian hợp lý cho cụng đoạn của mỗi quy trỡnh đũi hỏi sự tinh tế của mọi nhõn viờn trong tổ chức. Một số cụng đoạn khỏ phức tạp bởi mang nặng tớnh thủ tục, giấy tờ cú thể giải quyết nhanh hơn nhờ cỏc mối quan hệ với cỏc tổ chức liờn quan. Như thủ tục hải quan, là khõu khỏ nhiều quy trỡnh vướng mắc và tốn nhiều thời gian vào đõy, hoàn toàn cú thể rỳt ngắn được nhờ cú tư vấn từ chớnh những người này, giỳp thủ tục trở nờn đơn giản hơn. Việc chọn phương tiện vận chuyển cũng ảnh hưởng đến thời gian doanh nghiệp nhận sản
phẩm của mỡnh. Tựy vào nhu cầu khỏch hàng, sản phẩm và cỏc yếu tố khỏc, doanh nghiệp cú thể chọn phương tiện vận chuyển sao cho phự hợp với thời gian đỏng để bỏ cho quy trỡnh nhập khẩu tương ứng. Việc thực hiện hợp đồng chủ yếu do bờn xuất khẩu xỳc tiến nhưng phải đốc thỳc thường xuyờn để đảm bảo tiến độ. Thời gian thực hiện quy trỡnh cú thể được đo lường qua lịch theo dừi quy trỡnh nhập khẩu của cụng ty, tiến độ thực hiện quy trỡnh rồi so sỏnh với thời gian thực hiện trung bỡnh của quy trỡnh nhập khẩu trong ngành.
2.5. Phối hợp cỏc bước trong quy trỡnh :
Sự phối hợp ăn ý giữa cỏc bước trong quy trỡnh nhập khẩu là rất quan trọng. Trong quy trỡnh nhập khẩu, bước sau khụng những chịu ảnh huởng của bước liền truớc nú mà cũn ảnh hưởng bởi tất cả cỏc bước truớc nú. Bước tiếp theo cú trụi chảy và gặp ớt hay nhiều cản trở hay khụng là do bước truớc của quy trỡnh được hoàn thành như thế nào. Quy trỡnh được thực hiện trụi chảy , gặp ớt vướng mắc, khụng tốn nhiều thời gian và chi phớ nếu cỏc bước trong quy trỡnh được thực hiện, phối hợp ăn ý. Sự chuyển tiếp từ bước trước sang bước sau được thực hiện đỳng đắn sẽ giảm bớt thời gian hao phớ, từ đú rỳt ngắn được thời gian hoàn thành quy trỡnh mà vẫn giữ được chất lượng quy trỡnh. Để việc phối hợp giữa cỏc bước được như ý muốn, trước hết mỗi bước trong quy trỡnh phải được hiểu thấu bởi cỏc cỏn bộ nhập khẩu, sự truyền đạt rừ ràng nội dung cỏc bước trong quy trỡnh. Thứ hai, mỗi bước trong quy trỡnh nhập khẩu phải được thể hiện rừ ràng, rành mạch để trỏnh nhầm lẫn giữa cỏc bước. Thứ ba, phải đặt ra kỳ vọng giữa cỏc bước, từ đú chuyển được sang bước tiếp theo mà khụng gặp phải vướng mắc nhiều. Việc phối hợp cỏc bước trong quy trỡnh giỳp cho quy trỡnh nhập khẩu được thực hiện trụi chảy, tiết kiệm được cả thời gian và chi phớ cho doanh nghiệp. Vỡ vậy, đõy là một yếu tố quan trọng trong việc đỏnh giỏ một quy trỡnh nhập khẩu. Việc đo lường mức độ phối hợp cỏc bước trong quy trỡnh cú thể được thực hiện qua việc đỏnh giỏ chi phớ thời gian và tiền bạc để chuyền đổi giữa cỏc bước trong quy trỡnh.
2.6. Mức độ hoàn thành mỗi bước trong quy trỡnh:
Về cơ bản, quy trỡnh nhập khẩu của cỏc doanh nghiệp là giống nhau, nhưng yờu cầu của mỗi bước trong quy trỡnh cú thể nhiều hay ớt tựy theo ngành, lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động. Mỗi bước trong quy trỡnh nhập khẩu của doanh nghiệp sẽ được yờu cầu đầu tư vào đú thời gian và chi phớ nhiều hơn hoặc ớt hơn so với bước tương ứng của doanh nghiệp thuộc ngành khỏc. Vỡ vậy, mỗi bước sẽ được kỳ vọng về mức dộ hoàn thành tương đối khỏc nhau trong mỗi doanh nghiệp, cú bước cần sự hoàn thành với đủ thời gian, độ chớnh xỏc cao, cú bước lại khụng đũi hỏi sự tỉ mỉ khi thực hiện mà chỉ cần thực hiện với thời gian ngắn nhất. Chất lượng một quy trỡnh phụ thuộc vào mức độ hoàn thành từng bước trong quy trỡnh đú, mỗi doanh nghiệp nhập khẩu cần xỏc định rừ ràng kỳ vọng của mỡnh đối với mỗi bước trong quy trỡnh. Cú thể đo lường mức độ hoàn thành mỗi bước theo nhiều cỏch, đơn cử cú thể dựa vào việc thực hiện mỗi bước theo yờu cầu cú chớnh xỏc hoàn toàn khụng, hay đó được cắt giảm đi do sự tin tưởng lẫn nhau giữa cỏc bờn. Việc cho điểm dựa vào một thang điểm tự đỏnh giỏ chung do phũng hoặc cụng ty thực hiện.