II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với khách hàn gở Công Ty Thiết Bị Hà Nộ
1103021130 0158.0002 Z01 USD00225020101001 11.981.20 Doanh số ngày 11.981
Doanh số ngày 11.981.20 Doanh số tháng 1.981.20 Doanh số năm 2.355.587.97 2.336.083.82 Số d cuối ngày 42.610.30 Ngày giờ in 12/03/2002 08:23:31
2.2.2 Tài khoản sử dụng :
Kế toán thanh toán với ngời mua s dụng tài khoan 131 để theo dõi , ghi chép.
Tài khoản 113:"Phair thu mua của khách hàng "
Công dụng : Tài khoản 131 dùng đẻ phản ánh:
- Các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp viới khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ.
- Các khoản phải thu của ngời nhận thầu XCDB với ngời giao thầu về khối lợng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành.
QUY ĐINH: Hạch toán tài khoản 131 cần tôn trọng một số quy định sau:
1. Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết cho từng đối tợng phải thu ,theo từng nội dung phaỉ thu và ghi chép theo từng lần thanh toán
đồi tợng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm ,hàng hoá ,nhận cung cấp, dịch vụ .
2. Không phản ánh vào tài khoản 131 các nghiệp vụ bán sản phẩm ,hàng hoá ,cung cấp dịch vụ thu tiền ngay.
3.Trong hạch toán chi tiết tài khoản 131 ,kề toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ có thể trả đúng hạn , khoản khó đòi hoặc không cò khả năng thu hồi, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp sử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi đợc .
4.Trong quan hệ bán san phẩm hàng hoá cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng ,nếu hàng hoá đã giao , dich vụ dã cung cấp không đúng theo thoả thuận ttrong hợp đòng kinh tế thì ngời mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán , nếu hàng hoá đã giao.
Nội dung và kết cấu:
- Nội dung ghi chép của tài khoản 131 nh sau:
BÊN nợ: số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, dịch vụ đã cung cấp và đợc xác định là tiêu thụ ;
Số tiền đã nhận ứng trớc , trả trớc của khách hàng ;
Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi giao hàng và khách hàng có khiếu nại ;
Doanh thu của số hàng đã bán bị ngời mua trả lại (có thuế gtgt
hoặc không có thuế gtgt);
Số tiền chiết khấu thanh toán cho ngời mua .
Số d bên nợ:số tiền còn phải thu của khách hàng
Ghi chú : tài khoản 131 có thể có số d bên có :
Số d bên có: phản ánh số tiền nhận trờc hoặc đã thu nhiều hơn số phải thu của
khách hàng chi tiết theo từng đối tợng cụ thể . khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số d chi tiết của từng đối tợng của tài khoản này để ghi cả 2 chỉ tiêu bên "tài sản" và bên"nguồn vốn" -Kết cấu Nợ TK131 Có SDĐK:ììì SPS: SPS SDCK:ììì 2.2.3 Các trờng hợp kế toán chủ yếu:
(Doanh nghiệp hạch toán thuế gtgt theo phơng pháp khấu trừ )
1. Doanh thu của khối lợng sản phẩm , hàng hoá xuất bán , dịch vụ đã cung cấp đợc xác định là tiêu thụ , số tiền phải thu của khách hàng nhng cha thu, kế toán ghi :
a.Nợ 131 phải thu của khách hàng (tổng số phải thu)
Có 511(1) doanh thu bán hàng (doanh thu không thuế ) Có 3331 thuế gtgt phải nộp
b.Kết chuyển giá vốn bán hàng
Có 156(1) hàng hoá (giá xuất kho) 2.Hàng bán bị trả lại : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng hoá đã đợc xác định là tiêu thụ bị bên mua từ trối trả lại vì hàng hoá không đúng hợp đồng , không đúng cam kết mà cha thu tiền . kế toán điều chỉnh sổ và nhận lại hàng hoá :
a.Nợ 531 hàng hoá bị trả lại (doanh thu không thuế bị trả lại ) Nợ 3331 thuế gtgt phải nộp ( số thuế gtgt của hàng bị trả lại) Có 131phải thu của khách hàng
b.Mang hàng về nhập kho hoặc nhờ ngời mua giữ hộ Nợ 156(1) hàng hoá
Nợ 157 hàng gửi đi bán Có 632 giá vốn hàng hoá
c. Cuối kỳ kết chuyển về 511 ghi giảm doanh thu bán hàng Nợ 511(1) doanh thu bán hàng (doanh thu không thuế ) Có 531 hàng bán bị trả lại
3. Kế toán bán hàng có phát sinh giảm giá
Căn cứ vào văn bản xác nhận số tiền đợc giảm giá của lợng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với qui cách , chất lợng hàng hoá ghi trong hợp đồng , nếu khách hàng cha thanh toán số tiền mua hàng , ghi giảm số phải thu của khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán kế toán ghi :
a.Ghi giảm doanh thu bán hàng vào khoản 532
Nợ 532 hàng bán bị giảm giá (doanh thu có giảm giá cha thuế) Nợ 3331 giảm thuế vat phải nộp
Có 131 phải thu của khách hàng ( tổng số tiền giảm giá ) b.Cuối kỳ kết chuyển về551 ghi giảm doanh thu bán hàng :
Nợ 511(1) doanh thu bán hàng (doanh thu không thuế) Có 532 hàng bán bị giảm giá
4.Kế toán tiền
Nhận đợc tiền do khách hàng trả (không kể tiền lãi của số nợ nếu có ) liên quan đến sản phẩm hàng hoá , dịch vụ đã tiêu dùng , kế toán ghi :
Nợ 112 tiền gửi ngân hàng
Có 131 phải thu của khách hàng
Có 711 thu nhập hoạt động tài chính (phần tiền lãi) 5.Kế toán bán hàng có phát sinh triết khấu
Số chiết khấu thanh toán phải trả cho ngời mua do ngời mua thanh toán tiền mua hàng tróc thời hạn quy dịnh , trừ vào khoản nợ phải thu của khách , kế toán ghi:
Nợ 112,111 tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng(tổng số tiền sau khi chiết khấu)
Nợ 811 chi phí hoạt động tài chính (số tiền chiết khấu thanh toán ) Có 131 phải thu của khach hàng (tổng số tiền thanh toán )
6.Kế toán (ngời mua trả tiền trớc :
nhận tiền ứng trớc , trả trớc của khach hàng theo từng hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ , kế toán ghi :
Nợ 111,112 tiền mặt hoặctiền gửi ngaan hàng Có 131 phải thu của khach hàng
7.Kế toán hàng đổi hàng trơng hợp khách hàng không thanh toán bàng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phơng thc hàng đổi hàng ) căn cứ vào giá trị vật t- ,hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá ghi trong hoá đơn(gtgt)hoặc hoá đơn bán hàng của khách ) tr vao số nợ phải thu cua khach hàng , kế toán ghi :
Nợ 152 nguyên liệu ,vật liệu Nợ 153 công cụ , dụng cụ Nợ 156 hàng hoá
Nợ 133 thuế gtgt đợc khấu trừ Có 131 phải thu của khách hàng .
8. kế toán bán hàng đại lý ký gửi:
-Trờng hợp doanh nghiệp là đơn vị giao hàng bán đại lý : a. khi giao hàng
Nợ 157 hàng gửi đi bán (giá suất kho) Có 156 hàng hoá
Nợ 131 phải thu của khach hàng ((giá bán +thuế )-hoa hồng ) Nợ 641 chi phí bán hàng ( hoa hồng)
Có 151 doanh thu bán hàng Có 3331 thuế vat phải nộp c. Kết chuyển giá vốn hàng bán : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ 632 giá vốn hàng bán (giá xuất kho) Có 157 hàng gửi đi bán
-Trờng hợp doanh nghiệp là đơn vị nhận bán hàng đại lý . a.Nhận hàng
Nợ 003 hàng hoá nhận bán hộ ,gia công (giá bán không thuế ) b. Khi bán đợc hàng :
Nợ 131 phải thu cua khach hàng (số tiền phải thu ) Có 511 doanh thu bán hàng (hoa hồng đợc hởng ) Có 331 nợ phải trả ngời bán (số tiền phải trả ) c.Trả tiền cho bên giao hàng :
Nợ 331 nợ phải trả ngời bán
Có 111,112 tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng d. Xoá sổ hàng nhận bán
Có 003 hàng hoá nhận bán hộ gia công (tài khoản ngoài bảng ) 9. Bán hàng có bao bì đi kèm theo tính tiền riêng :
Bao bì đi kèm theo hàng hoá tính tiền riêng là bao bì dung để chứa đựng và luân chuyển qua nhiều lần kinh doanh nhng luôn luôn đi kèm theo hàng hoá, tính tiền riêng . kế toán cn cứ vào hoá đơn mua bao bì và các chứng từ có liên quan để ghi
Nợ 131 phải thu của khách hàng
Có 153(2) công cụ dụng cụ (giá xuất kho bao bì ) Có 3331 thuế vat phải nộp
10.Kế toán bán hàng có phát sinh chi phi vận chuyển :
theo hợp đồng ngời mua phải chịu chi phí vận chuyển nhng doanh nghiệp trả nợ kế toán ghi :
Có 111,112 tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng . 11.Kế toán hàng hoá xuất khẩu :
a/hh : Nợ 157 hàng gửi đi bán (giá xuất kho ) Có 156 (1) hàng hoá
b/Bao bì :
Nợ 157 hàng gửi đi bán (trị giá bao bì)
Có 153(2) công cụ dụng cụ (bao bì luân chuyển ) - Hàng đợc xác định là đã tiêu thụ :
+/ doanh thu hàng xuất khẩu :
TH1 : Tỷ giá thực tế >tỷ giá hạch toán
Nợ 131 phải thu của khách hàng (tỷ giá hạch toán )_TGHT Nợ 413 chênh lệch tỷ giá
Có 541 doanh thu bán hàng (tỷ giá thc tế)_TGTT TH2: Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán
Nợ 131 phải thu của khách hàng (tỷ giá hạch toán ) Có 413 trênh lệch tỷ giá
Có 511 doanh thu bán hàng (tỷ giá thự tế ) +/Phản ánh thu tiền bao bì đi kèm theo hàng hoá
TH1: tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán TH2: Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán Nợ 131 phải thu của khách hàng(TGHT)Nợ 131Phải thu của khách hàng(TGHT) Nợ 413 chênh lệch tỷ giá Có 413 Chênh lệch tỷ giá
• Xuất khẩu uỷ thác:
Giao hàng cho bên nhận uỷ thác
Nợ 157 Hàng gửi đi bán ( giá xuất kho ) Có 156 ( 1) Hàng hoá
- Khi hàng đã xuất khẩu , nhng cha thu tiền
TH1: Tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán TH2 : Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán
a. Nợ 131Phải thu của khách hàng (TGHT) a. Nợ 641 Chi phí bán hàng(TGTT) Nợ 413 Chênh lệch tỷ giá Nợ 413 Chênh lệch tỷ giá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có 511 Doanh thu bán hàng(TGTT) Có 131 Phải thu của khách hàng (TGHT)
b. Nợ 007 ngoại tệ các loại
- Hoa hồng xuất khẩu uỷ thác
TH1: Tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán TH2: Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán a. Nợ 641 CHi phí bán hàng(TGTT) a. Nợ 641Chi phí bán hàng(TGTT) Có 131 Phải thu của khách hàng (TGHT) Nợ 413 Chênh lệch tỷ giá
Có 413 Chênh lệch tỷ giá Có 131 Phải thu của khách hàng (TGHT)
b. Nợ 007 Ngoại tệ các loại ( Số lợng + tên nguyên tệ) - Kết chuyển giá vốn hàng bán
Nợ 632 Giá vốn hàng bán ( Giá xuất kho ) Có 157 Hàng gửi đi bán
12. Nếu có khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ đợc , phải xử lý xoá sổ , căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ , kế toán ghi :
Nợ 139 Dự phòng phải thu khó đòi Có 131 Phải thu của khách hàng
Đồng thời ghi vào bên nợ TK004 –“ Nợ khó đòi đã xử lý “( Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán ) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu ngời mắc nợ số tiền đó
Sơ đồ 8: hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng
Trong đó: (1) Doanh thu , thuế GTGT bán sản phẩm hàng hoá , cung cấp dịch vụ
(2) Chi hộ cho ngời mua về chi phí vận chuyển , bốc dỡ (3) Thu nhợng bán tài sản cố định
(4) Ngời mua trả tiền
(5) Hàng bán bị trả lại , giảm giá hàng bán cho ngời mua , chiết khấu bán hàng
(6) Xử lý các khoản nợ khó đòi vào dự phòng (7) Hàng đổi hàng 511,3331 131 111,112,31 1 (1) (4) (2) (5) 531,532,811,3331 111,112 111,112 139 152,153,156,133 (6) (7) (3)
Thực tế trong tháng 3 năm 2002 , Công Ty Thiết Bị –Hà Nội phát sinh nghiệp vụ sau:
1. Ngày 08/3/2002 , hợp đồng số 16 phòng kinh doanh 1 của Công Ty Thiết Bị bán cho Công Ty TNHH SANA 1 lô hàng trị giá 78.762.740 đồng ( số lợng : 3,048 tấn , đơn giá 25.840.794 đồng) thuế VAT 5%, cha thu tiền . Kế toán căn cứ vào Bản Sao Kê chứng Từ Xuất , hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan ghi :
Nợ 131 82.700.877 đồng Có 511(1) 78.762.740 đồng Có 3331 3.938.137 đồng
2. Công Ty TNHH SANA thanh toán tiền hàng cho Công Ty Thiết Bị trả bằng tiền mặt : 3.801.069 đồng , tiền gửi ngân hàng 568.738.179 đông . Kế toán căn cứ vào phiếu thu , giấy báo Có kế toán ghi :
Nợ 111 : 3.801.069 đồng Nợ 112 : 568.738.179 đồng
Có 131 : 572.539.248 đồng
3 . Căn cứ vào phiếu kế toán hợp đồng 01/2001 ngày 09/02/2001 Công Ty Thiết Bị mua hàng của Công Ty Thơng Mại Sông Lô. Hợp đồng 01/2001 ngày 10/2/2001 Công Ty Thiết Bị bán hàng cho Công Ty vật t Vĩnh Phúc . Biên bản thoả thuận của ba bên ngày 06/9/2001 Công Ty vật t Vĩnh Phúc trả cho Công Ty TM Sông Lô số tiền 122.997.224 đồng ( bù trừ cùng nợ ) kế toán ghi :
Nợ 331 122.997.224 đồng Có 131 122.997.224 đồng
2.3 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản phải thu mà con nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ . Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng rủi ro , hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán , cuối mỗi niên độ , kế toán phải tính toán số nợ phải thu khó đòi do con nợ không còn khả năng thanh toán có thể xảy ra trong năm kế hoạch để tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh .Gọi là lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
2.3.1: Điều kiện lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi
- Phải có tên , địa chỉ , nội dung từng khoản nợ , số tiền phải thu của từng con nợ . Trong đó có ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
- Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ cha trả bao gồm : Hợp Đồng Kinh tế , khế ớc vay nợ , bản thanh lý hợp đồng , cam kết nợ , đối chiếu công nợ ...
Căn cứ để đợc ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở nên kể từ ngày đến hạn thu nợ đợc ghi trong hợp đồng kinh tế , các khế ớc vay nợ hoặc các cam kết nợ , doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhng cha vẫn cha thu đợc nợ .
+ Trờng hợp đặc biệt tuy thời gian quá hạnh cha tới 2 năm nhng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể , phá sản hoặc có các dấu hiệu khác nh bỏ trốn hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ , xem xét ...thì cũng đợc ghi nhận là khoản nợ khó đòi .
2.3.2: Phơng pháp lập dự phòng
Theo quy đinh của chế độ kế toán tài chính hiện hành việc lập dự phòng đ- ợc tiến hành vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm :
Doanh nghiệp phải lập dự phòng cho từng khoả nợ phải thu khó đòi , dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên .
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ.
Việc tính toán số dự phòng cần phải lập theo một trong các cách sau : Cách 1: Có thể ớc tính một tỷ lệ nhất định ( theo kinh nghiệm) trên tổng doanh số thực hiện bán chịu :
Số dự phòng phải lập = doanh số phải thu ì tỷ lệ ớc tính .
Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng , phân loại theo thời hạn thu nợ , các khách hàng quá hạn đợc xếp loại khách hàng nghi ngờ . Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng kể cả bằng phơng pháp xác minh , để xác định số dự phòng cần lập theo số phần trăm khó thu .
Dự phòng phải thu = số % mất x nợ phải thu Khó đòi cần lập nợ có thể khó đòi
Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm doanh nghiệp đã cố gắng làm hết mọi biện pháp để thu nợ nhng vẫn không thu đợc và khách nợ thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán và chuyển ra theo dõi chi tiết ở tài khoản 004- Nợ khó đòi đã xử lý ( TK ngoài Bảng Cân Đối Kế Toán ) việc xoác các khoản nợ phải thu khó đòi phải đợc sự đồng ý của hội đồng quản lý doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính . Số nợ này đợc theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính , chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán số tiền thu đợc về nợ khó đòi đã xử lý. Trờng hợp thu đợc nợ sẽ hạch toán vào khoản 721 – các khoản thu nhập bất thờng .
2.3.3 :Phơng pháp kế toán :
- Tài khoản sử dụng: Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi sử dụng tài