Để chuẩn hoá quá trình tiếp xúc, phân tích, cho vay và thu nợ đối với các khách hàng các Ngân hàng thường đặt ra quy trình phân tích tín dụng. Khi cho vay thì đều phải tuân thủ theo quy trình phân tích tín dụng này. Quy trình phân tích tín dụng ngắn hạn là các bước (hay nội dung các công việc) mà cán bộ tín dụng, các phòng ban có liên quan trong NHTM phải thực hiện khi cho khách hàng vay vốn ngắn hạn. Quy trình phân tích tín dụng ngắn hạn bao gồm có 4 bước sau:
2.2.2.1 Phân tích trước khi cấp tín dụng ngắn hạn cho khách hàng
Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất quyết định chất lượng của phân tích tín dụng. Công việc chủ yếu là tìm kiếm, thu thập và xử lý các thông tin liên quan đến khách hàng bao gồm năng lực sử dụng vốn vay và uy tín, khả năng tạo ra lợi nhuận và nguồn ngân quỹ, quyền sở hữu các tài sản và các điều kiện kinh tế khác có liên quan đến người vay.
Phương pháp chủ yếu để thu thập và xử lý thông tin khách hàng: có thể thông qua việc phỏng vấn trực tiếp khách hàng như tham quan nhà xưởng, máy móc, công trường, văn phòng, gặp gỡ nói chuyện với cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, xem xét tài sản thế chấp.Thu thập thông tin khách hàng thông qua các báo cáo tài chính của họ, trước khi cho vay Ngân hàng sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin về năng lực sản xuất, kinh doanh và tiềm năng tài chính và điều này được thể hiện qua các bản báo cáo tài chính như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Có thể mua hoặc tìm kiếm thông tin qua các trung gian như các cơ quan quản lý, qua các bạn hàng của người vay, qua các trung tâm thông tin.
Thông qua những biện pháp thu thập như vậy Ngân hàng sẽ có một cái nhìn chính xác, toàn diện về khách hàng của mình. Sau khi đã thu thập được những thông tin cần thiết về khách hàng Ngân hàng tiến hành tổng hợp phân tích những thông tin đó để đưa ra quyết định cho vay hay không cho vay đối với khách hàng đó.
Nội dung phân tích:
+ Đánh giá tài sản của khách hàng: Nếu khách hàng là pháp nhân như các doanh nghiệp đều có bảng cân đối kế toán trong đó phần tài sản phản ánh số kết dư giá trị tài sản tại một thời điểm, hoặc kết dư trung bình trong kỳ. Nếu khách hàng là thể nhân như hộ kinh doanh hoặc người tiêu dùng Ngân hàng yêu cầu các thông tin về tình hình kinh doanh, tài sản cá nhân, lương và các khoản thu nhập khác. Các thông tin về tài sản cho biết quy mô, chất lượng tài sản, khả năng quản lý của khách hàng rất quan trọng đối với quyết định cho vay.
Đánh giá những tài sản có tính thanh khoản cao nhất như ngân quỹ gồm tiền mặt trong két, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu. Tiền mặt và tiền gửi chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng tài sản của khách hàng. Các khoản phải
thu chủ yếu là tiền bán hàng hoá và dịch vụ chưa thu được tiền có khả năng chuyển đổi thành tiền mặt. Ngân hàng cần xem xét kỹ các khoản này vì có những khoản bán chịu khó, không thu được tiền.Hoạt động tín dụng ngắn hạn của ngân hàng có liên quan chặt chẽ với tình hình ngân quỹ của khách hàng.
Các chứng khoán có giá đây là tài sản chính của doanh nghiệp các tài sản này tăng nguồn thu và có thể mang bán khi cần tiền để chi trả. Rất nhiều món vay ngắn hạn của khách hàng với mục tiêu tăng dự trữ hàng hóa, do đó ngân hàng cần phải quan tâm đến số lượng, chất lượng, mẫu mã, bảo hiểm, rủi ro đối với hàng hóa trong kho.Ngân hàng cũng xem xét đánh giá tài sản cố định của khách hàng như nhà cửa, sân bãi, trang thiết bị, phương tiện vận tải.
+ Đánh giá các khoản nợ: Ngân hàng phải xem xét các khoản nợ phải trả trong năm và trong năm sau. Nếu khoản cho vay của ngân hàng phải trả trong năm thì các khoản nợ đến hạn và tài sản ngân quỹ trong năm của khách hàng là những yếu tố chính để ngân hàng quyết định cho vay. Ngân hàng cũng quan tâm đến nợ quá hạn và các nguyên nhân, quan tâm tới tất cả các chủ nợ của khách hàng như ngân hàng khác, nhà cung cấp, người lao động và vị trí của ngân hàng trong danh sách chủ nợ của khách hàng.. Ngân hàng cũng xem xét các khoản nợ ưu đãi, nợ có đảm bảo và nợ khác, các tài sản đã làm đảm bảo cho các khoản vay cũ cần được tính lại theo giá thị trường và bị loại trừ nếu chúng được lấy làm tài sản đảm bảo cho khoản vay mới thì cần tính toán giá trị dôi thừa so với tiền vay cũ.
+ Phân tích luồng tiền: Nhiều khách hàng tạo ra lợi nhuận trong quá khứ và có khả năng tạo ra lợi nhuận trong tương lai. Nhưng việc trả nợ lại liên quan chặt chẽ đến ngân quỹ của khách hàng (ví dụ: cho vay hộ kinh doanh, nguồn trả nợ là các khoản thu của người vay). Trong khi lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng phản ánh khả năng sinh lợi, trên thực tế Tỷ lệ dòng tiền/ Tổng các
khoản nợ là chỉ tiêu quan trọng nhất để dự đoán các vấn đề tín dụng trong tương lai. Các luồng tiền trong tương lai -phụ thuộc vào kế hoạch chi tiêu trong tương lai- cần được dự kiến.
+ Ngân hàng thường quan tâm đến khả năng trả nợ của khách hàng: Thông qua việc theo dõi các tỷ lệ như tỷ lệ thanh khoản, tỷ lệ đo khả năng tạo lợi nhuận, tỷ lệ đo khả năng tài trợ bằng vốn tự có, tỷ lệ đo rủi ro.
- Nhóm tỷ lệ thanh khoản: Nhóm tỷ lệ này đo khả năng của người vay trong việc đáp ứng trách nhiệm tài chính ngắn hạn. Dựa vào đó Ngân hàng xác định khả năng thanh toán các khoản nợ khi đến hạn của người vay. Nhìn chung, tỷ lệ này càng cao thì khả năng thanh toán của người vay có thể càng tốt.
Ngân quỹ của người vay Tỷ lệ thanh toán =
nhanh Các khoản nợ hiện hành
Tài sản lưu động Tỷ lệ thanh toán =
trung bình Nợ hiện hành
Tuỳ từng trường hợp mà Ngân hàng phân tích tỷ lệ thích hợp. Nếu cho vay trong thời gian ngắn 2-3 tháng Ngân hàng cần quan tâm tới tỷ lệ thanh toán nhanh, còn cho vay từ 9-12 tháng Ngân hàng cần quan tâm đến thanh khoản trung bình.
- Nhóm tỷ lệ sinh lời: Nếu khoản vay được trả từ lợi nhuận thì điều quan trọng là phải đánh giá được khả năng của người vay trong kinh doanh nhằm
tìm kiếm đủ số lời để trả nợ. Nhóm tỷ lệ này đo khả năng tạo lợi nhuận của người vay, các tỷ lệ này có tử số là thu nhập ròng trước hoặc sau thuế thu nhập hoặc doanh thu và mẫu số là vốn tự có, vốn lưu động hoặc tổng vốn. Khả năng trả nợ của khách hàng thực chất bắt nguồn từ khả năng tạo thu nhập, tức là người vay có khả năng thu về giá trị lớn hơn giá trị đã bỏ ra ban đầu.
- Nhóm tỷ lệ rủi ro: Rủi ro của người vay có thể do nhiều nguyên nhân, có thể ở khâu sản xuất, tiếp thị hoặc từ phía nhân sự, vấn đề tài chính hay từ phía nhân sự, vấn đề tài chính hay từ những tác động từ cơ chế chính sách. Tuỳ trường hợp cụ thể mà Ngân hàng sẽ đánh giá xem xét rủi ro của khách hàng là nhiều hay ít để ra quyết định có cho vay hay không .
- Nhóm tỷ lệ đo khả năng tài trợ bằng vốn sở hữu : Thông thường một doanh nghiệp phải có vốn tự có đủ tài trợ cho một phần tài sản cố định hay tài sản lưu động, hiện nay các Ngân hàng thường đầu từ 70% còn 30% còn lại do vốn tự có đầu tư vào tài sản cố định hoặc tài sản lưu động.
Vốn sở hữu
Tỷ lệ tài trợ bằng =
vốn sở hữu Tổng tài sản
Khi cấp tín dụng ngắn hạn thì NHTM xem xét vốn lưu động tự có của doanh nghiệp, một khoản xin vay ngắn hạn có thể được Ngân hàng chấp nhận nếu không làm xấu đi tình trạng tài trợ của doanh nghiệp.
+ Các điều kiện kinh tế: Các điều kiện kinh tế có ảnh hưởng đến khả năng hoàn trả của người vay nhưng chúng thường vượt quá sự kiểm soát của người vay lẫn người cho vay. Vậy nên nhân viên tín dụng phải trở thành nhà dự đoán kinh tế.
2.2.2.2 Xây dựng và ký kết Hợp đồng Tín dụng
Sau khi đã thực hiện xong việc thu thập và thông tin khách hàng, Ngân hàng sẽ tiến hành xây dựng và ký kết Hợp đồng Tín dụng với khách hàng có đủ điều kiện và thoả mãn yêu cầu của Ngân hàng.
Hợp đồng Tín dụng là văn bản viết ghi lại thoả thuận giữa người tài trợ (khách hàng) và Ngân hàng với nội dung chủ yếu là Ngân hàng cam kết cho khách hàng một khoản tín dụng (hoặc hạn mức tín dụng) trong một khoảng thời gian và lãi suất nhất định.Hợp đồng Tín dụng là một văn bản mang tính pháp luật xác định quyền và nghĩa vụ của hai bên trong quan hê tín dụng và tuân theo quy định của quy định pháp luật, hai bên phải cân nhắc trước khi kí kết.
Nội dung Hợp đồng Tín dụng gồm các khoản mục:
+ Khách hàng: Họ tên, điều kiện, tư cách pháp nhân (nếu có). + Mục đích sử dụng: Khách hàng phải ghi rõ vay để làm gì.
+ Số lượng tín dụng: Là số tiền NHTM cam kết cấp cho khách hàng. + Lãi suất: Hợp đồng Tín dụng phải ghi rõ lãi suất mà khách hàng trả đồng thời xác định tính chất của lãi suất, nếu lãi suất có thay đổi thì phải xác định rõ các điều kiện thay đổi đó.
+ Phí: Để có được cam kết tín dụng khách hàng phải trả một khoản phí được tính bằng tỷ lệ % trên hạn mức cam kết.
+ Thời hạn tín dụng: Thường được xác định cụ thể (ngày, tháng,năm) và ghi trong Hợp đồng Tín dụng là thời hạn mà Ngân hàng cam kết cho khách hàng một khoản tín dụng. Thời hạn tín dụng có thể được chia thành thời gian đầu tư, thời gian ân hạn và thời gian trả nợ (có thể được chia thành nhiều kì hạn).
+ Các loại đảm bảo: Hợp đồng Tín dụng phải ghi rõ các loại đảm bảo (nếu có) cho các khoản tín dụng (kèm theo hợp đồng phụ) như hợp đồng bảo
lãnh, vật tư hàng hoá trong kho, tài sản cố định hoặc các chứng khoán có giá…các nội dung quan trọng như quyền sở hữu, quyền chuyển nhượng hoặc bán, định giá, bảo hiểm…
+ Giải ngân: Hợp đồng Tín dụng xác định các điều kiện và kì hạn giải ngân, đối với các khoản cho vay ngắn hạn thường cấp tiền vay một lần vào đầu kỳ hoặc theo từng lần.
+ Điều kiện thanh toán: Bao gồm thanh toán tiền gốc và lãi, thường tín dụng ngắn hạn thanh toán lãi hàng tháng và gốc thanh toán vào cuối kỳ.
+ Các điều kiện kinh tế khác: gồm các thoả thuận giữa Ngân hàng và khách hàng về ưu tiên thanh toán, kiểm soát vật thế chấp và các hoạt động khác của người vay, phong toả tài sản, điều kiện và phương thức phát mại tài sản…
2.2.2.3 Giải ngân và kiểm soát trong khi cấp tín dụng ngắn hạn
Sau khi Hợp đồng Tín dụng đã được ký kết giữa người vay và Ngân hàng.Ngân hàng có trách nhiệm giải ngân tín dụng có thể là đưa tiền mặt hoặc thanh toán tiền mặt cho khách hàng như đã thoả thuận. Đi đôi với việc giải ngân thì Ngân hàng cần theo dõi kiểm tra xem khách hàng được cấp tín dụng có sử dụng đúng mục đích đã thoả thuận không, quá trình sản xuất kinh doanh biến động như thế nào, ý đồ của khách hàng ra sao… Qua đây cho phép Ngân hàng có thể thấy được chất lượng tín dụng ra sao để có thể có những phán quyết hợp lý cho quan hệ tín dụng ngắn hạn này.
2.2.2.4 Thu nợ và đưa ra phán quyết tín dụng mới
Quan hệ tín dụng kết thúc khi Ngân hàng thu hồi được hết cả gốc và lãi. Các khoản tín dụng đảm bảo trả đầy đủ đúng hạn là tốt, còn một số trường hợp thì ngược lại. Nhưng Ngân hàng phải tìm hiểu nguyên nhân vì sao nếu khách hàng có khó khăn về tài chính song vẫn kiên trì tìm cách khắc phục để trả nợ, ngân hàng thường áp dụng phương án khai thác gồm gia hạn nợ, giảm
lãi hoặc cho vay thêm, còn nếu khách hàng có ý đồ lừa đảo, cố tình dây dưa, làm ăn kém… thì ngân hàng mọi biện pháp thu hồi nợ nhanh như phong toả và bán các tài sản thế chấp, tước đoạt các khoản tiền gửi.