2.1.1.Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty Cổ phần may xuất khẩu Việt Thái
Công ty cổ phần may xuất khẩu Việt Thái( tiền thân là Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái) trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu Thái Bình.
Tháng 3 năm 1996 Ban giám đốc Công ty Xuất nhập khẩu Thái Bình quyết định thành lập Ban xúc tiến Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái đưa 100 người lao động học tập tại Công ty may Việt Tiến- Thành phố Hồ Chí Minh để đào tạo đội ngũ cán bộ các phòng ban và công nhân dây chuyền sản xuất.
Ngày 09/12/1997 Xí nghiệp may Việt Thái chính thức được thành lập theo quyết định số 508/QĐ- UB của UBND tỉnh Thái Bình.
Ngày 28/11/2003 Xí nghiệp may Việt Thái chuyển thành Công ty Cổ phần may xuất khẩu Việt Thái theo quyết định số 1559/QĐ- UB của UBND tỉnh Thái Bình với hình thức” Bán một phần vốn Nhà nước hiện có tại Doanh nghiệp hoặc kết hợp vừa bán bớt một phần vốn Nhà nước vừa phát hành thêm cổ phiếu để thu hút vốn”.
Công ty Cổ phần may xuất khẩu Việt Thái được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0803000227 ngày 01/01/2004 và trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu tỉnh Thái Bình.
Từ khi thành lập tới nay, công ty luôn chú trọng đến việc đầu tư đổi mới các trang thiết bị đưa vào sản xuất kinh doanh. Ngày đầu mới thành lập, công ty gặp phải rất nhiều khó khăn như thiếu vốn, chưa có chỗ đứng trên thị trường, hoạt động sản xuất chưa ổn định… Nhưng do đặc biệt quan tâm đến hiệu quả công tác quản lý và công tác điều hành ở các phân xưởng, tổ sản
xuất nên những điều bất hợp lý được khắc phục kịp thời. Với sự chỉ đạo sát sao và có kế hoạch sớm của ban lãnh đạo hoạt động sản xuất của công ty đã được ổn định trong thời gian ngắn
Mặc dù còn nhiều khó khăn, song tốc độ tăng trưởng những năm qua của công ty tương đối ổn định, điều đó khẳng định đường lối kế hoạch mà công ty đặt ra là mở rộng quy mô sản xuất( theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu), đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng trong nước và mở rộng tiêu thụ trên thị trường quốc tế luôn đúng đắn mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
2.1.2. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty CP may XK Việt Thái
2.1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty CP may XK Việt Thái
Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến- chức năng. Kiểu tổ chức này rất phù hợp với tình hình công ty trong giai đoạn hiện nay, gắn cán bộ công nhân viên của công ty với chức năng nhiệm vụ, khắc phục sự tách rời của mỗi người ra khỏi công việc đồng thời các nhiệm vụ mệnh lệnh và thông báo tổng hợp cũng được chuyển từ lãnh đạo của Công ty đến cấp dưới dễ dàng hơn. Cán bộ liên quan đến một việc nào đó của Công ty cũng có sự thống nhất với nhau khi đưa đến quyết định của mình. Tuy nhiên nó đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban của Công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty như sau:
- Cơ quan lãnh đạo nhất của công ty là Hội đồng quản trị. - Ban điều hành gồm Giám đốc, phó giám đốc.
- 5 phòng ban: Phòng Tổ chức hành chính, phòng Kế toán, phòng Kế hoạch- Xuất nhập khẩu, phòng Điều hành sản xuất, phòng Cơ điện.
- 3 xưởng may: Xưởng 1( 4 tổ may), xưởng 2( 2 tổ may), xưởng 3( 4 tổ may) và các tổ: Tổ cắt, tổ đóng gói, tổ KCS.
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP may XK Việt Thái
<Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính>
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban, cá nhân trong sơ đồ
Quyền lực cao nhất trong công ty là Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị: Gồm 1 Chủ tịch, 1 Phó chủ tịch và 3 thành viên HĐQT.
HĐQT có quyền quyết định chiến lược phát triển của công ty, quyết định phương án đầu tư, giải pháp phát triển thị trường, quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ. Có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc,
Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kế toán Phòng KH- XNK Phòng Cơ điện Phòng điều hành SX Tổ cắt Xưởng may 1 Xưởng may 3 Tổ KCS Tổ đóng gói Vật tư Kỹ thuật Phòng TCHC Xưởng may 2
Phó giám đốc và các cán bộ quản lý khác. Ra phương án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức, xử lý các khoản lỗ lãi, chỉ đạo, hỗ trợ, giám sát việc điều hành của Giám đốc và các chức danh do HĐQT trực tiếp quản lý. HĐQT chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật, vi phạm điều lệ của công ty, những sai phạm do quản lý gây thiệt hại cho công ty và quyền lợi của các cổ đông.
Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao. Giúp việc cho GĐ là Phó giám đốc.
GĐ có quyền đề nghị HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với Phó giám đốc và quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật trưởng các phòng ban chức năng.
Lập, phê duyệt chính sách và các mục tiêu chất lượng của công ty. Chí đạo kế hoạch tiêu thụ từng kỳ.
Phân công trách nhiệm, nhiệm vụ cho các phòng ban.
Làm chủ tịch các hội đồng: Hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng nâng cấp bậc lương, hội đồng giá.
Ký các văn bản quan trọng: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao khoán, dự trù, dự toán, quyết toán…
Phó giám đốc : Giúp việc cho Giám đốc có trách nhiệm và quyền hạn: Kết hợp cùng các phòng ban nghiên cứu cải tiến kỹ thuật công nghệ nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Ký các giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu cho cán bộ đi công tác và các loại
giấy tờ khác được giám đốc uỷ quyền.
Các phòng ban chức năng: Là trung tâm điều khiển tất cả các hoạt động của công ty, phục vụ cho sản xuất chính, tham mưu giúp việc cho giám
đốc những thông tinh cần thiết và phản hồi kịp thời để xử lý công việc có hiệu quả hơn.
Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ
chức, sắp xếp, bố trí lực lượng cán bộ, lực lượng công nhân sản xuất.
Quản lý lao động, làm các thủ tục tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển thôi việc cho cán bộ công nhân viên.
Tiếp nhận và xử lý các thông tin có liên quan tới công ty.
Đôn đốc CBCNV trong công ty thực hiện tốt chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, chấp hành nội quy, quy định của công ty.
Phòng TCHC bao gồm 3 bộ phận:
Bộ phận lao động tiền lương: Ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. Tính lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân bổ tiển lương và bảo hiểm xã hội vào các đối tượng sử dụng lao động. Lập báo cáo về lao động, tiền lương, thưởng, phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương năng suất lao động…
Bộ phận chính sách: Giải quyết chế độ nghỉ phép, ốm đau, hưu trí, nghỉ mất sức, thôi việc.
Bộ phận y tế: Làm công tác xã hội như quản lý các công trình công cộng như môi trường, đời sống CBCNV, đảm bảo về sức khoẻ cho người lao động.
Phòng kế toán: Giúp ban giám đốc kiểm tra việc thực hiện các chế độ
quản lý kinh tế tài chính của các phòng ban nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ chính sách phục vụ cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi công ty, tổ chức hạch toán kinh tế, phân tích hoạt
động kinh tế và quyết toán với cấp trên.
Quản lý theo dõi, phản ánh số liệu về tình hình luân chuyển và sử dùng tài sản, vật tư, tiền vốn và kết quả sử dụng kinh phí của đơn vị vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban, các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng phương pháp.
Lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành. Cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Phòng Kế hoạch- Xuất nhập khẩu: Là bộ phận tham mưu của Ban
giám đốc. Có nhiệm vụ xây dựng đôn đốc kế hoạch sản xuất của các đơn vị để bảo đảm hoàn thành kế hoạch của Công ty.
Quản lý công tác kế hoạch và xuất nhập khẩu, tìm hiểu khai thác các hợp đồng về sản xuất xuất khẩu và các hợp đồng nguyên phụ liệu, bao bì phục vụ sản xuất kinh doanh cho công ty.
Giúp Giám đốc công ty trong công tác giao dịch đối ngoại nhằm mở rộng thị trường tìm nguồn hàng và khách hàng, xem xét soạn thảo các hợp đồng mua bán vật tư, bám sát tiến độ xuất nhập hàng, lên kế hoạch và giao kế hoạch cho các phân xưởng, kiểm tra giám sát nguyên phụ liệu, giao thành phẩm.
Lập báo cáo kim ngạch xuất nhập khẩu theo quý/năm.
Phòng điều hành sản xuất:
Bộ phận kỹ thuật: Quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về kỹ thuật,
tiêu chuẩn sản phẩm. Nghiên cứu cải tiến mẫu mã mới và áp dụng các phương pháp công nghệ tiên tiến nhằm không ngừng phát triển sản xuất của công ty.
Giúp Ban giám đốc trong việc may, tạo mẫu mã, sắp xếp dây chuyền sản xuất hợp lý, chỉnh sửa hàng, giám sát sản xuất về mặt kỹ thuật, giác sơ đồ cho tổ cắt.
Chủ trì xây dựng quy trình vận hành thao tác cho các thiết bị và công đoạn trong quá trình sản xuất.
Đào tạo nâng bậc công nhân.
Bộ phận vật tư: Chuẩn bị( theo dõi hoặc đặt mua) toàn bộ nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất.
Kiểm tra, kiểm soát toàn bộ nguyên vật liệu. Quản lý vật tư, tránh thất thoát.
Phòng cơ điện: Quản lý lập kế hoạch và chỉ đạo duy tu bảo dưỡng định
kỳ toàn bộ trang thiết bị máy móc trong nhà máy. Xử lý nhanh các tình huống sự cố máy móc thiết bị,hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
Đảm bảo vận hành các thiết bị an toàn, đúng giờ phục vụ sản xuất. Phối hợp cùng các phòng ban chức năng trong công tác quản lý và khai thác tính năng công suất của thiết bị nhằm tránh lãng phí trong sản xuất.
Tổ chức các cuộc huấn luyện về kỹ thuật sử dụng, vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị khi có yêu cầu.
Tổ cắt: Cung cấp đầy đủ bán thành phẩm đạt tiêu chuẩn phục vụ sản
xuất và thống
kê báo cáo tình hình thừa thiếu nguyên phụ liệu trong quá trình triển khai cắt. Hiện tại công ty CP may XK Việt Thái có 3 xưởng may gồm 10 tổ may.
Tổ may: Triển khai kế hoạch sản xuất của Công ty.
Bảo vệ an toàn tài sản được quản lý.
Sử dụng nguyên vật liệu, vật tư, phụ tùng, phụ liệu…đúng mục đích tiết kiệm trong định mức.
Tổ KCS: Kiểm tra kiểm soát chất lượng hàng hoá, đánh dấu trên các
sản phẩm bị lỗi.
Kiến nghị hình thức, phương pháp khắc khục, cải tiến chất lượng. Ghi chép thông tin chất lượng của từng mã hàng đơn hàng.
Đảm bảo sản phẩm qua KCS là đạt chất lượng theo yêu cầu của khách hàng.
Tổ đóng gói:Tiếp nhận các sản phẩm đã hoàn thiện sau khi qua tổ KCS
kiểm tra.
Tổ chức đóng gói, dán tem mác theo đúng tài liệu hướng dẫn của từng khách hàng khác nhau.
Nhận và xuất hàng theo quy trình.