phần tập đoàn Thái Hòa
3.1.1 Chứng từ:*Ưu điểm:*Ưu điểm: *Ưu điểm:
Các bộ chứng từ sử dụng công ty đều đúng theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Riêng đối với kế toán chi phí giá thành, tại Công ty còn sử dụng một số chứng từ đặc thù riêng nhằm phục vụ cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành thuận tiện hơn song vẫn tuân theo quy định của Bộ tài chính.
Công tác kế toán được tổ chức chặt chẽ, thống nhất, mỗi phân xưởng đều có kế toán thực hiện công việc lập và tập hợp chứng từ gốc của phân xưởng mình, cung cấp đầy đủ chứng từ cho kế toán tại Công ty.Công việc ghi chép và luân chuyển chứng từ giữa xưởng và văn phòng kế toán đầy đủ, kịp thời từ khâu lập chứng từ ban đầu như phiếu xuất- nhập kho.Việc vào sổ sách kế toán được thực hiện thường xuyên hàng ngày có đối chiếu lẫn nhau.
*Nhược điểm:
Việc lập chứng từ gốc còn thiếu sót, nhiều nghiệp vụ xảy ra mà không lập chứng từ tại thời điểm nghiệp vụ đó phát sinh. Kế toán tại văn phòng Công ty chưa lập chứng từ gốc đã vào sổ kế toán như vậy đã vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Còn có nhiều nghiệp vụ xảy ra mà chứng từ gốc chưa được lập, hiện tượng lập chứng từ gốc hàng loạt cho các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra vào cuối tháng là rất nhiều. Chứng từ kế toán của Công ty còn rườm rà, chưa thống nhất, số lượng phải lập quá nhiều gây nên hiện tượng dễ bị mất chứng từ do không sao kiểm soát hết và dẫn đến hiện tượng âm kho.Thủ tục
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
xét duyệt, thời gian luân chuyển còn nhiều, chưa khoa học dẫn đến hao tốn nhiều chi phí về lao động sống và lao động vật hóa cho quá trình xử lý thông tin nói chung và hạch toán ban đầu.
3.1.2.Sổ Sách:*Ưu điểm: *Ưu điểm:
- Công ty Thái Hoà đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho. Đây là phương pháp tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty. Nó phản ánh đầy đủ, kịp thời và thường xuyên tình hình Nhập - Xuất - Tồn của hàng tồn kho, cung cấp thông tin quản lý về hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng.
- Công ty Thái Hoà áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, là hình thức kế toán có mẫu sổ đơn giản, dễ hiểu, dễ ghi chép, phù hợp cho việc áp dụng phần mềm máy tính vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng.
* Nhược điểm:
- Bên cạnh việc ghi chép khá đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì tại Công ty vẫn còn tồn tại nhiều nghiệp vụ không được ghi chép kịp thời theo quy định mà đặc biệt là đối với các nghiệp vụ có liên quan đến nguyên vật liệu.Thời điểm ghi sổ kế toán chưa được thực hiện hàng ngày ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh như nhập- xuất nguyên vật liệu
- Công ty cũng đã tiến hành trích lập dự phòng, song việc trích lập dự phòng còn mang nặng hình thức, chưa phản ánh được đầy đủ mục đích và ý nghĩa của nó. Đối tượng trích lập còn chưa rõ ràng và chính xác; Việc thành lập hội đồng trích lập còn chưa được tiến hành theo đúng quy định của quy chế tài chính hiện hành.
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
3.1.3: Báo cáo kế toán:
* Ưu điểm:
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa lập báo cáo kế toán cuối kỳ đã đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin toàn diện về hệ thống tình hình sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động cũng như trình độ sử dụng vốn trong doanh nghiệp.
* Nhược điểm:
Báo cáo kế toán của Công ty còn chưa thống nhất về phương hướng lập các chỉ tiêu trên báo cáo vì vậy công việc theo dõi tại Công ty còn bị hạn chế.
31.4: Tài khoản kế toán: * Ưu điểm:
Công ty sử dụng tài khoản hạch toán theo đúng chế độ hiện hành, đúng phương pháp hạch toán. Kế toán mở thêm một số tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 để dễ trong việc theo dõi chi tiết từng họt động. Việc sử dụng các tài khoản kế toán để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo nội dung phản ánh theo chế độ ban hành.
* Nhược điểm:
Việc Công ty mở thêm tài khoản cấp 2, cấp 3 chưa hợp lý, chưa đúng nội dung phản ánh của tài khoản do việc phân loại nguyên vật liệu ở Công ty còn chưa hợp lý, sử dụng tài khoản chưa nhất quán, chưa lập sổ danh điểm mà chỉ đăng ký mã cấp cho máy tính theo số thứ tự xuất hiện. Việc đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chưa thường xuyên và khó khăn.
Nói chung Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa là một doanh nghiệp non trẻ với 12 năm hoạt động nhưng Công ty đã và đang khẳng định vị thế của mình trong hoạt động sản xuất chế biến cà phê nhân Arabica. cụ thể trong vài năm trở lại đây, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty không ngừng được nâng cao, hiệu quả sử dụng vốn là tối ưu, đời sống cán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt. Có được thành quả này nhờ những nỗ lực
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
không mệt mỏi của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, mà đi đầu là Ban giám đốc. Với quy trình công nghệ được đổi mới và hiện đại hóa liên tục, phong cách quản lý điều hành chuyên nghiệp có hiệu quả đã tạo nên thành quả mang tính đột phá cho Công ty. Góp phần vào thành công đó có thể ghi nhận mục tiêu phấn đấu “Nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm” luôn được quan tâm và thực hiện.
Trên thực tế, công tác kế toán ở đây đã tương đối hoàn thiện. Cách tổ chức cũng như bố trí công việc rất hợp lý, không bị chồng chéo nhưng lại có liên quan chặt chẽ đến nhau, có sự hỗ trợ nhau. Thái độ đối với công việc rất nghiêm túc cũng như mối quan hệ trong phòng làm việc rất hòa đồng và vui vẻ. Ngoài ra, mỗi người đều có thể phát huy năng lực, tính sáng tạo của mình và ý kiến đóng góp của họ đều được tôn trọng ....đó chính là một nguyên nhân tạo nên sự làm việc có hiệu quả của mọi người.
Mặt khác, do khối lượng công việc lớn vì vậy số lượng nhân viên kế toán còn thiếu, một nhân viên trong phòng còn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành.Công việc theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên là do nhân viên của phòng hành chính thực hiện.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công tycổ phần tập đoàn Thái Hoà. cổ phần tập đoàn Thái Hoà.
Nhằm tạo điều kiện cho công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được hiệu
quả thì việc tổ chức hạch toán chi tiết khoa học, hợp lý là một việc làm cần
thiết tại Công ty Thái Hoà. Để nhằm hoàn thiện kế toán chi tiết nguyên vật
liệu, em xin đề xuất một số giải pháp như sau:
3.2.1 Hoàn thiện chứng từ kế toán nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc lập chứng từ , phải có chứng từ gốc mới được vào sổ kế toán.
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Hiện nay thủ tục nhập và xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty còn chứa nhiều bất hợp lý, cần hoàn thiện theo hướng sau:
Khi có nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, bộ phận sản xuất xin ý kiến Tổng Giám đốc và Kế toán viết Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất. Trước đây Công ty không xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu do nguyên vật liệu của Công ty phụ thuộc vào mùa vụ, do vậy tình hình sản xuất do vậy cũng bị chi phối và không đều. Hiện nay, ngoài mặt hàng chủ lực là cà phê nhân Công ty còn sản xuất thêm một số mặt hàng cà phê tiêu dùng ngay như cà phê tan sữa, cà phê tan đường, cà phê phin… Như vậy, việc lập kế hoạch sản xuất là cần phải có để đưa tình hình sản xuất vào ổn định. Đi kèm với việc lập kế hoạch sản xuất thì Công ty nên xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu để giảm bớt lượng nguyên vật liệu hao phí do sử dụng không hết, do hư hỏng vì không bảo quản được. Ngoài ra, tránh gây thủ tục rườm rà trong việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, Công ty nên xây dựng và sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu. Từng bộ phận sản xuất căn cứ theo hạn mức mà sử dụng nguyên vật liệu.
Số lượng thực xuất trong tháng do Thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức sử dụng được duyệt theo yêu cầu sử dụng và số lượng thực xuất từng lần. Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm để xác định hạn mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng: Hạn mức được duyệt trong tháng = Số lượng SP sản xuất theo kế hoạch * Định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị SP Phiếu được lập làm 2 liên và giao cả 2 liên cho bộ phận sản xuất. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho, người nhận nguyên vật liệu ký nhận vào 2 liên ( dòng cuối cùng và ngày lĩnh tương ứng). Lần lĩnh tiếp theo
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
người nhận mang phiếu đến kho nhận không cần ký nhận. Cuối tháng, dù hạn mức còn hay hết, Thủ kho thu cả 2 phiếu và cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho, thủ kho nộp lại 1 liên cho kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng nguyên vật liệu…), bộ phận sản xuất muốn xin thêm phải xin được cấp “Phiếu xuất kho” hoặc “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” mới có xác nhận của Tổng Giám đốc hoặc Trưởng phòng vật tư. Mẫu “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” như sau:
Biểu số 17:
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày… tháng…năm2008
Lý do xuất: Xuất tại kho:
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số ĐV tính Hạn mức được duyệt Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày … Cộng Cộng Ngày…tháng….năm2008 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phòng vật tư (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
3.2.2 Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản nguyên vật liệu
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Công ty đang tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong quá trình hạch toán tổng hợp Công ty đã sử dụng tài khoản 152, chi tiết theo từng nhóm nguyên vật liệu. Tuy nhiên, trên TK 152.2 “Nguyên vật liệu phụ” của Công ty có quá nhiều chủng loại vật liệu có vai trò, công dụng khác nhau. Vì vậy, để tiện cho công tác quản lý nguyên vật liệu Công ty nên mở thêm tiểu khoản 152.4 “Phụ tùng thay thế” và tiểu khoản 152.8 “Vật liệu khác”. Như vậy, tài khoản 152 tại Công ty sẽ được chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
- TK 152.1 Nguyên vật liệu chính - TK 152.3 Nhiên liệu
- TK 152.4 Phụ tùng thay thế (vòng bi, sàng lọc, dây điện…) - TK 152.8 Vật liệu khác
Bên cạnh đó, Công ty nên lập sổ danh điểm nguyên vật liệu cho từng kho theo từng loại kích thước, công dụng, tính chất để tiện thống nhất giữa các xưởng và việc lập bảng kê, báo cáo nhập - xuất - tồn kho. Bộ phận quản lý nguyên vật liệu có thể dùng số tự nhiên để quy ước dần theo từng chủng loại nguyên vật liệu. Thực hiện được điều này sẽ giúp cho kiế toán giảm nhẹ công việc ghi sổ và thuận tiện trong việc cập nhật số liệu vào máy tính nhanh chóng. Việc quy ước như sau:
- Ba số tự nhiên đầu tiên: biểu thị loại tài sản của Công ty
- Số thứ tự thứ tư: biểu thị vai trò nguyên vật liệu, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất (chính, phụ)
- Số thứ tự thứ năm: biểu thị tính chất, chức năng của nguyên vật liệu.
Biểu số 18:
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU STT Danh điểm Tên nguyên vật
liệu
ĐVT Đơn giá Ghi chú
01 152.1 152.1.1 152.1.2 ……… Nguyên vật liệu chính Cà phê quả Cà phê thóc khô ……… 02 152.2 152.2.1 ………… Nguyên vật liệu phụ Hộp đựng cà phê ……… 03 152.3 152.3.1 152.3.2 ……… Nhiên liệu Xăng Dầu …………. 04 152.4 152.4.1 152.4.2 ………… Phụ tùng thay thế Vòng bi Sàng ……. 05 152.8 152.8.1 ………… …. Vật liệu khác Chổi quét ……….
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
* Tiến hành phân loại chi tiết hơn nguyên vật liệu: do trong TK 152.2 -
Nguyên vật liệu phụ còn chứa quá nhiều nguyên vật liệu khác nhau. Thay vì
cho vào một tài khoản thì Công ty nên mở thêm TK chi tiết 152.8 “Nguyên
vật liệu khác” để theo dõi và quản lý tốt hơn với các loại nguyên vật liệu này.
Có thể phân loại chi tiết cho TK 152 như sau:
- 152.1 Nguyên vật liệu chính - 152.3 Nhiên liệu
- 152.4 Phụ tùng thay thế (vòng bi, sàng lọc, dây điện…) - 152.8 Vật liệu khác
3.2.3 Hoàn thiện sổ sách nguyên vật liệu:
Kế toán công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa phải ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế đó xảy ra.
Công việc ghi sổ sách kế toán phải được thưch hiện hàng ngày, chính xác phải được thực hiện theo quy định.
Theo Chuẩn mực kế toán Quốc tế và Việt Nam thì để giảm bớt rủi ro một doanh nghiệp có thể lập dự phòng cho một khoản thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí chưa phát sinh vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị sổ của tài khoản để có nguồn bù đắp cho những thiệt hại có thể xảy ra trong kỳ kế toán sau.
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà là một công ty có quy mô sản xuất lớn, chi phí nguyên vật liệu chiếm trên 80% tổng chi phí sản xuất. Vì vậy chỉ cần có một thay đổi nhỏ về giá cả của vật liệu trên thị trường cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn tới kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho sẽ góp phần bù đắp được những khoản thiệt hại có thể xảy ra khi giá vật liệu có biến động giảm. Hiện nay, Công ty đã tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Tuy nhiên quy trình lập cũng như cách thức lập
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”, các Thông tư hướng dẫn cũng như quy chế tài chính hiện hành (Thông tư 13 và Thông tư 89 của Bộ Tài chính). Trình tự tiến hành trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu như sau:
- Thành lập hội đồng trích lập:
Theo quy định của Thông tư số 13/2006/TT- BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 thì thành phần hội đồng nhất thiết phải có:
+ Giám đốc công ty + Kế toán trưởng + Trưởng phòng vật tư
- Thời điểm trích lập và đối tượng trích lập
Ngày 31 tháng 12 hàng năm. Việc trích lập phải dựa vào kết quả kiểm kê thực tế cho từng loại nguyên vật liệu hiện có. Đối tượng trích lập phải thoả mãn
