III. Tình hình xuất khẩu hàng may mặc của Công ty cổ phần May 10 sang
1. Các hoạt động xuất khẩu của công ty sang thị trường Nhật Bản
Công ty đang áp dụng hai hình thức chính để xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Nhật Bản là nhận gia công quốc tế và xuất khẩu trực tiếp.
* Nhận gia công quốc tế: công ty tiến hành ký kết với các đối tác Nhật Bản những hợp đồng gia công. Các đối tác này sẽ cung cấp đầy đủ nguyên phụ liệu để công ty tiến hành sản xuất theo yêu cầu của họ. Sau khi sản xuất xong, công ty sẽ giao lại thành phẩm cho các đối tác và nhận phí gia công
* Xuất khẩu trực tiếp (xuất khẩu theo giá FOB): công ty ký hợp đồng với khách hàng, sau đó tiến hành việc lên kế hoạch mua nguyên phụ liệu để sản xuất theo hợp đồng đã ký. Tuy nhiên, khách hàng lại là người có quyền chỉ định nhà cung cấp nguyên phụ liệu cho công ty.
Hoạt động xuất khẩu hàng may mặc của công ty sang thị trường Nhật Bản được thực hiện như sau:
1.1 Thực hiện nghiên cứu thị trường
Công tác nghiên cứu thị trường của công ty được thực hiện bằng cả hai phương pháp: nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại thị trường. Để thực hiện nghiên cứu thị trường theo phương pháp tại bàn, công ty sử dụng thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như Trung tâm thương mại quốc tế, Tổ chức thương mại và phát triển Liên hợp quốc UNCTAD, Cơ quan thống kê của Liên hợp
quốc, Thời báo kinh tế tài chính, bản tin Reuter về các loại mặt hàng, các thông cáo báo chí, Internet… Phương pháp nghiên cứu tại thị trường ít được công ty áp dụng hơn do đòi hỏi chi phí cao. Công ty lựa chọn hình thức tiếp cận thị trường Nhật Bản hiệu quả nhất là tích cực tham gia các hội chợ, triển lãm trên thị trường Nhật Bản, đăng các thông tin về công ty cũng như sản phẩm của công ty trên các trang web mua bán, siêu thị trên mạng… để các đối tác Nhật Bản biết đến sản phẩm của công ty. Tuy nhiên, số lượng các hội chợ mà công ty tham gia còn hạn chế. Đồng thời công ty cũng tiến hành tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng Nhật Bản. Thông qua các hội chợ sản phẩm quốc tế mà khách hàng tìm đến công ty và đặt hàng với công ty. Phòng kế hoạch sau khi nhận được E-mail của các đối tác sẽ xem xét, cân đối các điều khoản của đơn đặt hàng rồi gửi lại cho khách hàng đơn chào giá. Sau khi thống nhất được các điều khoản trong đơn chào giá thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
1.2 Công tác giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty
* Giao dịch, đàm phán: sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng,
công ty sẽ tiến hành xét duyệt. Nếu đồng ý, công ty sẽ viết một thư xác nhận gửi cho khách hàng. Nếu không chấp nhận thì công ty sẽ gửi đến khách hàng một thư trả lời đồng thời đưa ra những điều kiện mới để hai bên có thể thoả thuận tiếp. Công việc này được thực hiện bởi nhân viên phụ trách mặt hàng của phòng kế hoạch. Sau khi hai bên đã thống nhất các điều khoản thì hợp đồng được xác lập. Mỗi bên xác nhận làm hai bản, giữ lại một bản và gửi cho bên kia một bản. Hợp đồng xuất khẩu được ký kết. Hợp đồng này có thể được thể hiện dưới hình thức văn bản, qua e-mail, qua điện thoại hoặc có thể là khách hàng trực tiếp đến công ty đặt hàng.
* Ký kết hợp đồng: công ty chủ yếu ký kết các hợp đồng gia công với đối
tác Nhật Bản. Phương án này là phù hợp với yêu cầu của đối tác cũng như năng lực của công ty (mặc dù nó không mang lại lợi nhuận cao cho công ty). Điểm đặc biệt khi ký kết hợp đồng là luôn có một bản phụ lục về nguyên phụ liệu và yêu cầu về bên cung cấp nguyên phụ liệu đó kèm theo.
Một số điều khoản được quan tâm trong hợp đồng mà công ty ký kết với đối tác Nhật Bản:
+ Điều khoản về chất lượng sản phẩm: như đã phân tích, người Nhật có đòi hỏi cao về chất lượng sản phẩm. Do đó, trong hợp đồng, điều khoản về chất lượng rất được các đối tác Nhật quan tâm. Chất lượng sản phẩm do phòng QA (phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm) của công ty thực hiện. Sau đó, đại diện phía Nhật Bản sẽ đế kiểm tra lại theo đúng yêu cầu thoả thuận trong hợp đồng. Nếu chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu, phía đối tác Nhật sẽ cung cấp giấy chứng nhận về chất lượng cho công ty để sản phẩm có thể xuất khẩu. Nếu chất lượng sản phẩm không đạt được yêu cầu như đã thoả thuận thì công ty buộc phải làm lại lô hàng đó, sao cho đáp ứng được yêu cầu về chất lượng của phía đối tác.
+ Điều khoản về thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng phải đảm bảo đủ thời gian cho công ty có thể thu mua nguyên phụ liệu, đủ thời gian sản xuất đủ số lượng hàng hoá theo hợp đồng, có đủ thời gian để vận chuyển hàng hoá đến địa điểm giao hàng và đặc biệt quan trọng là thời điểm giao hàng phải đảm bảo được tính mùa vụ của sản phẩm (tức là sản phẩm của công ty phải phù hợp với thời tiết của Nhật).
+ Điều khoản về phương tiện vận tải: công ty thường ký hợp đồng theo điều kiện FOB nên đối tác Nhật là người chọn và tiến hành thuê phương tiện vận tải.
+ Điều khoản về thanh toán: là một trong những điều khoản mà công ty quan tâm khi ký kết hợp đồng với đối tác Nhật cũng như các đối tác khác. Đối với những hợp đồng có giá trị lớn hơn 10.000 USD thì công ty bắt buộc đối tác phải thực hiện thanh toán bằng phương thức L/C không huỷ ngang để đảm bảo vấn đề thanh toán. Đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ hơn 10.000 USD công ty có thể sử dụng phương thức thanh toán điện chuyển tiền, phương thức nhờ thu.
Thông thường, công ty thực hiện thanh toán với đối tác như sau: Đối tác chỉ định người cung cấp nguyên vật liệu cho công ty và sẽ thanh toán hộ công ty. Khi thanh toán, số tiền này được trừ vào giá FOB xuất khẩu mà họ đã thanh toán hộ. Hoặc đối tác chỉ định người cung cấp nguyên vật liệu cho công ty nhưng không thanh toán hộ mà cung cấp hoá đơn để công ty tự thanh toán với nhà cung cấp đó.
1.3 Thực hiện hoạt động tạo nguồn hàng cho sản xuất hàng xuất khẩu
Để phục vụ hoạt động sản xuất hàng xuất khẩu (chủ yếu là gia công và sản xuất theo đơn đặt hàng) công ty chủ yếu nhập nguyên liệu từ nước ngoài theo yêu cầu của bên đặt hàng hoặc đặt gia công. Công ty không phải mất thời gian để tìm kiếm nguồn hàng nên không phải chịu ảnh hưởng nhiều do sự biến động nguồn hàng gây ra. Công ty có quyền thu mua một số nguyên phụ liệu mà bên đối tác không bắt buộc phải nhập từ nguồn nào.
Đối với hình thức gia công, công ty sẽ được đối tác cung cấp nguyên vật liệu sản xuất chính như vải, còn các phụ liệu như cúc, chỉ… công ty được quyền thu mua từ nguồn khác. Đối với hình thức khách hàng đặt hàng thì công ty sẽ tiến hành nhập nguyên vật liệu chính ở những nhà cung cấp do bên đặt hàng chỉ định. Các phụ liệu khác công ty được quyền tự thu mua. Trong những năm gần đây, công ty có xu hướng sử dụng các nguồn phụ liệu trong nước nhằm giảm chi phí gia công, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. Mặc dù vậy, tỷ lệ nguyên phụ liệu nhập khẩu trong trị giá nguyên phụ liệu sản xuất hàng xuất khẩu của công ty vẫn chiếm trên 90%, tỷ lệ nội địa chỉ chiếm chưa tới 10%.
1.4 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty
Việc thực hiện hợp đồng của công ty thường gặp khó khăn trong việc đảm bảo tiến độ sản xuất do công ty bị phụ thuộc vào bên thứ ba là những nhà cung cấp nguyên phụ liệu. Công ty còn gặp khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm do yêu cầu khắt khe về chất lượng sản phẩm của đối tác Nhật Bản, việc thực hiện thủ tục hải quan… Những điều này làm cho công ty giao hàng chậm, giao hàng không đúng yêu cầu... dẫn đến phát sinh thêm chi phí để làm lại hàng hóa, phải chịu thêm một khoản tiền phạt chậm giao hàng theo thoả thuận trong hợp đồng. Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty được tiến hành như sau:
+ Xin giấy phép nhập khẩu: hàng may mặc thuộc diện Nhà nước quản lý bằng hạn ngạch nên công ty phải xin giấy phép xuất khẩu cho các lô hàng.
+ Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: công ty dựa vào những điều khoản trong hợp đồng đã ký với đối tác để lập kế hoạch và phương án thu mua nguyên phụ liệu, sau đó tiến hành sản xuất.
Đối với hợp đồng gia công, công ty sẽ nhận được nguyên liệu sau khi ký kết hợp đồng và tiến hành thu mua nguyên phụ liệu cần thiết khác. Đối với hợp đồng đặt hàng, sau khi ký hợp đồng công ty sẽ tiến hành thu mua nguyên liệu từ các nhà cung cấp do đối tác chỉ định rồi thu mua các nguyên phụ liệu khác ngay trong nước hoặc từ các thị trường khác như Hồng Kông, Trung Quốc… Sau đó, công ty tiến hành sản xuất theo kế hoạch và phương án đã lập ra. Tuỳ thuộc vào mặt hàng mà công ty nhận gia công, đối tác đặt hàng mà việc sản xuất của công ty được tiến hành ở xí nghiệp nào. Các xí nghiệp sẽ tiến hành sản xuất theo đúng mẫu mã sản phẩm mà hai bên đã thống nhất/
+ Kiểm tra chất lượng sản phẩm: sau khi sản phẩm được sản xuất xong sẽ được phòng QA và đối tác Nhật Bản tiến hành kiểm tra. Nếu sản phẩm đạt yêu cầu thì công ty thực hiện bước tiếp theo là làm thủ tục hải quan cho lô hàng. Còn nếu không đạt yêu cầu, công ty phải sửa chữa lại hàng hoá cho phù hợp với yêu cầu, dẫn đến bị phạt chậm giao hàng, gây thiệt hại nhiều mặt cho công ty.
+ Làm thủ hải quan cho lô hàng xuất khẩu: công ty thực hiện đăng ký tờ khai hải quan điện tử qua mạng. Cơ quan hải quan kiểm tra tờ khai và gửi lại cho công ty phiếu tiếp nhận tờ khai và tiến hành các thủ tục hải quan tiếp theo cho lô hàng xuất khẩu. Nhiệm vụ này do chi nhánh của công ty ở Hải Phòng thực hiện.
+ Giao hàng: đối với gia công thì công ty thường tiến hành giao hàng cho đại diện của đối tác ngay tại công ty. Đối với hợp đồng mua bán hàng may mặc theo đơn đặt hàng thì công ty thường thực hiện giao hàng tại cảng Hải Phòng.
+ Làm thủ tục thanh toán: là công việc quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty. Công ty sẽ phải lập bộ chứng từ thanh toán đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu về chứng từ của phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng. Với những hợp đồng có giá trị lớn, công ty sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ L/C. Với những khách hàng có uy tín, có quan hệ làm ăn lâu dài, công ty thực hiện thanh toán theo phương thức nhờ thu D/P thông qua ngân
hàng Vietcombank hoặc sử dụng phương thức thanh toán chuyển khoản, điện chuyển tiền…
1.5 Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Trong quá trình thực hiện có thể công ty vi phạm những quy định được thoả thuận trong hợp đồng như giao hàng chậm, sản phẩm không đúng mẫu mã, không đảm bảo yêu cầu về chất lượng… Tuỳ thuộc vào nội dung khiếu nại của đối tác mà công ty tiến hành bồi thường theo thoả thuận giữa hai bên.