3. Tình hình hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt
4.6.1 Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của Giao dịch viên
Khi tiếp nhận chứng từ để xử lý giao dịch, Giao dịch viên thực hiện:
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, đặc biệt đối chiếu mẫu chữ ký, mẫu dấu của khách hàng);
- Xác định và thực hiện đúng các thao tác trên máy theo đúng hướng dẫn trong qui trình nghiệp vụ và hướng dẫn sử dụng màn hình.
- Đây là các yếu tố quan trọng bảo đảm tính chính xác của các giao dịch, các biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn các sai sót trong giao dịch chủ yếu được thực hiện tại bước này.
Khi kết thúc các giao dịch xử lý trong ngày, in báo cáo cuối ngày sau để phục vụ cho công tác kiểm tra − kiểm soát:
- Nhật ký giao dịch: Giao dịch viên in liệt kê các giao dịch tiền tệ và sắp xếp theo số thứ tự phát sinh của giao dịch.
- Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ đơn vị.
- Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ toàn ngành.
- Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ thống.
- Nhật ký quỹ.
- Báo cáo nhật ký các điện thanh toán trong ngày đối với các Giao dịch viên thực hiện các giao dịch chuyển tiền hoặc các giao dịch tài trợ thương mại có liên quan tới việc lập điện thanh toán.
Kiểm tra, kiểm soát chứng từ: (a) Nội dung kiểm tra − kiểm soát:
Để bảo đảm lần cuối việc thực hiện chính xác các giao dịch và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán, các Giao dịch viên trước khi sắp xếp và nộp chứng từ cho bộ phận hậu kiểm phải thực hiện kiểm tra - kiểm soát chứng từ, nội dung kiểm tra − kiểm soát gồm:
- Kiểm tra giữa chứng từ thực tế với Nhật ký giao dịch nhằm kiểm tra sự khớp đúng về số lượng giao dịch thực tế với giao dịch đã được thực hiện trên máy. - Kiểm tra kết quả đồng bộ dữ liệu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn
hệ thống, trường hợp phát sinh chênh lệch, Giao dịch viên thực hiện điều chỉnh.
- Kiểm soát lại giao dịch đã nhập đúng chức năng của chương trình đảm bảo đúng nghiệp vụ, tránh việc trùng lắp trong thực hiện giao dịch.
- Kiểm tra đảm bảo tính chính xác của các số liệu trên chứng từ, đặc biệt là số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch, loại tiền tệ giao dịch.
- Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ: chữ ký khách hàng, chữ ký Giao dịch viên, chữ ký kiểm soát và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền đối với các giao dịch vượt hạn mức của Kiểm soát viên.
- Đối chiếu tổng số tiền trên các chứng từ theo từng nghiệp vụ với số trên Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung tâm.
- Trường hợp các giao dịch có sử dụng các tài khoản trung gian của kế toán tổng hợp, Giao dịch viên phải có trách nhiệm kiểm tra lại việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này bảo đảm khớp đúng giữa các giao dịch, nếu còn số dư phải báo cáo với Kiểm soát viên để tổng hợp báo cáo theo qui định.
(b) Trường hợp phát sinh sai sót, Giao dịch viên xử lý như sau:
- Nếu giao dịch sai có thể điều chỉnh lại bằng cách thực hiện chức năng Hủy giao dịch thì sau khi hủy giao dịch, Giao dịch viên phải thực hiện lại giao dịch đúng và phải bảo đảm lập đầy đủ các chứng từ, kể cả chứng từ của giao dịch hủy. Chứng từ in từ máy của giao dịch sai được đính kèm chứng từ của giao dịch hủy, được kiểm soát và lưu trữ như các chứng từ kế toán khác. - Nếu việc điều chỉnh các giao dịch sai không thể thực hiện bằng chức năng
trên mà phải thực hiện bằng các giao dịch điều chỉnh thì diễn giải của giao dịch điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho giao dịch số ... ngày ...Nguyên nhân điều chỉnh:….”. Trường hợp giao dịch sai có liên quan đến các bộ phận khác đặc biệt là các giao dịch chuyển tiền thì phải thông báo ngay lập tức cho các bộ phận này và lập đề nghị xin điều chỉnh để các bộ phận liên quan kịp thời có biện pháp khắc phục.
© Trường hợp khớp đúng các nội dung kiểm tra − kiểm soát: Giao dịch viên ký xác nhận trên các báo cáo, chuyển Trưởng phòng hoặc chuyên viên phụ trách kiểm tra lại và ký xác nhận.
Sắp xếp chứng từ giao dịch.
(b) Chứng từ trên Phân hệ giao dịch chi nhánh:
- Các chứng từ gốc do khách hàng lập phải được ghim cùng với các chứng từ in từ hệ thống.
- Các chứng từ của giao dịch sai và của giao dịch hủy được ghim cùng với Nhật ký giao dịch.
- Các chứng từ được tập hợp sắp xếp theo từng loại giao dịch theo các mã nghiệp vụ tổng hợp trên báo cáo tổng hợp các giao dịch trong ngày của Giao dịch viên và được sắp xếp theo số thứ tự của giao dịch do hệ thống tự động phát sinh khi nhập vào hệ thống.
- Chứng từ và báo cáo được sắp xếp như sau:
• Nhật ký giao dịch
• Nhật ký quỹ
• Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ chi nhánh.
• Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung tâm.
• Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ trung tâm.
• Chứng từ giao dịch đã được sắp xếp theo thứ tự các giao dịch. (c) Chứng từ của Phân hệ tài trợ thương mại:
- Mọi giao dịch liên quan đến hạch toán xuất nhập ngoại bảng, thu phí, giải ngân, thu nợ trong Phân hệ tài trợ thương mại đều phải có chứng từ.
- Các chứng từ này được sắp xếp theo Nhật ký chứng từ của Phân hệ tài trợ thương mại.
(d) Chứng từ Phân hệ chuyển tiền:
- Bao gồm các chứng từ giao dịch in từ Phân hệ giao dịch chi nhánh và các điện thanh toán in từ các phân hệ thanh toán như thanh toán nội bộ, SWIFT, thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử liên ngân hàng...
- Các chứng từ giao dịch in ra từ Phân hệ giao dịch chi nhánh được sắp xếp cùng các chứng từ giao dịch khác theo quy định tại mục 4a.
• Các điện thanh toán nội bộ, SWIFT, các giao dịch bù trừ đến được sắp xếp theo Nhật ký điện thanh toán của Giao dịch viên trong ngày.
• Các điện thanh toán đến hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng được sắp xếp theo thứ tự điện thanh toán và theo loại sản phẩm báo cáo điện thanh toán đi và đến .
• Các bảng kê trong thanh toán bù trừ. (e) Chứng từ Phân hệ quản lý nội bộ:
Các chứng từ của Phân hệ quản lý nội bộ như quản lý tài sản cố định, các khoản phải thu/ phải trả…được sắp xếp và đóng theo Báo cáo liệt kê giao dịch của Phân hệ quản lý nội bộ.
Đánh số chứng từ:
- Chứng từ và báo cáo sau khi được sắp xếp thành tập phải được đánh số chứng từ trong tập.
- Giao dịch viên không được đánh số chứng từ bằng bút chì, bút phủ hay các loại mực dễ phai và phải ghi rõ số lượng tờ trên góc phải tờ đầu tiên của tập chứng từ.
Giao nộp tập chứng từ:
Tập chứng từ được giao nộp cho chuyên viên tập hợp chứng từ của phòng và phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên.