IV. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với Công ty PACKEXPORT.
2. Một số đặc điểm chủ yếu của Công ty XNKvà kỹ thuật Bao bì.
2.1 Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động bộ máy của Công ty.
a. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty.
Theo quy định của Bộ Thơng mại và căn cứ tình hình thực tiễn của Công ty, bộ máy quản lý đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty XNK và kỹ thuật Bao bì.
Tổng Giám Đốc
Phó giám đốc XNK Phó giám đốc SX - Tiêu thụ
Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Tổng Trung XNK KD XNK KT kế tổ chức kho tâm 1+ 2 vật t 3 tài vụ hoạch HC Cổ NCPT tổng Loa ƯDKT hợp Bao bì Xí Xí Xí Xí Xí Chi Chi nghiệp nghiệp nghiệp nghiệp nghiệp nhánh nhánh bao bì bao bì in 139 bao bì bao bì Đà Hải chất dẻo carton Lò Đúc Hùng Đà Nẵng Phòng Hải Phòng Pháp Vân Vơng Nẵng
Đứng đầu Công ty là Giám đốc Công ty do Bộ trởng Bộ Thơng mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc Công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ thủ trởng và đại diện cho mọi quyền lợi - nghĩa vụ của Công ty trớc pháp luật và các cơ quan quản lý của Nhà nớc.
Giúp việc cho Giám đốc Công ty là phó Giám đốc Công ty do Giám đốc Công ty đề nghị và đợc Bộ trởng Bộ Thơng mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Mỗi phó giám đốc đợc phân công phụ trách một hay một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về công việc đợc giao.
Giám đốc Công ty quy định cơ cấu, tổ chức bộ máy, nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn và mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc Công ty theo quy định hiện hành của Nhà nớc.
* Chức năng của các phòng ban đợc quy định nh sau: + Phòng kế hoạch tổng hợp.
- Có chức năng xây dựng và tổng hợp các loại kế hoạch, giúp Giám đốc kiểm tra đôn đốc về sản xuất kinh doanh, liên doanh liên kết, xây dựng cơ bản,...
- Nghiên cứu, tổng hợp và xử lý thông tin thị trờng trong và ngoài nớc kịp thời báo cáo, đáp ứng cho sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch dự trữ, kế hoạch kiến thiết cơ bản, tổng hợp và lập báo cáo thực hiện kế hoạch.
+ Phòng kinh doanh vật t bao bì:
- Thực hiện mua bán, liên doanh liên kết sản xuất các loại vật t nguyên liệu, thiết bị, sản phẩm bao bì và các hàng hoá khác.
- Giao dịch ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán gia công, vận chuyển,... theo dõi tình hình buôn bán vật t.
- Khai thác nguyên vật liệu thay thế nhập khẩu và khai thác nguồn hàng xuất khẩu cho Công ty. Nghiên cứu tình hình thị trờng, mức giá cả để có thể thông báo kịp thời cho các phòng ban chi nhánh liên quan.
+ Phòng xuất nhập khẩu 1+2+3:
- Phòng XNK bao gồm phòng XNK 1, 2 và 3. Ba phòng này thực hiện các chức năng kinh tế đối ngoại theo điều lệ của Công ty và theo quy định của Nhà nớc. Đợc phép XNK các loại bao bì và sản phẩm liên quan đến bao bì
+ Tổng kho Cổ Loa:
- Có chức năng bảo quản, xuất nhập, tái chế hàng của Công ty đặt tại khu vực. Xuất nhập hàng hoá kịp thời và đúng trình tự. Mở sổ sách theo dõi tình hình XNK hàng hoá, đối chiếu chứng từ luân chuyển cho các phòng ban liên quan.
- Có trách nhiệm nghiên cứu thị trờng để có tin tức cập nhật cho Công ty, áp dụng những tiến bộ khoa học hợp lý nhằm nâng cao chất lợng của sản phẩm sản xuất.
+ Phòng tổ chức hành chính:
- Giúp Giám đốc nghiên cứu và xây dựng quản lý kinh doanh điều hành công tác sản xuất kinh doanh của Công ty đồng thời điều hành công tác hành chính. - Tổ chức sắp xếp cán bộ, thực hiện chế độ với cán bộ
+ Phòng tài vụ kế toán:
- Giúp Giám đốc tổ chức hoạch toán kinh tế bằng tiền, tổ chức mọi hoạt động kinh doanh - sản xuất trong phạm vi cả Công ty.
- Tổ chức hoạch toán kinh tế ở Công ty và hớng dẫn hoạch toán kinh tế với các đơn vị trực thuộc. Tổ chức duyệt quyết toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc. - Thực hiện các chế độ chính sách về kế toán.
- Tham gia vào quá trình duyệt quyết toán ký kết các hợp đồng thơng mại với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nớc.
Cơ cấu tố chức của PACKEXPORT là một chỉnh thể thống nhất, quan hệ mật thiết với nhau nhằm thực hiện những mục tiêu chung của Công ty. Các tổ chức tham mu quản lý, các văn phòng đaị diện tại nớc ngoài, các đơn vị kinh doanh và các xí nghiệp liên doanh trong và ngoài nớc liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị cũng nh của toàn Công ty. Đồng thời các bộ phận này cũng chịu sự quản lý, chỉ đạo và điều hành chung của ban giám đốc PACKEXPORT.
b. Cơ chế hoạt động.
Để có thể thích nghi tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần, PACKEXPORT cũng nh nhiều doanh nghiệp khác trong cả nớc đều ý thức đ- ợc điều quan trọng rằng: cần thoả mãn nhu cầu tối đa của khách hàng, nhằm lôi kéo đợc, duy trì đợc thị phần và thu đợc lợi nhuận, đồng thời không ngừng nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn bằng cách tăng nhanh số vòng quay. Để thực hiện đợc mục tiêu này trớc hết PACKEXPORT cần phải có một đội ngũ cán bộ giỏi về trình độ nghiệp vụ, có kiến thức nhất định về ngành hàng kinh doanh (chủ yếu là máy móc thiết bị). Đồng thời PACKEXPORT cũng phải tạo ra một tổ chức hoạt động gọn nhẹ, phát huy tính chủ động sáng tạo của mỗi cán bộ công nhân viên và mỗi ca kíp làm việc.
Quán triệt tinh thần đó, ban lãnh đạo PACKEXPORT đã quyết định trao quyền tổ chức, thực hiện hoạt động kinh doanh cho các đơn vị, theo đó các đơn vị kinh doanh phải tự nghiên cứu thị trờng (có sự hỗ trợ, giúp đỡ của các văn phòng đại diện trực thuộc Công ty ở nớc ngoài). Các đơn vị này phải chuyển dự thảo hợp đồng và phơng án sử dụng vốn sang bộ phận kế hoạch tài chính để xin cấp vốn. Sau đó toàn bộ các hồ sơ này phải đợc đề trình lên Tổng giám đốc để phê duyệt. Chỉ khi có chữ ký của Tổng giám đốc thì các đơn vị mới đợc phép rút vốn tại ngân hàng vốn và tổ chức thực hiện các khâu tiếp theo.
Riêng đối với những dự án nhập khẩu thiết bị toàn bộ và dây truyền công nghệ có giá trị lớn, cần đa qua trung tâm t vấn đầu t và thơng mại để tham mu góp ý. Theo quy đinh 91/CP, đối với các hợp đồng nhập khẩu thiết bị toàn bộ có giá trị từ 5 - 10 triệu USD phải đợc đệ trình Hội Đồng thẩm định Nhà nớc phê duyệt. Những hợp đồng có giá trị trên 10 triệu USD thì phải đợc Thủ tớng Chính phủ Nhà nớc phê duyệt. Đối với những hợp đồng có giá trị lớn nhng dới 5 triệu USD phải đ- ợc Bộ Thơng mại phê duyệt và phải có ý kiến của cơ quan chủ quản cũng nh Bộ Tài chính.
2.2 Tổ chức sản xuất.
Trong thời gian qua, Công ty gặp tơng đối nhiều khó khăn trong triển khai hoạt động sản xuất. Trong đó nổi bật lên là khủng hoảng tài chính của các nớc trong khu vực làm cho sản xuất trong nớc phát triển chậm, dẫn đến nhu cầu về bao bì cũng bị ảnh hởng. Mặt khác, ở các khu vực Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng đều xuất hiện
thêm nhiều cơ sở sản xuất bao bì mới do bản thân các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá, đầu t tự sản xuất bao bì, tạo ra sự cung cấp khép kín trong nội bộ. Hoặc trong các doanh nghiệp t nhân đầu t sản xuất bao bì cũng tăng lên đáng kể. Việc các cơ sở sản xuất bao bì và tham gia sản xuất bao bì tăng lên trong khi nhu cầu tiêu thụ không tăng làm cho sự cạnh tranh càng trở nên gay gắt và quyết liệt. Để giành giật khách hàng, nhiều cơ sở bán phá giá, bán thấp hơn giá thành hay tạo ra cơ chế thị trờng để lôi kéo thị trờng làm cho thị trờng tiêu thụ của các đơn vị sản xuất thuộc Công ty bị thu hẹp, hiệu quả sản xuất giảm.
Tuy gặp phải rất nhiều khó khăn nhng phần lớn cá đơn vị sản xuất trong Công ty vẫn có đủ công ăn việc làm cho ngời lao động, tiếp tục khai thác thêm khách hàng mới bù đắp cho số khách hàng cũ đã bị san sẻ, mở thêm mặt hàng mới, mở thêm thị trờng tiêu thụ mới ngoài khu vực. Đặc biệt, xí nghiệp in đã thu hút đợc l- ợng khách hàng khá lớn vào cuối năm 1998, tạo cho công ty đạt doanh số bán ra xấp xỉ 46,25 tỷ đồng. Năm 1999 dù gặp phải những khó khăn lớn nh khủng hoảng trong khu vực (nớc ta chịu ảnh hởng muộn), thị trờng bị thu hẹp, giá cả vật t biến động mạnh cộng với cạnh tranh quyết liệt nên phần lớn giá bán các sản phẩm đều phải hạ làm cho doanh số và hiệu quả đạt thấp.
Nhng đến năm 2000 và 2001 tuy vẫn tồn tại những khó khăn nhng các đơn vị của Công ty đã cố gắng để thực hiện nhiệm vụ đợc giao, sản xuất tơng đối ổn định, về cơ bản có đủ việc làm cho ngời lao động. Quy trình sản xuất đợc chấn chỉnh thêm tạo điều kiện giảm giá thành quản lý vật t, chi phí chất lợng giá cả tốt hơn. Vật t đầu vào đợc cân đối và sử dụng hợp lý. Hàng do các đơn vị sản xuất tơng đối ổn định về chất lợng, tỷ lệ sản phẩm hỏng giảm đáng kể so với các năm trớc. Chi phí về điện, thông tin, chi phí ngoài sản xuất có tỷ lệ giảm hơn so với năm 2000. Thị trờng là một trong những yếu tố quyết định của sản xuất kinh doanh do đó các xí nghiệp này đã chú trọng công tác này. Hiện nay những đơn đặt hàng có số lợng lớn và giá trị lớn không nhiều thì việc thực hiện các đơn đặt hàng có giá trị nhỏ đòi hỏi có sự cố gắng cao, tính toán hợp lý và khoa học.
Qua thời gian sản xuất, năng lực quản lý và trình độ tay nghề của công nhân đ- ợc nâng lên. Xí nghiệp in và sản xuất bao bì vẫn duy trì đợc hoạt động ổn định và có hiệu quả.
Bên cạnh những thuận lợi thì Công ty vẫn còn bộc lộ một số yếu kém nh hệ số quay vòng tài sản thấp, tỷ suất lợi nhuận trên vốn sử dụng thấp. Hoạt động sản xuất của xã hội nói chung và Công ty nói riêng rất khó khăn. Có đơn vị chuyển biến và xử lý công việc cha khẩn trơng nên ảnh hởng đến doanh số, thị phần và hiệu quả của Công ty. Tinh thần chủ động của cán bộ công nhân viên và đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo còn cha cao, còn ảnh hởng do tác động của cổ phần hoá Công ty. Đội ngũ lãnh đạo tại đơn vị sản xuất thiếu số lợng và cha thích ứng với cơ chế thị truờng. Chế độ bảo dỡng máy móc cha đều theo định kỳ thời gian dẫn đến tình trạng hoạt động vận hành của máy móc có lúc bị ngừng làm ảnh hởng đến tiến độ sản xuất.
2.3 Một số nguyên liệu mà công ty sử dụng.
+ Gỗ bao gồm: Gỗ xẻ, gỗ tròn, gỗ dán.
+ Hoá chất bao gồm: PP, LDPE,Paraphin, nhựa.
+ Thép bao gồm: Thép lá, thép tráng kẽm,đai nẹp sắt, đinh thép dẹt, dây làm đinh, đai nẹp nhựa, kìm siết nẹp nhựa,cổ nút thùng phi.
+ Giấy bao gồm: Giấy Carton kraff, giấyCarton duplex, giấy láng, các loại giấy khác.
Các nguyên liệu mà công ty sử dụng chủ yếu là nguyên liệu nhập từ nớc ngoài
(chiếm 80%). Lợng nguyên liệu đợc nhập chủ yếu từ khu vực Châu á nh: Nam
triều tiên, Đài loan, Thái lan, Singapore, Nhật bản, Trung quốc, Inđonexia...
2.4. Công nghệ, máy móc thiết bị Công ty sử dụng.
Công ty XNK & kỹ thuật bao bì là đơn vị hoạt động kinh doanh là chính. Do vậy, phần lớn máy móc thiết bị tập trung ở xí nghiệp sản xuất Bao bì Carton và x- ởng in thực nghiệm. Hàng năm Công ty đều đầu t tu bổ sắm trang thiết bị máy móc mới cho phù hợp với tơng lai.
Công ty gồm hệ thống máy móc sau:
- Máy in ROLANDZ K38, hai màu, khổ in 72* 102 với công suất 10.000 tờ /giờ.
- Máy dập hộp định hình tự động 8P 102- SE của hãng BOBST Thụy sỹ, khổ dập 72*120, công suất 7.500 tờ/giờ.
- Hệ thống máy móc chế bản.
- Hệ thống thiết bị chế bản khuôn cho máy bế hộp. - Dây truyền sản xuất Carton sóng- Việt nam. - Máy thổi nhựa (1995) của Đài loan.
- Hệ thống máy thổi tạo hạt (1997) của Việt nam.
2..5. Lao động và tài chính của Công ty.
+ Lao động của Công ty bao gồm 278 ngời. Nhìn chung lực lợng lao động còn trẻ, đủ trình độ kỹ thuật tay nghề để đảm đơng công việc sản xuất cũng nh công tác quản lý của Công ty. Trong đó có:
- Cán bộ quản lý:15 ngời.
- Viên chức nghiệp vụ: 30 ngời.
- Công nhân: 233 ngời.
- Cấp bậc bình quân: 3/7.
Trong điều kiện hiện nay Công ty vẫn đang tiếp tục nâng cao trình độ quản lý của cán bộ cũng nh cấp bậc của công nhân nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Tài chính của Công ty gồm:
- Tổng vốn của Công ty có: 21.520 triệu VND.
- Vốn cố định của Công ty: 3.000 triệu VND.
- Vốn lu động của Công ty: 18.520 triệu VND.
Công ty là đơn vị hoạt động kinh doanh với tài khoản:
- Tiền Việt nam: 361.111.000.006. Ngân hàng ngoại thơng Việt
- Ngoại tệ: 362.111.370.006. Ngân hàng ngoại thơng VIệt nam.