II. Thực trạng về phân tích tình hình xuất khẩu và hiệu quả xuất khẩu 1 Thực trạng về tổ chức phân tích
a) Các hình thức phân tích
Trong công tác hoạt động kinh tế có nhiều hình thức phân tích mỗi hình thức đều có một u điểm riêng, tuỳ vào mục đích phân tích, yêu cầu của nhà quản lý mà công ty lựa chọn hình thức phân tích cho phù hợp. Phòng tổng hợp tại công ty có nhiệm vụ thu thập nắm bắt những thông tin mới nhất về thị trờng có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh, thu thập số liệu, tài liệu từ các phòng XNK1, XNK2 …. XNK8. Việc thu thập thông tin đợc thực hiện mỗi tháng và số liệu cũng đợc tổng hợp sau mỗi kỳ kinh doanh.
Dựa vào yêu cầu quản lý và phân tích, phòng tổng hợp áp dụng hai hình thức phân tích đó là phân tích nghiệp vụ và phân tích định kỳ.
* Phân tích nghiệp vụ
Phân tích nghiệp vụ đợc tiến hành thờng xuyên liên tục tại công ty xuất nhập khẩu Hà Nội. Công việc này là do phòng tổng hợp đảm nhận, phòng có chức năng tổng hợp phân tích dữ liệu số liệu phát sinh cung cấp cho tổng giám đốc để giúp39
giám đốc kịp thời điều chỉnh sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo định kỳ trình tổng giám đốc, bộ chủ quản và các cơ quan quản lý nhà nớc có liên quan. Hàng tuần, hàng tháng phòng tổng hợp đều tập hợp số liệu về kim ngạch xuất khẩu của các phòng kinh doanh từ phòng xuất nhập khẩu 1 đến phòng xuất nhập khẩu 8, xí nghiệp tocan, chi nhánh Hải Phòng, chi nhánh TP HCM. Sau khi số liệu đã đợc kiểm tra kỹ lỡng bởi các nhân viên trong phòng tổng hợp để chắc chắn rằng số liệu là khớp đúng nh trong hợp đồng thì trởng phòng tổng hợp tiến hành phân tích các số liệu đã thu thập đợc.
Sau đây là báo cáo kinh doanh xuất nhập khẩu từ 1/1/2003 đến 31/3/2003
Sau khi đã phân tích về tình hình thực hiện xuất khẩu của các phòng so với kế hoạch, so với cùng kỳ năm trớc thì phòng tổng hợp những số liệu trên lên phòng tổng giám đốc để giúp tổng giám đốc nắm vững tình hình kinh doanh xuất khẩu từ đó tổng giám đốc có sự chỉ đạo kế hoạch kinh doanh cho thích hợp với diễn biến tình hình thực tế.
Ngoài ra phòng Tài chính - Kế toán cũng đóng góp vào việc nhận định tình hình tình hình kinh doanh, nhận ra những khó khăn đang xảy ra khi thực hiện hợp đồng nh việc ký quỹ mở L/C, hay việc kiểm tra các hợp đồng xuất khẩu, tính toán các chi phí trong quá trình xuất khẩu… Kế toán trởng là ngời trực tiếp chỉ đạo các nhân viên thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu hàng hoá theo đúng quy định và phù hợp với tình hình diễn biến của thị trờng. Kế toán trởng cũng đa ra những nhận xét, đánh giá về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên sự ghi chép hạch toán của phòng kế toán từ đó tham mu cho giám đốc cũng nh giúp giám đốc nắm đợc tình hình để đa ra những quyết định đúng đắn.
Phân tích nghiệp vụ có một ý nghĩa quan trọng, nó góp phần thúc đẩy thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những mâu thuẫn tồn tại huặc những khó khăn mới nảy sinh. Công ty xuất nhập khẩu Hà Nội hiểu rõ tầm quan trọng của công tác phân tích nghiệp vụ nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty luôn đợc phân tích một cách thờng xuyên toàn diện để làm sao nắm bắt đ-
ợc trung thực, chính xác diễn biến kinh doanh từ đó đa ra những quyết định đúng giúp cho hoạt động kinh doanh đợc liên tục thông suốt.
* Phân tích định kỳ
Cứ sau mỗi kỳ kinh doanh công ty đều tiến hành phân tích định kỳ. Số liệu dùng để phân tích là những số liệu tổng hợp do phòng kế toán cung cấp và số liệu do phòng tổng hợp thu thập và tổng hợp. Mục đích của việc phân tích này không nằm ngoài mục đích là kiểm tra đánh giá lại tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, qua đó xác định chính xác kết quả kinh doanh. Đồng thời qua phân tích cũng tìm ra những mâu thuẫn tồn tại, những nguyên nhân ảnh hởng khách quan cũng nh chủ quan từ đó đề ra những phơng hớng biện pháp cải tiến, hoàn thiện làm cơ sở căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch kỳ tới. Tuy nhiên việc phân tích định kỳ tại công ty không đợc thực hiện nh lý thuyết. Ngoài các báo cáo tài chính do phòng kế toán lập: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lu chuyển tiền tệ, bảng cân đối tài khoản thì cuối năm công ty có lập một báo cáo tổng kết năm trong đó nêu lên những kết quả mà công ty đã đạt đợc, đa ra những tồn tại cần phải khắc phục, đa ra phơng hớng và kế hoạch hoạt động cho năm sau.
Sau đây là một vài nét chính trong Báo cáo tổng kết năm 2003 của Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội
Phần I
Tình hình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu
1/ Kế hoạch bộ giao cả năm 24.000.000 USD Trong đó: Xuất khẩu: 7.000.000 USD
Nhập khẩu 17.000.000 USD 2/ Công ty đã thực hiện cả năm 25.892.479 USD
Trong đó: Xuất khẩu: 6.751.486 USD Nhập khẩu: 19.141.011 USD
Nh vậy, cả năm công ty đã thực hiện kim ngạch XNK = 107,89% so với chỉ tiêu đợc giao và = 104,05% so với kim ngạch thực hiện năm 2002.
Phần II
Tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính
+ Vốn lu động : 25.827 triệu đồng + Vốn cố định: 19.165 triệu đồng
II. Các chỉ tiêu tài chính cơ bản: kế hoạch thực hiện 1. Doanh thu (triệu đồng) 280.000 327.468 2. Các khoản nộp ngân sách (triệu đồng) 38.542 45.563
Thuế GTGT 16.000 16.936 Thuế XNK 17.870 23.613 Thuế TTĐB 4.000 4.345 Thuế TNDN 672 672 3. Phí trực tiếp (triệu đồng) 15.494 4. Phí quản lý (triệu đồng) 2.465 5. Lợi nhuận (triệu đồng) 2.100 6. Thu nhập bình quân ngời / tháng 2.100.000
Năm 2003, công ty đã nỗ lực phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vợt mức các chỉ tiêu tài chính đợc giao, cụ thể là:
+ Doanh thu đạt 327.468 triệu đồng, bằng 116,9% kế hoạch và bằng 113,9% năm 2002.
+ Nộp ngân sách đạt 45.563 triệu đồng, bằng 118,2% kế hoạch và bằng 105% năm 2002.
+ Lợi nhuận đạt 2.100 triệu đồng, bằng 100% kế hoạch và bằng 106% năm.
Phần III
Phơng hớng công tác năm 2004
Năm 2004 là năm có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện kế hoạch 05 năm 2001 – 2005. Sự ổn định và phát triển của các doanh nghiệp, trong đó có công ty ta đóng góp một phần quan trọng trong việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội của đất nớc. Phát huy những kết quả đạt đợc trong năm 2003, toàn thể cán bộ trong công ty trên dới một lòng đoàn kết nhất trí, nỗ lực phấn đấu vì sự phồn vinh của công ty trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, luôn luôn tự học hỏi và tìm tòi sáng tạo để tự mình theo kịp sự tiến triển của xã hội, thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu đợc giao là:
Trong đó: + Xuất khẩu 7.500.000 USD + Nhập khẩu 19.000.000 USD
2. Doanh thu: 330 tỷ VNĐ
3. Nộp ngân sách: 41,7 tỷ VNĐ
4. Lợi nhuận: 2,2 tỷ VNĐ
Để thực hiện các chỉ tiêu trên chúng ta phải thực hiện các biện pháp sau:
+ Củng cố và mở rộng thị trờng ngoài nớc để tăng mạnh kim ngạch xuất khẩu. Cần phải củng cố những mặt hàng đang xuất và mở rộng thêm mặt hàng mới vào thị trờng truyền thống của công ty là Canada, Nam mỹ nh chilê, argentina, đồng thời tích cực chào bán hàng cho các thị trờng mới nh Châu phi, trung đông, các n- ớc ASEAN… tích cực tham gia các hoạt động xúc tiến thơng mại để phát hiện và kịp thời nắm bắt các cơ hội kinh doanh, đẩy mạnh xuất khẩu.
+ Chủ động gắn bó với cơ sở sản xuất trong nớc để tạo nguồn cung cấp hàng xuất khẩu ổn định, đa dạng hoá mặt hàng xuất khẩu phù hợp với nhu cầu, thị hiếu luôn thay đổi của thế giới, tạo ra những mặt hàng có giá thành rẻ, chất lợng cao, tạo sức cạnh tranh cho hàng xuất khẩu.
+ Mở rộng hoạt động của công ty sang lĩnh vực sản xuất để tạo sự cân bằng trong hoạt động kinh doanh của công ty có cả sản xuất và kinh doanh.
+ Giải quyết dứt điểm các công nợ đang tồn đọng và giải phóng nhanh hàng tồn kho.