II. Giải pháp hoàn thiện công tác lập dự án
1. Tổ chức thực hiện dự án
1.1. Xây dựng quy trình chặt chẽ
- Trước khi ký kết hợp đồng, Công ty phải xem xét tất cả các yêu cầu của khách hàng để hiểu rõ cũng như thoả thuận nếu có sự khác biệt, đồng thời để kiểm tra, khẳng định Công ty có đủ nguồn lực và điều kiện thực hiện thoả mãn yêu cầu của khách hàng.
- Quá trình thực hiện lập đề cương và thực hiện lập dự án có sự thống nhất giữa các bộ phận, phải được tiến hành kiểm tra thường xuyên.
- Phải xây dựng một hệ thống đảm bảo chất lượng, thực hiện kiểm tra chất lượng chặt chẽ trong quá trình thực hiện lập dự án. Để việc kiểm tra đánh giá được chính xác, các thành viên trong nhóm thanh tra cần khảo sát thực tế, thậm chí phải cùng đi khảo sát với những người trực tiếp nghiên cứu số liệu liên quan đến dự án trong tổ soạn thảo ( nếu cần thiết ) nhằm xác minh nguồn gốc, độ tin cậy của dự án.
- Phân công công việc phù hợp cho từng người trong nhóm soạn thảo, khi cần thiết phải thuê tư vấn bên ngoài cần phải xem xét kỹ, lựa chọn người có năng lực.
- Công ty cũng cần kiểm tra chặt chẽ quá trình in ấn, nộp, lưu trữ và bảo quản tài liệu theo đúng yêu cầu quy định.
1.2. Cơ cấu tổ chức nhân sự hợp lý 1.2.1. Phân cấp quản lý
Một dự án đầu tư lớn, vốn nhiều, có nhiều chuyên môn khác nhau vì vậy các phòng chuyên môn cần phải phối hợp tổ chức thực hiện tốt các công tác tư vấn theo đúng chuyên môn của mình, góp phần hoàn thiện dự án cho khách hàng.
Một dự án đầu tư nếu được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện cho tiến trình đầu tư đạt kết quả tốt và ngược lại nếu một dự án tính toán sai ngay từ khâu khảo sát, lựa chọn kỹ thuật thì đưa vào tính toán kinh tế sẽ cho kết quả sai do đó tính chất khả thi của dự án sẽ bị sai lệch. Hay trong khâu lựa chọn kỹ thuật đúng các định mức sản lượng nhưng khâu kinh tế lại áp đặt sai giá cả dẫn đến tính toán sai các chỉ tiêu tài chính làm cho chất lượng dự án không được đảm bảo. Do đó để có được dự án chất lượng cần phải tổ chức phân định rõ ràng quyền và trách nhiệm của các phòng ban. của từng người trong quá trình tổ chức thực hiện lập dự án.
1.2.2. Phối hợp giữa các phòng ban
Bất cứ tổ chức nào muốn làm việc có hiệu quả đều cần phải có sự liên kết, gắn bó giữa các bộ phận. Mỗi phòng ban trong Công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng của mình nhưng giữa các phòng lại có mối quan hệ với nhau về phương pháp và cách thức thực hiện công việc. Công tác lập dự án cũng không phải là ngoại lệ, muốn làm tốt công tác này cần thiết phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, trong đó phòng Dự án, phòng Tư vấn thiết kế, phòng Kế hoạch đóng vai trò rất quan trọng . Do đó để đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động phòng Dự án cần liên hệ với phòng Tư vấn thiết kế để có phương án xây dựng tối ưu.
Trong quá trình thực hiện để tạo thuận lợi về mặt tài chính, thanh toán nhanh chi phí cho lập dự án thì cũng cần phải phối hợp với phòng kế toán – tài chính.
Đồng thời cũng cần thường xuyên giữ mối quan hệ qua lại với tư vấn phụ (do Công ty thuê), với chủ đầu tư giúp cho việc trao đổi những nội dung công việc được tiến hành thuận lợi, kịp thời, đảm bảo thống nhất mục tiêu, yêu cầu đặt ra cũng như khi có sự thay đổi.
1.3. Đội ngũ cán bộ
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có thể nâng cao uy tín đối với khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh với các đối thủ thì việc phát huy nhân tố con người được đặt lên hàng đầu. Khi năng lực chuyên môn của cán bộ được nâng lên thì chất lượng của dự án được lập sẽ được nâng cao và chi phí, thời gian lập, thẩm định nói chung sẽ giảm đi.
Trong mỗi hoạt động của Công ty đểu cần có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động với nhiệt huyết, làm việc sáng tạo đồng thời cũng cần những cán bộ lâu năm có kinh nghiệm để giải quyết những vấn đề phức tạp, tế nhị. Vì vậy Công ty cần phải có chính sách về đào tạo, đào tạo lại, tuyển dụng nhân viên một cách đúng đắn để có thể tạo ra được cơ cấu cán bộ hợp lý, tiến đến mục tiêu cán bộ công nhân viên trong Công ty sẽ được trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết và kiến thức chuyên sâu trong các lĩnh vực mà Công ty hoạt động.
Để đầu tư vào nguồn nhân lực một cách có hiệu quả nhất, Công ty cần có kế hoạch cử một số nhân viên ở các bộ phận tham gia vào các lớp học đào tạo chuyên môn nhằm nâng cao trình độ như các lớp quản lý dự án, nâng cao khả năng thắng thầu hoặc các lớp cấp bằng chứng chỉ tư vấn giám sát … do các trường đại học mở hay do Bộ xây dựng mở.
Phải tuyển chọn cả những nhà kinh tế về lập dự án và cả những kỹ sư xây dựng giỏi trong việc thiết kế để cả hai cùng phối hợp cho ra những bản vẽ xây dựng và con số kinh tế đế từ đó có thể tính được hiệu quả của dự án mình cần. Đối với việc tuyển dụng những nhân viên mới có năng lực trình độ đạt yêu cầu thì Công ty cần đề ra những tiêu chí xét tuyển riêng phục vụ cho những nhu cầu cấp thiết, phù hợp với mục tiêu phát triển của Công ty.
1.4. Thu thập, xử lý thông tin chính xác
Khi soạn thảo một dự án, chúng ta xây dựng một hoạt động mới. Hoạt động này có thể làm cho dự án khả thi, đồng thời cũng có thể tác động ngược
lại. Vì vậy vấn đề tìm hiểu ảnh hưởng của các hoạt động này là một vấn đề quan trọng và muốn tìm hiểu được các tình hình đó ta cần phải có các dữ liệu.
Nắm đúng và đủ tình hình hiện tại, đồng thời tiên đoán sát với thực tế những gì sẽ xảy ra trong tương lai ta mới có thể có đủ cơ sở để chứng minh tính khả thi của một dự án. Để đạt được mục tiêu đó ta cần phải thu thập, phân tích và xử lý thông tin một cách chính xác.
1.4.1. Thu thập dữ liệu
Trước khi thu thập dữ liệu ta phải xác định rõ mục tiêu thu thập dữ liệu đó làm gì? Sau đó xác định nguồn dữ liệu nào có thể cho ta dữ kiện và số liệu đó. Cần đa dạng hóa các nguồn thu thập thông tin.
Sau khi xác định mục tiêu và nguồn dữ liệu cần tìm kiếm cũng như cần tìm kiếm nguồn dữ liệu đó ở đâu ta có thể bắt đầu giai đoạn thu thập dữ liệu. Các dữ liệu có thể được chia làm hai loại: các dữ kiện có sẵn và các dữ kiện phải tự tạo.
• Vấn đề sử dụng các dữ kiện có sẵn
Có thể thu thập những thông tin này từ các nguồn sau:
- Các thông tin về kinh tế, tài chính, thị trường và kỹ thuật có thể thu thập được từ các cơ quan Nhà nước ( Ủy ban kế hoạch, Tổng cục thống kê, Ngân hàng Nhà nước, Bộ tài chinh, các Bộ quản lý ngành, Ủy ban xây dựng cơ bản, Ban phân vùng kinh tế…) các tài liệu về quy hoạch địa phương có thể liên hệ với các chính quyền địa phương.
- Các tài liệu về kỹ thuật có thể tham khảo sách báo kỹ thuật trong các thư viện, trường đại học, các trung tâm - Viện nghiên cứu, các xí nghiệp, các đơn vị kinh tế có liên quan hoặc từ các nhà cung cấp máy móc thiết bị, các Công ty tư vấn dịch vụ, đầu tư….
- Các thông tin được cung cấp từ chủ đầu tư.
Vấn đề cơ bản trong việc sử dụng các dữ kiện có sẵn là ta phải kiểm chứng các dữ kiện này để xác định chúng có đúng là báo cáo những yêu cầu đã đề ra trong yêu cầu của mình hay không? Và xác định kỹ các sai sót và độ chính xác của dữ kiện.
• Vấn đề thu thập dữ kiện mới
Sau khi thu thập những dữ kiện thống kê có sẵn, nếu thấy các dữ kiện này chưa đáp ứng đầy đủ các đòi hỏi của ta mà cần phải có thêm những dữ kiện mới, ta sẽ phải tìm cách thu thập những dữ kiện này một cách trực tiếp, tức là phải thực hiện một cuộc khảo sát điều tra. Hai vấn đề quan trọng nhất trong việc tổ chức một cuộc khảo sát là: thiết lập một bản phỏng vấn và lựa chọn đối tượng phỏng vấn.
Có thể thu thập thông tin bằng cách lấy ý kiến chuyên gia - là quá trình sử lý phân tích ý kiến đánh giá của các cá nhân và tập thể chuyên gia. Tiến hành như sau:
- Lấy ý kiến của từng chuyên gia, nhóm chuyên gia về các khía cạnh liên quan.
- Tập hợp các câu trả lời của từng chuyên gia, nhóm chuyên gia để phân tích đánh giá. Nếu độ phân tán của các câu trả lời cao thì việc phỏng vấn chuyên gia sẽ được lập lại cho đến khi câu trả lời tập trung.
Công ty cũng nên thành lập một thư viện, trong đó lưu giữ những sách báo, hoặc các tài liệu liên quan tới nhiều lĩnh vực phục vụ cho nhiều hoạt động khác nhau của Công ty trong đó có hoạt động lập dự án đầu tư để các thành viên trong tổ soạn thảo tiện tra cứu thông tin.
1.4.2. Vấn đề xử lý dữ liệu
Cần tăng cường các trang thiết bị, các chương trình tiện ích, các chương trình phần mềm ứng dụng vào việc tính toán các chỉ tiêu trong quá trình thẩm định. Bên cạnh sử dụng các chương trình word, excel là chủ yếu
thì có thể đầu tư nâng cao chất lượng của các phần mềm ứng dụng trong công tác lập dự án.
Cần phải tìm hiểu và tăng cường ứng dụng các cách thức, phương pháp mới trong vấn đề xử lý thông tin.