BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có Tài khoản 331 phải trả cho người bán
Tháng 3 năm 2009 Số TT Tên đơn vị hoặc Số dư đầu kỳ
Ghi có TK 331, Ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 153 ……. Cộng Có TK 331 .... 450.0000 Cộng ...
+) Trường hợp thanh toán trừ tạm ứng. Sau khi ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu, Công ty phải tạm ứng cho người bán (kế toán lập phiếu chi tiền mặt hoặc lập lệnh chuyển tiền) khi nhận hàng thanh toán nốt số còn lại bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Định khoản : a) Nợ TK 331 Có TK 111, 112 b) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331
Kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán, và nhật ký chứng từ số 5.
Ngoài ra còn Trường hợp cán bộ cung ứng tạm ứng tiền đi thu mua NVL, đầu tiên dựa vào kế hoạch mua NVL, cán bộ cung ứng lập giấy đề nghị tạm ứng trình thủ trưởng xét duyệt. Sau khi thủ trưởng duyệt thì kế toán lập phiếu chi với đầy đủ chữ ký, thủ quỹ giao tiền cho cán bộ cung ứng.
Nợ TK 141 Có TK 111
Cán bộ cung ứng đi mua NVL thuê xe chở về kho, lập giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn mua hàng trình giám đốc duyệt. Khi giám đốc duyệt thì kế toán mới làm thủ tục thanh toán tạm ứng.
Từ Phiếu nhập kho kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152
Nợ TK 133 Có TK 331
+ Số tiền thu hoàn ứng là số đã tạm ứng nếu số tiền đã tạm ứng nhỏ hơn số tiền mà cán bộ cung ứng thực tế chi ra để mua hàng. Khi đó kế toán phải lập phiếu chi để thanh toán cho nhà cung cấp
a) Nợ TK 111: Số tiền đã tạm ứng Có TK 141
b) Nợ TK 331: Số tiền hàng Có TK 111
+ Nếu số tiền hàng nhỏ hơn số tạm ứng, thì số tiền thu hoàn ứng là bằng số tiền hàng. Kế toán lập phiếu thu để thu từ người đi mua hàng cho đủ số đã tạm ứng
Nợ TK 111: Số tiền mua hàng thực tế Có TK 141:
Phiếu thu bổ xung:
Nợ TK 111: Số tiền đã tạm ứng - số tiền mua hàng thực tế Có TK 141
Kế toán lập phiếu chi thanh toán tiền hàng: Nợ TK 331
Có TK 111.
Các chứng từ này được sử dụng để ghi vào sổ Nhật ký chứng từ số 1, Bảng kê số 1, Nhật ký chứng từ số 10, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng lấy số liệu tổng cộng vào Nhật ký chứng từ số 5.
Ví dụ: kế toán tạm ứng cho ông Trịnh Xuân Hoà đi mua cót nan, số tiền 20 triệu đồng. Số tiền Ông Hoà thực tế chi ra để mua là 20.500.000 đ. Kế toán lập các chứng từ như đã trình bày ở trên, rồi ghi vào sổ sách như sau:
Sổ chi tiết thanh toán với người bán và Nhật ký chứng từ số 5 ghi tương tự như trên. Dưới đây là nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 10
Biểu 10: Nhật ký chứng từ số 1
Đơn vị 1000đ
Số TT Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản
111 … 141 … 152 331 … Cộng có TK 111 21 26/2 20.000 …. … … … … 32 28/2 20.500 …. ….