III. Cỏc cụng đoạn phỏt triển hệ thống
1. Giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu
Đỏnh giỏ yờu cầu cú mục đớch cung cấp cho lónh đạo của tổ chức hay hội đồng giỏm đốc những dữ liệu đớch thực để ra quyết định về thời cơ, tớnh khả thi và hiệu quả của một dự ỏn phỏt triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và đũi hỏi chi phớ lớn. Song đỏnh giỏ đỳng yờu cầu là quan trọng cho việc thành cụng của một dự ỏn. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này cú thể làm lựi bước trờn toàn bộ dự ỏn, kộo theo những chi phớ lớn lóng phớ cho tổ chức.
Đỏnh giỏ một yờu cầu gồm việc nờu vấn đề, ước đoỏn độ lớn của dự ỏn và những thay đổi cú thể, đỏnh giỏ tỏc động của những thay đổi đú, đỏnh giỏ tớnh khả thi của dự ỏn và đưa ra những gợi ý cho những người cú trỏch nhiệm ra quyết định. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để khụng kộo theo nhiều chi phớ về thời gian. Một số chuyờn gia ước tớnh rằng, thời gian dành cho đỏnh giỏ dự ỏn chiếm 4-5% tổng số thời gian dành cho dự ỏn. Đú là một nhiệm vụ phức tạp, vỡ nú đũi hỏi người phõn tớch phải thực hiện nhanh với sự nhạy bộn cao, từ đú xỏc định những nguyờn nhõn cú thể nhất và đề xuất cỏc giải phỏp, xỏc định độ lớn về chi phớ và thời hạn để đi đến giải phỏp mới, đỏnh giỏ được tầm quan trọng của những biến đổi, dự bỏo được những ảnh hưởng của chỳng.
Như vậy trong một thời gian ngắn, phõn tớch viờn phải thực hiện lướt qua toàn bộ cỏc cụng đoạn của việc phỏt triển hệ thống thụng tin. Nờn cần phải giao cụng việc này cho những người giàu kinh nghiệm.
Đỏnh giỏ yờu cầu gồm 4 cụng đoạn chớnh: - Lập kế hoạch
- Làm rừ yờu cầu - Đỏnh giỏ khả thi
- Chuẩn bị yờu cầu và đỏnh giỏ yờu cầu
Mỗi giai đoạn của quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch cẩn thận, mức độ hỡnh thức húa của kế hoạch này sẽ thay đổi theo quy mụ của dự ỏn và theo giai đoạn phõn tớch.
Lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự ỏn là làm quen với hệ thống đang xột, xỏc định thụng tin phải thu thập cũng như phương phỏp thu thập cần dựng, số lượng và sự đa dạng của nguồn thụng tin này phụ thuộc vào kớch thước và độ phức tạp của hệ thống cần nghiờn cứu.
1.2. Làm rừ yờu cầu
Làm rừ yờu cầu là làm cho cỏc phõn tớch viờn yờu cầu hiểu đỳng yờu cầu của người yờu cầu, xỏc định chớnh xỏc đối tượng yờu cầu, thu thập cỏc yờu cầu cơ bản của hệ thống và xỏc định khung cảnh nghiờn cứu. Giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu và cụ thể là cụng đoạn làm rừ yờu cầu cho phộp cỏc phõn tớch viờn xỏc định chớnh xỏc xem người sử dụng muốn gỡ?
Tiếp theo phõn tớch viờn phải đỏnh giỏ xem yờu cầu cú đỳng như đề nghị để cú thể giảm xuống hay mở rộng tăng thờm.
Làm sỏng tỏ yờu cầu chủ yếu được làm sỏng tỏ qua những cuộc gặp gỡ với những người yờu cầu sau đú là với những quản lý chớnh mà bộ phận của họ bị tỏc động hay bị ảnh hưởng bởi hệ thống đang nghiờn cứu.
Khung cảnh của hệ thống được xem như cỏc nguồn hay cỏc đớch của thụng tin cũng như cỏc bộ phận, cỏc chức năng và cỏc cỏ nhõn tham gia vào xử lý dữ liệu. Xỏc định khung cảnh của hệ thống khụng phải dễ dàng, nếu phõn tớch viờn xỏc định nú quỏ dễ dàng sẽ dẫn đến một số thành phần bị bỏ qua, hệ thống – kết quả của dự ỏn sẽ khụng đỏp ứng tốt nhu cầu của tổ chức, và nú cú thể tỏc động đến những bộ phận hoặc hệ thống mà người ta khụng tớnh đến trong quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống. Nhưng nếu xỏc định quỏ rộng khung cảnh cũng cú những hậu quả tiờu cực, mặc dự nú đảm bảo cho nhà phõn tớch tớnh hết cỏc tỏc động quan trọng của mụi trường nhưng sẽ làm tăng thời gian và chi phớ của hệ thống tương lai. Chớnh vỡ vậy phõn tớch viờn phải tận dụng những cuộc gặp gỡ cũng như tham vấn từ những tài liệu khỏc nhau cú trong tổ chức để thu thập những thụng tin về hệ thống và mụi trường xỏc thực của nú. Những thụng tin cú
liờn quan đến cỏc mặt kỹ thuật, tổ chức và tài chớnh rất cần cho việc tiến hành đỏnh giỏ khả năng thực thi của dự ỏn.
Những cuộc trao đổi cho phộp thu thập cỏi nhỡn của cỏc nhõn tố khỏc nhau về vấn đề nguồn gốc của yờu cầu, do vậy phõn tớch viờn phải rỳt ra những yếu tố khỏch quan nhất.
Cỏc cụng cụ được nhà phõn tớch dựng cho quỏ trỡnh phỏt triển dự ỏn đặc biệt là trong giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu là phỏng vấn, quan sỏt, nghiờn cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra.
Cuối cựng phõn tớch viờn phải tổng hợp thụng tin dưới ỏnh sỏng của những vấn đề đó được xỏc định, và những nguyờn nhõn cú thể nhất, chuẩn bị một bức tranh khỏi quỏt về giải phỏp để tiến hành đỏnh giỏ khả năng thực thi của dự ỏn.
1.3. Đỏnh giỏ khả thi
Đỏnh giỏ khả thi của một dự ỏn là tỡm xem cú yếu tố nào ngăn cản cỏc nhà phõn tớch thực hiện, cài đặt một cỏch thành cụng giải phỏp đó đề xuất hay khụng. Trong quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống luụn luụn phải tiến hành đỏnh giỏ lại.
Những vấn đề chớnh về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chớnh, khả thi về thời gian, khả thi về kỹ thuật.
1.4. Chuẩn bị yờu cầu và đỏnh giỏ yờu cầu
Bỏo cỏo giỳp cỏc nhà quyết định cho phộp dự ỏn tiếp tục hay dừng lại, bỏo cỏo phải cung cấp một bức tranh sỏng sủa và đầy đủ về tỡnh hỡnh và kiến nghị những hành động tiếp theo. Bỏo cỏo thường được trỡnh bày để cỏc nhà ra quyết định cú thể yờu cầu làm rừ thờm cỏc vấn đề, sau đú là tiếp tục hay loại bỏ dự ỏn.