Việc thực hiện kớ kết hợp đồng của cụng ty diễn ra như sau:
Bờn bỏn, bờn mua cựng ghi rừ họ tờn của cụng ty, địa chỉ, số điện thoại, Fax, tờn ngõn hàng phỏt hành, ngõn hàng xỏc nhận, tờn người thụ hưởng, số tài khoản. Sau khi ghi rừ những thụng tin cỏ nhõn của cả người mua, người bỏn và cỏc ngõn hàng cú liờn quan. Hai bờn cựng thỏa thuận đồng ý kớ kết hợp đồng với những điều kiện và điều khoản sau đõy:
-Điều khoản về hàng húa. Bao gồm: tờn hàng, đơn giỏ, số lượng, tiờu chuẩn đúng gúi, chất lượng sản phẩm…
Điều khoản về giao hàng: Giao hàng theo giỏ nào ( thụng thường Cụng ty Đại Đức mua hàng theo giỏ FOB), thời gian giao hàng, dung sai cho phộp, điều khoản về bảo hiểm vận tải, bảo hiểm hàng húa...
-Điều khoản về khiếu nại và giải quyết khiếu nại
-Một số điều khoản khỏc về cỏc húa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và một số giấy tờ khỏc ( Được nờu cụ thể trong từng hợp đồng)
2.2.4.Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.4.1.Kiểm tra chất lượng hàng húa nhập khẩu
Kiểm tra chất lượng hàng húa nhập khẩu là một trong những khõu quan trọng nhất, ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh và uy tớn của Cụng ty.
Cú nhiều cỏch kiểm tra chất lượng hàng húa. Cỏch giỏn tiếp là thụng qua cỏc giấy chứng nhận như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm định chất lượng, phiếu bảo hành…Đa phần những giấy tờ này do bờn nhà nhập khẩu cung cấp nờn cỏch kiểm tra này tuy nhanh gọn, mất ớt thời gian và chi phớ nhưng chất lượng hàng húa khụng được kiểm tra chặt chẽ. Cụng ty sẽ dễ bị lừa nếu nhà xuất khẩu cố tỡnh làm giả cỏc giấy chứng nhận trờn. Trờn thực tế Cụng ty đó từng gặp phải tỡnh trạng này. Tuy nhiờn, đõy vẫn là cỏch chớnh cụng ty sử dụng để kiểm tra chất lượng hàng húa nhập khẩu vào.
2.2.4.2.Thủ tục hải quan
Sau khi bờn xuất khẩu làm thủ tục hải quan xong, hàng húa sẽ được vận chuyển( hầu hết bằng đường biển) về cảng Hải Phũng. Tại đõy, cụng ty sẽ làm thủ tục thụng quan cho lụ hàng. Để tiến hành thụng quan hàng húa, cụng ty phải lập một bộ hồ sơ hải quan. Trong trường hợp hàng húa của Cụng ty là mỏy và chi tiết mỏy chế biến gỗ, bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
-Phiếu theo dừi nghiệp vụ hải quan
-Tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai hải quan (Vớ dụ ở bảng phụ lục số 2)
-Húa đơn thương mại (1 bản gốc kốm theo)
-Bản kờ chi tiết hay phiếu đúng gúi ( Parking list) -Bản sao hợp đồng nhập khẩu cú dấu
Sau khi nhận được đủ bộ hồ sơ hải quan theo quy định, nhõn viờn hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng húa, sau đú cho kẹp chỡ Container và cho thụng quan lụ hàng. Cụng ty sẽ tiến hành việc kờ khai và tớnh thuế nhập khẩu phải nộp. Mức thuế suất là tựy theo mỗi mặt hàng nhập khẩu. Đối với cỏc mỏy nhập khẩu nguyờn chiếc , mức thuế giao động trong khoảng 5%-15%. Đối với chi tiết mỏy, mức thuế giao động trong 2% -7%
2.2.4.3.Vận tải và bảo hiểm
Do nhập khẩu theo giỏ FOB, cụng ty TNHH TM Đại Đức thường là bờn thuờ vận tải và mua bảo hiểm. Việc thuờ vận tải đường biển là khỏ thuận lợi. Với mỗi tuyến, cụng ty sẽ kớ hợp đồng với một cụng ty chuyờn cung cấp dịch vụ vận tải biển trờn tuyến đú. Vận tải nội địa cũng tương đối dễ dàng do cụng ty cũn hoạt động tong lĩnh vực vận tải hàng húa. Ngoài chuyển hàng húa theo cỏc đơn đặt hàng vận tải, Cụng ty cũn vận chuyển hàng của mỡnh.
Do đặc thự mặt hàng kinh doanh nờn trong quỏ trỡnh vận chuyển, hàng của cụng ty thường khụng cú nhiều tổn thất.
Sau khi hoàn tất cỏc thủ tục nhận hàng từ cảng bốc. Cụng ty tiến hành vận chuyền hàng về kho. Tại đõy, hàng húa sẽ được đưa vào kho bằng cỏc xe chuyờn dụng. Cụng ty sẽ cử nhõn viờn tới giỏm sỏt cụng việc này. Hàng được chuyển vào kho sẽ được phõn theo số lượng, chủng loại riờng biệt, hoặc được xếp theo từng đơn đặt hàng riờng. Việc bảo quản hàng húa trong kho được cụng ty hết sức quan tõm trong việc lựa chọn thuờ kho hàng, xỏc định vị trớ từng nhúm hàng sao cho phự hợp, đảm bảo khoảng cỏch, tiết kiệm diện tớch kho chứa.
Do nhập theo giỏ FOB, cụng ty thường phải mua bảo hiểm cho hàng húa, Trị giỏ bảo hiểm thường là 110% giỏ trị hợp đồng, Khi cú nhu cầu cần mua bảo hiểm cho hàng húa thỡ cụng ty thường mua bảo hiểm tại cụng ty Petrolimex-PJICO. Đõy là một trong những cụng ty bảo hiểm hàng đầu tại
Việt Nam hiện nay. Khi kớ hợp đồng với giỏ FOB, với trỏch nhiệm mua bảo hiểm. Cụng ty sẽ liờn hệ với cụng ty bảo hiểm và gửi giấy yờu cầu bảo hiểm. Sau đú, cụng ty sẽ tiến hành thỏa thuận về cỏc nội dung của hợp đồng bảo hiểm. Đa phần loại bảo hiểm được sử dụng là hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy)
2.2.4.4.Thủ tục thanh toỏn
Trong quỏ trỡnh thực hiện nhập khẩu, Cụng ty đó ý thức được việc thanh toỏn là rất quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế kinh doanh và uy tớn của cụng ty.
Thụng thường, đối với những khỏch hàng quen thuộc, đó cú quan hệ kinh doanh lõu năm với Cụng ty từ lõu, Cụng ty thường sử dụng những hỡnh thức thanh toỏn là hối phiếu, nhờ thu và L/C khụng hủy ngang. Trong cỏc phương thức trờn thỡ L/C khụng hủy ngang là thường được sử dụng nhất. Ngõn hàng phục vụ Cụng ty thường là ngõn hàng Vietcombank. Việc thanh toỏn tiền hiện nay luụn được Cụng ty chỳ ý thực hiện đỳng thời hạn, số lượng vỡ đõy là yếu tố quan trọng tạo uy tớn cho Cụng ty với đối tỏc.
Trỡnh tự thủ tục thanh toỏn : Được trỡnh bày tại bảng phụ lục số 3
2.2.4.5.Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Hoạt động kinh doanh quốc tế phức tạp và đa dạng nờn việc xảy ra cỏc tranh chấp trong quỏ trỡnh kinh doanh quốc tế tại cỏc đơn vị kinh doanh quốc tế là điều khú trỏnh khỏi. Tuy nhiờn, từ khi thành lập đến nay, Cụng ty chưa phải giải quyết cỏc khiếu nại dẫn đến tranh chấp nào.
Nếu trong quỏ trỡnh nhập khẩu hàng húa, phớa khỏch hàng cú sự nhầm lẫn khụng cố ý, thỡ cụng ty sẽ trao đổi lại và nhắc nhở. Nếu đối tỏc vi phạm hợp đồng cố ý, cụng ty cú thể khiếu nại với trọng tài quốc tế về vi phạm đú và
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});