I- Khái quát chung về chi nhánh Ngân Hàng Công thương Hoàn Kiếm
2. Quy trình một số nghiệp vụ thanh toán quốc tế chủ yếu ở Ngân hàng
hàng công thương Hoàn Kiếm.
Trước đây hoạt động thanh toán quốc tế của hệ thống Ngân hàng công thương Viêt Nam được thông qua hai đầu mối là hội sở Ngân hàng công thương Việt Nam (đối với các chi nhánh phía bắc) và Chi nhánh Ngân hàng công thương thành phố Hồ Chí Minh (đối với các Chi nhánh phía nam). Từ năm 1995 để đảm bảo sử dụng nguồn ngoại tệ một cách tiết kiệm, có hiệu quả nhất, đồng thời để phát huy được sức mạnh của cả hệ thống và đảm bảo vai trò kiểm soát của Ngân hàng công thương Viêt Nam hoạt động thanh toán quốc tế của Ngân hàng công thương Việt Nam được tập trung một đầu mối là Ngân hàng công thương Viêt Nam.
Ngân hàng công thương Viêt Nam là đầu mối duy nhất của cả hệ thống thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế, các chi nhánh trực thuộc Ngân hàng công thương Việt Nam có đủ điều kiện tham gia thanh toán quốc tế đều thực hiện qua đầu mối duy nhất là Ngân hàng công thương Việt Nam. Chỉ có Ngân hàng công thương Việt nam mới được phép đặt quan hệ đại lý và mở tài khoản NOSTRO tại Ngân hàng đại lý ở nước ngoài, các tài khoản tiền gửi tiền vay tại Ngân hàng Nhà nước và các Ngân hàng thương mại khác trên lãnh thổ Việt Nam.
Ngân hàng công thương Việ Nam mở tài khoản điều chuyển vốn ngoại tệ, tiền gửi dữ trữ bắt buộc,… cho các Chi nhánh theo từng loại ngoại tệ và thực hiện tính lãi cho các Chi nhánh. Các Chi nhánh được yêu cầu Ngân hàng công thương Việt Nam chuyển đổi từ loại ngoại tệ này sang loại ngoại tệ khác.
Hàng quý, Ngân hàng công thương Việt Nam thông báo hạn mức sử dụng ngoại tệ cho từng Chi nhánh Ngân hàng công thương (bao gồm hạn mức tối thiểu và hạn mức gia tăng) để Chi nhánh chủ động trong việc giải quyết các mối quan hệ với khách hàng. Nếu Chi nhánh có nhu cầu tăng thêm phải báo ngay về Ngân hàng công thương Việt Nam.
Việc thanh toán ngoại tệ trong nội bộ hệ thống Ngân hàng công thương Việt Nam, giữa hệ thống Ngân hàng công thương với các ngân hàng khác hệ thống và các Ngân hàng nước ngoài, việc mở L/C và thông báo L/C đều được thực hiện trên máy vi tính theo một chương trình phần mềm thống nhất.
Hiện nay, quy trình tổ chức theo dõi thanh toán L/C xuất nhập khẩu, quy trình thanh toán nhờ thu ngoại tệ được thực hiện theo quyết định số 26/NHCT ngày 1/03/1996 của thống đốc Ngân hàng công thương Việt Nam.
2.1. Quy trình tổ chức và theo dõi thanh toán L/C nhập khẩu.
Chi nhánh Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm là Chi nhánh loại một được NGân hàng công thương Việt Nam chấp nhận trực tiếp mở L/C, kiểm soát và chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung, tính chính xác của L/C và khả năng thanh toán của khách hàng.
2.1.1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
Chi nhánh chỉ được phép trực tiếp nhận hồ sơ thanh toán L/C hàng nhập khẩu cho khách hàng khi còn hạn mức sử dụng hoặc phạm vi mức gia tăng (nếu có) theo quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam tong mối quan hệ điều chuyển vốn ngoại tệ nội bộ, chấp hành mức phán quyết trong cho vay hoặc bảo lãnh theo quy định thực hiện hành của Tổng giám đốc Ngân hàng công thương Việt Nam.
Khách hàng có nhu cầu nhập khẩu thanh toán bằng phương thức L/C nếu không có ký quỹ hoặc mức ký quỹ dưới 100%, trước khi làm thủ tục mở L/C đều phải làm thủ tục cam kết thanh toán hoặc vay vốn thông qua phòng kinh doanh, cam kết thanh toán hoặc khế ước vay phải được lãnh đạo Chi nhánh phê chuẩn.
Để nâng cao trách nhiệm của Ngân hàng, giảm bớt thủ tục phiền hà, Chi nhánh có thể tiến hành phân loại, cấp hạn mức tín dụng mở L/C cho các khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên, quan hệ vay trả sòng phẳng,
xác định mức ký quỹ tối thiểu cho từng đơn vị có quan hệ giao dịch khi mở L/C thanh toán bằng vốn tự có.
Hạn mức tín dụng mở L/C, tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C bằng vốn tự có hoặc cam kết thanh toán do giám đốc Chi nhánh quyết định và chịu trách nhiệm trên cơ sở đề xuất của phòng kinh doanh tuỳ theo hạn mức tín nhiệm, khả năng tài chính hoặc tài sản thế chấp và hiệu quả kinh doanh của các hàng hoá nhập khẩu, … Và thông báo cho bộ phận thanh toán quốc tế vào đầu quý khi có nhu cầu bổ xung hoặc thay đổi thải thông báo bằng văn bản.
Cán bộ thanh toán L/C khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của khách hàng phải kiểm tra xác minh và đảm bảo hồ sơ có đủ các điều kiện sau:
- Đảm bảo tính pháp lý.
- Nội dung của các tài liệu trong hồ sơ không mâu thuẫn nhau.
- Có cơ sở đảm bảo thanh toán (mức ký quỹ, vốn vay, hạn mức mở L/C hoặc cam kết thanh toán có sự bảo lãnh của Ngân hàng).
2.1.2. Mở và phát hành L/C.
Khi hồ sơ thanh toán của khách hàng đã đủ các điều kiện thanh toán viên tiến hành mở và phát hành L/C theo yêu cầu của khách hàng trên cơ sở đơn xin mở thư tín dụng trên máy vi tính trên tập tin MT 700. Sau khi hoàn thiện việc nhập lại dữ liệu, tập tin đựơc kiểm soát lại và được tính ký hiệu mật và chuyển về phòng thanh toán quốc tế sở giao dịch Ngân hàng công thương Việt Nam để kiểm tra và chuyển ra Ngân hàng nước ngoài.
2.1.3. Việc tu chỉnh và tra soát.
Sau khi L/C được phát hành, khi có nhu cầu tu chỉnh khách hàng phải lập giấy yêu cầu tu chỉnh gửi Chi nhánh, Chi nhánh tiến hành nhập dữ kliệu tu chỉnh trên tập tin MT 707 và mã hoá chuyển về hội sở Ngân hàng công thương Việt Nam theo như quy trình mở và phát hành L/C. Các tra soát với Ngân hàng nước ngoài được nhập và chuyển tiếp về hội sở trên tập tin MT N99.
2.1.4. Nhận, kiểm tra chứng từ và thanh toán.
Sau khi nhận đựoc L/C và các sửa đổi có liên quan, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến cho Chi nhánh thông qua Ngân hàng của họ. Chi nhánh có trách nhiệm nhận, kiểm tra, thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng theo quy định.
* Trường hợp thanh toán khi nhận chứng từ.
Ngay sau khi nhận được bộ chứng từ từ bưu điện, Chi nhánh phải vào sổ theo dõi đồng thời kiểm tra nội dung của bộ chứng từ. Chi nhánh có khoảng thời gian tối đa 5 ngày làm việc để kiểm tra từ khi nhận chứng từ, ngoài khoảng thời gian này mọi khiếu nại liên quan không có giá trị hiệu lực.
Trong khoảng thời gian cho phép nếu kiểm tra thấy có sự sai sót về số lượng hoặc nội dung chứng từ phải lập tức thông báo cho Ngân hàng nước ngoài thông qua hội sở Ngân hàng công thương Việt Nam, đồng thời thông báo với khách hàng của mình để xin ý kiến về việc chấp nhận thanh toán.
Nếu bộ chứng từ hoàn hảo hoặc có sai sót nhưng được khách hàng chấp nhận thanh toán thì Chi nhánh phải:
- Thực hiện thanh toán ngay theo chỉ dẫn trong thư đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài nếu là thanh toán ngay.
- Thông báo chấp nhận thanh toán và ngày đến hạn thanh toán nếu L/C thanh toán có kỳ hạn hoặc thanh toán chậm, theo dõi trả tiền đúng hạn như đã chấp nhận và chỉ dẫn trong thư đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ.
- Giao bộ chứng từ cho khách hàng sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết để khách hàng đi nhận hàng.
Việc thông báo sai sót và chấp nhận thanh toán được thực hiện trên máy vi tính thông qua tập tin MT N99.
Khi nhận được điện đòi tiền theo chỉ dẫn của L/C Chi nhánh phải tiến hành kiểm tra nội dung bức điện theo đúng nội dung quy định trong L/C, đồng thời phải xác thực bức điện thông qua hội sở hoặc Ngân hàng có liên quan trong bức điện. Dựa trên nội dung và chỉ dẫn của điện đòi tiền đã đựơc xác thực, lập bảng kê thanh toán cho Ngân hàng gửi điện như trường hợp thanh toán khi nhận được bộ chứng từ. Khi nhận được chừng từ, trứơc khi giao cho khách hàng Chi nhánh cần phảỉ tiến hành kiểm tra, liên hệ với khách hàng, thông báo sai sót cho Ngân hàng gửi chứng từ như trường hợp trên hoặc có thể đòi hoàn tiền trong trường hợp chứng từ bị từ chối thanh toán.
* Khách hàng từ chối khi bộ chứng từ sai sót trong bất kỳ trường hợp nào cũng phải gữi lại chứng từ như khi nhận được để thông báo và chờ các chỉ dẫn từ Ngân hàng gửi chứng từ hoặc chỉ dẫn từ hội sở Ngân hàng công thương Việt Nam.
* Ngân hàng chỉ ký hậu vận đơn hoặc bảo lãnh cho khách hàng nhận hàng khi chưa nhận được bộ chứng từ nếu có văn bản chấp nhận thanh toán vô điều kiện của khách hàng, kể từ khi bộ chứng từ có sai sót.
2.2. Quy trình thanh toán L/C hàng xuất khẩu.
2.2.1. Nhận, thông báo và xác nhận L/C xuất khẩu.
Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm nhận, thông báo L/C và các tu chỉnh có liên quan cho khách hàng của mình khi nhận được thông báo L/C từ hội sở Ngân hàng công thương Việt Nam hoặc khi nhận được L/C thông báo đã được xác thực từ các Ngân hàng khác trong nước.
Trước khi thông báo cho khách hàng, L/C và các tu chỉnh có liên quan đến L/C phải đảm bảo tính xác thực thông qua ký hiệu mật đã thoả thuận hoặc chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký của Ngân hàng thông báo đầu tiên.
Việc xác nhận các L/C chỉ được thực hiện qua hội sở Ngân hàng công thương Viêt Nam.
Chi nhánh được phép nhận, kiểm tra và sử lý trong phạm vi 7 ngày làm việc, nhưng phải đảm bảo khi chứng từ gửi đến Ngân hàng nhận chứng từ theo chỉ dẫn trong thời hạn hiệu lực của L/C.
Nếu kiểm tra nếu thấy sự khác biệt hoặc sai sót của chứng từ cần phảỉ sử lý:
- Sai sót có thể thay thế hoặc sửa chữa, đề nghị khách hàng thay thế hoặc sửa chữa.
- Sai sót không thể thay thế hoặc sửa chữa được, đề nghị khách hàng tu chỉnh L/C ( nếu có thể ) hoặc thông báo cho Ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót, xin chấp nhận thanh toán.
- Sai sót không được chấp nhận đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho họ.
Nếu chứng từ kiểm tra phù hợp với L/C hoặc có sai sót nhưng đã có sự chấp nhận của Ngân hàng phát hành cần phải được hoàn thiện để Ngân hàng nhận chứng từ theo chỉ dẫn của L/C kèm theo chỉ thị hoàn tiền.
Nếu chứng từ gửi đi sau 15 ngày mà không nhận được sự hồi âm, Chi nhánh phải có trách nhiệm tra soát Ngân hàng nước ngoài.
2.3. Quy trình thanh toán nhờ thu đến.
2.3.1. Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu (kể cả nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ) do Ngân hàng và các tổ chức tín dụng trong nước gửi đến, trường hợp đặc biệt có thể do khách hàng uỷ thác gửi đến trực tiếp với mục đích nhờ thu số tiền liên quan đến chứng từ.
Sau khi nhận được bộ chứng từ nhờ thu đến Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm có trách nhiệm.
- Kiểm tra lệnh nhờ thu của người gửi chứng từ, lệnh nhờ thu phải đảm bảo cung cấp các chỉ dẫn một cách chính xác, đầy đủ và toàn diện như tên, địa
chỉ của người thanh toán, người gửi chứng từ, chỉ dẫn và hướng dẫn thanh toán phải rõ ràng.
- Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm chỉ được phép thực hiện theo đúng những hướng dẫn được đưa ra trong lệnh nhờ thu.
- Nếu chi dẫn không rõ ràng hoặc vì một lý do nào đó không thể thực hiện được các chỉ dẫn đưa ra trong lệnh nhờ thu thì Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm phải tìm cách báo ngay cho bên gửi chứng từ nhờ thu cho Chi nhánh.
- Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm không có trách nhiệm kiểm tra nội dung của bất cứ chứng từ nào có liên quan đến chứng từ nhờ thu, tuy nhiên trước khi thông báo hoặc gửi chứng từ cho người trả tiền cán bộ thanh toán phải đối chiếu số lượng và loại chứng từ thực tế nhận được với bảng liệt kê chứng từ của người lập lệnh nhờ thu, nếu phát hiện sự khác biệt hoặc thiếu mất chứng từ so với liệt kê phải lập tức báo ngay cho bên gửi chứng từ cho Chi nhánh.
2.3.2. Thông báo nhờ thu và sử lý chứng từ:
Sau khi nhận được và kiểm tra số lượng, loại chứng từ như quy định trên, Chi nhánh tiến hành lập thông báo nhờ thu gửi cho khách hàng, người có trách nhiệm thanh toán hay chấp nhận thanh toán như chỉ dẫn trong lệnh nhờ thu.
Chi nhánh chỉ giao chứng từ cho khách hàng khi nhận đủ số tiền phải thanh toán cho người hưởng (đối với chứng từ nhờ thu thanh toán ngay (D/P)) hoặc nhận được sự chấp nhận thanh toán (đối với chứng từ nhờ thu chấp nhận (D/A)).
Quá trình nhận thông báo nhờ thu và nhận tiền thanh toán, nếu có những vướng mắc cần trao đổi, Chi nhánh trực tiếp liên lạc với người gửi chứng từ cho mình và lựa chọn phương thức thông tin thích hợp như bằng thư, telex,
cable hoặc thông qua tập tin NT99 trên mạng thanh toán nội bộ của Ngân hàng công thương Việt Nam.
2.3.3. Thanh toán, chấp nhận.
Khi nhận được tiền thanh toán, Chi nhánh phải thanh toán ngay cho người hưởng theo đúng chỉ dẫn của lệnh nhờ thu trên cơ sở trích tài khoản, điều chuyển vốn của Chi nhánh tại hội sở chính thông qua bảng kê MT 100 theo đúng quy trình thanh toán chuyển tiền hiện hành của Ngân hàng công thương Việt Nam.
Khi nhận được sự chấp nhận thanh toán của người trả tiền, Chi nhánh phải thông báo cho người gửi chứng từ từ sự chấp nhận trả tiền thông qua Telex hoặc thông qua tập tin MT N99 trong mạng thanh toán quốc tế nội bộ của Ngân hàng công thương Việt Nam.
2.4. Quy trình thanh toán nhờ thu đi.
2.4.1. Tiếp nhận và sử lý chứng rừ.
Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm được trực tiếp nhận chứng từ nhờ thu của khách hàng uỷ thác, sau khi kiểm tra thì gửi bộ chứng từ kèm theo chỉ dẫn thanh toán đến Ngân hàng của người trả tiền theo thông lệ quốc tế theo phương thức chuyển tiền phát nhanh qua bưu điện. Chỉ dẫn đòi tiền đựơc chuyển vào tài khoản NOSTRO của Ngân hàng công thương Việt Nam tại nước ngoài.
2.4.2. Xử lý thông tin trong quá trình thanh toán.
Quá trình chờ thanh toán nếu nhận được bất cứ thông tin nào về tình trạng bộ chứng từ đều phải xem xét kỹ lưỡng các thông tin, đối chiếu với hồ sơ lưu hoặc liên hệ với người hưởng để có những biện pháp xử lý thích hợp, nếu cần phải thông tin tra soát trực tiếp qua telex hoặc qua tập tin MT N99 nhờ Ngân hàng công thương Việt Nam chuyển tiếp đến Ngân hàng nhận chứng từ.
Khi nhận được báo có từ Ngân hàng công thương Việt Nam hoặc chấp nhận thanh toán từ Ngân hàng nhận chứng từ, Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm có trách nhiệm thông báo cho người hưỏng số tiền được thanh toán, chấp nhận và các khoản chi phí dịch vụ liên quan đến nghiệp vụ nhờ thu tại nước ngoài hay phí dịch vụ thanh toán trong nước cần thu tiếp.
2.5. Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền.
2.5.1. Nghiệp vụ chuyển tiền đến.
Đối với nghiệp vụ này, hiên nay Ngân hàng công thưong Hoàn Kiếm đã