- Hóa đơn thương mại 1 Bản kê chi tiết
PHIẾU NHẬP KHO Ngày: 25/02/2008 Số phiếu: 08-
29. Tôi xin cam đoan, chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung kha
PHIẾU NHẬP KHO Ngày: 25/02/2008 Số phiếu: 08-
Ngày: 25/02/2008 Số phiếu: 08-184 Nhà cung cấp: Kanematsu Hợp đồng: 100-75249-1S Đơn đặt hàng: VNC-00-0709 -01 Số tiền: 35.449,5 USD
Người giao Người nhận
Sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho, kế toán mới căn cứ trên hóa đơn, chứng từ nhận được phản ánh vào sổ TK 152.
Thủ tục thanh toán với nhà cung cấp:
Do có sự tín nhiệm lẫn nhau giữa Công ty VINECO với các nhà cung cấp nước ngoài nên Công ty được thanh toán tiền mua NVL nhập khẩu theo phương thức trả chậm. Phương thức thanh toán trong các hợp đồng được ký kết đối với mỗi lô hàng đều là: chuyển tiền qua ngân hàng; sau sáu tháng kể từ ngày hàng được chuyển lên tàu hoặc lên máy bay Công ty thanh toán 95% giá trị hợp đồng; sáu tháng sau đó, Công ty thanh toán nốt 5% giá trị hợp đồng còn lại. Khi đến hạn thanh toán, nhà cung cấp nước ngoài gửi cho Công ty Giấy đòi nợ (Debit Note) yêu cầu trả tiền theo hợp đồng. Công ty trả tiền cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản qua Ngân hàng Tokyo – Misubishi. Do đó, sau khi mua hàng kế toán thanh toán luôn theo dõi số tiền và thời hạn thanh toán tiền NVL để đảm bảo trả tiền đúng hạn, giữ uy tín với nhà cung cấp.
Hàng tháng, Công ty VINECO nhận được Giấy đòi nợ (Biểu số 2.08), kèm các hoá đơn giá trị gia tăng từ công ty TNHH tiếp vận Thăng Long yêu cầu trả tiền chi phí thu mua liên quan đến hàng nhập khẩu cho Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long và một số nhà cung cấp dịch vụ khác mà công ty này thu hộ tiền. Công ty VINECO chủ yếu thanh toán tiền mua NVL trong nước qua ngân hàng, một số ít trả bằng tiền mặt.
Kế toán thanh toán sẽ lấy các chứng từ cần thiết trong hồ sơ về NVL của kế toán NVL như: Hoá đơn thương mại, Vận đơn, Tờ khai hải quan, hoặc Hoá đơn GTGT của hàng mua trong nước hay dịch vụ vận chuyển; kèm theo Giấy đề nghị thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (do kế toán thanh toán lập có sự phê duyệt của kế toán trưởng và Tổng giám đốc) để làm thủ tục thanh toán tiền mua NVL phải trả nhà cung cấp, tiền TNK, thuế GTGT hàng nhập khẩu, chi phí thu mua NVL qua ngân hàng. Căn cứ vào lệnh chuyển tiền và giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán ghi sổ TK 331, TK3333, TK 33312, TK 154_chung, TK 6427 (lệ phí chuyển tiền qua ngân hàng)..
Đối với mua NVL nhập kho trả tiền mặt, có hai trường hợp:
+ Nhân viên thu mua mua hàng, nhận hoá đơn từ nhà cung cấp, sau đó viết Giấy đề nghị thanh toán bằng tiền mặt nộp kèm hoá đơn mua hàng. Kế toán kiểm tra chứng từ, viết Phiếu chi có sự phê duyệt của kế toán trưởng và Tổng giám đốc. Dựa vào phiếu chi thủ quỹ xuất tiền cho nhân viên mua hàng trả tiền mua hàng.
+ Nhân viên thu mua viết Giấy đề nghị tạm ứng có sự phê duyệt cần thiết, kế toán kiểm tra chứng từ, viết phiếu chi có sự phê duyệt của kế toán trưởng, Tổng giám đốc, thủ quỹ chi tiền tạm ứng cho nhân viên thu mua đi mua hàng. Sau khi mua hàng, nhân viên này viết Giấy thanh toán tiền tạm ứng đính kèm hoá đơn mua hàng nộp phòng kế toán. Kế toán kiểm tra chứng từ, xin đủ chữ ký, sau đó nhân viên thu mua tiến hành nộp tiền (nếu tạm ứng thừa) hay nhận tiền (nếu tạm ứng thiếu) từ thủ quỹ.