Do đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp, chi phí thiệt hại trong sản xuất là một khoản chi phí đặc thù. Trong thực tế việc ngừng sản xuất vì lý do thời tiết và thiệt hại do phá đi làm lại là điều không thể tránh khỏi do việc xây dựng chịu ảnh hưởng nhiều bởi điều kiện thiên nhiên trong quá trình thi công. Tuy nhiên hiện nay trong do Công ty dùng phương thức khoán gọn cho các đội thi công nên chi phí thiệt hại không được tách bạch trong hạch toán tại Công ty. Trong trường hợp Công ty phải hỗ trợ bù đắp thiệt hại thì thiếu căn cứ thông tin.
thành sản phẩm từ đó tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy các chủ doanh nghiệp rất quan tâm đến việc quản lý tốt chi phí.
Hơn nữa trong doanh nghiệp xây lắp giá bán được xác định trước giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Do vậy cơ sở để xác định giá bán chính là giá dự toán. Mà việc xây dựng giá dự toán chính là dựa trên giá thành các sản phẩm xây lắp mà công ty đã thực hiện trước đây. Ngoài ra giá thành sản phẩm còn là căn cứ các định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp. Do vậy công tác kế toán giá thành sản phẩm là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán doanh nghiệp, chi phối đến chất lượng của các phần hành kế toán khác cũng như chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
Hiện nay công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty tuy đã có nhiều tiến bộ nhưng vẫn không tránh khỏi những yếu kém không chỉ tồn tại riêng của Công ty mà là tình trạng chung của rất nhiều các doanh nghiệp xây lắp khác. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm luôn là một vấn đề cấp thiết.
Như vậy tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Việc tổ chức kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chi phí phát sinh ở Công ty, các xí nghiệp, đội trực thuộc, góp phần tăng cường quản lý tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn một cách tiết kiệm và hiệu quản nhất. Từ đó giúp Công ty phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Đây chính là điều kiện tạo ưu thế cạnh tranh cho Công ty.
Việc luân chuyển chứng từ còn chậm là một vấn đề tồn tại ở rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh xây lắp mà hiện nay vẫn chưa có biện pháp giải quyết triệt để. Riêng với Công ty CP Tư vấn Thiết kế Công nghệ Xây dựng tác giả kiến nghị cần có một quy chế về việc giao nộp chứng từ theo từng đối tượng cụ thể. Với các công trình trong phạm vi thành phố Hà Nội thì định kì khoảng 7 ngày tập hợp chứng từ một lần nộp cho phòng kế toán Công ty, với các công trình ở xa có thể là 1 tháng tập hợp chứng từ 1 đến 2 lần (chậm nhất là 1 tháng 1 lần vào đầu tháng, không quá ngày mùng 7 hàng tháng để tiện cho việc hạch toán của phòng kế toán). Đồng thời Công ty có biện pháp xử phạt rõ ràng với những vi phạm trong quy định luân chuyển chứng từ. Ngoài ra một nguyên nhân cũng góp phần không nhỏ vào việc luân chuyển chứng từ chậm là do ý thức và trình độ kế toán tại các đội thi công. Công ty nên tổ chức các khóa học ngắn ngày để bồi dưỡng trình độ cho các nhân viên tại các đơn vị tránh tình trạng yếu kém, thiếu đồng bộ hiện nay. Đối với những đội thi công ở xa, Công ty có thể cử cán bộ có trình độ chuyên môn cao đến hướng dẫn. Bên cạnh đó cần phải có sự hỗ trợ của lãnh đạo Công ty trong việc nâng cao ý thức trách nhiệm của các nhân viên ở các đội xây lắp đồng thời xây dựng chế độ thưởng phạt công bằng, hợp lý. Có như vậy tình trạng luân chuyển chứng từ chậm sẽ sớm được giải quyết.
3.3.2. Hoàn thiện các biểu mẫu chứng từ dùng trong kế toán chi phí sản xuất. xuất.
Về chứng từ phản ánh chi phí NVL trực tiếp: Để ghi nhận được các thiếu hụt trong quá trình vận chuyển, giao nhận vật tư, ngoài các Hoá đơn mua hàng hoặc Hợp đồng mua hàng tác giả kiến nghị Công ty nên lập thêm Biên bản giao nhận vật tư giữa người cung ứng và người sử dụng vật tư. Biên bản này được lập ngay tại nơi thi công. Biên bản giao nhận vật tư có thể lập theo mẫu trình bầy tại biểu số 3.1 như sau:
Thành phần:
Đại diện bên cung ứng Ông (Bà):….. Địa chỉ:…… Đại diện bên nhận vật tư Ông (Bà):….. Địa chỉ:…. Tiến hành bàn giao số lượng vật tư như sau:
STT Tên vật tư hàng hoá
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá
Thành
tiền Ghi chú
Tiền hàng
Tiền thuế GTGT Tổng thanh toán
Đại diện bên cung ứng
(Ký, Họ tên)
Ngày…tháng…năm…
Đại diện bên nhận
(Ký, Họ tên)
Ngoài ra ở các đội nên sử dụng phiếu xuất vật tư theo hạn mức vì thông thường việc sử dụng NVL trong tháng luôn có kế hoạch. Việc sử dụng chứng từ này sẽ giảm được số lượng chứng từ luân chuyển. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức có thể được lập theo mẫu tại biểu số 3.2 như sau:
Nợ:……..… Có:….……
Bộ phận sử dụng:……… Lý do xuất:……… Xuất tại kho………
S T T Tên, nhãn hiệu vật tư Mã số ĐVT Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày … Tổng
Cộng Người nhận (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Ngày…tháng…năm… Thủ kho (Ký, họ tên)
* Về kế toán chi phí nhân công trực tiếp: Để quản lý tốt tiến độ thi công theo tác giả Công ty nên lập thêm Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Phiếu này là cơ sở để trả lương kèm theo Bảng chấm công và Bảng thanh toán tiền lương đã có. Phiếu được lập vào cuối mỗi tháng, có sự giám sát của cán bộ phòng kỹ thuật. Phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành có thể được lập theo mẫu được trình bày tại biểu số 3.3.
Biều số 3.3
PHIẾU XÁC NHẬN SẢN PHẨM HOẶC CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH
STT Nội dung Đơn vị tính
hoàn thành Đơn giá Thành tiền
Cộng Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày…tháng…năm… Đội trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày…tháng…năm… Tổ trưởng (Ký, họ tên)
* Về kế toán chi phí sử dụng máy thi công: Muốn theo dõi được tình hình sử dụng máy thi công trong các tổ, đội theo tác giả Công ty nên sử dụng Phiếu theo dõi chi phí sử dụng xe, máy thi công. Mẫu của phiếu này được lập như sau:
Tháng…..năm……
Ngày Nơi sử dụng
Thời gian hoạt động (số ca máy) Cộng Xác nhận của người điều Sáng Chiều Tối Cộng Đội trưởng (Ký, họ tên) Ngày…tháng…năm…
Cán bộ theo dõi công trình
(Ký, họ tên)
3.3.3.Hoàn thiện việc áp dụng phương pháp kế toán chi phí sản xuất chung theo yêu cầu của chuẩn mực kế toán số 02.
Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02 về Hàng tồn kho thì chi phí sản xuất chung được phân làm 2 loại là:
Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí NVL gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp. Chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh.
Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng,... và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm được dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất. Công suất bình thường là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong các điều kiện sản xuất bình thường. Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình thường thì chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh. Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường thì chi phí sản xuất chung cố định chỉ được
Để thực hiện việc áp dụng phương pháp kế toán chi phí sản xuất chung như trên thì theo tác giả kế toán Công ty khi hạch toán chi phí sản xuất chung phải tách biệt phần chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi. Muốn vậy kế toán cần lập Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung có mẫu như sau:
Biểu số 3.6:
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Tháng… năm…
Chi phí sản xuất chung Công trình A Công trình B … Tổng cộng
1. Biến phí sản xuất chung - Chi phí NVL
- Chi phí nhân viên 2. Định phí sản xuất chung - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí quản lý hành chính Cộng Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày…tháng…năm… Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
3.3.4.Hoàn thiện kế toán chi phí thiệt hại trong sản xuất.
Để phản ánh đúng thực trạng thiệt hại trong sản xuất xây lắp và giảm thiểu chi phí thiệt hại Công ty cần theo dõi chặt chẽ khoản mục chi phí này. Việc hạch toán khoản mục này như sau:
Sơ đồ 3.1: Hạch toán chi phí thiệt hại trong sản xuất khi được phép lập dự phòng thiệt hại
- Nếu xử lý thiệt hại thực tế thì trình tự hạch toán được khái quát theo sơ đồ 3.2 dưới đây:
Sơ đồ 3.2: Hạch toán chi phí thiệt hại trong sản xuất khi xử lý thiệt hại thực tế 3.3.5. Thực hiện các giải pháp toàn diện
3.3.5.1 Tiết kiệm chi phí NVL.
Trong sản phẩm xây lắp NVL chiến tỷ trọng lớn nên việc tiết kiệm NVL là một trong những phương hướng chính để hạ giá thành sản phẩm. Công ty
TK 154
TK 111, 112…
TK 335 TK 642
Lập dự phòng chi phí thiệt hại sản xuất Xử lý khi
xẩy ra thiệt hại
TK 154, 111, 112… TK 1381 TK 111, 112, 152, 334, 1388, 811…
Thiệt hại xử lý ngay theo thực tế Thiệt
hại chờ xử lý
Xử lý thiệt hại theo thực tế
Công ty có yêu cầu. Điều này sẽ làm giảm chi phí bảo quản, kho bãi và giảm ứ đọng vốn ở hàng tồn kho. Ngoài ra để tránh tiêu cực khi các đơn vị thu mua NVL khai tăng hoặc mua không đúng chủng loại Công ty cần có giám sát tại công trường, giám sát sẽ xác nhận NVL thu mua về chủng loại, chất lượng, cùng với chứng từ thu mua NVL kế toán mới tiến hành hạch toán.
NVL luôn là yếu tố quan trọng trong sản xuất xây lắp, do vậy đảm bảo đủ về số lượng và chất lượng NVL là một yêu cầu cấp thiết được đặt lên hàng đầu. Muốn vậy Công ty luôn phải xây dựng kế hoạch sử dụng NVL một cách đầy đủ, lựa chọn nhà cung cấp có uy tín đảm bảo cung cấp kịp thời cho công trình. Hiện nay Công ty cho các đội thi công tự liên hệ với nhà cung cấp để có thể chủ động trong cung cấp NVL. Tuy nhiên theo tác giả với những loại NVL dễ xẩy ra thất thoát hay gian lận Công ty có thể dựa vào kế hoạch sử dụng NVL để trực tiếp ký hợp đồng với nhà cung cấp. Ngoài ra với những loại NVL đặc biệt Công ty có thể thương lượng với chủ đầu tư về loại NVL thay thế phù hợp mà không làm giảm chất lượng công trình mà tại tiết kiệm được chi phí. Nâng cao trách nhiệm trong việc tiết kiệm chi phí NVL cũng là một yếu tố quan trọng. Đồng thời quản lý chặt chẽ tiêu hao NVL thông qua việc xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL. Thường xuyên phân tích chi phí để xây dựng định mức ngày càng hợp lý và sát thực hơn.
3.3.5.2 Nâng cao năng suất lao động.
Hiện nay công tác xây lắp thường hay rơi vào tình trạng chậm tiến độ. Do vậy để thúc đầy các đội thi công hoàn thành đúng tiến độ, theo tác giả Công ty cần có chế độ thưởng phạt thích hợp. Ngoài khoản lương khoán cho tổ, đội thi công nếu tổ, đội đó hoàn thành sớm và đảm bảo chất lượng sẽ được thưởng. Còn nếu như không hoàn thành đúng tiến độ nếu không phải do các lý do khách quan có thể bị phạt. Phương thức trả lương khoán cũng cần có quy định rõ ràng để người lao động hiểu rõ khi hoàn thành công việc đó họ sẽ
nâng cao năng suất lao động. Khi các yếu tố khác đã tận dụng tối đa thì cải tiến năng suất lao động là biên pháp tối ưu nhất. Muốn vậy Công ty cần thường xuyên ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, tuyển dụng và đào tạo kỹ sư, công nhân lành nghề, nghiên cứu tổ chức quá trình thi công một cách khoa học, hợp lý. Tránh tình trạng sản xuất bị ngưng trệ gây lãng phí. Muốn vậy Công ty cần có kế hoạch sử dụng các loại máy thi công phù hợp hơn tranh để chỗ thì dư thừa, chỗ thì thiếu máy ảnh hưởng đến sản xuất. Tận dụng tối đa hoạt động của máy thi công, giảm bớt lao động thủ công là một trong những mục tiêu hàng đầu trong nâng cao năng suất lao động. Hàng năm Công ty nên tổ chức sửa chữa, nâng cấp và đánh giá lại TSCĐ nhất là máy thi công để biết tình trạng của máy. Nếu máy quá cũ nát, lạc hậu có thể lập kế hoạch mua máy mới nhằm phục vụ tốt cho sản xuất.
Đối với cán bộ, công nhân trực tiếp thi công Công ty cần có chế độ đãi ngộ hợp lý. Nhất là chăm lo đến sức khoẻ của người lao động. Tránh tình trạng sử dụng lao động quá mức gây mệt mỏi cho cán bộ và công nhân sẽ không tăng được năng suất lao động. Đồng thời có những chính sách khen thưởng kịp thời để khuyến khích tinh thần cho người lao động.
3.3.5.3. Giảm chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất chung là một khoản chi phí gián tiếp để tạo ra sản phẩm. Do vậy Công ty nên tìm cách giảm thiểu khoản mục chi phí này. Một số khoản mục như chi phí tiếp khách, điện thoại cá nhân… Công ty nên quy định một ngưỡng phù hợp tránh tình trạng lợi dụng công quỹ vì lợi ích riêng. Khi có công việc đột xuất các đội phải làm đơn giải trình lên Ban Giám đốc ký duyệt mới được chi. Ngoài ra Công ty cần có biện pháp kiểm tra tính hợp lý của chi phí để tách ra khỏi giá thành những khoản chi bất hợp lý. Việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng công trình phải thực sự hợp lý, không để công trình này gánh bù chi phí cho công trình khác. Có như vậy mới tránh được tình trạng phản ánh sai lệch giá thành từng công trình
tin cho nhà quản lý còn hạn chế. Công tác kế toán quản trị mới dừng ở việc lập các báo cáo tổng hợp kiểm kê phục vụ ban ngành quản lý chức năng, các bảng phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất chỉ là so sánh đơn giản giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế. Do vậy đã gây khó khăn cho việc theo dõi, nắm bắt thông tin kế toán để đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả của nhà quản lý.
Trong điều kiện mới kế toán không chỉ là quy trình tạo lập sổ ghi chép và lập các báo cáo mà còn là công cụ đắc lực cho nhà quản trị doanh nghiệp. Kế toán không chỉ ghi chép tính toán chi phí mà còn phải có giải pháp tác động tới chi phí một cách có lợi cho doanh nghiệp. Muốn vậy cần phân tích