Là một doanh nghiệp sản xuất nên lao động là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty. Việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến lao động bao gồm tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương là cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời phục vụ cho việc quản lý nhân sự của công ty.
a) Đặc điểm lao động và sử dụng lao động tại công ty:
*) Số lượng lao động: Tổng số lao động hiện tại của công ty là 120 người theo cơ cấu như sau:
Chỉ tiêu 2005 2006 2007
1, Tổng số lao động 73 107 120
- LĐ trực tiếp 50 78 87
- LĐ gián tiếp 23 29 32
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Bảng 2: Số lượng lao động của công ty qua các năm
Với đặc thù của một doanh nghiệp sản xuất, lao động trực tiếp chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty, trong đó công nhân kỹ thuật và lao động
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 211, 214 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Báo cáo TSCĐ
phổ thông là chủ yếu do quy trình công nghệ sản xuất không quá phức tạp. Do mới thành lập và đang trong quá trình phát triển nên hàng năm công ty đều tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên mới. Công việc tuyển dụng được giao cho phòng tổ chức-hành chính tiến hành theo quy trình được xây dựng từ trước. Hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động với công ty quy định rõ mức lương cấp bậc (có xét đến trình độ chuyên môn), thời gian lao động, chế độ khen thưởng, tăng lương. BHXH, BHYT…
Phòng hành chính chịu trách nhiệm theo dõi số lượng nhân viên hiện có thông qua hồ sơ nhân sự, bao gồm hợp đồng lao động và bảng danh sách nhân sự của công ty.
*) Thời gian lao động:
Các nhân viên hành chính làm việc theo ngày, từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 hàng tuần. Việc theo dõi thời gian lao động của từng người được giao cho trưởng các phòng phụ trách.
Đối với công nhân sản xuất, thời gian lao động được tính theo ca, 8h/ca/ngày. Riêng đối với các tổ ép nhựa, do đặc điểm máy ép nhựa phải hoạt động liên tục nên các tổ này phải làm việc cả ca đêm và ngày chủ nhật, liên tục 3ca/ngày. Thời gian lao động của công nhân sản xuất được giao cho quản đốc phân xưởng theo dõi thông qua Bảng chấm công.
Cuối tháng, bảng chấm công của các bộ phận được chuyển lên phòng tổ chức-hành chính để tiến hành tính và trả lương.
Ngoài ra, theo quy định của công ty, mỗi công nhân viên được nghỉ phép 12 ngày trong năm, đối với những người làm việc lâu năm thì tăng lên theo thâm niên làm việc tại công ty (cứ 5 năm tăng thêm 1 ngày nghỉ).
*) Tính lương công nhân viên:
Hiện nay, công ty áp dụng phương pháp tính lương theo thời gian đối với toàn công ty. Theo đó, tiền lương của mỗi công nhân viên được xác định dựa trên mức lương cơ bản và thời gian làm việc của mỗi người.
Mức lương cơ bản được thoả thuận trong hợp đồng lao động dựa trên cấp bậc chức vụ, trình độ chuyên môn, trình độ tay nghề và thâm niên làm việc của từng người. Hiện tại, công ty áp dụng hai hệ thống thang bảng lương cho khối văn phòng
và công nhân sản xuất. Đối với các công nhân sản xuất, thang lương được chia thành 3 cấp, mỗi cấp gồm 5 bậc nhỏ. Cuối năm, những công nhân viên có kết quả làm việc tốt sẽ được trưởng các bộ phận đề nghị phòng nhân sự và công ty xét tăng mức lương cơ bản.
Lương cụ thể của từng người được tính như sau:
= x
Với những ngày làm thêm công nhân sẽ được hưởng 150% lương ngày thường và ngày Tết là 200%, công nhân làm ca đêm sẽ có thêm tiền phụ cấp.
*) Chế độ khen thưởng và các quy định khác:
Cuối mỗi tháng, quý, năm, công ty đều tiến hành đánh giá kết quả công việc thông qua phiếu đánh giá kết quả công việc được xây dựng phù hợp với từng chức vụ, công việc trong công ty, bao gồm 7 tiêu chí tương ứng với 160 điểm là: Báo cáo công tác tuần; Công tác chuyên môn nghiệp vụ; Giải quyết các công việc liên quan; Ý thức trách nhiệm với công việc; Chấp hành nội quy lao động, quy chế làm việc; Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO và Sự phối hợp với các phòng ban, bộ phận có liên quan. Người lao động sẽ tự đánh giá kết quả làm việc của mính, sau đó người trực tiếp quản lý đánh giá và cuối cùng là Hội đồng Thi đua-khen thưởng-kỷ luật. Tổng cộng số điểm đánh giá là cơ sở xếp loại kết quả và hệ số thưởng h, từ đó tính lương thực hưởng:
Lương phải trả = Lương tháng * h + Lương phụ cấp + Tiền ăn ca + Lương làm thêm – 6% BHYT, BHXH.
Tồng điểm 201-250 161-200 151-160 136-150 dưới 136
Xếp loại A B C D E
h 1.3 1.1 1 0.9 0.8
Nguồn: Phòng tổ chức-hành chính
Bảng 3: Xếp loại kết quả làm việc
Hàng tháng, phòng tổ chức-hành chính trích nộp BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định: 15% BHXH, 2% BHYT để trích vào chi phí và 6% khấu trừ lương công nhân viên. Riêng với KPCĐ do người lao động tự đóng góp cho công đoàn với mức 10 000đ/người.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu
Chứng từ để hạch toán cơ cấu lao động là các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, khen thưởng.
Chứng từ nguồn để hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công, Giấy nghỉ phép, phiếu nghỉ ốm…
Cuối tháng, các chứng từ này được tập hợp lên phòng tổ chức-hành chính để kiểm tra lại và tiến hàng tính lương cho công nhân viên với sự hỗ trợ của phần mềm Excel, lập Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng trích nộp BHYT, BHXH. Các bảng này được chuyển lên Giám đốc ký duyệt sau đó chuyển sang kế toán tiền lương.
Kế toán tiền lương kiểm tra lại chứng từ, tiến hành nhập số liệu vào sổ và lập Giấy đề nghị thanh toán. Thũ quỹ tiến hành trích quỹ để thanh toán lương cho công nhân viên.
b) Tổ chức hạch toán chi tiết
Kế toán sử dụng sổ chi tiết các tài khoản 334 và 338 để theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, thanh toán… cho công nhân viên trong kỳ, trong đó TK 338 Phải trả, phải nộp khác được chi tiết được thành TK 3383 - BHXH và TK3384 - BHYT Số liệu trên các sổ này được phần mềm tự động kết chuyển từ việc cập nhật các Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và Bảng kê trích nộp các khoản phải trích theo lương do phòng tổ chức-hành chính chuyển lên thông qua màn hình cập nhật "Chứng từ khác" và từ các phần hành kế toán có liên quan.
c) Tổ chức hạch toán tổng hợp
Hạch toán tổng hợp phần hành tiền lương và các khoản phải trích theo lương sử dụng các tài khoản:
TK 334: Phải trả công nhân viên
TK 338: Phải trả, phải nộp khác, trong đó có Tài khoản chi tiết được sử dụng trong phần hành này là: TK 3383: BHXH TK3384: BHYT TK 3388: Phải trả, phải nộp khác Chứng từ lao động- tiền lương
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 4-7: Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương theo phương pháp chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết TK 334, 338 - Bảng tính lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp - Bảng trích lập BHXH, BHYT Phần mềm kế toán