II. Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế tại Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm
3. Các phương thức thanh toán quốc tế chủ yếu của Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm
2.2.2.1. Thanh toán nhờ thu a Quy trình thanh toán nhờ thu
a- Quy trình thanh toán nhờ thu
Nhờ thu nhập khẩu:
* Tiếp nhận chứng từ nhờ thu:
Ngân hàng có thể tiếp nhận nhờ thu do các ngân hàng nước ngoài gửi đến. Trường hợp đặc biệt, chứng từ có thể do khách hàng nước ngoài trực tiếp
gửi đến nhưng phải có xác thực được người phát lệnh nhờ thu và các chỉ thị tiếp theo liên quan đến lệnh nhờ thu đó để tránh tranh chấp về pháp lý sau này.
* Kiểm tra chứng từ nhờ thu:
Thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra lệnh nhờ thu, kiểm tra, đối chiếu số lượng các loại chứng từ nhận được với bảng kê chứng từ của ngân hàng gửi chứng từ. Mặc dù ngân hàng nhận nhờ thu không có trách nhiệm kiểm tra nội dung của bất cứ chứng từ nào nhưng vẫn phải kiểm tra vận đơn và ký hậu vận đơn.
* Thông báo nhờ thu và xử lý nhờ thu:
Sau khi nhận lệnh nhờ thu kèm chứng từ, nếu lệnh nhờ thu là rõ ràng, chính xác và đầy đủ thông tin thì thanh toán viên sẽ lập thông báo cho khách hàng (người trả tiền) về bộ chứng từ nhờ thu đến. Kiểm soát viên sẽ kiểm soát và ký trên thông báo nhờ thu trước khi chuyển thông báo nhờ thu và bộ chứng từ nhờ thu cho khách hàng.
* Xử lý thông tin trong quá trình nhờ thu:
Quá trình nhận chứng từ, thông báo nhờ thu và nhận tiền thanh toán từ người trả tiền, nếu có vướng mắc, lập điện MT499/ MT999 tra soát và xin chỉ thị của ngân hàng gửi chứng từ.
* Thanh toán và chấp nhận thanh toán:
- Thanh toán: Thanh toán viên lập điện MT202 hoặc điện chuyển tiền MT103 theo đúng chỉ dẫn của người uỷ thác, thu các khoản phí và tạo bút toán. Sau đó toàn bộ hồ sơ được chuyển cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu giữa lệnh chi/ giấy nộp tiền mặt của khách hàng với điện thanh toán và các bút toán hạch toán số tiền chuyển cho ngân hàng hưởng hoặc người hưởng, số tiền thu phí dịch vụ và thuế VAT. Sau khi
đã khớp đúng, toàn bộ hồ sơ sẽ chuyển cho Giám đốc hoặc gười được uỷ quyền phê duyệt trước khi phê duyệt điện trên hệ thống INCAS.
- Chấp nhận thanh toán: Ngay khi nhận được chấp nhận thanh toán của người trả tiền, thanh toán viên lập điện MT412/ 499/ 999 thông báo chấp nhận thanh toán gửi cho ngân hàng gửi chứng từ.
* Đóng hồ sơ nhờ thu:
Ngân hàng có thể đóng hồ sơ nhờ thu nếu bộ chứng từ bị trả lại ngân hàng gửi chứng từ hoặc chuyển tiếp đến ngân hàng khác và ghi rõ lý do đóng hồ sơ. Trường hợp bộ chứng từ được thanh toán hoặc được chấp nhận thanh toán thì việc đóng hồ sơ nhờ thu sẽ thực hiện sau khi đã thanh toán xong toàn bộ nhờ thu đó.
* Lưu trữ chứng từ:
Các bản gốc điện thanh toán, bản thông báo nhờ thu, hoá đơn thuế và các giấy tờ có liên quan đều phải được lưu trữ theo đúng quy định.
Nhờ thu xuất khẩu:
* Tiếp nhận và xử lý chứng từ:
Ngân hàng tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu do khách hàng uỷ thác thu hộ gồm: Một giấy yêu cầu nhờ thu kèm bảng kê chứng từ và các chứng từ liên quan đến nhờ thu.
Khi nhận chứng từ của khách hàng, thanh toán viên cần phải:
- Kiểm tra đối chiếu số lượng và loại của chứng từ với bảng liệt kê chứng từ của khách hàng.
- Kiểm tra lệnh nhờ thu của khách hàng để đảm bảo có đầy đủ các thông tin.
Thanh toán viên vào chương trình máy tính để lập bảng kê chứng từ kiêm lệnh nhờ thu (Covering letter) gửi kèm bộ chứng từ đến ngân hàng nhờ thu. Tất cả các lệnh nhờ thu đi trước khi gửi đi phải ghi số tham chiếu theo quy định. Sau khi hoàn tất công việc, toàn bộ hồ sơ được chuyển cho kiểm soát viên.
* Kiểm soát:
Kiểm soát viên kiểm tra sự khớp đúng giữa lệnh nhờ thu của khách hàng và lệnh nhờ thu của ngân hàng do thanh toana viên lập đồng thời kiểm tra kỹ các điều khoản trong lệnh nhờ thu đảm bảo lệnh nhò thu rõ ràng, chính xác và đầy đủ thông tin, hạn chế rủi ro cho khách hàng nhờ uỷ thác nhờ thu. Sau đó, chứng từ được trình Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký chứng từ.
* Gửi chứng từ đi nhờ thu:
Chứng từ và lệnh nhờ thu đã hoàn thiện được trả lại thanh toán viên để đóng gói gửi đi nhờ thu bằng phương thức chuyển phát nhanh đến ngân hàng nhận nhờ thu theo đúng địa chỉ ghi trong lệnh nhờ thu.
* Xử lý thông tin trong quá trình nhờ thu. * Thanh toán, chấp nhận thanh toán:
- Thanh toán: Nhận được báo có của Hội sở chính, thanh toán viên vào chương trình nhập số tham chiếu của điện báo có vào hồ sơ bộ chứng từ nhờ thu xuất khẩu để thực hiện thanh toán cho khách hàng (hoặc thu nợ nếu ngân hàng thực hiện tài trợ/ chiết khấu), thu phí dịch vụ và thuế VAT.
- Chấp nhận thanh toán: Kiểm soát viên dùng ký hiệu mật xác thực và in bản gốc điện chấp nhận thanh toán (MT412/ 499/999) từ hệ thống INCAS. Chuyển điện chấp nhận thanh toán cho thanh toán viên để thông báo cho người hưởng biết và tiến hành thu phí dịch vụ trên hệ thống INCAS.
Đóng hồ sơ nhờ thu khi nhờ thu được huỷ bỏ hoặc đã thanh toán hết. * Lưu trữ hồ sơ:
Bộ chứng từ nhờ thu, bản xuất trình chứng từ nhờ thu của người uỷ thác, giấy báo có, giấy báo nợ kiêm hoá đơn VAT và các giấy tờ có liên quan khác đều phải được lưu trữ theo đúng quy định.