II. Tình hình thựctế tổ chức kế toán vậtliệu công cụ, dụng cụ ở công ty xây dựng số 34.
3. Trình tự nhập xuất kho vật liệu.
Công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng số 34 do một thủ kho và một kế toán viên đảm nhận. Phần hành kế toán nhập kho xuât kho vật liệu đều đợc xử lý trên máy vi tính. Vì vậy các công đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết đều do máy thực hiện. Thủ kho và nhân viên kế toán vật liệu chỉ phải làm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập - xuất vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu để đa vào máy.
3.1. Trình tự nhập kho vật liệu.
ở công ty xây dựng số 34, việc mua vật t thờng do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật t hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu đợc mua về, ngời đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng nh: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cớc phí vận chuyển… lên phòng kế toán. Trớc khi nhập kho, vật t mua về sẽ đợc thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lợng, chất lợng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu
nhập kho. Trờng hợp vật liệu mua về có khối lợng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật t lập "Biên bản kiểm nghiệm vật t". Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật t về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lợng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho.
3.2. Trình tự xuất kho.
ở công ty xây dựng số 34, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản phẩm. NVL của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thờng xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các phân xởng sản xuất. Việc xuất vật liệu đợc căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng đang đợc ký kết. Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ c- ức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ sản xuất sản phẩm và tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng.
Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng phân xởng sản xuất. Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các phân xởng sản xuất sẽ có yêu cầu xuất loại vật t nào, số lợng bao nhiêu. Khi đó phòng kế hoạch sẽ viết phiếu đồng thời cử ngời xuống các phân xởng để thông báo về lệnh sản xuất. Phân xởng sẽ cử ngời đại diện (quản đốc hoặc phó quản đốc phân xởng) xuống kho để nhận NVL.
Sau khi đối chiếu khối lợng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lợng yêu cầu đối với khối lợng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lợng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL.