Tháng 2007 2008 1 5.300 6.524 2 7.212 8.163 3 7.280 10.360 4 17.300 15.975 5 15.423 16.842 6 15.100 16.825 7 15.230 17.198 8 16.912 18.200 9 14.521 15.912 10 18.232 19.468 11 13.260 20.156 12 15.415 21.236 Nguồn. phòng vật tư
Với bất kể sự biến động nào của thị trường này đều gây ra biện động cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vì thế tùy vào thời điểm khác nhau công ty sẽ nhập khẩu khối lượng nguyên vật liệu ở các mức khác nhau.
Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của mình, công ty đã tìm đến một số đối tác nước ngoài như: Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Thái Lan,…đây là các đối tác
hiện nay thâm nhập vào Việt Nam rất nhiều tạo điều kiện cho công ty lựa chọn được đối tác có chi phí mua thấp nhất.
Đối với nhà cung ứng trong nước:
Từ sức cung của thị trường trong nước ta thấy rằng mức độ ảnh hưởng của các nhà cung ứng trong nước đối với toàn ngành không lớn. Gần như toàn bộ các công ty hoạt động trong lĩnh vực này vừa sản xuất sợi, vừa sản xuất vải. Nhưng khối lượng sản xuất ra và chi phí sản xuất còn rất lớn. Bởi thành phần chính yếu là bông vẫn phải nhập đến 98% bông từ nước ngoài. Với chi phí sản xuất lớn như vậy, họ không thể tự tăng chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy bông nhập khẩu vẫn là giải pháp hiệu quả hơn.
Từ quý 4 năm 1998 công ty bông đã chuyển về cho công ty quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trồng, chế biến và tiêu thụ bông. Từ đó linh hoạt hơn trong việc cung ứng kịp thời bông cho sản xuất. Thêm nữa cây bông từ nay cũng có thị trường lớn và ổn định là các công ty sản xuất sợi mỗi lúc một tăng, dự báo đến năm 2010 là 150.000 tấn. Việc tăng sản lượng trong nước có ý nghĩa vô cùng lớn bởi sẽ giảm được tỷ lệ phải nhập khẩu, tránh các tác động của tỷ giá hối đoái, hạ giá thành sản phẩm, công ăn việc làm cho người lao động.
Nguồn cung ứng sợi trong nước của công ty bao gồm sợi Huế, sợi 8/3, sợi Hà Nội..
2.3.3- Xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng
Tại công ty, việc xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng là hoạt động gắn liền với sản phẩm. Bởi căn cứ trên đơn hàng đã được kí kết, công ty mới lên kế hoạch về NVL, sau khi xem xét để lựa chọn nhà cung ứng có trong danh sách, phòng vật tư tiến hành lập đơn đặt hàng và trình duyết lên Giám Đốc, nếu đơn hàng đã được duyệt thì phòng sẽ gửi đơn đặt hàng và kí kết hợp đồng mua hàng. Chỉ khi có đơn hàng hay có nhu cầu sản xuất thì công ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm NVL. Do đó lượng NVL cần mua sắm thường được xác định bằng lượng NVL cần để sản xuất ra số sản phẩm theo đơn hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất. Đây cũng chính là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết mà công ty cần có. Khi có nhu cầu NVL
phòng vật tư lập nhu cầu NVL đưa xuống các thủ kho, trên cơ sở kiểm tra lượng tồn kho để xem đủ thì xuất, không đủ thì tiếp tục lập đơn và gửi đơn hàng như vừa nói ở trên.
Để xác định được lượng đặt hàng hợp lý, tối ưu là yếu tố rất quan trọng, bởi nó ảnh hưởng đến nhiều chi phí kèm theo, nếu đặt hàng lớn thì giảm số lần đặt hàng, tiết kiệm được chi phí kinh doanh đặt hàng, giảm chi phí mua hàng với số lượng lớn, đảm bảo được sự chắc chắn về NVL; nhưng đặt hàng quá lớn sẽ làm lưu kho lớn, cần vốn lưu động lớn gây ảnh hưởng xấu đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Ngược lại nếu đặt hàng quá ít dẫn đế chi phí kinh doanh lưu kho giảm nhưng vẫn không đem lại hiệu quả kinh doanh cao vì chi phí kinh doanh bình quân liên quan đến mua sắm và vận chuyển lớn, không được giảm giá mua hàng, sự gián đoạn trong khâu cung ứng.
Với phương thức đặt hàng như vậy, công ty sẽ giảm được chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, hao hụt, mất mát…Nhưng việc đặt hàng như thế cũng sẽ gây khó khăn như: lượng tiền thanh toán cho việc thanh toán không có đủ, khách hàng không có NVL để đáp ứng kịp thời, nếu điều này xảy ra sẽ làm tăng thời gian máy móc ngừng hoạt động, người lao động không có đủ việc để làm…dẫn đến chi phí kinh doanh tăng lên, giảm hiệu quản kinh doanh của công ty. Hơn nữa việc mua sắm như thế dẫn đến hiệu quả kinh doanh của công ty không cao do chi phí kinh doanh bình quân liên quan đến mua sắm, vận chuyển lớn, không được giảm giá mua hàng….
Sau đây là mẫu đơn đặt hàng của công ty: CÔNG TY TNHHNN MTV
DỆT 19/5 HÀ NỘI
Biểu mẫu số:
Đơn đặt hàng
Hôm nay, ngày…tháng….năm… Kính gửi…..
Công ty TNHHNN MTV Dệt 19/5 Hà Nội xin gửi quý công ty đơn đặt hàng sau, rất mong được đáp ứng, xin cảm ơn.
1. Tên hàng, số lượng, đơn giá
STT Tên vật tư Mã hiệu ĐVT Số lượng Đơn giá Tổng giá 1
2 …
2. Quy cách chất lượng hàng hoá 3. Phương thức thanh toán 4. Giao nhận vận chuyển Hàng giao tại
Thời gian giao hàng Vận chuyển
5. Kiểm tra nghiệm thu
Thực hiện kiểm tra vật tư đầu vào theo quy trình (tuỳ theo từng chủng loại vật tư để đưa ra các yêu cầu cho việc kiểm tra).
Xin chân trọng kính chào
Giám đốc công ty ( đã ký)
Sau khi đã xác định nhu cầu, ngiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng, xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng thì công ty tổ chức thực hiện kế hoạch mua NVL. Thỏa thuận với nhà cung ứng rồi xúc tiến mua NVL về sản xuất. Phòng vật tư chịu trách nhiệm theo dõi giá cả, số lượng NVL thực tế cần cho quá trình sản xuất.Từ đó cân đối lại kế hoạch mua NVL. Trên cơ sở có sự hợp lý của kế hoạch mua NVL, tiến hành duyệt giá, lựa chọn nhà cung ứng, nhập kho NVL và tiến hành các biện pháp kiểm tra, bảo quản.
Phòng vật tư lập tiến độ theo dõi thời gian nhận NVL từ nhà cung ứng. Đây là công việc cần thiết nhằm tạo sự chủ động cho công ty trên mọi phương diện như tài chính, nhân lực, kho tàng, bến bãi… trong việc tiếp nhận hàng hóa. Sau đó tùy thuộc vào hợp đồng mà hai bên đã thỏa thuận mà công ty phải thanh toán theo đúng số lượng và thời gian.
Trong tổ chức thực hiện kế hoạc mua NVL để cho công ty có phản ứng và có hướng giải quyết hợp lý trước sự châm trễ của nhà cung ứng thì bên mua phải có biện pháp thúc giục. Có hai loại thúc giục là thúc dục trước thời điểm nhận hàng, nhằm nhắc nhở người bán về nghĩa vụ thực hiện những nội dung đã cam kết và thúc giục khi đến thời điểm nhận hàng mà người bán vẫn chưa giao hàng ( thúc giục khi chậm trễ ). Nhưng nếu sự chậm trễ do nguyên nhân khách quan ( thiên tai, địch họa ) thì phản ứng của công ty sẽ hoàn toàn khác khi sự chậm trễ do nguyên nhân chủ quan của người bán gây ra ( cố tình dây dưa…). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi đến nhận NVL công ty phải tổ chức phương tiện vật chất và con người để tiếp nhận hàng hóa ( cân, đong, đo, đếm ). Phải đối chiếu NVL thực nhận so với NVL ghi trên hóa đơn hay hợp đồng.
Trước khi nhận NVL nhân viên phòng vật tư phải tiến hành kiểm tra chất lượng NVL mua về. Với các loại NVL mua về không thể xem chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá.
Ví dụ: Sợi được đánh giá dựa vào: độ dai, độ mịn, độ xoắn… Bông được đánh giá dựa vào: tỷ lệ xơ, màu sắc…
lượng NVL. Ví dụ như biên bản kiểm tra chất lượng bông như dưới đây:
BIÊN BẢN KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG BÔNG
Ngày 18 tháng 01 năm 2009 I. Kiểm tra gồm:
1. Trần Minh Huệ 2.
3. II. Nội dung
- Căn cứ HĐKT số 05 ngày 09 tháng 01 năm 2009 - Căn cứ tiêu chuẩn chất lượng
1. Kiểm tra chất lượng nhập ngày 18 tháng 06 năm 2009 của công ty Dệt 19/5 Hà Nội.
2. Số lượng nhập 37.838,76 Kg=168 kiện Số lượng kiểm tra 37.838,76 Kg
III. Kết quả
Chủng loại, ký hiệu Đơn vị Đạt Không đạt
Số lượng % Số lượg %
Bông thiên nhiên Mỹ cấp II
Kg 31.232,11 82,54 6606,65 17,46
Nhận xét: Bông đều màu nhưng tỷ lệ sơ không đồng đều
Đề xuất: Đạt chất lượng đưa vào sản xuất ( phòng KTSX lựa chọn phương án pha bông thích hợp ).
Phòng QLCL Người kiểm tra ( đã ký) ( đã ký)
chuyên nghiệp. Được đào tạo và có kinh nghiệm về kỹ thuật và thương mại, khả năng tiếp xúc tốt, ngôn ngữ trong sáng, lập luận hợp lý. Khéo léo và đáng tin cậy trong khi thương lượng. Có đầu óc kinh doanh, hieu biết về quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đội ngũ bốc xếp vận chuyển chuyên nghiệp, không làm mất thời gian và tiến độ công việc. Vì công việc mua NVL là công việc quan trọng trong quá trình sản xuất và bán thành phẩm. Vì vậy quá trình mua NVL luôn được đặt lên hàng đấu trong các khâu sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổ chức tiếp nhận NVL từ nhà cung ứng:
Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, bởi vậy chất lượng được kiểm tra nghiêm ngặt ở tất cả các khâu, ngay từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất là NVL được bộ phận KCS kiểm tra, chỉ khi NVL đảm bảo chất lượng mới nhập kho, lúc đó phòng vật tư chịu trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại NVL căn cứ vào quy định ghi trong hoá đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng. Phòng vật tư sẽ kiểm tra số thực nhập so sánh với hoá dơn, hợp đồng tại mỗi loại NVL, nếu phát hiện ra sai sót, phòng vật tư phải báo ngay cho nhà cung ứng để giải quyết và lập biên bản xác nhận về việc kiểm tra, cuối cùng thư ký ghi thực nhận cùng với người giao hàng và cho nhận hàng. Quá trình tiếp nhận, thay đổi NVL như thế nào sẽ được phòng vật tư lập sổ và theo dõi.
Việc tiếp nhận NVL từ nhà cung ứng được tiến hành như sau: - Nhận chứng từ
NVL chính là bông và sợi. Khối lượng nhập sẽ được theo dõi bằng sổ sách, hoá đơn. Trên sổ sách phải ghi lại toàn bộ số lượng báo cáo nhập hàng ngày, liệt kê số lượng, chủng loại, quy cách vật tư để làm căn cứ sắp xếp mặt bằng một cách hợp lý. Cuối cùng ghi lại mã số phiếu tiếp nhận NVL vào sổ nhập.
- Chuẩn bị phương tiện
Để xác định chính xác số phương tiện cần dung để vận chuyển trước hết phải dựa trên cơ sở tính toán chi tiết số lượng, quy cách từng loại nguyên liệu. Sau đó sẽ bố trí để nhận và vận chuyển NVL về công ty.
Để lựa chọn công cụ, phương tiện vận chuyển như thế nào sẽ dựa trên số liệu ghi trên phiếu, hệ số thực nhận, số nhận.
- Kiểm tra NVL:
Phòng kỹ thuật quy định tiêu chuẩn mẫu kiểm tra NVL. Nội dung kiểm tra như sau:
Thứ nhất, kiểm tra số lượng NVL, quy cách, thời hạn sử dụng, nhãn hiệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ hai, kiểm tra thông số ghi trên tem có khớp với sản phẩm không, nếu không khớp phải báo cáo sửa đổi và yêu cầu xử lý theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
Thứ ba, bố trí vào khu vực đã được chuẩn bị đối với các sản phẩm đã được khớp thông số.
Thứ tư, đánh kí hiệu để phân biệt sản phẩm không phù hợp.
Vật tư được mua từ bất cứ nguồn nào trước khi nhập kho phải qua các bước sau:
Kiểm tra trước khi nhập kho
Kiểm tra sơ đồ, sổ sách, công cụ nhằm tránh nhầm lân, sai sót.
Dán tem kiểm tra vào những sản phẩm đã đạt tiêu chuẩn.
Đánh kí hiệu, sử dụng tem, biển báo, mác để phân biệt từng loại NVL.
Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại vật tư sau khi đã xếp đủ, có như vậy sẽ tránh được nhầm lẫn có thể xảy ra.
Bước 5: Cập nhật số liệu báo cáo
Nhập số liệu vật tư để báo cáo
Nhập số liệu vào thẻ kho
Ví dụ: Phiếu kiểm tra NVL đầu vào khi NVL được vận chuyển về:
Mã số kiểm tra: 12.08 Số: 138/QC Địa điểm kiểm tra: Tại kho vật tư Số lượng: 8460.000kg Ngày 27/3/2007 TT Đối tượng kiểm tra Hướng dẫn và tiêu chuẩn Đơn vị Số lượng Số tem kiểm
Kết quả Người kiểm tra
PH KPH Tên kí
1 Bông cot Theo mẫu kg 761 7 761
2 Xơ PE Theo mẫu kg 772.75 8 772.75
3 Sợi PE Theo mẫu kg 624.5 9 624.5
Nguồn. Phòng vật tư
Từ đó ta thấy rằng chỉ khi NVL đã qua phòng chất lượng kiểm tra nếu đạt tiêu chuẩn chất lượng thị mới được phép nhập kho.
Phiếu nhập kho được ghi làm 3 liên:
1 liên do thủ kho giữ
1 liên do người giao hàng giữ
1 liên được lưu giữ tại máy
Tuy mỗi đơn hàng đã được kiểm tra trước khi nhận nhưng vẫn không tránh khỏi được những sai sót, vì vậy vẫn xảy ra một số báo cáo không phù hợp do chất lượng NVL không được đảm bảo.
Khi đó công ty ngay lập tức phải có thông tin phản hồi cho nhà cung ứng. Qua đó để tránh được những thiệt hại về kinh tế và nhà cung ứng có thể rút kinh nghiệm cho những lần nhập sau.
Công ty có thể có nhiều biện pháp để thông báo cho phía đối tác, tuy nhiên cách sử dụng mẩu báo cáo sau có thể cung cấp thông tin sai xót cho phía đối tác:
CÔNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI
Báo cáo sai sót nhận nguyên vật liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ Kho: Trần Văn Hải Phân xưởng : dệt
Đơn vị cung ứng: Tổng công ty Xuất nhập khẩu Thiên Tân – Trung Quốc Mã đơn hàng: VTP003
Ngày 11/2/2007
Số lượng thực nhập: 1.5 tấn Số lượng ghi trên hoá đơn: 1.8 tấn Loại sai sót: sai số lượng nhập
Nguyên nhân sai sót: sau khi đã nhập kho NVL, thủ kho tập hợp và kiểm kê lại đơn hàng, phát hiện số lượng thực nhập giữa hai bên trong hợp đồng không khớp nhau, xảy ra hiện tượng này là do bộ phận tổ chức vận chuyển từ đơn vị cung ứng về nhập kho tại công ty đã sơ ý để bị mất cắp NVL nhưng không phát hiện kịp thời.
Trên đây là một ví dụ minh chứng cho hiện tượng sai sót xảy ra trong quá trình nhập kho NVL.
Trong năm 2007, công ty xảy ra thêm 2 vụ sai sót như sau:
- Mã hàng NĐ-GC02 ngày 13/4/2007 nhận thừa 0,5 tấn NVL, do thay đổi lệnh sản xuất sản phẩm nhưng lại phân tới thủ kho chậm , xảy ra trường hợp này là do chưa có sự bàn giao công việc hợp lý.
- Mã hàng HĐ-Sợi 06 ngày 6/7/2007, sai mác NVL do người chịu trách nhiệm nhận lô NVL từ đơn vị cung ứng khi được bên cung ứng phân loại để dán mác đã sơ suất nhầm tên của 2 loại NVL. Khi NVL được về kho, qua bộ phân KCS kiểm tra đã kịp thời phát hiện rồi mới cho nhập kho.
Tuy vẫn xảy ra một số sai sót như vừa trình bày ở trên, nhưng nhìn chung dưới sự kiểm tra kỹ lưỡng và nghiêm túc về quy cách, phẩm chất NVL của nhân viên tổ KCS, NVL đạt mới được nhập kho nên hạn chế được những sai sót trong quá trình