CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH TM& DV ĐỖ HỮU
2.4.1 Các bộ phận lao động
2.4.1.1 Bộ phận lao động chính.
Là bộ phận kinh doanh của công ty, những người trực tiếp kiếm những hợp đồng, những dự án, tìm kiếm những khách hàng.
Bao gồm:
+ Phòng dự án: bỏ thầu các dự án về lĩnh vực kinh doanh của công ty và tổ chức thực hiện các dự án đó
+ Phòng kinh doanh: Kinh doanh trực tiếp sản phẩm máy nén khí máy răng, nhập hàng từ nước ngoài và phân phối đến các đại lý, những mối hàng thường xuyên.
Hoạt động quảng cáo
Biển quảng cáo tại 99 Phương Mai, Biển quảng cáo tại Giải Phóng
Quảng cáo trên đài, báo
Tham gia các buổi hội thảo, tham gia vào các buổi trển lãm
2.4.1.2 Bộ phận phục vụ kinh doanh:
Bao gồm: Bộ phận kỹ thuật, dịch vụ sau bán hàng, dịnh vụ bảo hành, bộ phận kế toán, nhân viên văn phòng, bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận phục vụ, bảo vệ.
2.4.1.3 Bộ phận kế toán.
2.4.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Sơ đồ 1.2. Tổ chức của công ty Đỗ Hữu
Chức năng từng bộ phận:
Giám đốc: Là người phụ trách chung, quản lý, chỉ đạo các hoạt động của công ty, phê duyệt các chính sách và các mục tiêu. Uỷ nhiệm và phân công trách nhiệm cho các trợ lý giám đốc, trưởng phòng
Trợ lý giám đốc: Giúp việc cho giám đốc theo sự uỷ quyền của giám đốc. Giúp việc cho giám đốc trong các lĩnh vực tài chính, kỹ thuật, về các hoạt động Marketing, về nguồn nhân lực của công ty. lập các chương trình tuyển dụng, các chương trình xúc tiến bán hàng, các hoạt động quảng cáo.
Phòng dự án: Tham gia vào các hoạt động đấu thầu công khai, những dự án lớn, trong cả các lĩnh vực máy nén khí, máy phát điện, máy xây dựng, nhân lực của phòng dự án bao gồm cả bộ phận kỹ thuật, có trách nhiệm về kỹ thuật tất cả các mặt hàng của công ty. Bộ phận xuất nhập khẩu, phụ trách về công việc xuất nhập khẩu, giao dịch với các đối tác nước ngoài.
Trợ lý giám đốc Giám đốc Phòng kinh doanh máy xây dựng Phòng dự án Phòng kinh doanh máy nén khí Phòng kế toán Phòng KD thiết bị tự động hóa Phòng kinh doanh vòng bi Trợ lý giám đốc Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng dự án Phòng kế toán Phòng hỗ trợ kinh doanh Phòng Kỹ thuật Phòng PA, chăm sóc KH
Phòng kinh doanh : Phòng này có trách nhiệm phụ trách việc kinh doanh của công ty, phân phối hàng đến các hệ thống đại lý, mở rộng hệ thống các đại lý,
Phòng kế toán: Thực hiện các công việc kế toán của công ty: Tính lương, quản lý các thiết bị văn phòng, quan hệ với các ngân hàng trong nước và quốc tế để thực hiện các công việc chuyển tiền, cũng như công việc mua bán ngoài tệ trong công việc kinh doanh, tiến hành các công việc liên quan đến ngân hàng (Như mở LC, làm các bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh hợp đồng), cũng như quản lý các khoản nợ, các nguồn vốn của công ty.
Phòng marketting và chăm sóc khách hàng
- Phòng marketting cơ cấu bao gồm 1 trưởng phòng và 7 nhân viên Chức năng của bộ phận marketting :
• Tiếp thị cho các mặt hàng kinh doanh, các dịch vụ của công ty.
• Tạo dựng hình ảnh thương hiệu của công ty.
• Tìm kiếm các khách hàng mới cho công ty.
• Đưa công ty gần gũi hơn với các khách hàng cả trong nước và quốc tế. Chức năng của bộ phận chăm sóc khách hàng:
Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, chuyển các yêu cầu của khách hàng tới các phòng ban có liên quan để được giải quyết.
Thực thi các chính sách hậu mãi của công ty đối với mạng lưới khách hàng.
Đây là bộ phận ảnh hưởng quan trọng tới tình hình kinh doanh của công ty, vì thế chịu sự quản lý chặt chẽ. Khách hàng có tìm đến công ty hay không, có quay trở lại công ty hay không, phụ thuộc rất nhiều vào khâu này.
2.5 Kết quả hoạt động trong thời gian gần đây.
Năm 2008, tình hình kinh tế Thế giới có nhiều diễn biến phức tạp như giá Dollar, giá vàng, giá dầu tăng, giảm đột biến, khó lường; khủng hoảng lương thực thế giới, thiên tai tàn khốc nhiều nơi. Nền kinh tế Việt Nam trong
năm 2008 cũng gặp phải không ít khó khăn, thử thách từ tác động của suy thoái kinh tế thế giới, thị trường bất động sản Việt Nam ảm đạm và thị trường chứng khoán suy giảm mạnh. Biến động mạnh trên thị trường tài chính tiền tệ hết sức khó lường. Những biến động về lạm phát, lãi suất, đặc biệt là chính sách vĩ mô vừa chống lại lạm phát thì trong thời gian ngắn lại quay sang chống thiểu phát, suy giảm kinh tế đã tác động rất mạnh tới hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính phủ đã đề ra tám nhóm giải pháp nhằm kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô và đảm bảo an sinh xã hội, duy trì mức tăng trưởng GDP gần 6,5% tổng kim ngạch xuất khẩu đạt 62.9 tỷ, nguồn vốn đầu tư nước ngoài ( FDI) đạt 64.9 tỷ.
Trước tình hình đó, trong năm vừa qua, công ty đã cố gắng vượt qua mọi khó khăn để cố gắng hoạt động thật hiệu quả và đã đạt được những kết quả rất đáng khích lệ.
• Hoạt động lắp đặt các trang thiết bị cho các bệnh viện và phòng khám tư.
− Tính đến 31/12/2008 công ty đã lắp hàng trăm máy móc nhất là về nha khoa cho các bệnh viện lớn và các phòng khám trong khắp các tỉnh thành trên cả nước, với doanh thu thu về là hàng trăm nghìn USD .
• Hoạt động cung cấp nguyên vật liệu cho ngành y tế.
− Đi kèm với việc lắp đặt các máy móc, công ty còn cung cấp đầy đủ, các nguyên vật liệu đi cùng với các trang thiết bị đó. Ngoài ra công ty còn có cửa hàng thiết bị y khoa chuyên bán buôn bán lẻ các mặt hàng, đem lại doanh lợi đáng kể theo từng tháng. Hầu hết các nơi lắp máy đều mua luôn nguyên vật liệu ở cửa hàng của công ty, và rất nhiều phòng khám khác vẫn giữ mối quan hệ hợp tác với công ty.
• Hoạt động sửa chữa trang thiết bị máy móc.
công ty chiếm được sự tin tưởng cao của các khách hàng. Uy tín của công ty ngày càng được nâng cao, và có chỗ đứng vững chắc trong lĩnh vực này, đang dần tạo thành một thương hiệu được yêu thích..
• Hoạt động chăm sóc khách hàng.
• Với đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, tất cả các khách hàng đến với công ty đều được tiếp đón niềm nở, chăm sóc chu đáo, tư vấn phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
• Các dịch vụ hậu mãi được công ty quản lý, thúc đẩy tiến hành đúng như cam kết với khách hàng, vì thế mạng lưới khách hàng ngày càng mở rộng, nhất là trên 80% khách hàng tiếp tục hợp tác với công ty sau khi đã kí kết một số hợp đồng trước đó.
• Hoạt động tài chính kế toán.
• Công tác kế toán và quản lý tài chính thực hiện nghiêm túc theo quy chế tài chính.
• Hoạt động kho quỹ.
Năm 2008, công tác kho quỹ đảm bảo thu, chi kịp thời.
• Hoạt động vận chuyển hàng hóa:
Đảm bảo sự nhanh chóng, an toàn và kịp thời cho khách hàng, nên được khách hàng rất tin tưởng.
Đây là một việc rất quan trọng, vì không những nó đem lại nguồn thu cho công ty mà còn kéo khách hàng ở những nơi xa tìm đến với công ty. Mạng lưới khách hàng cũng vì thế mà ngày càng được lan rộng.
• Hoạt động xuất nhập khẩu thương mại:
Công ty đã hợp tác với khá nhiều các hãng ở các nước như Nhật Bản và Trung Quốc.
Nhiều hãng đã tin tưởng và muốn cửa hàng thiết bị của công ty đồng ý làm đại lý độc quyền cho hãng, vì thế đã phần nào khẳng định được uy tín, vị trí của công ty.
Công tác quản trị điều hành.
Công tác quản trị điều hành của Ban giám đốc đã thực sự sâu sát, cụ thể đến từng nghiệp vụ, từng phòng.
Công tác tổ chức cán bộ, đào tạo và triển khai mạng lưới.
− Công tác tổ chức cán bộ, nhân sự, lao động, tiền lương: thực hiện các thủ tực tiếp nhận tuyển dụng, ký HĐ lao động theo đúng như quy định. Thực hiện tính, chi trả lương, BHXH, BHYT đúng quy chế, chế độ của nhà nước. Từng bước kiện tòan bộ máy tổ chức, đưa hoạt động của các phòng ban và cơ quan đi vào kỉ cương.
− Công tác đào tạo và đào tạo lại: coi công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, văn hóa cho CBVC, lao động là nhiệm vụ thường xuyên. Trong năm 2008, công ty đã cho nhân viên theo học nhiều lớp nghiệp vụ theo các chuyên đề như: chuyên đề bán lẻ, chuyên đề phí dịch vụ, lớp PR chuyên nghiệp…
Công tác xây dựng kế hoạch, tổng hợp.
Ngày càng hoàn thiện, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, nhanh chóng, kịp thời phục vụ công tác điều hành kinh doanh của Ban lãnh đạo.
Công tác kiểm tra, kiểm soát.
Đẩy mạnh công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ trên tất cả các nghiệp vụ chú trọng công tác tín dụng. Qua kiểm tra đã phát hiện giúp các bộ phận cần khắc phục thiếu sót.
Công tác thi đua khen thưởng.
Thực hiện nhanh chóng kịp thời theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo đảm bảo đúng quy định và đảm bảo quyền lợi cho CBCNV.