Ngoài các biện pháp kể trên, để hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty, cần thực hiện một loạt các biện pháp khác.
Biện pháp thứ nhất là hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Hiện nay cơ cấu tổ chức của công ty còn khá cồng kềnh với quá nhiều phòng ban, sức ì trong hoạt động lại lớn do truyền thống chung của các cơ quan nhà nước, mà công ty mới chuyển đổi sang công ty cổ phần sang công ty nhà nước từ năm 2004. Điều này làm cho thủ tục thanh toán tại công ty còn chậm vì phải đi vòng qua các khâu các cửa. Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Cải tổ lại cơ cấu tổ chức : Bỏ bớt một số phòng ban ít chức năng nhiệm vụ như Phòng thi đua văn hoá có thể chuyển ghép vào cho phòng tổ chức lao
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
động thực hiện các chức năng này do phòng tổ chức lao động quản lý lao động có thể đảm nhiệm thêm cả việc khuyến khích và khen thưởng lao động.
- Tinh gọn biên chế theo hướng gọn nhẹ nhưng hiệu quả hơn. Đặc thù hoạt động xuất nhập khẩu khiến những nhân viên đã làm việc trong môi trường nhà nước quá lâu không thích ứng được nữa. Khối lượng công việc mỗi người hiện phải làm là không nhiều, rõ ràng cần giao thêm công tác cho từng nhân viên. Do vậy việc tinh gọn biên chế là cần thiết.
- Sửa đổi thay thế các quy định không còn phù hợp. Các quy định không thích hợp làm chậm thời gian thanh toán cần được sửa đổi. Chẳng hạn như quy định về lựa chọn phương thức thanh toán phải qua phòng kế toán khiến nhân viên phòng xuất nhập khẩu không được chủ động khi đàm phán ký kết hợp đồng.
Biện pháp thứ hai là bảo hiểm cho các rủi ro về tỷ giá. Công ty cổ phần thương mại và du lịch TKV từ trước đến nay chưa từng áp dụng các biện pháp bảo hiểm rủi ro về tỷ giá. Những năm trước, việc bảo hiểm rủi ro là không quan trọng, tuy nhiên hiện nay, thị trường ngoại hối biến động hết sức phức tạp. Đồng Việt Nam được điều chỉnh theo USD, nên tỷ giá với EUR và JPY biến động liên tục vì USD mất giá. Mà công ty lại chủ yếu thực hiện thanh toán bằng đồng JPY và EUR. Do vậy công ty cần thực hiện các biện pháp bảo hiểm rủi ro về tỷ giá.
- Mua hợp đồng Option : Đây là thoả thuận với ngân hàng cho phép người mua có quyền nhưng không kèm theo nghĩa vụ mua hoặc bán một loại ngoại tệ bằng VND với một tỉ giá được ấn định trước vào một ngày xác định trong tương lai. Như vậy công ty sẽ loại bỏ được rủi ro do tỷ giá thay đổi. Nếu tỷ giá tăng công ty có thể mua bằng tỷ giá ban đầu không phải chịu khoản chênh lệch tỷ giá. Nếu tỷ giá giảm, công ty không bắt buộc phải mua mà có
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thể huỷ hợp đồng option, chỉ mất một khoản nhỏ phí mua Option, xem như là phí bảo hiểm.
- Sử dụng hợp đồng thanh toán kỳ hạn : Khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty song song tiến hành ký hợp đồng mua ngoại tệ với ngân hàng, tỷ giá áp dụng sẽ là tỷ giá hiện tại nhưng ngày thực hiện là ngày phải thanh toán theo hợp đồng. Như vậy dù tỷ giá biến động như thế nào, công ty sẽ vẫn thanh toán bằng cũng một lượng VNĐ như dự tính.
Biện pháp thứ ba là xây dựng quan hệ với Ngân hàng trên nền tảng quan hệ khá tốt ở hiện tại. Hiện tại, công ty đã có quan hệ khá tốt với ngân hàng Vietcombank, tuy nhiên vẫn chưa được sự tin tưởng hoàn toàn, khi mở L/C vẫn phải tiến hành kí quỹ. Ngoài ra, công ty chưa đặt quan hệ với các ngân hàng khác nữa. Do đó công ty cần phải xây dựng mối quan hệ của mình với ngân hàng :
- Củng cố mối quan hệ với ngân hàng Vietcombank, tiếp tục tiến hành giao dịch với ngân hàng Vietcombank, mời các chuyên gia ngân hàng về tư vấn cho công ty về các thủ tục ngân hàng và nghiệp vụ thanh toán quốc tế, thăm hỏi, gặp gỡ, trao đổi với các quan chức của ngân hàng.
- Xây dựng thêm quan hệ với các ngân hàng khác hoạt động trong lĩnh vực thanh toán quốc tế như Eximbank ( Ngân hàng thương mại cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam), Incombank( Ngân hàng công thương Việt Nam), Military Bank ( Ngân hàng TMCP quân đội),...để đảm bảo thanh toán nhanh, hiệu quả, ngoài ra đây là cách gây dựng quan hệ để thông qua đó xin hưởng tín dụng.
-- Vay vốn ngân hàng, giảm tỷ lệ ký quỹ tại ngân hàng khi mở L/C. Do
lượng vốn của công ty có hạn nên khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu, công ty nên kí hợp đồng tín dụng song song, thanh toán bằng nguồn vốn ngân hàng, công ty sẽ hoàn trả sau đó. Nguồn vốn này sẽ được tính là vốn vay ngân
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hàng. Ngoài ra khi mở L/C, công ty cũng cần đàm phán để giảm mức kí quỹ xuống, tốt nhất là không phải kí quỹ mở L/C, để tránh một lượng vốn bị đọng lại không thể lưu thông.
Biện pháp thứ tư là xây dựng quan hệ với các nhà xuất khẩu. Ngoài việc phải giữ vững chữ tín để tạo sự tin tưởng của các nhà xuất khẩu công ty còn cần xây dựng tốt mối quan hệ với các nhà xuất khẩu bằng nhiều cách :
- Đặt hàng thường xuyên, ổn định, xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững với cùng một nhà xuất khẩu về một mặt hàng. Chẳng hạn như công ty là nhà phân phối lốp đặc chủng Michelin, hay chuyên nhập khẩu phụ tùng từ Komatsu mà thôi.
- Tổ chức gặp gỡ giữa lãnh đạo cấp cao hai bên. Lãnh đạo công ty đi thăm đối tác, bàn bạc kế hoạch hợp tác, giới thiệu thêm về công ty. Công ty cũng tổ chức chương trình hội thảo, mời lãnh đạo của bên đối tác thăm viếng công ty, tạo mối quan hệ lâu dài.
- Gửi thư và quà thăm hỏi, chức mừng nhân các dịp lễ tết, ngày kỉ niệm của các đối tác. Tặng quà cho đối tác đúng theo phong tục, văn hoá của họ.
- Ngoài thương mại, công ty còn kinh doanh du lịch. Do đó có thể tranh thủ tổ chức các tuor du lịch trao đổi, đưa nhân viên đối tác sang Việt Nam du lịch và đưa nhân viên công ty đi du lịch nước ngoài.