a. Chức năng:
- Là phòng nghiệp vụ tổng hợp giúp việc Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc công ty, lập kế hoạch công việc của công ty và thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của HĐQT và Tổng giám đốc.
- Văn phòng là đầu mối tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, lưu trữ các tài liệu, thong tin, văn bản phục vụ cho công việc của công ty. Là đầu mối quan hệ với các cơ quan hữu quan và các đơn vị trực thuộc Công ty.
- Thực hiện công việc hành chính, quản trị, thi đua khen thưởng, xây dựng nội quy, quy chế của công ty về quản lý phương tiện, thiết bị, tài sản… Bảo vệ chật tự văn phòng công ty, phòng cháy nổ, bão lụt..
b. Nhiệm vụ:
- Quản lý hồ sơ về đất, nhà cửa khu vực văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Lập kế hoạch sửa chữa, xây dựng trụ sở văn phòng công ty.
- Theo dõi, quản lý tài sản cơ quan, sửa chữa nhà cửa, trụ sở, bổ sung phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng, cấp phát văn phòng phẩm, vật rẻ tiền mau hỏng, thiết bị thông tin liên lạc, điện nước, quản lý điều hành các phương tiện, đáp ứng yêu cầu hoạt động bình thường ổn định của cơ quan.
- Dự thảo các quy chế và triển khai thực hiện về bảo quản, bảo dưỡng thiết bị văn phòng, trang thiết bị thông tin, điện nước… báo cáo Tổng giám đốc trước khi trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
- Tổng hợp trương trình công tác của các phòng nghiệp vụ, lên báo cáo giao ban thường kỳ của công ty.
- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng công ty trong việc tổ chức các phong trao thi đua lao động sản xuất, công tác, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra theo dõi công tác thi đua khen thưởng của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc; Tổng kết phong trào thi đua, tham mưu đề xuất các hình thức khen thưởng cho các tập thể, cá nhân có thành tích theo đề nghị của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc.
- Trực tiếp phụ trách và thực hiện công tác hành chính, lưu trữ công văn đi, đến theo quy định hiện hành của nhà nước và các quy định khác theo đặc thù ngành Hàng hải và của công ty; Tiếp nhận và chuyển kịp thời công văn, tài liệu theo quy định tới các bộ phận giải quyết; trực tiếp công chứng, lưu trữ và cấp
Báo cáo thực tập tổng hợp GVHD: Nguyễn Quốc Trung
phát các tài liệu của công ty cho các phong nghiệp vụ và các đơn vị trong nội bộ công ty.
- Tổ chức khám chữa bệnh và cấp phát thẻ BHYT, thuốc thông thường cho CBCNV, thuyền viên; Trực tiếp chỉ đạo công tác vệ sinh an toàn môi trường, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh công nghiệp… Thực hiện phòng bệnh và tuyên truyền kế hoạch hoá gia đình trong CBCNV công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; thường trực giám sát khách ra vào cơ quan, công tác coi giữ phương tiện đi lại của CBCNV của công ty và của khách trong phạm vi văn phòng công ty.
- Tổ chức phòng cháy, chữa cháy thong qua lực lượng bảo vệ cơ quan và tự vệ cơ quan; chủ trì việc tổ chức trương trình, các cuộc họp, đại hội, hội nghị của công ty và phục vụ những công việc khi có yêu cầu của công ty.
Phần 2. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty. 2.1. Đặc điểm, tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
Công ty áp dụng theo quy định 15. Thực hiện chế độ kế toán thống kê trên cơ sở các chuẩn mực kế toán Việt Nam và những quy định pháp luật hiện hành khác tại Việt nam. Công ty lập sổ sách kế toán bằng tiếng Việt Nam và lưu giữ hồ sơ kế toán theo loại hình hoạt động kinh doanh mà công ty tham gia. Những hồ sơ này phải chính xác, cập nhật, có hệ thống và phải đủ để chứng minh và giải trình các giao dịch của công ty. Công ty sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ dùng trong kế toán.
Báo cáo thực tập tổng hợp GVHD: Nguyễn Quốc Trung
Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN
Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán Doanh thu, tạm ứng và hoàn tạm ứng Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt và TSCĐ Kế toán công nợ, thuế và tiền lương
Kế toán các đơn vị trực thuộc
Kế toán BHXH kiêm phải thu, phải trả khác Xí nghiệp vận tải thuỷ NOSCO tại Quảng Ninh Trung tâm Xuất nhập khẩu CKD Nhà máy sửa chữa tàu biển NOS CO - VINA LINE Trung tâm du lịch Hàng hải Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Xí nghiệp xây dựng Công ty TNHH một thành viên đào tạo và cung ứng nhân lực quốc tế NOSCO Chi nhánh Hải Phòng Thủ quỹ
Kế toán trưởng: Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty. Tổ chức ghi chép tính toán và phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng (nếu có).Xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị trực thuộc. Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty và các đơn vị trực thuộc (nếu có). Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty. Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Hội đồng quản trị, TGĐ và các Cơ quan hữu trách. Theo dõi phản ánh đúng tình hình tài chính của Công ty. Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán luôn đảm bảo gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả.
Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ thu chi và quản lý theo dõi các phần hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải. Kiểm tra giám sát các công việc do kế toán viên thực hiện. Thay mặt Kế toán trưởng xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị trực thuộc. Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định. Thay mặt cho Kế toán trưởng, tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan. Thay mặt cho Kế toán trưởng, tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán. Thay mặt cho Kế toán trưởng, giải thích một số số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị Công ty và các Cơ quan hữu trách khi cần thiết.
Báo cáo thực tập tổng hợp GVHD: Nguyễn Quốc Trung
Kế toán bảo hiểm xã hội kiêm phải thu, phải trả khác. Theo dõi và lập bảng tính phân bổ, hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ(nếu có) phải nộp và đã nộp. Theo dõi các khoản có tính chất phi hàng hóa và có tính vãng lai như phải trả tiền phạt, tiền bồi thường cho đơn vị khác, phải trả thu nhập cho các cổ đông, các bên tham gia liên doanh,liên kết. Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định). Báo cáo mọi tình hình công việc được giao cho Kế toán trưởng và Phó Kế toán trưởng. Các vấn đề liên quan khác chỉ báo cáo với Ban lãnh đạo Công ty hoặc các bộ phận khác khi có lệnh của Ban Giám đốc (Thông qua Kế toán trưởng về nội dung).
Kế toán ngân hàng: Giao dịch với ngân hàng và theo dõi số liệu theo yêu cầu thanh toán. Đối chiếu và cung cấp các chứng từ thanh toán với Kế toán công nợ. Cung cấp số liệu chi tiết hoặc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quyết toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định).
Kế toán tiền mặt và TSCĐ: Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo qui định (bao gồm các loại thanh toán - tiền mặt, và không dùng tiền mặt và tín dụng). Nhập liệu vào hệ thống, xử lý, theo dõi, quản lý và báo cáo mọi phát sinh, biến động, hiện hữu của vốn bằng tiền trong phạm vi được giao theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của BGĐ. Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng. Thông qua công tác tổng hợp, phát hiện những điểm không phù hợp trong hạch toán, quản lý, kiểm soát chứng từ; báo cáo hoặc đề xuất hướng xử lý phù hợp.
Theo dõi và lập chứng từ tăng giảm, hiện hữu của TSCĐ, sửa chữa và chi phí sửa chữa TSCĐ trong phạm vi được giao. Tính toán khấu hao theo chế độ hiện hành. Phát hiện tình trạng và mức độ hư hỏng (nếu có) đề xuất mua sắm mới và sửa chữa khi cần thiết. Nhập liệu vào hệ thống và xử lý số liệu nhập xuất. Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh
điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định).
Kế toán công nợ, thuế và tiền lương: Viết hoá đơn GTGT xuất giao hàng. Cùng Kế toán vật tư, hàng hóa, thành phẩm, Kế toán thanh toán đối chiếu các khoản công nợ phát sinh. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các phát sinh này. Theo dõi hợp đồng, lập biên bản thanh lý hợp đồng của những hợp đồng đã ký kết (nếu cần). Báo cáo tình hình công nợ định kỳ hoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Lập biên bản đối chiếu cộng nợ khi có yêu cầu (của Ban Giám đốc hoặc Kế toán trưởng) và cuối mỗi niên kỳ kế toán. Cung cấp số liệu tổng hợp hoặc chi tiết phục vụ cho công tác quyết toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng cho các nghiệp vụ phát sinh, kiểm tra và theo dõi tờ khai thuế GTGT hàng tháng của các đơn vị trực thuộc từ đó lên tờ khai GTGT tổng hợp cho toàn công ty. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định). Theo dõi tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản lý qui định, chi tiết theo từng đối tượng. Phát hiện những bất hợp lý, mất cân đối, các hiện tượng nợ đọng, không có khả năng thu hồi báo cáo với Kế toán trưởng và Ban Giám đốc để có biện pháp xử lý. Đồng thời kiểm tra các tài liệu tính lương bảng kê sản lượng, ngày công, đơn giá vận chuyển.
Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lương.
Kế toán Doanh thu, tạm ứng và hoàn tạm ứng: Theo dõi doanh thu bán hàng toàn công ty, lập bảng kê bán ra theo mẩu báo cáo. Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
Thủ quỹ: Thực hiện việc chi, thu tiền mặt theo chứng từ chi, thu do phòng phát hành theo qui định. Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn tiền. Kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ. Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận. Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu. Chấp
Báo cáo thực tập tổng hợp GVHD: Nguyễn Quốc Trung
hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, phó kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định). Theo dõi doanh thu bán hàng toàn công ty, lập bảng kê bán ra theo mẩu báo cáo. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty.
2.2.1. Đặc điểm chung trong việc vận dụng chế độ.
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.
a. Kỳ kế toán: Kỳ kế toán là quy định về một chu kỳ của hoạt động kế toán. Công ty áp dụng kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày thành lập và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó.
b. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ của công ty là phương pháp khấu hao đường thẳng. Tài sản cố định được xác định theo nguyên giá, được phản ánh trên bảng cân đối kế toán theo các chỉ tiêu nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại. Mức khấu hao của 1 TSCĐ được tính theo công thức sau:
Mức khấu hao năm = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm Trong đó:
Tỷ lệ khấu hao năm = x 100
Đối với những TSCĐ được mua sắm hoặc đầu tư mới thì số năm sử dụng dự kiến phải nằm trong khoảng thời gian sử dụng tối đa và tối thiểu do Nhà nước quy định. Tuy nhiên, để xác định số năm sử dụng dự kiến cho từng TSCĐ cụ thể, doanh nghiệp phải dựa vào những căn cứ chủ yếu sau:
- Tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế.
- Hiện trạng TSCĐ ( thời gian TSCĐ đã qua sử dụng, thế hệ TSCĐ, tình trạng thực tế của tài sản…).
- Tuổi thọ kinh tế của TSCĐ: được quyết định bởi thời gian kiểm soát TSCĐ hoặc yếu tố hao mòn vô hình do sự tiến bộ kỹ thuật.
c. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho của công ty đang sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hóa tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời.
d. Phương pháp tính thuế: Công ty đăng kí tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.2.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy tính. Phần mềm sủ dụng là Eureka. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch toán tại đơn vị mà hiện nay Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành.
Hệ thống sổ công ty sử dụng bao gồm: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Trong đó