Trong nhiệm vụ hạch toán thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phản ánh hai loại chứng từ bắt buộc đó là “Hoá đơn bán hàng” (do ngưòi bán gửi cho Công ty) và “phiếu nhập kho” (Do cán bộ nghiệp vụ của Công ty lập), ngoài ra công ty cần lập một số chứng từ khác như “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, “Biên bản xử lý vật tư thiếu”.
Ta có thể thấy rõ phương thức, hình thức, trình tự lập hoá đơn mua hàng, nhập kho của công ty ALPHA theo phần phụ lục 1, phụ lục 2 và phụ lục 3.
Phụ lục 1 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG PY/2007B
Liên2: giao cho khách 0031578 Ngày 12 tháng 02 năm 2008
Đơn vị bán hàng………Công ty TNHH HOA HOA
Địa chỉ:……… Số tài khoản:……… Điện thoại:………MS:
Họ tên người mua hàng:……… Tên đơn vị: ……..Công ty Cổ phần thiết bị ALPHA
Địa chỉ:………. Số tài khoản……….. Hình thức thanh toán: TGNH
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Contactor 3P9A|48VAC cái 08 162.500 1.300.000
2 Contactor 25A cái 02 364.000 728.000
3 Contactor 115A cái 02 2.544.10
0
5.088.200
4 Aptomat 3P 15A cái 02 537.500 1.075.000
5 Dây cáp các loại mét 280 101.903 28.532.700
6 Bulông các loại cái 300 1.372 411.350
7 Que hàn các loại kg 140 17.559 2.458.260
8 Dây điện mềm mét 140 2.370 331.800
Cộng tiền hàng: 39.925.310 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.992.531 Tổng cộng tiền thanh toán: 43.917.841
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi ba triệu chin trăm mười bảy nghìn tám trăm bốn mươi một đồng
0 1 0 1 1 4 8 9 2 6
Phụ lục 2:
CÔNG TY CỔ PHẦN Mẫu số 01 - VT
THIẾT BỊ ALPHA Số phiếu: 0031578
PHIẾU PHẬP KHO Số: 124 Ngày 12 tháng 2 năm 2008
Họ tên người giao: Cty TNHH Hoa Hoa
Kho nhập hàng : Kho công ty
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng
Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4= 3*2 1 Contactor 3P9A| 48VAC cái 08 08 162.500 1.300.000
2 Contactor 25A cái 02 02 364.000 728.000
3 Contactor 115A cái 02 02 2.544.10
0
5.088.200
4 Aptomat 3P 15A cái 02 02 537.500 1.075.000
5 Dây cáp các loại mét 280 280 101.903 28.532.700
6 Bulông các loại cái 300 300 1.372 411.350
7 Que hàn các loại kg 140 140 17.559 2.458.260
8 Dây điện mềm mét 140 140 2.370 331.800
Cộng tiền
39.925.310
Cộng thành tiền: Ba mươi tư triệu năm trăm linh năm nghìn ba trăm mười đồng.
Người lập Thủ kho Trưởng phòng vật tư Kế toán trưởng Thủ tưởng ĐV ………. ……….. ………. ………... ………
Phụ lục 3 Mẫu số 03 - VT CÔNG TY CỔ PHẦN Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam QĐ 48/ 2006 THIẾT BỊ ALPHA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QĐ - BTC
*******************
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 12 tháng 02 năm 2008 BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ GỒM CÓ:
Ông (Bà)……… Đại diện………Trưởng phòng kiểm nghiệm Ông (Bà)……… Đại diện………Phó ban kiểm nghiệm Ông (Bà)……… Đại diện………Uỷ viên
Cùng tiến hành kiểm kê các loại vật tư, thiết bị sau: - Contactor 3P9A|48VAC - Contactor 25A - Aptomat 3P 15A - Dây cáp các loại - Bulông các loại - Que hàn các loại
Phương thức kiểm kê toàn bộ .
TT Tên và quy cách ĐV Số lượng
Theo HĐ Theo KN SL Thực nhậpKL Đúng QC Không ĐQC
1 Contactor 3P9A|48VAC cái 08 08
2 Contactor 25A cái 02 02
3 Contactor 115A cái 02 02
4 Aptomat 3P 15A cái 02 02
5 Dây cáp các loại mét 280 280
6 Bulông các loại cái 300 300
7 Que hàn các loại kg 140 140
8 Dây điện mềm mét 140 140
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Hàng mới 100% đủ tiêu chuẩn kỹ thuật. Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Phó ban Trưởng phòng ……… ……….. ……… ………. ………. ………
Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu nhập kho NVL của kế toán công ty ALPHA phụ thuộc và căn cứ vào tình hình thu nhập các chứng từ trên:
Trường hợp hoá đơn và hàng cùng về:
Căn cứ vào hoá dơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan kế toán công ty ghi:
Nợ TK 152 - Phần ghi vào giá NVL nhập kho (chi tiết cho từng NVL) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có 11, 112, 311, 331- Giá hoá đơn
Với các chứng từ trên (phụ lục 1, phụ lục 2 và phụ lục 3) ta có bút toán kế toán thực hiện tại công ty là:
Nợ TK 152: 39.925.310
Chi tiết: Contactor 3P9A|48VAC: 1.300.000 Contactor 25A: 728.000 Contactor 115A:5.088.200 Aptomat 3P 15A: 1.075.000 Dây cáp các loại: 28.532.700 Bulông các loại; 411.350 Que hàn các loại: 2.458.260 Dây điện mềm: 331.800 Nợ TK 133: 3.992.531 Có TK 112: 43.917.841
Việc hạch toán chi tiết được theo dõi bởi các sổ chi tiết cho từng loại NVL.
Trường hợp hàng đang đi đường:
Khi này kế toán công ty chỉ nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá dơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì kế toán công ty ghi như trường hợp trên, còn nếu ngày cuối tháng vẫn chưa về thì căn cứ
Nợ TK 151 - Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 - Hoá đơn chưa trả tiền bán Có TK 111, 112, 311… Hoá đơn đã thanh toán
Sang tháng sau khi số hàng trên đã về kho căn cứ vào phiêu nhập kế toán ghi: Nợ TK 152
Có TK 151
Theo hoà đơn GTGT 120 ngày 20 tháng 01 năm 2008 về việc mua bulông phục vụ cho công trình xây dựng nhưng cuối tháng chưa có hàng về, cằn cứ vào hoà đơn GTGT kế toán ghi,
Nợ TK 151: 841.250 Nợ TK 133: 84.125 Có TK: 331: 925.375
Đến ngày 14 tháng 02 năm 2008 hàng đã về, cằn cứ vào phiếu nhập kho
số 125 kế toán ghi:
Nợ TK 152: 841.250 Có TK 151: 841.250
Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về:
Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập, chưa nhận được hoá đơn thì căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán xác định số NVL thực tế nhập kho và tạm tính giá theo giá mua lần trước, kế toán ghi:
Nợ TK 152 Có TK 331
Khi có hoá đơn về kế toán dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá háo đơn, và phản ánh thuế GTGT được khấu trừ kế toán ghi bút toán bổ xung:
Có TK 331 - Giá thực nhập – Giá tạm tính (Bút toán này rất it khi xảy ra ở công ty ALPHA)
Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền cho người bán khi ứng trước tiên căn cứ vào chứng từ thanh toán kế toán ghi.
Nợ TK 331
Có Tk 111,112, 311
Khi người bán chuyển hàng đến cho doanh nghiệp căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Phần được ghi vào giá nhập kho Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 - Giá thanh toán theo hoá đơn
Với phiếu chi tiền số 157 ngày 20 tháng 01 năm 2008 về việc mua sơn phục vụ cho công trình xây dựng, kế toán ghi:
Nợ TK 331: 3.547.929 Có TK 111: 3.547.929
Khi nhận hàng về kế toán cằn cứ vào phiếu nhập kho 126 ngày 18 tháng 02 năm 2008, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 3.225.390 Nợ TK 133: 322.539 Có TK 331: 3.547.929
Nếu trong quá trình nhập NVL về kho phát sinh chi phí kế toán tập hợp chi phí để tính vào giá thành NVL kế toán thực hiện bút toán:
Nợ TK 152 - Phần tính vào chi phí Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331…. Giá hoá đơn
Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hoá đơn thì tuỳ thuộc vào nguyên nhân kế toán ghi:
v,v…
Có TK 111, 112, 311, 331- Giá thanh toán
Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hoá đơn kế toán công ty ghi số thừa vào tài 002 ‘Vật tư, hàng háo giữ hộ.