4.1. Đặc điểm và cơng tác tổ chức nguyên vật liệu và cơng cụ dụng cụ tại cơng ty
Là một cơng ty cĩ quy mơ vừa, chuyên sản xuất các loại mặt hàng khố phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng xây dựng nên cơng ty phải sử dụng một khối lượng chủng loại vật rất lớn. Cơng ty sử dụng hàng ngàn loại vật liệu cơng cụ dụng cụ khác nhau cho quá trình sản xuất như thép các loại: thép gĩc, thép vuơng, thép lá, thép inox… nhơm, đồng, bi, gang. Các chi tiết mua ngồi cửa khĩa, các loại hố chất, dầu xăng…. do đĩ việc tổ chức, quản lý tình hình thu mua, bảo quản và sử dụng hết sức khĩ khăn, địi hỏi cán bộ quản lý kế tốn vật liệu, cơng cụ dụng cụ phải cĩ trình độ, trách nhiệm trong cơng việc.
Vật liệu, cơng cụ dụng cụ cơng ty sử dụng cĩ loại rất khan hiếm, nhiều loại trong nớc khơng tự sản xuất, chất lợng khơng cao mà phải nhập ngoại như
thép lá của Nga, hợp kim, bi…cĩ loại nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ rất cồng kềnh như gang, đồng… cĩ loại khĩ bảo quản, dễ hỏng như hố chất. Từ những
đặc điểm này của nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụđịi hỏi cơng ty phải cĩ một kho tàng tốt đểđáp ứng cho việc bảo quản.
Sản phẩm của cơng ty là sản phẩm cơ khí chế tạo do đĩ chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Chỉ cần một sự thay
đổi nhỏ về số lợng, chất lợng, giá mua của vật liệu, cơng cụ dụng cụ cũng làm
ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm của cơng ty. Mỗi loại sản phẩm của cơng ty
đợc cấu thành từ nhiều loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ khác nhau nên phải xây dựng định mức tiêu hao vật liệu, mọi việc xuất dùng vật liệu, cơng cụ dụng cụ
cho sản phẩm đều phải theo mức này. Song trong thực tế cơng ty khố Việt Hà tra xem xét định mức tiêu hao vật liệu, cơng cụ dụng cụ một cách chính xác, mọi phát sinh đều là từ yêu cầu của sản xuất, do vậy khơng tránh khỏi sự lãng phí vật trong quá trình sản xuất
Những đặc điểm của vật liệu, cơng cụ dụng cụ ở trên là những khĩ khăn mà cơng ty phải đương đầu trong việc đi mua, bảo quản sử dụng và hạch
tốn chi tiết vật tư, cơng cụ dụng cụ. Muốn quản lý tốt vật liệu, cơng cụ dụng cụ địi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu. Như
vậy mới tạo điều kiện cho cơng ty hoạt động liên tục.
4.2. Tình hình tổ chức quản lý vật liệu, cơng cụ dụng cụ ở cơng ty
Nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ trong cơng ty đợc cung cấp từ các nguồn sau:
Từ mua ngồi: gang, thép của cơng ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội ống thép của cơng ty ống thép Đài Nam, thép lá Inox mua của cơng ty Hồng Vũ. Các nguồn cung cấp này tương đối ổn định, đảm bảo cho cơng ty chủđộng sản xuất.
Từ nguồn tự gia cơng chế biến: thùng giấy, hộp giấy carton, các chi tiết sản phẩm…
Chất lợng vật liệu, cơng cụ dụng cụ cĩ vai trị quan trọng, quyết định nhiều đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, vật liệu, cơng cụ dụng cụ phải được quản lý một cách chặt chẽ và hợp lý. Nắm bắt được yêu cầu đĩ, cơng ty khố Việt Hà đã tổ chức quản lý vật liệu, cơng cụ dụng cụở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng
ở khâu thu mua: phịng cung tiêu sẽđảm nhận việc tổ chức thu mua vật liệu, cơng cụ dụng cụ. Cán bộ cung tiêu căn cứ vào kế hoạch sản xuất cả
năm hoặc cả tháng để xác định số liệu cần thiết phải mua nhỏ nhất để gĩp phần giảm bớt chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ trong giá thành sản phẩm, đồng thời ai là người chuyên chở vật liệu, cơng cụ dụng cụ. Khi mua vật liệu về cán bộ thu mua phải kiểm tra kỹ lưỡng vật liệu, cơng cụ dụng cụ về số lượng, chủng loại và chất lượng.
ở khâu bảo quản: do cơng ty sử dụng nhiều loại vật liệu, cơng cụ
dụng cụ đểđảm bảo cho việc bảo quản vật liệu, cơng cụ dụng cụ cơng ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý. Nhưng trên thực tế vẫn cĩ hiện tượng hàng mua
về khơng được nhập đúng kho, gây nên hiện tượng bị thất thốt, hư hỏng, …ảnh hưởng đến chất lượng sản xuất.
ở khâu dự trữ: với số lượng vốn cĩ hạn, giá vật liệu, cơng cụ dụng cụ lại luơn thay đổi nên cơng ty thường chỉ dự trữ nguyên vật liệu , cơng cụ
dụng cụ ở mức tối thiếu cần thiết vì cĩ thể dùng vật liệu, cơng cụ dụng cụ thay thế với điều kiện chất lượng sản phẩm sản xuất ra khơng thay đổi. Song hiện nay vẫn cĩ một khối lợng vật tư tồn động vốn và bên cạnh đĩ lại cĩ một số vật liệu, cơng cụ dụng cụ khơng đủ cung cấp cho sản xuất làm cho cơng nhân nhiều khi cịn thiếu việc làm.
ở khâu sử dụng: để tiết kiệm chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ và
đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ một cách hợp lý, cĩ hiệu quả, phịng kỹ thuật đã xây dựng định mức tiêu hao vật liệu, cơng cụ dụng cụ đưa vào sản xuất ở cơng ty vẫn xuất theo yêu cầu sản xuất mà khơng theo định mức đã định, dẫn đên tình trạng lãng phí nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ.
4.3.Phân loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ
Trong quá trình sản xuất cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại. Mỗi loại nguyên vật liệu, cơng cụ
dụng cụ cĩ vai trị, đặc điểm và cơng dụng kinh tế riêng, muốn quản lý tốt nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ và hạch tốn chính xác thì cơng ty cần phân loại chúng một cách khoa học.
Nguyên vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của cơng ty. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính bao gồm nhiều loại khác nhau: thép thân lõi khoa, nhơm, đồng…. Trong mỗi loại lại gồm nhiều thứ như thép ống, thép CT3, thép gép, thép inox…
Nguyên vật liệu phụ: khơng trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nĩ làm cho sản phẩm đẹp hơn bền hơn phục vụ cho nhu cầu cơng nghệ kỹ thuật như : dầu AclO, dầu pha sơn, dầu may so, xà phịng, sơn….
Nhiên liệu: gồm cĩ xăng A83, dầu ma dút, củi đốt….cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất.
Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy mĩc, thiết bị
phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các thiết bị, dây curoa 13x1800, đá cắt thép, vịng bi….
Bao bì: bao gồm các lại hịm gỗ VH10, VH14ET., VH6, VH7, VH8, hộp giấy, crêmơn, hộp carton….
Việc phân loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ ở cơng ty là phù hợp với đặc
điểm vai trị, tác dụng của mỗi loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
4.4. Đánh giá vật liệu, cơng cụ dụng cụ
ở cơng ty khố Việt Hà vật liệu, cơng cụ dụng cụ chủ yếu là mua ngồi, ngồi ra cịn một số vật tư tự gia cơng, chế biến. Để đánh giá vật liệu, cơng cụ
dụng cụ cơng ty sử dụng cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch tốn. -. Đánh giá nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ nhập kho
Khi vật liệu, cơng cụ dụng cụ nhập kho của cơng ty tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập, vật liệu, cơng cụ dụng cụ đĩ được đánh giá theo giá thực tế
bằng các cách khác nhau.
* Mua ngồi
Nếu vật liệu, cơng cụ dụng cụđược cung cấp theo hợp đồng thì giá thực tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng chưa cĩ thuế GTGT cộng chi phí thu mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản…
Nếu vật liệu, cơng cụ dụng cụ mua ngồi khơng theo hợp đồng thìì cơng ty nhập kho theo giá:
Giá mua thực tế = giá mua ghi trên hố đơn + chí phí vận chuyển bốc dỡ (nếu cĩ)
Trong trường hợp bên mua cung ứng bao gồm thầu vận chuyển thì chi phí vận chuyển được cơng ty tính trong giá mua nguyên vật liệu. Khi đĩ giá mua thực tế vật liệu, cơng cụ dụng cụ nhập kho chính bằng giá mua ghi trên hố đơn chưa cĩ thuế GTGT.
Thơng thường cơng ty nhập nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ ở các nguồn rất ổn định nên giá ít bị biến động, trừ trường hợp giá mua tự do trên thị trường thấp hơn so với nguồn nhập ổn định.
Vật liệu, cơng cụ dụng cụ tự gia cơng, chế biến kế tốn đã định giá như
sau:
Giá thực tế NVL Giá thực tế Các chi phí CCDC tự gia cơng = NVL, CCDC + gia cơng chế biến nhập kho gia cơng
Trên các tài khoản và sổ kế tốn tổng hợp việc nhập kho vật liệu, cơng cụ dụng cụđược ghi theo giá thực tế, cịn nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ nhập kho được theo dõi thường xuyên theo giá hạch tốn “giá hạch tốn nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ” là giá được phịng kế hoạch cung tiêu xây dựng và cĩ xét duyệt của giám đốc, cơ sở xây dựng bình quân của từng thứ vật liệu, cơng cụ
dụng cụđĩ trong năm hạch tốn trước đĩ.
Nhưng thực tế ở cơng ty hệ thống giá hạch tốn của từng thứ, loại nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ năm nay do kế tốn vật tư xây dựng trên cơ sở
giá thực tế của vật liệu, cơng cụ dụng cụ mua vào cuối năm trước. Hệ thống giá hạch tốn này xây dựng cho từng thứ, loại nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ vẫn lấy một giá bằng nhau. Điều này khơng sát với thực tế vì mỗi loại nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ cĩ giá thực tế mua vào khác nhau.
-. Đánh giá nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ xuất kho
Nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ xuất kho hàng ngày cũng được hạch tốn chi tiết theo giá hạch tốn. Đến cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ (theo giá hạch tốn và giá
thực tế) kế tốn tổng hợp giá trị của vật liệu, cơng cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ: theo 2 giá trên, rồi xây dựng hệ số giá nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ theo cơng thức.
giá thực tế NVL, CCDC giá thực tế NVL, CCDC Hệ số giá tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
NVL,
CCDC giá hạch tốn của giá hạch tốn NVL, CCDC NVL, CCDC tồn kho tồn kho trong kỳ
đầu kỳ
Ví dụ: tháng 01/2005
Số dưđầu kỳ của nguyên vật liệu là: 1.408.778.359 (giá hạch tốn) 1.356.175.702 (giá thực tế) Số nhập kho trong tháng của nguyên vật liệu chính là:
526.955.960 (giá hạch tốn) 537.675.392 (giá thực tế) Hệ số giá 1.356.175.702 + 537.675.392
NVL, CCDC 1.408.778.359 + 526.955.960
Lượng xuất dùng trong tháng theo giá hạch tốn là: 629.404.949 Vậy trị giá thực tế xuất kho trong kỳ: 629.404.949 x 0,97 = 610.522.800
Như vậy trong cơng tác kế tốn nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụở
cơng ty khố Việt Hà, nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ được đánh giá theo giá hạch tốn và giá thực tế. Trong đĩ giá hạch tốn được sử dụng để hoạch tốn hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, cịn giá trị thực tế được sử dụng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế tốn tổng hợp.
+
=
+
Bằng việc sử dụng giá hạch tốn và giá thực tế, cơng ty theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ một cách thường xuyên, kịp thời, đảm bảo bớt khối lượng tính tốn khi xác định giá thực tế vật liệu, cơng cụ dụng cụ xuất kho.
4.5. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, tài khoản sử dụng
*. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ
+. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ trong cơng ty Chếđộ kế tốn quy định tất cả các loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ khi về đến cơng ty phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho cơng ty. Thực tế, ở cơng ty khố Việt Hà, khi vật liệu, cơng cụ dụng cụđược giao đến, cán bộ KCS kiểm tra về số lượng chất lượng và quy cách vật tư và viết phiếu kiểm tra KCS. Trường hợp trị giá vật liệu lớn hơn 5.000.000 (theo giá mua khơng cĩ hợp đồng) thì cán bộ KCS sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tưđưa cho cán bộ phịng vật tư. Sau đĩ cán bộ phịng vật tư làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho vật tư căn cứ
vào số
lợng vật liệu, cơng cụ dụng cụ thực nhập (trên phiếu KCS). Phiếu nhập vật tư cĩ chữ ký của thủ kho, phụ trách cung tiêu và bên giao hàng.
Biểu số 1 Đơn vị: Cty khố Việt Hà Địa chỉ: Đơng mỹ- Thanh Trì- HN Mẫu số 01/VT Phiếu nhập kho Ngày 01 tháng 01 năm 2005 Số : 2 Nợ: 1521 Theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/95 Cĩ: 111 của Bộ Tài chính
ST T Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số đơn vị tính Số lượng Đơn giá hạch tốn Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 Thép CT 3 64 Thép CT 3 6 Thép CT 3 8 Kg Kg Kg 22,5 60 125 22,5 60 125 4300 4300 6000 109.650 258.000 750.000 Cộng 1.117.650
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): một triệu một trăm mười bảy nghìn sáu trăm năm mươi đồng.
Thủ trưởng đơn vị Người phụ trách Người giao hàng Thủ kho
(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, cĩ đầy đủ chữ ký trong đĩ: Liên 1: lưu lại phịng kế tốn vật tư
Liên 2: thủ kho giữđể ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế tốn vật tư
Liên 3: giao cho kế tốn thanh tốn kèm theo hố đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hố (nếu cĩ) và các chứng từ cĩ liên quan.
Trường hợp nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ nhập kho nhưng thanh tốn chậm thì phiếu nhập kho, hố đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế tốn vật tư, sau đĩ khi thanh tốn thì kế tốn vật tư chuyển cho kế tốn thanh tốn phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này.
Hố đơn GTGT được bên bán viết theo sổ thực nhập (khi bên bán
viết lại hố đơn đĩ theo sổ thực nhập). Trên hố đơn GTGT cĩ chữ ký xác nhận của người mua hàng gọi là cán bộ cung tiêu, kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị
bán hàng.
Biểu số 2
Hố đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01- GTGT Liên 2 (giao cho khách hàng) NO : 000034
Ngày 01 tháng 01 năm 2005 Đơn vị bán hàng: cơng ty ơng thép Đài Nam
Địa chỉ: 56 Nguyễn Văn Cừ- Long Biên- Hà nội Họ và tên người mua: Nguyễn Đình Tùng
Địa chỉ: Duyên Hà- Thanh Trì- Hà nội Hình thức thanh tốn: trả bằng tiền mặt
Đơn vị tính: đồng TT Tên hàng hố dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 Thép CT 3 64 Thép CT 3 6 Thép CT 3 8 Kg Kg Kg 22,5 60 125 4300 4300 6000 109.650 258.000 750.000 Cộng thành tiền: 1.117.650 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 111.765 Tổng số tiền thanh tốn: 1.229.415
Viết bằng chữ: một triệu hai trăm hai mười chín nghìn bốn trăm mười lăm
đồng.
Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị
+. Thủ tục xuất kho vật liệu, cơng cụ dụng cụ
Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu, cơng cụ dụng cụ cần thiết để dùng vào sản xuất rồi viết số lượng cần thiết vào sổ
yêu cầu cung cấp vật tư gửi lên phịng cung tiêu. Nghiệp vụ xuất kho phát sinh,