II. Thực trạng về khả năng thanh toán và quản lý tài sản luđộng tại Công ty
4. Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản lu động
1.3. Sử dụng các nghiệp vụ thị trờng hối đoái nhằm giảm thiểu rủi ro tỷ
trong hoạt động thanh toán của công ty
Hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu công ty Coalimex thực hiện giao dịch với các ngân hàng đều có chuyên môn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nh Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, Ngân hàng Công thơng Việt Nam, hông
nh nghiệp vụ thị trờng giao ngay, nghiệp vụ acbít, nghiệp vụ mua bán kỳ hạn và tơng lai các loại ngoại tệ cũng nh nghiệp vụ swap.
Thực hiện điều này sẽ giúp công ty rất nhiều trong việc đề phòng rủi ro do trạng thái ngoại tệ mở gây ra giúp công ty luôn chủ động đợc trong thanh toán hàng nhập khẩu.
2.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài sản lu động của Công ty đồng thời cải thiện khả năng thanh toán về lâu dài
2.1.Cải thiện bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý hiện tại của Công ty là sự kết hợp giữa ban Giám đốc và phòng kế hoạch kinh tế - tài chính các kế hoạch đặt ra đã đợc sự thông qua của hệ thống này sau đó mới đợc phân bổ đến các bộ phận thực hiện. Tuy nhiên, quy trình lập kế hoạch lại có những khuyết điểm. Cụ thể là sau một năm việc hoạch toán hoạt động kinh doanh đợc thực hiện từ các phòng kinh doanh các chi nhánh sau đó tổng hợp tại phòng kế hoạch kinh tế - tài chính của Công ty từ đó xây dựng nên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Việc lập kế hoạch hoạt động cho năm tiếp theo cũng dựa trên các chỉ tiêu tài chính và các kế hoạch do chính khối phòng kinh doanh đề ra. Do vậy các yếu tố khách quan dễ bị bỏ qua, sự phân bổ vốn giữa các đơn vị kinh doanh dễ mất đi tính hợp lý.
Công ty cần thiết phải lập ra một bộ phận chuyên tổng hợp các phân tích về thị trờng, theo dõi các hạng mục công trình hay các dự án đầu t tơng lai liên quan đến doanh nghiệp.
Mặt khác, Công ty còn cha chú trọng đến công tác quản lý tài sản lu động và quản lý các khoản nợ ngắn hạn của Công ty. Công ty cũng cần nhanh chóng thành lập một bộ phận chuyên trách về tài chính, không gắn thêm nhiệm vụ kế toán để có thể quản lý tốt hơn. Đặc biệt tuy thị trờng tài chính Việt Nam cha hoàn chỉnh Công ty khó có thể thực hiện quản lý tiền bằng cách mua bán các chứng
khoán thanh khoản song Công ty cần thành lập một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trờng chứng khoán, bộ phận này sẽ có nhiệm vụ theo dõi sát sao tình hình thị trờng giúp Công ty không bị bỡ ngỡ trong việc mua bán các chứng khoán thanh khoản trên thị trờng sau này.
2.2.Đổi mới phơng pháp quản lý
2.2.1đ ối với tiền và các chứng khoán thanh khoản cao.
Trong hoạt động của mình Công ty cần thiết phải lập Báo cáo lu chuyển tiền tệ để có thể biết các nguồn tiền cũng nh sử dụng nguồn tiền của Công ty nh thế nào. Từ đó Công ty có thể dự báo nhu cầu tiền trong thời gian tới và xác định đợc lợng tiền tối thiểu cần phải duy trì đáp ứng đợc các tình huống diễn ra hàng ngày.
Đặc biệt công ty phải nhanh chóng làm quen với các chứng khoán trong cơ cấu tài sản lu động của mình thể hiện bằng việc bắt đầu đầu t vào các chứng khoán có giá trị ổn định trên thị trờng hiện nay. Tuy có thể nói rằng thị trờng chứng khoán Việt Nam hiện nay cha đủ phát triển để các chứng khoán có thể tham gia vào bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp nh là một khoản đầu t ổn định và có lợi tơng đối song cũng cần lu ý ngoại trừ các trái phiếu thì các cổ phiếu của các Công ty niêm yết trên thị trờng chứng khoán hiện nay đều có tỷ lệ sinh lời khá lớn tính từ khi chúng đợc chính thức niêm yết cho tới nay và tỷ lệ này cao hơn rất nhiều so với lãi suất gửi ngân hàng. Dẫu sao đầu t vào thị trờng chứng khoán cũng là một bớc tiến rất khôn ngoan mang tính chất “đi trớc đón đầu” giúp doanh nghiệp quen dần và có đủ hiểu biết về thị trờng chứng khoán để sau này khi chứng khoán đã thực sự là “bớc đệm” cho tiền mặt thì doanh nghiệp thực sự vận dụng và quản lý tài sản này một cách có hiệu quả nhằm nâng cao khả năng thanh toán, hiệu quả sử dụng tài sản lu động của doanh nghiệp.
Lợng hàng tồn kho của Công ty trong các năm qua đợc duy trì một cách ngẫu nhiên trên thực tế Công ty hoàn toàn có thể tính toán một cách chính xác l- ợng dự trữ hợp lý.
Các khách hàng của Công ty hầu hết là khách hàng truyền thống do đó mà Công ty hoàn toàn có thể dự đoán đợc trớc số lợng hàng nhập khẩu mà từng doanh nghiệp có nhu cầu theo quý theo tháng cũng nh là số lợng hàng xuất khẩu mà các mỏ than cung cấp. Dựa trên các con số dự đoán Công ty có thể chủ động hơn trong việc tìm nguồn cung cấp và tìm nguồn tiêu thụ, mặt khác có thể tổ chức tốt hơn công tác vận chuyển và tiêu thụ hàng hoá nhằm tăng vòng quay dự trữ và số lợng hàng tồn kho. Chẳng hạn khi mua hàng Công ty có thời gian để tham khảo toàn diện giá cả cũng nh điều kiện mua hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn đợc nhà cung cấp nhiều u đãi nhất.
Nói rõ hơn thì việc quản lý dự trữ, hàng tồn kho phải luôn hớng tới mục tiêu giảm lợng dự trữ tồn kho nhằm tiết kiệm chi phí.
Hiện nay, nh ta đã biết hàng dự trữ, hàng tồn kho của công ty chủ yếu là bộ phận liên quan đến nhập khẩu. Do đó đòi hỏi ta phải có những giải pháp thực sự có hiệu quả để giải phóng chúng.
Xem xét hàng tồn kho của công ty ta nhận thấy chúng chủ yếu tồn tại ở hai dạng là hàng tồn kho và hàng gửi bán. Hiện tại công ty đang phải đối mặt với l- ợng hàng hoá tồn kho khá lớn một phần trong số đó thuộc loại khó tiêu thụ. Đây là một khó khăn rất lớn cho công ty trong việc đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho.
Sau khi đã nhập hàng về kho công ty trực tiếp quản lý chúng, cho nên lúc này biện pháp duy nhất là tìm cách đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng tồn kho. Đó là các biện pháp sau:
- Thiết lập các kênh tiêu thụ nhằm mở rộng quy mô tiêu thụ nh: bán buôn, bán đại lý..
- Tiếp tục quá trình Marketing trong khâu tiêu thụ. Đối với hàng gửi bán công ty phải có kế hoạch bố trí công tác, kiểm tra thờng xuyên để nắm bắt đợc
tình hình và có biện pháp xử lý kịp thời. Tăng cờng công tác tham gia hội chợ triển lãm, hội chợ ngời tiêu dùng để mở rộng quan hệ với khách hàng, duy trì tốt các mối quan hệ cũ.
- Đối với hàng tồn kho đã rơi vào tình trạng lỗi thời khả năng tiêu thụ kém công ty nên mạnh dạn chịu tổn thất phần nào để nhanh chóng giải phóng nguồn vốn tồn đọng bằng cách hạ giá. Hơn nữa điều này còn giúp Công ty tránh đợc những tổn thất khác có thể xảy ra nh chi phí lu kho, bảo quản, tổn thất do chất l- ợng hàng hoá giảm hoặc do mất mát hao hụt.
Tóm lại, đối với hàng hoá tồn kho thì vấn đề đợc coi trọng không chỉ là công tác quản lý chúng sau khi đã nhập mà quan trọng là lúc đa ra quyết định nhập: nhập hay không nhập, loại nào, bao nhiêu, từ đâu và khi nào..?
2.2.3.Đối với các khoản phải thu (chính sách tín dụng th ơng mại)
Việc theo dõi các khoản phải thu của Công ty còn quá đơn giản và lỏng lẻo Công ty cần phải lập bảng theo dõi tình hình phải thu đối với từng khách hàng theo từng tháng từng quý, năm. Qua bảng này Công ty lập kế hoạch thu tiền cụ thể nhằm tránh nợ đọng kéo dài từ các khách hàng.
Đồng thời Công ty phải thật sự chú trọng đến việc rút ngắn thời gian các khoản phải thu bằng cách tiến hành những phơng pháp quản lý mới sau:
Đối với khoản phải thu khách hàng do bán hàng xuất khẩu.
- Công ty phải không ngừng nâng cao nghiệp vụ của các kế toán thanh toán tránh để xảy ra sai sót trong thanh toán quốc tế gây thiệt hại lớn ảnh hởng không chỉ tới hiệu quả sản xuất kinh doanh mà còn tới uy tín của Công ty trên trờng quốc tế. Mặc dù trong thời gian qua tình trạng này rất hiếm khi xảy ra ở Công ty song không vì thế mà chủ quan xem nhẹ nó bởi tính nghiêm trọng của nó thật khó mà tởng tợng đợc.
- Công ty có thể sử dụng các hình thức u đãi về giá cả, điều kiện vật chất để khuyến khích khách hàng đẩy nhanh quá trình thanh toán.
- Tổ chức tốt công tác làm thủ tục xuất khẩu vận chuyển, bốc dỡ và giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết để thuận lợi hơn trong việc yêu cầu thanh toán.
- Đối với những mặt hàng mang tính độc quyền cao Công ty nên giành lợi thế trong thanh toán.
- Thờng xuyên theo dõi tình hình tài chính của khách hàng thông các Ngân hàng trung gian trong quan hệ thanh toán quốc tế để có đợc những thông tin đầy đủ hơn giúp cho Công ty có thể điều chỉnh và đa ra những giải pháp xử lý một cách kịp thời.
- Tham gia các tổ chức tài phán quốc tế hay trọng tài kinh tế để giải quyết các tranh chấp thơng mại khi cần thiết.
- Thiết lập và duy trì tốt quan hệ với các ngân hàng có uy tín, kinh nghiệm trong thơng mại quốc tế để quá trình thanh toán đợc thuận tiện an toàn và nhanh nhất.
- Thờng xuyên theo dõi sự biến động của tỷ giá hối đoái tuỳ theo đặc điểm của từng giai đoạn mà trích lập quỹ dự phòng thiệt hại phải thu do tỷ giá giảm.
Đối với khoản phải thu do bán hàng trên thị trờng nội địa
Đây là bộ phận lớn nhất trong tổng các khoản phải thu, hơn nữa nó rất đa dạng phức tạp và đặc biệt là không ít rủi ro. Do vậy, để có một giải pháp hoàn chỉnh cho nó thật không dễ dàng gì. Trong phạm vi luận văn này em xin đa ra một số giải pháp và phơng hớng trong việc quản lý các khoản phải thu này nh sau:
- Tăng cờng công tác thẩm định năng lực tài chính của khách hàng trớc khi ra quyết định bán chịu nh: năng lực tài chính (thông qua một số kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian qua, thu nhập kỳ vọng trong thời gian tới chiến lợc kinh doanh và tính khả thi của nó...), năng lực pháp lý (t cách pháp nhân, tính hợp pháp của hành vi kinh doanh...), hành vi đạo đức...
- Công ty cũng nên định mức giá bán trả chậm phải đảm bảo đủ để bù đắp những rủi ro tiềm ẩn của khoản phải thu đó nh: rủi ro vỡ nợ, rủi ro giảm giá trị do ảnh hởng của lạm phát... và các khoản phí tổn khác phát sinh trong việc quá trình thu nợ. Hay nói cách khác chính các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp phải lập dự toán cho tất cả thiệt hại cũng nh lợi thế liên quan đến khoản tín dụng thơng mại để xác định đợc chính xác giá trị chỉ tiêu NPV cho khoản tín dụng th- ơng mại đó và chỉ chấp nhận bán trong trờng hợp NPV thực sự dơng. Mặt khác, cũng cần phải quan tâm đến đặc điểm của nền kinh tế trong thời kỳ trớc khi quyết định có bán chịu hay không và với mức giá là bao nhiêu. Chính nhân tố này sẽ tác động rất lớn đến rủi ro và tổn thất của khoản phải thu (sự thay đổi tỷ giá liên quan đến giá gốc nhập khẩu, đến tình trạng lạm phát, trì trệ của nền kinh tế...)
- Nghiên cứu, quan sát tình hình ngân quỹ của khách hàng để xác định thời hạn hợp lý nhất đảm bảo cho khách hàng trong tình trạng sẵn sàng trả nợ nhất. Hơn nữa, Công ty phải thờng xuyên giám sát hoạt động của họ, có thể phân công quản lý theo từng khách hàng, nhóm khách hàng, đặc biệt đối với các khách hàng lớn. Từ đó giúp Công ty dễ dàng hơn trong công tác quản lý và thu nợ.
- Trong điều kiện khó khăn về vốn Công ty có thể giảm thời gian thu nợ bằng cách đa ra mức chiết khấu thanh toán nhanh hấp dẫn. Các chứng từ của khoản phải thu phải đảm bảo phản ánh đợc đầy đủ quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên. Ngời đứng ra chịu trách nhiệm phải đúng trong phạm vi thẩm quyền đợc phép phòng khi có rủi ro xảy ra Công ty có thể mời “bên thứ ba”.
- Không nên để các món nợ chồng chất, nếu khách hàng nào có hiện tợng trì trệ thanh toán và kinh doanh có dấu hiệu không tốt thì Công ty nên cơng quyết ngừng ngay việc cấp tín dụng thơng mại cho họ. Hơn nữa, phải nhanh chóng xử lý các món nợ dây da bằng mọi biện pháp có thể đợc dù phải chấp nhận tổn thất nh tham gia phát mại tài sản, cầm cố tài sản...
- Thờng xuyên theo dõi số d các khoản phải thu của từng khách hàng cũng nh trong tổng thể để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đồng thời phải lập ngân quỹ cho từng thời điểm để có biện pháp cân đối nguồn cho phù hợp vừa đảm bảo thanh toán vừa tránh lãng phí vốn. Để thực hiện tốt vấn đề này thì việc xắp xếp tuổi cho các khoản phải thu là một vấn đề rất cần thiết.
- Tuỳ từng thời kỳ mà Công ty lên kế hoạch lập dự phòng phải thu khó đòi cho phù hợp không nên lớn quá mà gây ứ đọng vốn nhng cũng không nên nhỏ quá mà gây khó khăn trong việc đảm bảo tái sản xuất của Công ty.
Đối với khoản phải thu Nhà nớc thông qua hoàn thuế VAT đầu vào.
Đây cũng đang là yếu tố gây ứ đọng vốn không nhỏ cho Công ty. Mặc dù nguyên nhân của vấn đề này không phải do chính sách thuế cũng không hoàn toàn là lỗi của Công ty mà chủ yếu do sự thiếu đồng bộ trong hệ thống chứng từ sử dụng trong luật VAT của các doanh nghiệp trong nền kinh tế. Ngoài ra còn nhiều bất cập khác xảy ra trong quá trình áp dụng luật thuế này. Mặc dù tại Công ty đã có một kế toán trong lĩnh vực này song lại không thể chống đỡ nổi với muôn vàn yếu tố khách quan. Do vậy vấn đề hoàn thuế vẫn còn là điều đang đợc sự quan tâm của toàn Công ty. Biện pháp duy nhất Công ty có thể làm đợc là hoàn thiện bộ hoá đơn VAT trong khâu thu mua, hồ sơ xin hoàn thuế phải tuân thủ nghiêm ngặt mọi điều khoản theo luật thuế hiện hành.
Công ty cũng cần dự đoán các nhu cầu tiền để có thể chủ động trong việc tìm các nguồn tài trợ ngắn hạn tăng cờng các hoạt động thanh toán của Công ty.