1. Các căn cứ để kí kết
- Chủ trơng, chính sách và những qui định của nhà nớc về hoạt động mua bán ngoại thơng nói chung, hớng dẫn xuất nhập khẩu dợc phẩm nói riêng.
- Tình hình thị trờng và khả năng của công ty : nó liên quan đến nhu cầu thị trờng, dung lợng thị trờng, cạnh tranh của các đối thủ đối với sản phẩm mà công ty kinh doanh . Cũng nh năng lực về vốn, kĩ thuật, các kênh phân phối và các điều kiện có liên quan .
- Sự hợp pháp và năng lực của nhà cung cấp . - Sự tự nguyện của hai bên.
Hầu hết các nhà cung cấp đều ở rất xa công ty, có đợc các thông tin chính xác về họ là rất khó . Nhng rủi ro không tìm hiểu kĩ đợc nhà cung cấp là rất rễ xẩy ra : đạo đức kinh doanh của họ, khả năng thực hiện hợp đồng ... Để an toàn, công ty phải xem xét đến lịch sử của họ, để từ đó mà có biện pháp xây dựng hợp đồng chặt chẽ, tránh các rủi ro có thể xẩy ra Chỉ các công ty đợc Bộ Y Tế cấp VISA mới đợc phép kí kết hợp đồng .
2. Cách thức đàm phán kí kết.
Công việc đàm phán của công ty dựa trên sự gặp mặt trực tiếp hoặc qua điện tín th từ.
Công ty thờng phân loại các nhà cung cấp thành hai nhóm chính: Nhóm thứ nhất là nhóm thờng xuyên ký kết hợp đồng và có uy tín. Nhóm thứ hai là nhóm các nhà cung cấp mới hoặc ít giao dịch hoặc cha có uy tín cao.
Với nhóm thứ nhất công ty thờng sử dụng các biện pháp thơng lợng qua th từ, điện tín. Sở dĩ nh vậy là vì với các nhóm này công ty đã có những hợp đồng đợc thoả thuận từ trớc nên các hợp đồng sau có thể dựa trên một số điều khoản trớc đó và chỉ thoả thuận về tiêu chí cần thiết thay đổi nh mặt hàng, số lợng, đơn giá, thời gian giao nhận…
Với nhóm thứ hai công ty thờng phải gặp mặt trực tiếp để đàm phán. Nội dung đàm phán là toàn bộ các điều khoản trong hợp đồng .
Dới đây là số liệu về phơng pháp ký kết hợp đồng mọt số năm gần đây. Đv: bản
Năm 1997 1998 1999
Phơng pháp gặp mặt trực tiếp 95 71 66
Qua số liệu cho thấy tỉ trọng phơng pháp gặp mặt giảm dần từ khoảng 15% năm 1997 còn 10% năm 1998 và 7% năm 1999. điều đó cho thấy số hợp đồng ký kết chủ yếu là từ các nhà cung cấp thờng xuyên, có uy tín. Số nhà cung cấp mới tăng không nhiều. Các nhà cung cấp thờng xuyên, có uy tín với công ty ngày càng tăng lên. Thực tế cho thấy với các nhà cung cấp quen thuộc thì công ty không vấp phải tình trạng tranh cãi hay khiếu nại do thcj hiện sai hợp đồng hay không thực hiện hợp đồng. điều này cũng cho thấy uy tín của công ty với các nhà cung cấp ngày càng nâng cao.
3. Nội dung hợp đồng ký kết.
Về căn bản, nội dung hợp đồng mua bán ngoại thơng của công ty cũng chứa đựng đầy đủ các điều khoản cơ bản. Tuy nhiên do đặc điểm riêng có của dợc phẩm nen điề khoản về chất lợng đợc đặc biệt chú ý. Trong bộ chứng từ nhất thiết phải có phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất xác nhân thuốc đạt các tiêu chuẩn đặt ra khi xuất xởng.
Cơ sở hình thành hợp đồng của hai bên là sự tự nguyện của hai bên.
Trong các điều khoản về mặt hàng có các quy định chi tiết tên mặt hàng là gì, quy cách đóng gói sản phẩm, số lợng, giá đơn vị, tổng gí trị, nơi xuất xứ…
Về điều khoản bao gói, công ty thờng quy định là “đạt tiêu chuẩn bao gói xuất khẩu”.
Với điều khoản giao hàng: quy định ngày giao hàng cụ thể hoặc khoảng thời gian cụ thể sau ngày ký hợp đồng. Trong từng hợp đồng công ty có thể quy định cho phép giao hàng từng đợt, cho phép chuyển tải hay không.
Về phần nhãn mác có nội dung : + Tên công ty nhập khẩu: CPC.1 + Tên sản phẩm (name of product): + Nhà sản xuất ( Manufacturer): + Xuất xứ ( Origin):
+ Trọng lợng ( Weight): Nett/Gross
Trong điều khoản về chất lợng thờng quy định : Sản phẩm tốt, ngày sản xuất không quá một thời gian nhất định cho đến ngày cấp vận đơn, tiêu chuẩn chất lợng dựa theo đăng ký chất lợng với Bộ y tế, và ngày hết hạn sử dụng không sớm hơn một ngày xác định, không ngắn hơn một thời gian xác định kể từ ngày sản xuất.
Các nội dung khác cũng đợc thoả thuận đầy đủ theo nội dung một hợp đồng.