Chương I I: Hệ thống phương pháp kiểm toán
2.3.1. Phương pháp kiểm kê:
a. Khái niệm: Kiểm kê là một phương pháp truyền thống của kế toán, là phương thức kiểm đếm tại chỗ số vật tư, tài sản, tiền vốn, hoặc có để nhằm đối chiếu với các phản ánh trên sổ sách để làm cho sự ghi chép của kế toán đúng với số thực có của tài sản.
b. Các bước tiền hành kiểm kê:
- Bước1: Chuẩn bị kiểm kê đây là khâu đầu tiên và có ảnh hưởng tới kết quả kiểm kê, trong khâu này cần phải xác định mục tiêu kiểm kê, các trang thiết bị kiểm kê.
- Bước2: Thực hiện kiểm kê, kiểm kê phải tiến hành theo trình tự đã xác định và thường xuyên ghi chép trên các phiếu kiểm kê để tạo lập bằng chứng kiểm toán.
- Bước3: Kết thúc kiểm kê, phải lập biên bản kiểm kê, ghi rõ mục tiêu kiểm kê, nội dung trình tự tiến hành các chênh lệch đã được phát hiện và đưa ra các kiến nghị xử lý các chênh lệch đó.
c. Điều kiện tiến hành kiểm kê:
. Tiến hành kiểm kê vào thời điểm nào để có thể loại trừ mọi ảnh hưởng xấu đến kết quả kiểm kê. Trường hợp này thì kinh nghiệm và trình độ thể hiện ở khả năng phán đoán của kiểm toán viên có ý nghĩa rất quan trọng. Kiểm toán viên căn cứ vào đặc thù của từng cuộc kiểm toán cụ thể hơn nữa chức năng của kiểm toán được thực hiện với nhiều đối tượng khác nhau, trong nhiều khách thể với những chủ thể khác nhau để từ đó đề ra một phương pháp kiểm kê thích ứng về thời điểm.
. Kiểm toán viên cần căn cứ vào tính chất của các loại vật tư, tài sản cần kiểm kê vể số lượng, giá trị cũng như đặc tính kinh tế, kỹ thuật của chúng… để chọn một loại hình kiểm kê tối ưu nhất.
Tổng kiểm kê hay kiểm kê toàn diện. Kiểm kê điển hình.
Kiểm kê chọn mẫu.
. Lập một kế hoạch kiểm kê hay quy trình kiểm kê theo hướng đơn giản, kinh tế nhưng hiệu quả.
. Căn cứ vào mục tiêu, hay qui mô và thời hạn kiểm kê để tiến hành bố trí lực lượng, cơ cấu nhân viên kể cả những chuyên gia về kỹ thuật (như kỹ sư hoá chất, kỹ sư điện, các chuyên viên về vật tư…) và cũng như các phương tiện kỹ thuật đo lường cần thiết, bởi lẽ đây là những yếu tố quyết định chất lượng của kiểm kê nói riêng và của kiểm toán nói chung.
. Tiến hành kiểm kê phải theo đúng yêu cầu và mục đích đề ra.
Như vậy, kiểm kê là một phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ với kỹ năng kiểm tra đơn giản, rất có cơ sở thực tế và hơn nữa lại rất phù hợp với chức năng của kiểm toán (thông qua thực tế để khẳng định số liệu trên sổ sách). Do đó trong kiểm toán phải luôn luôn gắn chặt kỉêm kê vào quy trình chung của kiểm toán, nhất là ngoại kiểm. Vấn đề mấu chốt của phương pháp này là kiểm toán viên phải chứng kiến một cách trực tiếp việc kiểm kê và đếm tài sản để chứng mịnh số lượng cũng như chất lượng và tình trạng của tài sản là đúng với bảng kê khai và xác nhận tình trạng tài sản đó. Do tính ưu việt và lợi thế như trên, phương pháp kiểm kê thường được áp dụng với việc kiểm kê tiền mặt, tín phiếu, tài sản thế chấp, hàng hoá, nguyên vật liệu và tài sản cố định hữu hình.