kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị Bưu điện
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ
Trong giai đoạn đất nước đang từng bước mở cửa và hội nhập kinh tế, trong sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp cần phải có hướng đi đúng đắn mang tính độc đáo riêng biệt và nhanh nhạy với những biến động thường xuyên của thị trường. Muốn vậy doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống thông tin thực sự tốt, bởi thông tin là yêu tố vô cùng quan trọng quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Công tác kế toán hiện nay không chỉ là công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng, mà nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin trong mỗi doanh nghiệp, là công cụ quản lý và giám sát thiết yếu. Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác, kịp thời mà kế toán cung cấp, nhà quản lý mới có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh chính xác nhất. Như vậy về mặt sử dụng thông tin, có thể nói kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế. Hệ thống kế toán cung cấp các thông tin cần thiết đảm bảo tính hiệu quả, hiệu năng của hoạt động, giúp nhà quản trị đánh giá được các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Để đảm bảo chức năng đó của kế toán, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán để ngày càng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của mình, có như thế thì kế toán mới trở
thành một công cụ quản lý kinh tế tài chính hiệu quả của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại, việc thực hiện quá trình luân chuyển vốn trong hoạt động làm tăng vòng quay của vốn là hết sức quan trọng để từ đó có thể duy trì tốt hoạt động kinh doanh của mình. Muốn vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng là một vấn đề hết sức quan trọng hiện nay. Thực hiện được điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Giảm bớt khối lượng công việc kế toán phải thực hiện, hệ thống sổ sách kế toán được tổ chức lại khoa học hơn, thuận tiện cho việc ghi chép, xử lý, lấy dữ liệu cũng như công tác đối chiếu kiểm tra, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho quản lý doan nghiệp và các đối tượng quan tâm khác.
- Giúp cho công việc tổ chức chứng từ ban đầu cũng như quá trình luân chuyển chứng từ được thuận lợi, tiết kiệm chi phí và thời gian, tạo điều kiện cho việc hạch toán kết quả cuối kỳ. Tình hình tài chính cũng như hiệu quả kinh doanh mỗi kỳ sẽ được xác định một cách chính xác và kịp thời, giúp nhà quản trị luôn lắm bắt và kiểm soát được tình hình hoạt động của doanh nghiệp để có thể đưa ra những quyết hợp lý.
Đối với Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị Bưu điện, một công ty mà thương mại là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn, chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá, tiêu thụ là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả kinh doanh của mỗi giai đoạn. chính vì vậy, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty là một phần hành phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ khối lượng công việc kế toán. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin về quá trình và kết quả tiêu thụ cho doanh
nghiệp, là cơ sở đánh giá chất lượng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng đó mà kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ luôn đòi hỏi đổi mới, hoàn thiện để luôn phục vụ tốt nhất nhu cầu hoạt động kinh doanh. Trên thực tế, có khá nhiều doanh nghiệp hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ chưa chính xác, thời điểm ghi nhận doanh thu không đúng theo chuẩn mực kế toán quy định, việc xác định giá vốn không nhất quán, hợp lý khiến cho kết quả tiêu thụ và kết quả kinh doanh trong kỳ bị phản ánh thiếu chính xác, điều này có thể dẫn đến những quyết định kinh doanh sai lầm.
Xuất phát từ những vấn đề thực tiễn nói trên có thể thấy rằng việc đổi mới hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là yêu cầu khách quan, tất yếu trong mỗi doanh nghiệp đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
3.2.2. Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện
Hoàn thiện là rất cần thiết và tất yếu nhưng để đảm bảo tính khoa học trong việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh thì các biện pháp hoàn thiện phải có tính khả thi, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng cần đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành. Trong nền kinh tế thị trường, mọi doanh nghiệp đều chịu sự điều tiết của Nhà nước thông qua hệ thống pháp luật và các công cụ kinh tế khác. Vì thế, việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải phải dựa trên cơ sở các chuẩn mực tài chính kế toán hiện hành và các quy định pháp luật khác có liên quan, như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý hữu hiệu không chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn là của Nhà nước đối với các doanh nghiệp
trong nền kinh tế. Việc tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành thể hiện qua việc tuân vận dụng theo đúng hệ thống tài khoản, hệ thống sách, báo cáo cũng như trình tự, phương pháp hạch toán... mà chế độ quy định.
- Việc hoàn thiện phải dựa trên đặc điểm, tình hình hoạt động thực tế của Công ty. Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng về quản lý, điều kiện sản xuất kinh doanh.... Các chính sách, quy định mà Nhà nước ban hành chỉ có tính định hướng. Vì vậy doanh nghiệp phải vận dụng một cách linh hoạt, sao cho phù hợp với điều kiện, đặc điểm hoạt động của mình trên cơ sở vẫn đảm bảo tuân thủ đúng những quy định chung của Nhà nước.
- Phải đảm bảo việc đáp ứng, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho quản lý. Đây là chức năng cơ bản của công tác kế toán nói chung cũng như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng. Các quyết định quản lý, quyết định kinh doanh sẽ không đạt được tính tối ưu nếu không dựa trên những thông chính xác và kịp thời mà kế toán cung cấp, chính vì vậy việc hoàn thiện công tác kê toán sẽ không có ý nghĩa nếu không đảm bảo được những chức năng quan trọng này.
- Phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả. Lợi nhuận là mục tiêu sống còn của doanh nghiệp. Để tối đa hóa lợi nhuận, ngoài việc không ngừng gia tăng doanh thu, doanh nghiệp còn phải có những biện pháp hữu hiệu nhằm hạ thấp chi phí nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả của hoạt động. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể đững vững và không ngừng phát triển trong nền kinh tế thị trường cạnh trạnh gay gắt.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện
Qua một thời gian thực tập và đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị Bưu điện, trên cơ sở những nhận xét và đánh giá ở trên, em nhận thấy
công tác kế toán tiêu thụ tại Công ty còn một số vấn đề chưa thật hợp lý, cần được xem xét để hoàn thiện hơn. Đứng trên góc độ là một sinh viên thực tập, em xin nêu ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty.
3.2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình tổ chức kế toán tại Công ty Xây lắp và Thiết bị Bưu điện khá đơn giản, hiện nay Công ty đang trên đà phát triển khá nhanh, quy mô không ngừng mở rộng, do đó khối lượng công việc kế toán ngày càng tăng, tạo áp lực lớn cho hệ thống kế toán hiện tại. Mặt khác số lượng nhân viên phòng kế toán còn ít so với yêu cầu công việc ngày càng tăng. Một số phần hành kế toán chưa được tách biệt 1 cách hợp lý, làm giảm hiệu quả công tác hạch toán.
Để đảm bảo công tác kế toán thực hiện tốt chức năng của mình, trong điều kiện công ty đang không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh, trong thời gian tới công ty cần phải cơ cấu lại bộ máy kế toán hợp lý hơn. Việc tuyển mộ thêm nhân viên kế toán và phân công lại công việc kế toán cho phù hợp hơn cũng là yêu cầu thiết thực trong điều kiện hiện nay của công ty.
Bên cạnh đó Công ty cần không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ của nhân viên kế toán bằng việc tạo điều kiện cho cán bộ học tập, cử cán bộ tham gia các buổi hội thảo…. Hàng năm, Nhà nước ban hành rất nhiều các quy định mới liên quan đến Chế độ kế toán, kế toán viên phải luôn luôn cập nhật những thay đổi này để thực hiện và áp dụng đúng những chuẩn mực, chế độ kế toán một cách phù hợp. Ngoài ra, Công ty cần xây dựng cơ chế phù hợp, gắn trách nhiệm và lợi ích của nhân viên kế toán với hiệu quả kinh doanh toàn Công ty, qua đó nâng cao trách nhiệm và tinh thần làm việc của nhân viên phòng kế toán.
3.2.3.2. Về hệ thống tài khoản
Trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp thì hệ thống tài khoản kế toán có vai trò hết sức quan trọng. Một hệ thống kế toán tốt, vận hành xuôn xẻ phải dựa trên hệ thống tài khoản đầy đủ và khoa học. Hệ thống tài khoản của công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị Bưu điện nhìn chung được thiết kế tốt, đảm bảo sự đơn giản và hiệu quả, tuy nhiên cần chi tiết và bổ sung thêm một số tài khoản.
Thứ nhất, TK 156 của doanh nghiệp không được chi tiết thành hai tài khoản là 1561- trị giá mua hàng và TK 1562 – chi phí mua hàng, cả hai khoản mục này đều được hạch toán chung vào TK 156. Đây là điều không hợp lý, bởi vì danh mục hàng hóa tại Công ty là khá nhiều, chi phí mua hàng luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong giá vốn hàng bán. Do đó việc chỉ sử dụng một TK 156 sẽ không phản ánh chính xác sự phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ.
Thứ hai, tại Công ty không có chính sách chiết khấu thương mại cụ thể cho khách hàng mua với số lượng lớn, do đó không có TK 521 – chiết khấu thương mại. Công ty nên xây dựng chính sách và biểu chiết khấu cụ thể để khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn, kèm theo đó là đưa vào sử dụng TK 521 để việc hạch toán được hệ thống hơn.
Thứ ba, qua tìm hiểu thực tế, có thể thấy Công ty thường xuyên phải dự trữ lượng hàng hóa lớn cho nhu câu thị trường, đồng thời các khoản phải thu khách hàng của Công ty là khá lớn, trong đó có nhiều khoản quá hạn, tuy nhiên công ty lại không tiến hành việc trích lập dự phòng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ. Công ty nên tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho – TK 159 và dự phòng phải thu khó đòi – TK 139, điều này sẽ giúp việc hạch toán kết quả tiêu thụ chính xác
hơn, mặt khác sẽ đảm bảo tính ổn định về tình hình tài chính bởi công ty đã có nguồn tài chính đã trích lập để có thể bù đắp khi tổn thất thực tế xảy ra.
3.2.3.3. Về công tác quản lý hàng hóa (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Như đã nhận xét ở trên, thông tin về hàng hóa không được kế toán kho cập nhật liên tục trong ngày, điều này khiến nhân viên bán hàng không lắm rõ thông tin về lượng hàng hóa sẵn có trong kho phục vụ tiêu thụ. Để khắc phục điều này thủ kho lên thực hiện việc lập thẻ kho riêng biệt cho mỗi loại hàng hóa ngay sau khi xuất kho. Tất cả các thẻ xuất kho này sẽ được tập hợp vào một quyển duy nhất để lưu giữ. Khi lập xong thẻ kho, thủ kho dựa vào thẻ kho đã lập để nhập ngay thông tin vào máy tính, qua đó số lượng hàng tồn trong ngày, trong tháng… sẽ luôn được cập nhật kịp thời.
Biểu 3.1. Mẫu thẻ kho
Công ty cổ phần Xây Lắp và Thiết Bị Bưu Điện 39 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân – Hà Nội
THẺ KHO Ngày lập :
Tên hàng hoá: Mã hàng hóa: Đơn vị tính: Ngày xuất Số phiếu Diễn giải Số lượng xác nhận của kế toán Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất
Ngày… Tháng… Năm
Người lập
(ký, họ tên)
Ngoài ra, do công tác quản lý kho chưa thực sự tốt vì vậy Công ty nên tiến hành việc kiểm kê kho hàng vào cuối tháng. Điều này là cần thiết, đảm bảo thông tin trên sổ sách là chính xác, đồng thời chánh sự thất thoát tài sản, hoặc khi phát hiện sự mất mát, thiếu hụt thì sẽ có thể dễ dàng khắc phục và xử lý ngay.
Mẫu biên bản kiểm kê như sau:
Biểu 3.2. Biên bản kiểm kê hàng hóa
BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA CUỐI THÁNG
Ngày……Tháng….. năm…
Số lượng hàng hoá tồn kho hiện tại như sau:
STT Mã hàng Tên hàng Đ/vị tính Đơn giá
sổ sách kiểm kê Chênh lệch Tình trạng hàng hóa
Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Không sử dụng được SL TT SL TT …
T/trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người kiểm kê
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.2.3.4. Về việc phân bổ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Theo quy định, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ được tập hợp và trừ vào lợi nhuận gộp để xác định lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh thông thường. Để đáp ứng như cầu quản trị, doanh nghiệp nên tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn kho cuối kỳ, đồng thời phân bổ cho từng loại mặt hàng, từ đó xác định chính xác kết quả tiêu thụ của mỗi mặt hàng, cũng như ảnh hưởng của từng yếu tố chi phí đến kết quả tiêu thụ.
Doanh nghiệp có thể tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ trong kỳ theo tiêu thức trị giá vốn hàng bán trong kỳ, cụ thể:
Sau khi phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá bán ra trong kỳ, kế toán sẽ tiếp tục phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng theo công thức sau:
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
Giá vốn hàng tồn đầu kỳ Giá vốn hàng nhập trong kỳ CPBH&CP QLDN phát sinh trong kỳ CPBH&CP QLDN hàng tồn đầu kỳ Giá vốn hàng bán trong kỳ = x + + CPBH&CP QLDN của hàng tiêu