II. THỰC TRẠNG CễNG TÁC THAM DỰ THẦU TẠI CễNG TY 1 Nhiệm vụ cỏc bộ phận và phũng ban tham gia cụng tỏc dự thầu
2. Quy trỡnh tham dự thầu của cụng ty
Bước1: Thu thập thụng tin và tiếp thị
Người cú nhiệm vụ tỡm kiếm thụng tin và thu thập thụng tin về cỏc dự ỏn cụng trỡnh, bỏo cỏo lónh đạo để làm cỏc thủ tục phỏp lý đăng ký dự thầu hoặc
nhận thầu. Bỏo cỏo cỏc phương ỏn lựa chọn đối tỏc liờn doanh, liờn kết để tham dự thầu trong trường hợp cần thiết. Cụng ty tỡm kiếm thụng tin về cỏc dự ỏn qua rất nhiều kờnh khỏc nhau: Qua cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng, qua tờ thụng tin về đấu thầu, trang web về đấu thầu,… Ngoài ra nguồn thụng tin và mối quan hệ của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty cũng rất quan trọng.
Bước 2 : Đăng ký dự thầu, mua hồ sơ
Sau khi cú được thụng tin về gúi thầu, Cụng ty sẽ tớnh toỏn xem cú nờn tham gia tranh thầu gúi thầu đú hay khụng trờn cơ sở tớnh toỏn một số chỉ tiờu và khả năng đỏp ứng cỏc yờu cầu của Cụng ty với cỏc đối thủ cạnh tranh. Nếu Cụng ty nhận thấy cú khả năng tham gia dự thầu thỡ phũng kỹ thuật cú trỏch nhiệm mua hồ sơ dự thầu và làm cỏc thủ tục phỏp lý đăng ký tham gia dự thầu.
Bước 3 : Nghiờn cứu hồ sơ, lập bỏo cỏo
Phũng kỹ thuật đăng ký dự thầu và mua hồ sơ dự thầu xong sẽ giao hồ sơ dự thầu cho phũng kinh tế xõy dựng nghiờn cứu về cỏc thụng tin và cỏc yờu cầu trong hồ sơ để lập bỏo cỏo đưa lờn cấp trờn.
Bước 4: Phõn cụng nhiệm vụ ( giao việc)
- Trờn cơ sở cỏc yờu cầu của hồ sơ mời thầu và nguồn thụng tin về dự ỏn do chủ đầu tư, cỏc đối tỏc liờn doanh, cỏc đơn vị thành viờn … cung cấp, lónh đạo Cụng ty lónh đạo Trưởng phũng kỹ thuật tổ chức triển khai.
- Căn cứ vào yờu cầu của hồ sơ dự thầu, Trưởng phũng kỹ thuật giao phũng kinh tế xõy dựng, phũng kế toỏn, phũng tổ chức hành chớnh phối hợp thực hiện theo bảng phõn cụng nhiệm vụ, trưởng phũng kĩ thuật theo dừi tiến độ thực hiện cụ thể của cỏc cỏn bộ phũng kỹ thuật và cử cỏn bộ phũng kĩ thuật và phũng kinh tế xõy dựng đi khảo sỏt hiện trường.
- Để cú cỏc thụng tin về vị trớ, địa hỡnh, địa mạo cụng trỡnh … Tổ khảo sỏt cú nhiệm vụ phối hợp với cỏc đối tỏc ( nếu cú ) tiến hành thăm quan hiện trường cụng trỡnh theo lịch trỡnh của Chủ đầu tư đưa ra.
- Dựa trờn bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, nhúm kỹ thuật cú nhiệm vụ búc tỏch khối lượng cụng việc cần làm.
- Trong quỏ trỡnh làm hồ sơ dự thầu nếu cú yờu cầu về tài liệu thỡ cần phải lập phiếu yờu cầu cung cấp thụng tin.
- Cỏn bộ được phõn cụng phụ trỏch lập đơn giỏ chi tiết cấu thành giỏ dự thầu… cũng như cỏn bộ phụ trỏch kỹ thuật biện phỏp thi cụng tiến hành thu thập cỏc thụng tin từ đối tỏc để lựa chọn cỏc giải phỏp hợp lý nhất và bỏo cỏo kịp thời với lónh đạo về tỡnh hỡnh thực hiện.
Bước 6 : Kiểm tra hồ sơ, trỡnh duyệt nghiệm thu
Sau khi hoàn tất cỏc cụng việc, phụ trỏch bộ phận sẽ kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ dự thầu bỏo cỏo Trưởng phũng Kỹ thuật trỡnh Giỏm đốc hoặc Phú Giỏm đốc ký duyệt hồ sơ dự thầu. Nếu cú sai sút, hay nội dung nào chưa phự hợp thỡ ban lónh đạo cụng ty sẽ chỉ đạo trưởng phũng kĩ thuật tổ chức thực hiện lại những phần nội dung chưa phự hợp
Bước 7 : Đúng gúi, giao nộp và lưu trữ hồ sơ
- Sau khi ký duyệt xong, cho nhõn bản ( nếu cần ) và tổ chức đúng gúi, niờm phong.
- Thực hiện giao nộp hồ sơ dự thầu cho đơn vị mời thầu theo quy định - Tiến hành lưu trữ hồ sơ tại Cụng ty
Bước 8 : Tham gia mở thầu.
Sau khi nộp hồ sơ mời thầu theo quy định chờ đến thời điểm mà bờn mời thầu cụng bố trong hồ sơ mời thầu, hội đồng xột thầu tổ chức mời đại diện Cụng ty cú mặt để dự xột thầu.
Bước 9 : Tiếp nhận và thụng bỏo kết quả đấu thầu.
- Trong trường hợp trỳng thầu, lónh đạo cụng ty cú trỏch nhiệm thương thảo hợp đồng và ký hợp đồng với chủ đầu tư. Sau đú phũng kỹ thuật tiếp nhận kết quả và chuyển cho phũng Kinh tế vật tư
- Trong trường hợp khụng trỳng thầu thỡ kết quả mở thầu, cỏc biờn bản kiểm tra, hồ sơ lưu sẽ là cơ sở để tỡm biện phỏp khắc phục, phũng ngừa và tạo ra những ưu thế cạnh tranh, phũng kỹ thuật sẽ thực hiện việc phõn tớch cỏc nguyờn nhõn trượt thầu.
Trong quỏ trỡnh lập hồ sơ dự thầu thỡ vấn đề bảo mật thụng tin của Cụng ty là rất quan trọng vỡ nú đảm bảo tớnh cạnh tranh lành mạnh trong cụng tỏc đấu thầu.
Cỏc cỏn bộ, nhõn viờn liờn quan đến hoạt động đấu thầu khụng được phộp cung cấp thụng tin về giỏ, biện phỏp tổ chức thi cụng cho những người khụng cú trỏch nhiệm được biết
Sơ đồ 2: Quy trỡnh tham dự thầu của Cụng ty cổ phần Bắc Việt
Thu thập thụng tin
Đăng kớ dự thầu, mua hồ sơ Nghiờn cứu hồ sơ, lập bỏo cỏo
Phõn cụng nhiệm vụ
Lập Hồ sơ dự thầu theo sự phõn cụng
Nội dung phỏp lý Nội dung kĩ thuật Nội dung tài chớnh
Cỏc nội dung khỏc theo yờu cầu của HSMT
Kiểm tra hồ sơ, trỡnh duyệt Đúng gúi, giao nộp, lưu trữ hồ sơ
Tham gia mở thầu
Tiếp nhận và thụng bỏo kết quả đấu thầu Trỳng thầu Trượt thầu
Thương thảo, kớ kết hợp đồng