2.3.2.1 Thực trạng kế toán NVL tại công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà
Công tác tổ chức bộ sổ và thực hiện việc ghi chép kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 07: Kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung
TK 911 TK 632, 635, 811 TK 511, 512, 515, 711 Kết chuyển giá vốn hàng bán Kế chuyển doanh thu thuần
TK 641, 642 Kết chuyển chi phí BH, QLDN TK 142 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển TK 421 Kết chuyển lỗ Kết chuyển lãi
Trong đó: Ghi hàng ngày :
Ghi định kỳ ( tháng, quý ) Quan hệ đối ứng
Nguyên vật liệu được sử dụng tại công ty là cà phê quả và cà phê nhân cùng các loại nguyên liệu khác. Các nguyên liệu này có được chủ yếu là do mua ngoài. Cà phê là một loại nông sản đặc trưng, có giá trị xuất khẩu lớn tại Việt Nam nhưng đây lại là một loại hàng có sự biến động về giá rất lớn, làm ảnh hưởng không nhỏ, trực tiếp cũng như gián tiếp đến các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Chính đặc điểm này đã chi phối đến công tác tổ chức, quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần
Chứng từ gốc
Báo cáo quỹ hằng ngày
Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết NVL
Sổ cái TK152 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
tập đoàn Thái Hoà. Đặc biệt là cà phê thường được thu hoạch vào tháng 10, tháng 11 và tháng 12 âm lịch. Chính tính thời vụ của cà phê làm cho giá của cà phê thường bị biến động, do đó ảnh hưởng tới công tác mua và dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của công ty.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu ở công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà đã được chia ra làm các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là cà phê quả, cà phê thóc và cà phê nhân xô. Đây là nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí nguyên vật liệu, là nguyên vật liệu chính tạo nên thực thể sản phẩm. Đối với cà phê xay, cà phê tan đen và cà phê tan đường thì nguyên vật liệu chính là cà phê nhân, sữa và đường.
- Nguyên vật liệu phụ: là các túi đựng cà phê, các loại phụ gia… - Nhiên liệu: Gồm các loại xăng, dầu, mỡ, than đá, điện…
- Phụ tùng thay thế: Vòng bi, dây curoa, sàng lọc, đinh vít,… - Phế liệu thu hồi: Bao tải dứa, bao tải gai, nilon,..
Việc phân loại nguyên vật liệu được quản lý trên máy vi tính, tổ chức theo từng kho.
Giá thành nguyên vật liệu nhập kho: Giá thành nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí. Nguyên vật liệu nhập kho bao gồm rất nhiều nguồn khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho được xác đinh khác nhau.
Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế Giá mua Chi Các khoản thuế CKTM của NVL = ghi trên + phí + không được _ Giảm giá mua ngoài hoá đơn thu mua hoàn lại hàng mua Trong đó :
Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong ĐM Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT ( nếu doanh nghiệp tính GTGT theo phương pháp trực tiếp)…
- Giá thành nguyên vật liệu xuất kho: Tổng công ty Thái Hoà đã lựa chọn phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ làm phương pháp xác định giá trị NVL lúc xuất. Theo phương pháp này
Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = ( trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư nhập trong kỳ) / ( số lượng vật tư tồn đầu kỳ + số lượng vật tư nhập trong kỳ)
Công ty áp dụng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “ hàng tồn kho” thì NVL được xác định theo giá gốc. Giá gốc của NVL là toàn bộ các chi phí cần thiết để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo đó công ty sử dụng tài khoản 152 để hạch toán NVL chi tiết tiểu khoản:
TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu
TK 151 : Hàng mua đang đi đường
2.3.2.2 Kế toán tăng giảm NVL tại công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết NVL nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kiểm tra, đối chiếu cũng như theo dõi chính xác, kịp thời tình hình biến động và tồn kho của từng loại NVL.
Tại kho: Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng, căn cứ vào các lần nhập, xuất NVL. Người quản lý kho phải nắm cụ thể từng lại NVL đang có trong kho của mình giữ. Với các loại NVL chính thì mỗi loại được mở thẻ kho riêng, còn đối với NVL phụ thì được theo dõi trên cùng một thẻ kho, mỗi thứ được viết trên một dòng thẻ kho.
Kế toán NVL tại văn phòng công ty: căn cứ vào các hoá đơn GTGT do người bán hàng giao cho, bảng kê mua của bộ phận thu mua, tờ khai nhập khẩu của phòng kinh doanh gửi, lập phiếu nhập kho ( chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và giá trị theo chứng từ).
Cuối tháng khi nhận được các phiếu nhập kho và xuất kho của thủ kho nộp kế toán hoàn thiện phiếu nhập kho, xuất kho đồng thời vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 152
Các phiếu nhập kho, xuất kho do kế toán NVL lập là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu cuối kỳ. Khi nhận được các phiếu xuất kho NVL kèm theo giấy yêu cầu xuất NVL của bộ phận sản xuất mà thủ kho gửi lên, kế toán NVL căn cứ vào chứng từ gốc ở đó để lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho này được lập trên cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Nguyên vật liệu khi mua về nhập kho căn cứ vào nguồn hàng thủ kho lập “ Phiếu nhập kho” ( Mẫu 03- VT). Trước khi nhập kho phải được sự ký duyệt của Giám đốc xưởng. Phòng kỹ thuật sẽ tiến hành lấy mẫu và xác định tỷ lệ về chất lượng ( đối với NVL là cà phê thóc, cà phê xô,…), kiểm tra chủng loại, chất lượng hàng theo chỉ tiêu công ty gửi xuống.
Kế toán lập phiếu nhập kho tất cả các loại NVL mua trong nước, lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” cho NVL nhập khẩu. Thủ kho tiến hành nhập kho và nộp thẻ cân ( đơn vị sử dụng cân điện tử để xác định số lượng thực nhập, không ghi ssố lượng theo chứng từ) cho kế toán xưởng để ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho( thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập, không ghi số lượng theo chứng từ). Ví dụ1:
Biểu số 06 Thẻ cân:
C«ng ty cæ phÇn tËp ®oµn Th¸I Hoµ ThÎ c©n
Họ và tên lái xe: Nguyễn Đức Khoa
Số xe chuyên chở: 29H- 1983
Loại mặt hàng : Cà phê Arabica ( chi nhánh Lâm Đồng )
Trọng lượng xe có hàng: 40,475 Tấn Ngày12/06/2009
Trọng lượng xe: 13,82 Tấn Ngày 12/06/2009
Trọng lượng hàng: 16,655 Tấn
Người cân hàng Kế toán công ty lái xe Thủ kho Bảo vệ
( ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký,họ tên) Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của những người lien quan: một liên lưu tại quyển của phòng thủ kho, một liên giao cho người giao hàng làm căn cứ thanh toán, một liên chuyển cho kế toán. Thủ kho căn cứ vào Phòng kỹ thuật cung cấp và các Phiếu nhập kho để ghi “ Thẻ
Kho”. Cuối tháng, thủ kho nộp phiếu nhập kho ( liên 2), phiếu xuất kho và các giấy tờ có liên quan đến nhập, xuất hàng cho phòng kế toán.
Biểu số 07 :
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà Mẫu số: 01- VT
D21- Phương Mai, Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính )
phiÕu nhËp kho
Ngày12/06/2009 Nợ TK : 1521 Số: NK/009 Nợ TK : 1331
Có TK: 331 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Đức Khoa
Theo hoá đơn số 001234 ngày 12 tháng 6 năm 2009 của Chi nhánh Lâm Đồng
Nhập kho tại: Giáp Bát
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩn chất vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cà phê thóc Arabica 12 Tấn 16,655 16,655 28.000.000 46.634.000 Cộng 46.634.000
Số tiền bằng chữ: bốn sáu triệu, sáu trăm ba tư ngàn đồng chẵn./.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
Biểu số 08:
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà Mẫu số S12 – DN
D21- Phương Mai, Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính )
THẺ KHO ( SỔ KHO )
Ngày lập thẻ: 12/06/2009 Tờ số: 28
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Cà phê thóc Arabica - Đơn vị tính: Tấn - Mã số : 18 số thứ tự Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 12/06 NK/009 Nhập kho cà phê Arabica của chi nhánh Lâm Đồng 12/06 16,655 Cộng cuối kỳ x 16,655 x Ngày 12 tháng 6 năm 2009
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu ) Công ty Thái Hoà hiện nay đang nhập khẩu mặt hàng cà phê nhân Trung Quốc và thanh toán cho người bán bằng chuyển khoản. Việc nhập khẩu cà phê được tiến hành theo phương thức nhập khẩu trực tiếp, hàng nhập khẩu tại các cửa khẩu. Khi nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, tờ khai thuế và giấy báo Nợ của ngân hàng thì kế toán lập phiếu nhập kho, đồng thời cũng lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, tiến hành định khoản và ghi sổ nghiệp vụ.
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) : Giá thực tế ( bao gồm cả thuế nhập khẩu ) Có TK 333 ( 3333) : Thuế nhập khẩu phải nộp
Có TK515 ( Nợ TK635 ) : Chênh lệch tỷ giá Nợ TK133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Nhập kho NVL do nhập khẩu có liên quan chặt chẽ đến tỷ giá hối đoái. Hiện nay công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà áp dụng tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước công bố tại ngày xảy ra giao dịch làm tỷ giá để quy đổi ngoại tệ đối với các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến ngoại tệ.
Kế toán công ty xác định giá gốc NVL nhập khẩu bằng tổng của giá mua không thuế, thuế nhập khẩu và các chi phí khác có liên quan đến việc đưa NVL về địa điểm và trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Ví Dụ 2 Theo phiếu nhập kho ngày 22/06/ 2009 về việc nhập một lô hàng cà phê
nhân Cà Phê Arabica của Trung Quốc. Số lượng hàng nhập là 50 tấn, đơn giá chưa có thuế nhập khẩu là 14.000 CNY/ tấn. Thuế suất thuế nhập khẩu 20%, thuế suất GTGT là 5%. Biết tỷ giá CNY/ VND ngày 27/6/2009 là 1 CNY = 2.480 VND. Kế toán công ty xác định giá nhập kho NVL của lô hàng này như sau: 50* 14.000 * 2.480 + 50* 14.000 * 2.480 * 20% = 2.083.200.000 đ
Căn cứ vào sổ cái TK152 và các sổ cái khác kế toán định khoản : Nợ TK 152 : 2.083.200.000 ( chi tiết cho cà phê Arabica ) Nợ TK 133 : 104.160.000
Biểu số 09 :
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà Mẫu số: 03 – VT Bộ phận : mua ngoài ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ – BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính )
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 23 tháng 6 năm 2009 Số 17
- Căn cứ hoá đơn số 0071872 ngày 22/ 06 / 2009 của công ty TNHH XNK AN Giang - Ban kiểm nghiệm vật tư gồm :
+ Ông Cao Mạnh Hùng Chức vụ : Chủ nhiệm kỹ thuật ( Trưởng ban) + Bà Nguyễn Thị Hải TuyếtChức vụ : Kế toán ( Phó trưởng ban )
+ Bà Võ Thị Huyền Chức vụ : Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại :
STT Tên, nhãn nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3
1 Cà phê Arabica Kiểm nghiệm bằng mắt thường
Tấn 50 50
Ý kiến của ban kiểm nghiệm : Đảm bảo yêu cầu, chất lượng nhập kho
Trưởng ban Phó trưởng ban Thủ kho
Biểu số 10 :
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà Mẫu số: 01 - VT
Bộ phận mua ngoài ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính )
phiÕu nhËp kho
Ngày23/06/2009 Nợ TK : 1521
Số: NK/009 Nợ TK : 1331
Có TK: 331 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Việt Hoàng
Theo hoá đơn số 0071827 ngày 22 tháng 6 năm 2009 của công ty TNHH XNK An Giang
Nhập kho tại: Giáp Bát
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cà phê nhân Arabica 12 Tấn 50 50 41.664.000 2.083.200.000 Cộng 2.083.200.000
Số tiền bằng chữ: Hai tỷ, không trăm tám ba triệu, hai trăm nghìn đồng chẵn ./.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Từ kế hoạch sản xuất của phòng sản xuất, bộ phận phụ trách sản xuất tính ra số NVL cần thiết. Định mức sử dụng NVL của phòng sản xuất tổ chức xây dựng trên cơ sở tiêu chuẩn kỹ thuật của quy trình công nghệ và nghiên cứu tình hình sử dụng thực tế tại công ty.
Biểu số 11 : ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VẬT TƯ
Tháng 6/ 2009
Đơn vị tính: Kg
STT Tên sản phẩm Định mức sử dụng nguyên vật liệu
Cà phê quả tươi Cà phê thóc Cà phê nhân xô
1 Cà phê Arabica 65.325 70.347 88.065
2 ………….
Căn cứ trên phiếu yêu cầu xuất kho đã được phê duyệt, kế toán tiến hành viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, trong đó một liên kế toán giữ, một liên giao cho phòng sản xuất, còn một liên giao cho thủ kho làm căn cứ tiến hành xuất kho.
Khi xuất NVL cho sản xuất trực tiếp, cho sản xuất chung, cho sửa chữa, bán cho khách hàng… kế toán ghi
Nợ TK621 : chi phí NVL trực tiếp Nợ TK627 : chi phí NVL cho xưởng Nợ TK2413 : xuất cho sửa chữa Nợ TK131 : xuất bán cho khách
Có TK152 ( chi tiết vật liệu ) Giá trị xuất
Ví dụ 3 : Theo phiếu xuất số XKT1/008 ngày 28/06/2009, xuất bán cho ECOM
40 tấn cà phê nhân Arabica, đơn giá 2.550,00 USD đã thanh toán bằng chuyển khoản. Tỷ giá giao dịch ngày 28/06/2009 1USD = 17.500 VND
Trị giá bán hàng: 2.550,00$ * 40* 17.500= 1.785.000.000 Kế toán tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK112 : 1.785.000.000
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà Mẫu số: 02- VT
D21 – Phương Mai, Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính )
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 28 tháng 6 năm 2009 Nợ TK: 112 Số: XK T1/002 Có TK: 1521 - Họ và tên người nhận hàng: Địachỉ: ECOM ( SWIZLERLAND) - Lý do xuất: Xuất Khẩu
- Xuất kho tại: Giáp Bát Địa điểm:
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Cà phê nhân Arabica Tấn 40 40 2.550,00 $ 1.785.000.000
Cộng 1.785.000.000
- Tổng số tiền ( bằng chữ): Một tỷ, bảy trăm tám mươi lăm triệu đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: Hoá đơn GTGT số 0046565
Ngày 28 tháng 06 năm 2009
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu số 13 : Mẫu hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mã số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GD/2009B
Liên 1 : Lưu 0046565
Ngày 28 tháng 06 năm 2009