1. Những yêu cầu đạt được trong cải tiến cơ cấu tổ chức.
- Các đơn vị quản lý thu gọn lại nhưng vẫn đảm bảo phục vụ kịp thời cho công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bộ máy quản lý được hoàn thiện phải nâng cao được tính năng động, nâng cao được một số chỉ tiêu của Công ty như: Tăng năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương…
- Chức năng nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên được xác định rõ ràng tránh được khâu trung gian để khai thác tốt hơn khả năng, trình độ của cán bộ công nhân viên trong Công ty.
2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Trong cơ chế thị trường, cơ cấu bộ máy quản lý phải được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đảm bảo với số lượng người, số đầu mối trong quản lý ít nhất. Có như vậy, công việc quản lý mới năng động, đi sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh.
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý các bộ phận chức năng, quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận cần phải được hoàn thiện.
Qua nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ ở phần thứ hai kết hợp nghiên cứu thực tiễn hoạt động của Công ty gạch Thạch Bàn sau khi chuyển sang chuyển sang cổ phần hoá
một phần có thể áp dụng mô hình bộ máy quản lý mới, gọn nhẹ hơn trước khi nhà máy gạch tuynel Đông Hương được cổ phần hoá vào cuối năm 2000. Đồng thời, có bổ sung thêm chức năng hoạt động của các bộ phận phòng ban cho phù hợp với hoạt động của Công ty cổ phần.
Biểu 12: Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty vật liêu xây dựng Cẩm Trướng sau khi cổ phần hoá.
(Trang sau) Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phó giám đốc Ban kiểm soát Phong tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ
Trong mô hình này gồm có:
2.1. Ban kiểm soát:
Là tổ chức thay mặt các cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty.
- Kiểm soát các hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, các báo cáo, quyết toán năm tài chính của Công ty và kiến nghị khắc phục những sai phạm.
- Được quyền yêu cầu các phòng ban nghiệp vụ của Công ty cung cấp tình hình, số liệu, tài liệu và thuyết minh các hoạt động của Công ty.
- Trình đại hội cổ đông báo cáo thẩm tra bản tổng kết năm tài chính.
- Báo cáo với đại hội cổ đông về những sự kiện tài chính bất thường, những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính của hội đồng quản trị và Giám đốc theo ý kiến độc lập của mình. Chịu trách nhiệm cá nhân về những đánh giá kết luận của mình.
- Thông báo định kỳ tình hình kết quả kiểm soát cho hội đồng quản trị.
- Tham dự các cuộc họp hội đồng quản trị phát biểu ý kiến và có kiến nghị nhưng không tham gia biểu quyết. Nếu có ý kiến khác với quyết định của hội đồng quản trị thì có quyền yêu cầu ghi ý kiến của mình vào biên bản họp và trực tiếp báo cáo đại hội cổ đông gần nhất. 2.2. Hội đồng quản trị. Phòng kỹ thuật vật tư Phòng kinh doanh tiêu thụ Phân xưởng nung đốt Phân xưởng cơ điện
- Hội đồng quản trị có quyền nhân danh Công ty quyết định những vấn đề có liên quan đếm mục đích, quyền lợi của Công ty phù hợp với luật pháp, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
- Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông về:
+ Quản trị Công ty theo điều lệ, nghị quyết của đại hội cổ đông và tuân thủ đúng pháp luật.
+ Trình đại hội cổ đông quyết định thành lập hoặc giải thể các chi nhánh văn phòng đại diện, kế hoạch phát triển dài hạn của Công ty, huy động vốn tăng giảm vốn tiền tệ và chuyển nhượng cổ phần.
- Trình đại hội cổ đông các báo cáo hoạt động của hội đồng quản trị, kết quả kinh doanh, quyết toán tài chính hàng năm, phương án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức và cách thức sử dụng tuỳ theo quyết định của hội đồng cổ đông.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, phó Giám đốc, Kế toán trưởng Công ty và duyệt phương án tổ chức bộ máy và nhân sự các đơn vị trực thuộc.
- Chỉ đạo, bố trí và giám sát việc điều hành của Giám đốc và các chức danh do hội đồng quản trị trực tiếp quản lý.
- Kiến nghị bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty.
- Quyết định triệu tập, chuẩn bị nội dung và tổ chức họp hội đồng cổ đông thường kỳ và bất thường.
- Quyết định tiền lương, thưởng cho Giám đốc Phó giám đốc, Kế toán trưởng và các chức danh thuộc quyền quản lý của hội đồng quản trị. Trường hợp Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc thì mức lương và thưởng của Giám đốc do hội đồng cổ đông quy định.
- Quyết định một số công việc kinh doanh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị theo đề nghị của Giám đốc.
- Quyết định về quy chế tuyển dụng, cho thôi việc nhân viên của Công ty phù hợp quy định của pháp luật. Quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân viên thuộc quyền quản lý của hội đồng quản trị và quyết định bồi thường vật chất khi nhân viên gây thiệt hại cho Công ty.
- Quyết định đầu tư các dự án phát sinh không vượt quá 30% vốn điều lệ, thiết kế và quyết toán các công trình đầu tư đã thông qua đại hội cổ đông.
* Đứng đầu hội đồng quản trị là Chủ tịch hội đồng quản trị, là người đại diện cho Công ty trước pháp luật, có trách nhiệm và quyền hạn sau:
- Triệu tập các cuộc họp của hội đồng quản trị.
- Chuẩn bị nội dung, chương trình và điều khiển các buổi họp để thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị.
- Lập chương trình công tác và phân công thành viên thực hiện việc kiểm tra giám sát của Công ty.
- Được uỷ quyền và chịu trách nhiệm về sự uỷ quyền của mình.
2. 3. Giám đốc điều hành.
- Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị và nghị quyết của đại hội cổ đông, điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật.
- Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện theo phương án kinh doanh đã được hội đồng quản trị phê duyệt và thông qua đại hội cổ đông.
- Xây dựng và trình hội đồng quản trị kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm.
- Quyết định các biện pháp tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất.
- Đề nghị hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các chức danh Phó giám đốc, Kế toán trưởng.
- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với những cán bộ công nhân dưới quyền.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định.
- Báo cáo trước hội đồng quản trị tình hình hoạt động, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Đại diện Công ty trong việc khởi kiện các vụ án liên quan đến quyền lợi của Công ty khi được hội đồng quản trị uỷ quyền bằng văn bản.
* Dưới Giám đốc là Phó giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giúp Giám đốc giải quyết một số công việc được Giám đốc uỷ quyền.
- Được quyền yêu cầu các bộ phận, các phòng ban chức năng cung cấp tài liệu, số liệu, hồ sơ, thông tin cần thiết thuộc lĩnh vực được giao.
2.4. Phòng tổ chức hành chính.
Chức năng chính của phòng là quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty. Nhiệm vụ của phòng là giúp Giám đốc nghiên cứu, chấp hành và quản lý quá trình hoạt động của toàn Công ty, thực hiện công tác cán bộ, lao động, tiền lương, đào tạo, thi đua, khen thưởng theo sự chỉ đạo của hội đồng quản trị.
2.5. Phòng kinh doanh tiêu thụ.
Phòng này có nhiệm vụ liên hệ giao dịch với những địa điểm nhận hàng. Như vậy, phòng cần nắm vững giá cả thị trường và phải có được một phạm vi được phép di chuyển giá để tuỳ cơ ứng biến sao cho mở rộng được thị trường tiêu thụ.
2,6. Phòng kế toán.
Thực hiện công tác hạch toán, thống kê tài chính trong Công ty, cụ thể là:
- Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện kế hoạch.
- Quản lý các loại vốn, các quỹ tập trung của toán Công ty.
- Tham gia lập phương án điều hoà vốn, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty. - Tổng hợp quyết toán tài chính toàn Công ty và báo cáo lên trên theo quy định. - Tham gia xây dựng và quản lý các mức giá cho Công ty.
2.7. Phòng kỹ thuật vật tư.
Phòng kỹ thuật vật tư là bộ phận tham mưu tổng hợp cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty về mặt kỹ thuật. Phòng có nhiệm vụ quản lý, mua sắm, cung cấp đầy đủ những trang thiết bị, vật liệu, dụng cụ, trang bị phương tiện bảo hộ lao động cho Công ty.