CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY HỐ CHẤT MỎ
Cơng ty hố chất mỏ trải qua 30 năm xây dựng và trưởng thành với bao thăng trầm đến nay đã từng bước lớn mạnh về mọi mặt. Cơng tác quản lý nĩi chung và cơng tác kế tốn nĩi riêng đã khơng ngừng được củng cố và hồn thiện gĩp phần cho hoạt động kinh doanh cĩ hiệu quả.
Bộ máy kế tốn của cơng ty khơng ngừng được hồn thiện cùng với sự lớn mạnh của cơng ty, việc tổ chức bộ máy kế tốn đảm bảo tính chính xác thống nhất về phạm vi phương pháp tính tốn các chỉ tiêu giữa kế tốn và bộ phận liên quan đồng thời số liệu kế tốn được phản ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình biến động và số hiện cĩ của nĩ. Do đĩ về cơ bản việc tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty là phù hợp với những doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn, chuyên sản xuất các loại thuốc nổ phục vụ cho các ngành kinh tế quốc dân, phù hợp với trình độ kế tốn. Cơng ty luơn luơn chấp hành thuế đầy đủ, tổ chức mở các sổ kế tốn phù hợp để đảm bảo phản ánh và giám đốc kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhờ đĩ cơng tác kế tốn nĩi chung và cơng tác hạch tốn vật liệu nĩi riêng đã gĩp phần bảo vệ tài sản của cơng ty. Cụ thể, việc tổ chức thu mua vật liệu ở cơng ty do bộ phận cung ứng vật tư đảm nhiệm, cơng ty cĩ đội ngũ cán bộ thu mua vật tư hoạt bát, nhanh nhẹn trong việc nắm bắt giá cả trên thị trường trong việc tìm nguồn nguyên liệu và thu mua vật liệu với giá cả phù hợp, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Vấn đề dự trữ vật liệu trong kho ít, chỉ đảm bảo ở mức độ tối thiểu vì trong cơ cế thị trường các nguồn vật liệu rất phong phú và cĩ thể đáp ứng được ngay các nhu cầu sản xuất, mặt khác vốn lưu động của cơng ty cĩ hạn cho nên
vật liệu tồn kho cuối kỳ hầu như khơng nhiều việc nhập vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất, vật liệu nhập đến đâu xuất hết cho sản xuất đến đĩ.
Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho được cơng ty rất quan tâm. Cơng ty đã xây dựng quy hoạch hố kho tàng bảo đảm cĩ một hệ thống kho tàng khá tốt phù hợp với quy mơ sản xuất của cơng ty, tránh được hiện tượng mất mát, thiếu hụt vật liệu.
Nhận xét chung về cơng tác hạch tốn vật liệu:
- Về kế tốn vật liệu: cơng ty đã áp dụng hình thức nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản kế tốn mới. Kế tốn vật liệu đã vận dụng tài khoản kế tốn một cách phù hợp để theo dõi tình hình biến động của vật liệu. Trong hạch tốn chi tiết vật liệu của cơng ty đã áp dụng hình thức sổ số dư để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu gĩp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, việc tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu tại cơng ty hố chất mỏ vẫn cịn những tồn tại nhất định cần được hồn thiện. Sau đây là một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn tại cơng ty.
* Ý kiến 1:
Xây dựng sổ danh điểm thống nhất và mở sổ danh điểm để theo dõi, để đảm bảo cơng tác kế tốn vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, sự đối chiếu, kiểm tra được rõ ràng và dễ phát hiện khi cĩ sai sĩt, trước hết cơng ty lên xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong tồn cơng ty.
Để phục vụ cơng tác hạch tốn chi tiết vật liệu, cơng ty lên mở sổ danh điểm để tiện theo dõi.
Mẫu sổ danh điểm vật liệu.
Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu
Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú TT
Danh điểm VL
AD1 Thuốc nổ Amơnít phá đá số 1
Kg
TNT Thuốc nổ Trinitrotu luen Kg TNP - 1 Thuốc nổ watergel Kg
Mở sổ danh điểm vật liệu, cơng ty phải cĩ sự kết hợp nghiên cứu của phịng kỹ thuật an tồn, bộ phận cung ứng vật tư, phịng kế hoạch, sau đĩ trình lên cơ quan chủ quản để thống nhất quản lý.
*Ý kiến 2:
Xây dựng giá hạch tốn và ghi chép theo 2 giá: giá hạch tốn và giá thực tế ở kế tốn tổng hợp.
Giá hạch tốn sử dụng trong hạch tốn chi tiết vật liệu hàng ngày. Giá thực tế sử dụng trong hạch tốn tổng hợp và lập báo cáo kế tốn. Tại cơng ty, kế tốn sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch tốn chi tiết hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Song do đặc điểm vật liệu của cơng ty là nhiều chủng loại, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày, do đĩ việc xác định giá trị thực tế nguyên vật liệu cuối tháng và phân bổ trong tháng là khơng chính xác đầy đủ. Vì vậy dẫn đến những vơ lý: cĩ trường hợp giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng lại lớn hơn số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ và nhập trong kỳ nhưng trên thực tế thì ngược lại.
Tuy nhiên khi sử dụng giá hạch tốn của vật liệu trong cơng tác kế tốn hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu kế tốn cần phải tổng hợp được giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu tháng và vật liệu tồn kho trong tháng. Do đĩ kế tốn phải ghi chép vào sổ tổng hợp nhập vật liệu theo hai giá, cuối tháng kế
tốn tính chuyển giá hạch tốn của vật liệu xuất kho và tồn kho cuối tháng thành gía thực tế của chúng để đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực giá trị của vật liệu nhập xuất tồn kho phục vụ kế tốn tổng hợp vật liệu và tập hợp chi phí sản xuất, phục vụ cơng tác quản lý vật liệu theo đúng giá trị của nĩ.
Việc điều chỉnh giá hạch tốn thành giá thực tế vật liệu được thực hiện trên bảng kê số 3 và được tiến hành theo trình tự sau:
- Tổng hợp giá thực tế và trị giá hạch tốn của vật liệu nhập kho đầu tháng và nhập kho trong tháng.
- Tính ra số phần của vật liệu (H).
H = Error!
Hệ số giá vật liệu cĩ thể tính cho từng loại vật liệu (vật liệu chính, vật liệu phụ). Tổng hợp giá trị vật liệu xuất kho = giá trị hạch tốn của vật liệu xuất trong tháng cho từng bộ phận x hệ số giá vật liệu.
* Ý kiến 3:
Hồn thiện cơng tác hạch tốn chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư và thực hiện đối chiếu.
Xuất phát từ đặc điểm vật liệu của cơng ty và yêu cầu của cơng tác quản lý, kế tốn sử dụng phương pháp sổ số dư là phù hợp. Nhưng trong thực tế việc sử dụng phương pháp này chưa thực sự hồn thiện cùng với việc sổ danh điểm vật liệu chưa hồn tồn được thống nhất hệ thống giá hạch tốn chưa được ghi sổ và kiểm tra đối chiếu giữa kho và phịng kế tốn chưa được thực hiện. Kế tốn chỉ sử dụng sổ số dư để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho cuối tháng, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập xuất trong tháng và là căn cứ để ghi vào sổ số dư (cột số lượng). Do đĩ việc kiểm tra đối chiếu số lượng là khơng thể thực hiện được, dễ gây thất thốt vật liệu và phản ánh khơng chính xác số vật liệu nhập xuất tồn hàng ngày và trong tháng. Mặt khác mọi cơng việc ghi chép đều thực hiện vào cuối tháng, một tháng một lần kế tốn mới xuống kho nhận chứng từ do đĩ cơng việc dồn vào cuối tháng khơng đảm bảo cung cấp số lượng
kịp thời cho cơng tác kế tốn tổng hợp xuất vật liệu và cơng tác tính giá thành sản phẩm.
Mặt khác để cĩ sự liên hệ và phối hợp trong cơng việc ghi chép giữa kho và phịng kế tốn, đồng thời tránh được việc ghi chép trùng lặp khơng cần thiết, tiết kiệm hao phí lao động trong hạch tốn, quản lý vật liệu cĩ hiệu quả trên cơ sở đánh giá tình hình thực tế tại cơng ty, hệ thống danh điểm vật liệu và hệ thống giá hạch tốn vật liệu đã được xây dựng, cơng tác hạch tốn vật liệu chi tiết cần được hồn thiện như sau:
- Ở kho: Hàng tháng khi nhận được các chứng từ kế tốn nhập xuất vật liệu, thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ và phân loại chứng từ, cuối ngày thủ kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ khoảng 10 ngày thủ kho tập hợp tồn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong 10 ngày đĩ, sắp xếp lại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ, trong đĩ ghi rõ số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhĩm vật liệu (lập riêng chứng từ nhập 1 bản, chứng từ xuất 1 bản) phiếu này nhập song đính kèm theo phiếu nhập giao cho phịng kế tốn. Ghi song sổ số dư, thủ kho chuyển giao cho phịng kế tốn kiểm tra và tính thành tiền.
- Tại phịng kế tốn: Định kỳ 10 ngày kế tốn xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho và thu nhận chứng từ (tính giá hạch tốn của vật liệu và ghi vào chứng từ) tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập hoặc xuất theo từng nhĩm và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận. Căn cứ vào phiếu này và bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu.
Mặt khác cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến kế tốn thực hiện tính giá hạch tốn cho từng thứ, nhĩm vật liệu tồn kho trên cơ sở đơn giá hạch tốn và số lượng tồn kho vật liệu ghi vào sổ số dư.
Sau khi vào sổ số dư và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu, kế tốn thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu, và giá trị từng nhĩm loại vật liệu
tồn kho cuối tháng ở sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu cịn được đối chiếu kiểm tra với số liệu ở các bảng sổ tổng hợp.
Sơ đồ 13: Sơ đồ hạch tốn chi tiết vật liệu.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ 10 ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu
Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật tư.
Số 01. Từ ngày 1/12/2002 đến ngày 10/12/2002. Số hiệu phiếu nhập vật tư ĐVT Số danh điểm vật liệu
Số lượng Thành tiền Ghi chú
128 Kg TNP - 1 5092 27.496.800
Kèm theo phiếu này là phiếu nhập kho 128. Sau khi nhận được chứng từ và phiếu giao nhận chứng từ về kế tốn tính thành tiền trên cơ sở đơn giá hạch tốn từng thứ vật liệu và ghi vào các chứng từ nhận được.
Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ
nhập
Thẻ kho Bảng kê tổng hợp nhập
xuất tồn Sổ số dư
Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Giả sử đơn giá hạch tốn của thuốc nổ watergel là 5400đ/kg. Kế tốn ghi vào cột đơn giá. Trên phiếu nhập số 128 là 5400đ/kg tính thành tiền là 2749800đ. Đồng thời tính tổng trị giá hạch tốn cho từng thứ vật liệu trên phiếu giao nhận chứng từ xuất là 27496800 đ. Phiếu này sẽ căn cứ tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu.
Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giá thành tồn kho cuối tháng mở sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho ta thấy khớp nhau. Chứng tỏ việc ghi chép là chính xác. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Từ 01/1/2002 đến 30/12/2002 Stt Tên danh điểm Tên vật tư (Vật liệu) SDĐT Nhập Xuất SDCT
Số tiền theo phiếu CT nhập Số tiền theo phiếu CT xuất
01 TNP - 1 Thuốc nổ Watergel 5410800 27198600 12960000 40490800 8127000 4725000 33015600 Tên danh điểm Tên vật liệu ĐVT Đơn giá hạch