II. Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty
2. Kết cấu chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong
2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng công ty:
a, Phòng tổ chức hành chính:
Phòng tổ chức hành chính là một bộ tham mưu cho giám đốc về tổ chức lao động, quản lý sử dụng lao động và tiền lương, thực hiện các chính sách, chế độ xã hội đối với người lao động trong công ty.
Tổ chức nhân sự:
- Tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo, tuyển dụng, chế độ chính sách khen thưởng, kỷ luật.
- Quản lý nhân sự, hồ sơ CBCNV, quản lý lao động thời vụ.
Lao động tiền lương:
- Tổ chức lao động, định mức lao động.
- Chế độ chính sách tiền lương công ty, chế độ phân phối tiền lương, tiền thưởng, phân phối thu nhập cho CBCNV.
- BHYT, BHXH
Hành chính tổng hợp:
- Giúp giám đốc quản lý, sắp xếp, bố trí các công việc trong công ty. - Công tác văn thư lưu trữ
- Lập kế hoạch và chuẩn bị nội dung, chương trình các cuộc hội nghị, hội thảo của công ty.
- Theo dõi và thay mặt công ty đăng kí tham gia đấu thầu các dự án mà công ty có khả năng thực hiện được.
- Thường trực công tác Đoàn, Đảng.
Bảng 3: Cơ cấu lao động phòng tổ chức hành chính
Stt chức danh Trình độ chuyên môn Tuổi
1 Trưởng phòng Cao đẳng
2 Nhân viên văn thư Trung cấp 3 Nhân viên lao động
tiền lương
Trung cấp
4 Bảo vệ Trung cấp
(Nguồn: phòng tổ chức – hành chính) Dựa vào bảng trên và xem xét khối lượng công việc mà phòng tổ chức nhân sự phải thực hiện chúng ta thấy rõ một điều: số lượng lao động của phòng tổ chức nhân sự quá ít để có thể đáp ứng nhu cầu công việc được. Bởi lẽ phòng tổ chức hành chính không chỉ chịu trách nhiệm về chính sách nhân sự, công tác hành chính của văn phòng công ty mà còn chiu trách nhiệm quản lý nhân sự và các chính sách lao động đối với các lao động mùa vụ ở các đội thi công xây lắp ở các công trường nữa. Thử lấy một ví dụ: nhân viên văn thư của phòng này không chỉ chịu trách nhiệm trả lời điện thoai, đánh máy, phô tô, chuẩn bị hồ sơ dự thầu sau khi tập hợp đủ tài liệu ở các phòng khác mà còn làm luôn cả những công việc vặt như lau nhà, dọn dẹp, thuê hội trường mỗi khi công ty có hội nghị. Việc phải thực hiện những công việc xung quanh không cần thiết sẽ làm lãng phí thời gian và giảm hiệu quả do bị phân tán đầu óc vào quá nhiều vấn đề.
Để cải thiện trình trạng này, trong thời gian tới với nhu cầu phát triển công ty và số dự án ngày càng tăng trong những năm tới thì công ty cần tuyển thêm nhân viên cho phòng hành chính.
Bên cạnh đó, trình độ của các nhân viên trong phòng này còn thấp, chỉ có trưởng phòng là tốt nghiệp cao đẳng còn lại là trình độ trung cấp. Điều này đòi hỏi công ty có những biện pháp để nâng cao trình độ của họ như những khoá bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn.
b, Phòng kế toán tài chính:
Chức năng nhiệm vụ của phòng:
Kế toán:
- Kế toán vật tư, TSCĐ, thu chi - Kế toán ngân hàng, công nợ. - Kế toán giá thành
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán XDCB và các công trình xây lắp.
Tài chính:
- Quản lý, giám sát các hoạt động của công ty.
- Tổng hợp cân đối kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Quản lý quỹ tiền mặt của công ty
- Lập kế hoạch tài chính hàng quý, hàng năm cho công ty.
Phòng kế toán tài chính có 6 nhân viên với cơ cấu trình độ như sau:
Bảng 4: cơ cấu lao động phòng kế toán tài chính
stt Chức danh Trình độ chuyên môn Độ tuổi
1 Trưởng phòng Đại học 48
2 Phó phòng Cao đẳng 28
3 NV kế toán tổng hợp Trung cấp 28
4 NV kế toán vật tư Cao đẳng 25
5 NV kế toán tiền lương Trung cấp 26
6 Thủ quỹ Cao đẳng 25
( nguồn: phòng tổ chức hành chính) Về trình độ của nhân viên thì chỉ có trưởng phòng là có trình độ đại học, có 3 người có trình độ cao đẳng, còn lại là trình độ trung cấp. So sánh với đòi hỏi của công việc của phòng là liên quan đến các nghiệp vụ xây dựng và đấu
thầu rất phức tạp thì trình độ của các nhân viên phòng kế toán còn mang lại nhiều hạn chế cho việc tính toán giá thành các sản phẩm xây lắp và các nghiệp vụ liên quan.
Tuy nhiên nhìn vào độ tuổi của nhân viên trong phòng chúng ta thấy được rằng hầu hết các nhân viên của phòng đều rất trẻ, điều này tạo thuận lợi cho quá trình đào tạo bồi dưỡng họ nâng cao trình độ để phù hợp hơn với công việc.
c, Phòng kế hoạch kỹ thuật: Chức năng và nhiệm vụ chính:
Về công tác kế hoạch:
- Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty và các xí nghiệp trực thuộc.
- Xây dựng kế hoach giá thành, giá bán sản phẩm tháng, quý cho sản phẩm của công ty.
- Xây dựng kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch đầu tư và phát triển của từng xí nghiệp của công ty.
Về công tác kỹ thuật:
- Thiết kế các công trình công ty tham gia xây lắp
- Đảm bảo các yêu cầu về mặt kỹ thuật của các công ty tham gia xây lắp. - Thẩm đinh thiết kế và dự toán các công trình
- Quản lý lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, máy móc. - Lập hồ sơ dự thầu
Phòng kế hoạch kỹ thuật được coi là linh hồn của công ty bởi đây là công ty nằm trong lĩnh vực xây dựng, đây cũng là phòng có cơ cấu lao động hợp lý cả về trình độ và độ tuổi cũng như số lượng nhân viên
Bảng 5: cơ cấu lao động phòng kỹ thuật
stt Chức danh số
người
Trình độ Chuyên môn
Tuổi
1 Trưởng phòng 1 Kỹ sư xây dựng 50
2 Phó phòng 1 Kỹ sư xây dựng 50
3 Cán bộ kỹ thuật 2 Kỹ sư xây dựng 30
4 NV kiểm tra chất lượng 2 Kỹ sư xây dựng 40 5 NV lập hồ sơ dự thầu về
mặt kỹ thuật
1 Kỹ sư xây dựng 27
6 NV kế hoạch 1 Cử nhân kinh tế 26
7 NV thiết kế 2 Kỹ sư xây dựng 28
( Nguồn: phòng tổ chức- hành chính) Về trình độ thì 100% lao động của phòng kỹ thuật đều có trình độ đại học về nghành xây dựng. Bên cạnh đó độ tuổi của lao động trong phòng này bao gồm cả những người lớn tuổi và trẻ tuổi, điều này cho phép phát huy sự kết hợp giữa tính năng động, sáng tạo của người trẻ và kinh nghiệm trong nghành xây dựng của những người lớn tuổi. Trình độ chuyên môn cao của nhân viên phòng kỹ thuật còn cho phép công ty có những bản thiết kế, những sản phẩm được bảo đảm về mặt kỹ thuật, tính chính xác trong công việc cao.
Tuy nhiên việc nhân viên kiểm tra chất lượng chỉ có kiến thức chuyên môn về nghành xây dựng là chưa đủ. Họ cần phải có kiến thức về quản lý chất lượng để có thể theo dõi chặt chẽ quá trình thi công xây lắp của các đội xây lắp. vì vậy một yêu cầu đặt ra cho công ty trong thời gian tới là cần tiến hành cử nhân viên kiêm tra chất lượng đi học các khoá bồi dưỡng nghiệp vụ về quản trị chất lượng theo những tiêu chuẩn của Việt Nam và quốc tế.
Chức năng nhiệm vụ chính:
- Lập kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ phụ tùng của công ty hàng năm, quý, tháng.
- Kí kết, thực hiện các hợp đồng mua nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng.
- Nhập, xuât kho nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng, thành phẩm. - Cân đối vật tư, quản lý vật tư tại công ty và các xí nghiệp trực thuộc - Lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư thiết bị định kỳ và theo yêu cầu của giám đốc.
Phòng vật tư thiết bị gồm có 4 người với cơ cấu lao động như sau:
Bảng 6: cơ cấu lao động phòng vật tư thiết bị
stt Chức danh Trình độ Tuổi
1 Trưởng phòng Cao đẳng
2 NV cung ứng vật tư Trung cấp
3 NV thủ kho Cao đẳng
4 NV kế hoạch vật tư Trung cấp
( Nguồn: phòng tổ chức- hành chính)
Trưởng phòng: chịu trách nhiệm trước giám đốc vê mọi hoạt động liên quan đến kế hoạch và cung ứng vật tư - thiết bị.
Nhân viên cung ứng vật tư: tiếp nhận các yêu cầu về vật tư từ các đội xây lắp và từ phòng kỹ thuật, chịu trách nhiệm báo cáo về mọi thay đổi liên quan đến vật tư thiết bị cho trưởng phòng. Ngoài ra có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các hợp đồng mua bán vật tư thiết bị và theo dõi hợp đồng, thanh lý hợp đồng khi đã nhập đủ số lượng.
Hàng ngày nhân viên này chịu trách nhiệm xuất nhập tất cả các loại vật tư thiết bị của công ty theo yêu cầu. Hàng nhập kho phải đúng mẫu mã, chất lượng, số lượng, chủng loại như trong hợp đồng. Đồng thời xuất kho có phiếu kèm theo cho các đội thi công xây lắp.
Nhân viên thủ kho cũng có trách nhiệm cùng với nhân viên kế toán đối chiếu các số liệu xuất, nhập khẩu vật tư thiết bị để thường xuyên nắm được số lượng tồn kho.
Nhân viên kế hoạch vật tư: có trách nhiệm theo dõi các biến động giá cả trên thị trường về vật tư mà công ty thường xuyên mua. Vì công ty thường mua về những thiết bị vật tư có giá trị lớn nên bất kỳ một sự thay đổi về giá cả nào cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành của sản phẩm.
Ngoài ra nhân viên này cũng có chức năng lập kế hoạch mua và sử dụng vật tư cho công ty trước 1- 2 năm nhằm đảm bảo đầy đủ vật tư cho công tác thi công ở các đội xây lắp.
Nhận xét: với khối lượng công việc không phải là nhỏ trên, việc hầu hết trình độ của nhân viên trong phòng vật tư thiết bị không cao là một bất lợi cho công ty hiện nay.
e, Phòng kinh doanh tiếp thị: Chức năng nhiệm vụ chính:
- Tổ chức việc thực hiện bán hàng của công ty
- Giao hàng theo yêu cầu của khách hàng và hợp đồng kinh tế đã kí kết - Theo dõi, thực hiện các hợp đồng bán hàng của công ty đã kí kết.
- Đối chiếu, thanh lý hợp đồng bán hàng của công ty với khách hàng và theo các điều khoản hợp đồng đã cam kết.
- Lập kế hoạch và phát lệnh thi công xây lắp cho các xí nghiệp và các đội thi công xây lắp.
Cơ cấu lao động của phòng kinh doanh tiếp thị hiện nay là:
Bảng 7 : cơ cấu lao động phòng kinh doanh tiếp thị
Stt Chức danh Trình độ Tuổi
1 Trưởng phòng Cử nhân Kinh tế 34
2 NV văn phòng Trung cấp 29
3 NV bán hàng Trung cấp 28
4 NV Công nhân 26
( Nguồn: phòng tổ chức- hành chính) Trưởng phòng: Điều hành chung hoạt động của phòng, phân công công việc cho các nhân viên trong phòng, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề đến tiêu thụ các sản phâm.
Nhân viên văn phòng: phụ trách các công việc liên quan đên giấy tờ, tìm khách hàng và các vấn đề về vận chuyển.
Nhân viên bán hàng: tìm và tiếp thị các sản phẩm của công ty tới các khách hàng, chịu trách nhiệm trước khách hàng về vấn đề chất lượng, đối chiếu và thu hồi công nợ.
Nhân viên : chịu trách nhiệm hỗ trợ nhân viên bán hàng và nhân viên văn phòng.
Nhận xét: phòng kinh doanh có sự phân công công việc không rõ rang giữa các chức danh tạo sự khó khăn trong việc thực hiện công việc cũng như khó có sự phân định rõ rang trong trách nhiệm và quyền hạn. Đồng thời, trình độ của các nhân viên trong phòng này cũng không cao, chưa đáp ứng được đòi hỏi của công việc. Nhất là khi trong thời gian tới công ty đang có dự định mở rộng lĩnh vực kinh doanh thì cần có kế hoạch bồi dưỡng nhân lực cũng như tuyển thêm lao động có trình độ cao để đáp ứng được khối lượng công việc ngày càng tăng như thế.
h, Hai xí nghiệp và các đội xây lắp: Nhiệm vụ:
Sản xuất, thi công các sản phẩm, công trình theo kế hoạch công ty giao.
Tham gia tiêu thụ hàng hoá của công ty sản xuất theo kế hoạch được giao và khi tìm được khách hàng.
Quản lý vốn, vật tư, thiết bị máy móc nhà xưởng được giao
Quản lý sổ sách, chứng từ, ghi chép các báo cáo các hoạt động kinh tế của xí nghiệp theo sự hướng dẫn kiểm tra của các phòng chức năng
Lập kế hoach và tiến hành việc đầu tư thiết bị, xây dựng trong phạm vi đơn vị.
Biểu khai năng lực của các công nhân tại hai xí nghiệp và các đội xây lắp
Bảng 8 : biểu khai năng lực công nhân tại hai xí nghiệp và các đội xây lắp
stt Nghề nghiệp Tổng số Bậc thợ 1 2 3 4 5 6 7 1 Thợ cáp thông tin 13 1 2 2 2 4 2 2 Thợ nề 51 7 8 17 12 7 3 Thợ điện nước 10 2 2 3 3
4 Sửa chữa ô tô vận hành máy 5 2 1 1 1
5 Thợ sắt cơ khí 13 3 2 3 2 3 6 Thợ sơn vôi 10 2 2 2 2 2 Tổng cộng 102 8 7 1 8 27 24 18 ( Nguồn: phòng kỹ thuật) Theo biểu khai năng lực của các xí nghiệp và đội xây lắp thì hầu hết công nhân của công ty có tay nghề cao: số thợ bậc bảy chiếm 17,65%; số thợ bậc 6 chiếm 23,53%; số thợ bậc 5 chiếm 26,47%. Như vậy tổng số thợ có bậc từ 5 trở lên là 67,65 trong khi đó thợ bậc 1 và 2 chỉ chiếm 7,8%. Điều này là
một thuận lợi cho công ty khi cạnh tranh với các công ty khác về chất lượng nguồn nhân lực và sự đảm bảo về chất lượng công trình.
2.3. Điều kiện làm việc của lao động quản lý:
Văn phòng công ty đặt tại phòng 205- Nhà B1- làng quốc tế Thăng Long- Quận Cầu Giấy- Hà Nội. Văn phòng đặt tại tầng 2 và gần đường lớn nên thuận lợi cho việc đi lai, liên lạc của công ty.
Về điều kiện làm việc của lao động quản lý:
- Giám đốc: có phòng làm việc riêng với đầy đủ các phương tiện như bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách, điều hoà, tủ đựng tài liệu, máy fax, điện thoại… để phục vụ cho công việc. Ngoài ra, bày trí của căn phòng cũng rất hợp lý: bàn làm việc đặt nơi thoáng khí, có ánh sáng tự nhiên, phòng có cây cảnh, tủ gần chỗ ngồi thuận tiện cho việc xử lý công việc, phòng có hai cửa sổ rất thoáng mát. Phòng của giám đốc ở giữa so với các phòng khác tạo cảm giác hoà hợp giữa nhân viên và giám đốc, đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc trình báo của nhân viên.
- Phó giám đốc: do điều kiện của công ty nên hiện nay hai phó giám đốc không có phòng riêng mà chung phòng với các phòng chức năng. Phó giám đốc kinh tế tài chính chung phòng với phòng tổ chức hành chính, còn phó giám đốc kỹ thuật làm việc tại phòng kỹ thuật. Điều này có thuận lợi là các phó giám đốc có thể giám sát công việc của các phòng ban nhưng bất lợi mang đến cũng không ít. Ngoài các yếu tố như không có không gian riêng yên tĩnh để làm việc, bị phân chia trí óc cho các hoạt động không cần thiết thì còn tạo ra áp lực lớn cho nhân viên khi có mặt phó giám đốc trong phòng. Bên cạnh đó các yếu tố như tiếng ồn, độ sáng, độ thoáng và sự đầy đủ các phương tiện không được đảm bảo.
- Các trưởng phòng chức năng: cùng làm việc với các nhân viên trong