Từ trước đến nay, chúng ta vẫn nhắc đến thông tin như là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống đặc biệt là trong kinh doanh, chỉ cần nắm bắt được thông tin về thị hiếu khách hàng là ta có thể tung ra hàng loạt sản phẩm mới đáp ứng được thị hiếu khách hàng và thu lợi nhuận lớn. Hay khi nắm bắt được các thông tin về các đối thủ cạnh tranh ta sẽ có trước các phương án đáp trả mà đối thủ sẽ không ngờ tới và từ đó ta cũng thu được lợi nhuận lớn…
Ngày nay, trong thời đại công nghệ thông tin thì thông tin càng trở thành yếu tố quan trọng, quyết định đến sự thành công của chúng ta. Vậy để hiểu hết giá trị của thông tin, ta phải hiểu thông tin là gì ? Thông tin có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau. Một định nghĩa khái quát hơn cả xem thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng hay nói cách khác thông tin là những dữ liệu đã được chọn lọc để phục vụ cho một mục đích nào đó.(Dữ liệu là những mô tả về sự vật, con người, sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau) .
Đối với công tác quản lý, thông tin cũng vô cùng quan trọng. Các nhà quản lý sử dụng thông tin nhằm xây dựng chiến lược, mục tiêu để tồn tại và phát triển, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, kiểm tra, kiểm soát công việc, và chỉ
huy công tác quản lý. Do đó ta có định nghĩa thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Thông tin nói chung là rời rạc, nếu không được sắp xếp, lưu trữ một cách khoa học thì không thể phát huy hết tầm quan trọng của nó. Đây là nguyên do dẫn đến HTTT ra đời.