II. Thực trạng hoạt động gia công hàng may mặc xuất khẩu của công ty
1. Tổ chức hoạt động gia công hàng may mặc xuất khẩu của công ty
1.3 Thực hiện hợp đồng gia công
Sau khi kí kết được hợp đồng gia công thì bước sản xuất sản phẩm của đơn hàng gia công được thực hiện. Tuy nhiên, cũng có khi công ty phải sản xuất mẫu sản phẩm cho công ty đặt gia công kiểm tra năng lực sản xuất của công ty. Nếu phải sản xuất hàng mẫu cho phía đối tác thì trước tiên các cán bộ mặt hàng sẽ nhận các tài liệu kĩ thuật của sản phẩm, dịch sang tiếng Việt và giao cho phòng kĩ thuật tổ chức hoạt động sản xuất hàng mẫu. Sau khi hàng mẫu được chấp nhận, hợp đồng được kí kết thì công ty bắt đầu tổ chức sản xuất hàng theo hợp đồng đã kí. Quy trình của thực hiện hợp đồng gia công như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch sản xuất
Trên cơ sở tài liệu kĩ thuật do các cán bộ mặt hàng gửi sang, phòng kĩ thuật kết hợp với các cán bộ định mức kĩ thuật của phòng kế hoạch lập định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, số lượng sản phẩm sản xuất ra trong tháng, trong quý, từ đó lên kế hoạch nhập nguyên phụ liệu, kế hoạch sản xuất theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng kế hoạch, sau đó trình Tổng giám đốc kí duyệt.
Bước 2: Tiến hành nhập nguyên phụ liệu
Trên cơ sở định mức nguyên vật liệu của sản phẩm và kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, và dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và Trưởng phòng kế hoạch các cán bộ phòng kế hoạch sẽ tiến hành nhập nguyên phụ liệu.
Đối với các hợp đồng gia công nhập nguyên liệu, giao thành phẩm thì các cán bộ phụ trách mặt hàng cùng với Trưởng phòng kế hoạch và các phó phòng phối hợp với bên đặt gia công tiến hành nhập nguyên phụ liệu cho sản xuất. Các cán bộ mặt hàng phụ trách mặt hàng phụ trách đôn đốc bên đối tác giao nguyên liệu đầy đủ và đúng thời hạn để công ty kịp thời tổ chức sản xuất. Đối với các hợp đồng mua nguyên liệu bán thành phẩm thì các cán bộ phụ trách mặt hàng sau khi có sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và Trưởng phòng kế hoạch sẽ tiến hành hỏi giá, đặt hàng các đơn vị cung cấp nguyên phụ liệu và nếu mức giá hợp lí thì sẽ tiến hành đặt hàng với các đơn vị đó và lưu ý họ về thời gian dự tính đặt mua hàng để các đơn vị đó giao hàng đúng thời hạn, tránh cho công ty khỏi bị động khi tiến hành sản xuất. Nếu công ty nhập nguyên liệu để tiến hành gia công bán lại thì không cần xin giấy phép nhập khẩu mà chỉ phải xin giấy phép xuât khẩu.
Khi tiến hành nhập nguyên phụ liệu qua cảng Hải Phòng, công ty phải thực hiện những bước như sau:
• Mở L/C (Nếu thanh toán bằng L/C)
Nếu công ty thanh toán bằng L/C cho những nguyên phụ liệu sản xuất thì các cán bộ phòng Tài chính kế toán của công ty sẽ phụ trách mở một L/C tại ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam, số tài khoản của công ty là 001.1.37.0078600.
• Làm thủ tục Hải quan
Việc làm thủ tục Hải quan của công ty do cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu của công ty phụ trách, cùng với chi nhánh của công ty tại Hải Phòng phụ
trách. Các cán bộ mặt hàng giao các chứng từ cần thiết như bản sao hợp đồng nhập khẩu, bản chính hoá đơn thương mại cùng với các giấy tờ khác như giấy chứng nhận xuất xứ, vận đơn,… cho các cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu. Các cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra tất cả các giấy tờ đó sau đó giao cho chi nhánh tại Hải Phòng để lập thành bộ hồ sơ Hải quan đầy đủ.
Sau khi tiếp nhận đầy đủ các chứng từ cần thiết, chi nhánh tại Hải Phòng sẽ thực hiện khai báo Hải quan tại cửa khẩu Hải Phòng theo quy định của pháp luật. Sau khi nhập khẩu nguyên phụ liệu, các cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu sẽ chuyển tờ khai gốc và thông báo thuế đúng hạn cho công ty, Hạn nộp thuế của công ty được gia hạn trong khoảng thời gian là 9 tháng sau khi nhập khẩu.
Khi nguyên phụ liệu được nhập về kho, các cán bộ tại phòng kho vận tiến hành nhận hàng, đối chiếu với bảng kê khai hàng hóa để kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhập và thông báo cho các cán bộ mặt hàng biết để họ làm bảng cân đối giữa nguyên phụ liệu nhập về và kế hoạch sản xuất, sau đó trình lên cho Trưởng phòng kế hoạch và Tổng giám đốc phê duyệt.
Bước 3: Tổ chức sản xuất
Sau khi nhập nguyên phụ liệu về, tùy theo tình hình nhập nguyên phụ liệu mà Trưởng phòng kế hoạch dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc tiến hành kí phát Lệnh sản xuất chuyển tới các phân xưởng, xí nghiệp để bắt đầu tiến hành sản xuất. Trong quá trình sản xuất cán bộ mặt hàng phải chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ sản xuất thường xuyên, nếu có sự cố gì thì phải tìm hiểu nguyên nhâ và báo cáo kịp thời lên các phó phòng để tìm hướng giải quyết. Mặt khác, cán bộ mặt hàng phải thường xuyên liên lạc với bên đặt gia công hoặc bên đặt hàng nguyên phụ liệu để đôn đốc họ giao nguyên phụ liệu
Bước 4: Thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu
Sau khi sản xuất xong lô hàng, cán bộ mặt hàng thông báo cho bên đối tác về thời gian giao hàng để tiến hành xuất khẩu. Công ty cổ phần May 10 chủ yếu xuất khẩu hàng theo điều kiện FOB cảng Hải Phòng nên công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Các cán bộ tại bộ phận FOB của công ty tiến hành thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu như sau:
• Kiểm tra L/C (đối với loại hình gia công mua nguyên liệu, bán thành phẩm).
Việc kiểm tra L/C khách hàng mở cho công ty do cán bộ làm thủ tục xuất nhập khẩu tại bộ phận FOB kiểm tra. Dựa theo những điều khoản đã kí kết trong hợp đồng gia công do cán bộ mặt hàng kí kết với khách hàng cùng với các yêu cầu trong mở L/C mà cán bộ phụ trách làm thủ tục xuất khẩu tại công ty sẽ kiểm tra.
• Xin giấy phép xuất khẩu.
Việc xin giấy phép xuất khẩu do cán bộ phụ trách xuất khẩu của công ty đảm nhận. Trong quá trình xin giấy phép các cán bộ này sẽ liên hệ trực tiếp với các cán bộ Hải Quan, đồng thời giao dịch với các cơ quan chức năng để xin được giấy chứng nhận xuất xứ, làm thủ tục giao nhận cho các lô hàng.
• Làm thủ tục Hải quan.
Việc làm thủ tục Hải quan xuất khẩu bao gồm khai báo Hải quan, xuất trình hàng hoá để kiểm tra và thi hành theo quyết định của Hải quan. Khi đến hạn thanh khoản Hải quan, các cán bộ thanh khoản Hải quan sẽ lập những chứng từ đối chiếu dựa trên định mức sử dụng nguyên vật liệu đối với các mã hàng, tổng số lượng hàng thực xuất để tính ra tổng nguyên phụ liệu sử dụng sản xuất liệu với tổng số nguyên phụ liệu đã nhập, từ đó sẽ xác định mức thuế phải nộp của doanh nghiệp. Nếu số nguyên phụ liệu đã nhập hoàn toàn dùng cho sản xuất hàng xuất khẩu thì doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế nhập
khẩu cho số nguyên phụ liệu đã sản xuất. Nếu số nguyên phụ liệu thừa ra thì công ty có thể nộp thuế cho số nguyên phụ liệu thừa đó để sử dụng sản xuất hàng nội địa hoặc công ty có thể chuyển sang sản xuất cho hợp đồng sau. Bên cạnh đó, các cán bộ thanh khoản Hải quan phải kiểm tra tính phù hợp trong việc kí mã hiệu của hàng hoá với đơn vị tính trong tờ khai hàng xuất khẩu và bản định mức hàng xuất trước khi gửi xuống chi nhánh tại Hải Phòng và là người lưu giữ các tờ khai gốc kèm theo chứng từ hàng hoá, các tờ khai xuất hàng.
• Giao hàng tại cảng
Cán bộ mặt hàng phải theo dõi và thông báo cho cán bộ theo dõi hàng xuất và cán bộ làm thủ tục xuất nhập khẩu về việc giao hàng. Sau khi được thông báo về thời hạn giao hàng, cán bộ theo dõi hàng xuất liên lạc với hãng tàu để giao nhận container theo chỉ định của khách hàng, đồng thời thông báo cho cán bộ làm thủ tục xuất nhập khẩu biết ngày giờ và thời hạn giao hàng để cán bộ này hoàn thành chứng từ xuất kèm theo hàng.
Cán bộ mặt hàng phải gửi phiếu đóng gói cho kho vận và các cán bộ phụ trách theo dõi hàng xuất. Cán bộ tại chi nhánh Hải Phòng có trách nhiệm giao hàng lên tàu, đồng thời lấy vận đơn gửi về cho cán bộ phụ trách làm thủ tục xuất nhập khẩu để hoàn thành bộ chứng từ gửi cho khách hàng.
• Làm thủ tục thanh toán
Cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu có trách nhiệm lập các hoá đơn chứng từ gửi cho phòng tài chính kế toán để phòng tài chính kế toán đi nhận tiền tại ngân hàng còn các cán bộ mặt hàng phụ trách việc đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng thời hạn.