I. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI BAN LÃNH ĐẠO
1. Điều chỉnh cơ cấu PR tương xứng với các bộ phận khác
Nếu một trung tâm cần có 3 phòng sales, 1 phòng marketing và các phòng ban cần thiết khác ( hành chính, kế toán, nhân sự...) để thực hiện hoạt động kinh doanh và với mức đầu tư cho PR gần 2 tỉ đồng mỗi năm thì không có lý do gì để không tổ chức một bộ phận PR độc lập. Người phụ trách PR là người có khả năng nhận biết vị trí của đơn vị mình trên thị trường, xác định hình ảnh của tổ chức mình trong tâm trí của công chúng và có những phân tích, đánh giá, tìm ra hướng đi mới nhằm xây dựng danh tiếng, uy tín của trung tâm. Người đó không thể không xứng đáng đứng vào vị trí của một nhà quản lý.
Trong điều kiện như hiện nay, điện thoại di động ngày càng trở thành một phương tiện không thể thiếu trong cuộc sống và công việc của mỗi người, cùng với đó là sự ra đời của rất nhiều nhãn hiệu, chủng loại sản phẩm mới với nhiều đối thủ cạnh tranh. Muốn tồn tại được trên thị trường và tiếp tục mối quan hệ với các khách hàng trung thành của mình, FNK cần phải nỗ lực hơn nữa chứng tỏ khả năng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, giành lấy sự tin tưởng nơi khách hàng mục tiêu. Để làm được điều này, PR chính là hướng đi hiệu quả nhất. Và với những đòi hỏi như thế, chỉ một cán bộ phụ trách PR thì không thể gánh vác và làm tốt nhiệm vụ của mình.
Trung tâm có thể tổ chức một bộ phận PR riêng (phòng PR) với cơ cấu dự kiến 3-5 người. Trong đó, trưởng phòng PR phải là một người trong ban lãnh đạo trung tâm ( có thể là phó giám đốc phụ trách Marketing). Là người am hiểu về chuyên môn, một chuyên gia trong lĩnh vực PR được ban lãnh đạo nể trọng, được sự tin cậy của các phòng ban nội bộ và có mối quan hệ tốt với các cơ quan tổ chức bên ngoài. Trưởng phòng PR là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban lãnh đạo cấp cao và liên kết với tất cả các phòng ban trong tổ chức. Phòng PR cũng cần một cán bộ phụ trách mảng quan hệ báo chí, là người có khả năng viết bài về hoạt động của trung tâm, về các sản phẩm, soạn thảo các thông cáo báo chí, thu thập các thông tin để phản ánh vào bài viết, ... nhằm quảng bá và giới thiệu rộng rãi về trung tâm phân phối điện thoại di động Nokia. Cán bộ phụ trách báo chí cũng phải xây dựng được hồ sơ về các báo và tạp chí cần cho hoạt động PR của mình và có mối quan hệ tốt với đại diện các báo và tạp chí đó. Một phòng PR cũng không thể thiếu một nhân viên phụ trách việc phân tích và lập kế hoạch PR. Người này có vai trò khai thác các thông tin thị trường, xử lý và phân tích những dữ liệu đó, đề xuất các chương trình PR phù hợp với khả năng tài chính, nhân lực, đáp ứng các động thái biến đổi trên thị trường và cạnh tranh với các đối thủ hiện có và tiềm năng. Các chiến lược PR cần phải được xây dựng từ đầu năm, dự kiến trước về chi phí, các nguồn lực hỗ trợ, thời gian diễn ra chương trình và có kế hoạch theo dõi qua trình thực hiện. Ngoài ra, phòng PR có thể cần đến một cán bộ phụ trách đối ngoại với các cơ quan tổ chức bên ngoài, theo đó, giải quyết mọi công việc liên quan đến việc xin giấy phép tổ chức các sự kiện của các Bộ, các Sở; phụ trách khách mời cho các buổi họp báo, tiệc, lễ ra mắt...; cung cấp thông tin cho giới truyền thông... Một nhiếp ảnh gia, quay phim cũng có
thể cần thiết cho phòng PR để phụ trách việc thành lập thư viện ảnh, làm phim về sản phẩm và công ty...
Khi thiết lập một phòng PR cần dự tính trước ngân sách để cho việc duy trì và hoạt động của phòng. Dựa vào những chi phí cụ thể, ban lãnh đạo có thể đánh giá phòng PR làm việc có tổ chức hay không, chi phí có tương xứng với giá trị công việc, thành tích, và việc thêm bớt hay điều chỉnh ngân sách có thể thực hiện trước khi bắt đầu công việc. Hơn nữa, việc dự thảo ngân sách sẽ cho thấy với nguồn tài nguyên và nhân lực hiện có, việc gì có thể thực hiện và việc gì không thể.
Bảng 5: Bảng dự tính chi phí dành cho hoạt động của phòng PR
Hạng mục Chi tiết Chi phí ( VNĐ)
Lương Trưởng phòng PR, cán bộ phụ trách báo chí, cán bộ phân tích và lập kế hoạch PR, nhiếp ảnh gia, cán bộ đối ngoại...
10.000.000/tháng
Chi phí chung
Thuê mặt bằng, thuế, điện, nước, điện thoại, internet, văn phòng phẩm...
15.000.000/tháng Khấu hao Đồ dùng, thiết bị ( máy tính, máy in, máy
photocopy, xe cộ...)
5.000.000/tháng
Bảo hiểm Xe, thiết bị, bảo hiểm y tế 6.000.000/tháng
Họp báo Nguyên vật liệu, phục vụ, chi phí thuê ngoài khác, bồi dưỡng phóng viên...
10.000.000/ngày Tạp chí nội
bộ
Biên tập, thiết kế, trình bày, in ấn, hình ảnh, phát hành...
44.000.000/kỳ Tài trợ, từ
thiện
Phần thưởng, học bổng, chi phí các buổi lễ, ủng hộ...
200.000.000/năm Tổ chức sự
kiện
Thuê công ty PR, chi phí thuê địa điểm, thiết bị...
300.000.000/năm Thông cáo
báo chí
Nghiên cứu, viết bài, thu thập, thống kê hồ sơ báo chí... 70.000.000/năm Chi phí dự phòng và các chi phí phát sinh khác
Các chương trình và sự kiện phát sinh Khoảng 10% tổng chi phí
Với chi phí dự tính như trên áp dụng cho một năm (12 tháng) với 2 ngày họp báo, 4 kỳ phát hành tạp chí nội bộ và các hoạt động khác thì tổng chi phí để duy trì hoạt động phòng PR chỉ tốn 1.130.000.000đ, thấp hơn
con số thực chi cho hoạt động PR của trung tâm năm 2004 gần 1 tỷ đồng. Hơn thế, hoạt động PR nếu được tổ chức có quy củ và hoạt động theo kế hoạch dài hạn chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả to lớn.
Để duy trì hoạt động của phòng PR, sự ủng hộ của ban lãnh đạo là rất quan trọng. Theo đó, ban lãnh đạo phải thông tin một cách đầy đủ nhanh chóng và trực tiếp cho trưởng phòng PR. Ban lãnh đạo phải có khả năng cũng như sẵn sàng giao tiếp, trưởng phòng PR có thể sẽ phải sắp xếp các cuộc “diễn tập” trước những buổi họp báo và phỏng vấn của giới truyền thông...
Việc tồn tại một phòng PR độc lập sẽ có tác dụng to lớn trong việc xây dựng tên tuổi của FPT – NOKIA độc lập với FPT và thực hiện hầu hết các kế hoạch, chiến lược đặt ra thay cho việc thuê mướn thường xuyên các công ty PR với chi phí tốn kém.