II. Nội dung cơ bản của công tác xuất khẩu
4. Tổ chức thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng đợc ký kết nghĩa là nghĩa vụ và quyền lợi của các bên trong hợp đồng đã đợc xác định, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu – với t cách là một bên ký kết – phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời đảm bảo quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Vừa tiến hành sắp xếp những phần việc phải làm ghi thành bảng biểu để theo dõi tiến hành thực hiện hợp đồng, vừa yêu cầu, thúc dục đối phơng thực hiện các nghĩa vụ của mình theo quy định của hợp đồng. Nếu có gì phát sinh trong quá trình thực hiện thì các bên phải nhanh chóng trao đổi bàn bạc để có hớng giải quyết kịp thời.
Các công việc doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện hợp đồng:
Sơ đồ 2: nghiệp vụ thực hiện hợp đồng
Dơng ánh mai lơp tmqt -41c
Ký hợp đồng xuất khẩu. Xin giấy phép (nếu cần). Kiểm tra
L/C. Chuẩn bị hàng hóa. Làm thủ tục hải quan Thuê phư ơng tiện vận chuyển (nếu được quyền). Mua bảo hiểm hàng hóa (nều được quyền). Xử lý tranh chấp (nếu có). Thủ tục thanh toán. Giao hàng hóa.
4.1. Xin giấy phép xuất khẩu
Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nớc quản lý xuất khẩu. Ngày nay, trong xu thế tự do hóa mậu dịch, những mặt hàng cần phải xin giấy phép xuất khẩu ngày càng giảm.
Trong cơ chế quản lý hàng hoá xuất, nhập khẩu giai đoạn 2001-2005 là danh mục hàng hoá xuất, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thơng mại đợc nêu rõ ràng cụ thể và theo hớng giảm dần. Về danh mục hàng xuất, nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành, qua nhiều năm trao đổi, quản lý, đúc rút kinh nghiệm, hớng quản lý đợc đề ra là:
- Xoá bỏ hoàn toàn quản lý nếu xét thấy không cần thiết.
- Quản lý theo hình thức quy định tiêu chuẩn, điều kiện (chỉ quy định tiêu chuẩn kỹ thuật, tính năng sử dụng, điều kiện đợc xuất khẩu để doanh nghiệp có cơ sở làm thủ tục tại hải quan cửa khẩu, không cấp giấy phép hoặc duyệt mặt hàng, số lợng, trị giá).
- Trong những trờng hợp cần thiết đặc biệt, có thể duy trì giấy phép chuyên ngành để hạn chế số lợng nhập khẩu và phải đợc Thủ tớng Chính phủ cho phép.
Mỗi giấy phép xuất khẩu chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để có thể xuất khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nớc nhất định, chuyên chở bằng một phơng tiện vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định.
4.2. Kiểm tra L/C
Đợc tiến hành trong trờng hợp trong hợp đồng có quy định sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ. L/C là một văn bản pháp lý do một ngân hàng viết ra theo yêu cầu của ngời nhập khẩu cam kết trả cho ngời xuất khẩu một số tiền nhất định trong một khoảng thời gian nhất định với điều kiện ngời này thực hiện đúng và đầy đủ những điều khoản trong th đó. Theo đó ngời xuất khẩu chỉ nhận đợc tiền khi đã thực hiện đầy đủ và đúng nh nội dung của L/C cho nên khi nhận đợc L/C từ phía đối tác ngời xuất khẩu phải thực hiện công việc kiểm tra L/C một cách chặt chẽ nhằm đảm bảo quyền lợi của mình sau này trong thanh toán. Cần phải kiểm tra:
- Kiểm tra toàn bộ nội dung L/C theo UCP500.
- Kiểm tra tính pháp lý của L/C.
- Khi kiểm tra nếu có sai sót gì đề nghị ngời nhập khẩu và ngân hàng sửa đổi căn cứ theo hợp đồng.
4.3. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nớc ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C). Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu:
- Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu.
- Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu phải tuân theo quy định của hợp đồng. Tuyển chọn bao bì và đóng gói cực kỳ quan trọng bởi vì bao bì không chỉ dùng để bảo quan hàng hóa mà còn giúp cho dễ dàng trong vận chuyển, xếp dỡ, giảm đợc phần nào chi phí và chống thất thoát hàng hóa.
- Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu: ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ đợc ghi trên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa. Việc ký mã
hiệu cần phải đạt đợc yêu cầu sau: sáng sủa, dễ đọc, không phai màu, không thấm nớc, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hởng đến phẩm chất hàng hóa.
4.4. Làm thủ tục hải quan
Hàng hóa khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bớc chủ yếu sau:
- Khai báo hải quan: chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu việc khai báo này là trung thực và chính xác. Tờ khai hải quan phải đợc xuất trình kèm theo với một số chứng từ khác: giấy phép xuất khẩu, hóa đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết.
- Xuất trình hàng hóa: hàng hóa xuất khẩu phải đợc sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát.
- Thực hiện các quyết định của hải quan: sau khi kiểm tra hải quan sẽ ra quyết định nh: thông quan, thông quan có điều kiện, thông quan khi chủ hàng đã nộp thuế, lu kho, không đợc xuất khẩu Chủ hàng có nghĩa vụ phải thực hiện…
nghiêm túc quyết định đó.
4.5. Mua bảo hiểm và thuê tàu lu cớc
Mua bảo hiểm hàng hóa là hình thức bảo đảm cho hàng hóa đợc an toàn ngay cả khi có sự cố, rủi ro xảy ra.
Thuê tàu lu cớc vận chuyển hàng hóa xuất khẩu đồng thời bảo quản hàng hóa trong quá trình vận chuyển đến nơi giao hàng.
4.6. Giao hàng xuất khẩu
Phần lớn hàng xuất khẩu nớc ta đợc vận chuyển bằng đờng biển. Do vậy khi giao hàng chủ hàng phải tiến hành các công việc sau:
- Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho ngời vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng.
- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. - Bố trí phơng tiện đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.
4.7. Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu trọng tâm và là kết quả kinh doanh cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh thơng mại quốc tế. Thủ tục thanh toán tuân thủ theo hợp đồng và phơng thức do hai bên lựa chọn. Dới đây là hai phơng thức thanh toán chủ yếu:
- Thanh toán bằng th tín dụng:
Th tín dụng là một loại giấy mà ngân hàng thay mặt cho ngời nhập khẩu đảm bảo hoặc hứa sẽ trả tiền cho ngời xuất khẩu sau khi hàng hóa đợc giao. Th tín dụng đợc lập trên cơ sở quy định của hợp đồng đợc ký kết giữa hai bên.
Đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc ngời mua ở nớc ngoài mở th tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận đợc L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó.
Có L/C ngời xuất khẩu tiến hành làm những công việc quy định trong hợp đồng. Cùng với việc giao hàng ngời xuất khẩu phải lập bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp với L/C cả về nội dung lẫn hình thức.
- Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu:
Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phơng thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, bên xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và phải xuất trình cho ngân hàng để ủy thác cho ngân hàng đổi tiền hộ. Chứng từ thanh toán phải hợp lệ, chính xác và nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm thu lại vốn.