- Trỡnh tự kế toỏn chi phớ quản lý doanh nghiệp TK334,
2.1. Đặc điểm, tỡnh hỡnh cơ bản của đơn vị
2.1.1. Đặc điểm chung của Cụng ty May I - Hải Dương
2.1.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty May I - Hải Dương.
Cụng ty May I - Hải Dương ra đời theo Quyết định số 903/QĐ-UB ngày 10/12/1969 của UBND tỉnh Hải Hưng cũ với tờn ban đầu là Xớ nghiệp May I Hải Hưng trực thuộc Ty Thương nghiệp Hải Hưng, nay là Sở Cụng nghiệp Hải Dương.
Ban đầu hoạt động sản xuất kinh doanh chớnh của Xớ nghiệp là cắt may hàng may mặc phục vụ nhu cầu tiờu dựng trong nước với tổng số cỏn bộ nhõn viờn là 350 người.
Cơ cấu bố trớ sản xuất:
- Phõn xưởng may - Tổ cắt.
- Tổ cơ điện
Thỏng 5/1980 Xớ nghiệp được sỏt nhập thờm trạm gia cụng may mặc và
được đổ tờn là Xớ nghiệp cắt may gia cụng vải sợi số I Hải Hưng, số cỏn bộ cụng nhõn viờn lỳc đú là 620 người.
Từ khi thành lập và đi vào hoạt động, Xớ nghiệp đó ngày càng phỏt triển, chủ động mở rộng quy mụ sản xuất và tiờu thụ sản phẩm trong nước, bờn cạnh
đú cũn thực hiện và sản xuất gia cụng may mặc cho Liờn Xụ và cỏc nước Đụng Âu. Đú là vào những năm 1985 - 1990 sản xuất phỏt triển mạnh, cú lỳc số cỏn bộ
ngày càng tăng. Từ Xớ nghiệp hạng 4 đó vươn lờn thành Xớ nghiệp hạng 2 theo Quyết định số 852/QĐ-UB ngày 15/12/1988 của UBND tỉnh Hải Hưng.
Đầu năm 1990 thị trường Liờn Xụ và một số nước Đụng Âu biến động mạnh, hàng gia cụng xuất khẩu bị giảm dần, hoạt động sản xuất kinh doanh gặp khú khăn Xớ nghiệp phải thu hẹp sản xuất đầu tư chiều sõu cho trang thiết bị và tỡm kiếm thị trường, đến năm 1992 Xớ nghiệp đổi tờn thành Cụng ty May I Hải Hưng thuộc Sở Cụng nghiệp Hải Hưng.
Từ năm 1992 để thớch nghi với điều kiện nền kinh tế thị trường Cụng ty đó chủ động tiến hành đổi mới hoạt động sản xuất, đổi mới quy trỡnh cụng nghệ, nõng cao trỡnh độ quản lý, trỡnh độ tay nghề cỏn bộ cụng nhõn viờn, tỡm kiếm đối tỏc làm ăn với mục tiờu nõng cao năng suất lao động, sản phẩm làm ra đạt tiờu chuẩn theo yờu cầu của khỏch hàng và cú thể cạnh tranh với những Cụng ty khỏc trờn địa bàn.
Năm 1997, do việc tỏch tỉnh Hải Hưng thành tỉnh Hải Dương và tỉnh Hưng Yờn, tỉnh Hải Dương được tỏi lập, Cụng ty đổi tờn thành Cụng ty May I Hải Dương.
Hiện tại, Cụng ty May I Hải Dương cú trụ sở đặt tại số nhà 120 Phố Chi Lăng - Thành phố Hải Dương. Cụng ty cú tờn giao dịch là Hải Dương Garment Company N01.
Quỏ trỡnh đổi mới và phỏt triển tuy cú lỳc thăng trầm nhưng nhỡn chung từ
hướng đi đỳng đắn kết hợp với ý chớ nỗ lực của Ban lónh đạo Cụng ty cựng toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn đó đưa Cụng ty lớn mạnh, cỏc chỉ tiờu đạt được hầu như năm sau đều cao hơn năm trước, thể hiện sự tăng trưởng khụng ngừng của Cụng ty.
Hiện nay, với số cụng nhõn khoảng 750 người kết cấu theo 3 phõn xưởng may khộp kớn, 4 tổ trực thuộc là 7 phũng ban nghiệp vụ, nhiệm vụ chớnh của Cụng ty là cắt may gia cụng quần ỏo xuất khẩu cho Cộng hoà Liờn bang Đức,
Cộng hoà Ucraina, Cộng hoà Sec và hợp đồng với hóng Tomen (Hàn Quốc) may hàng Jacket, quần ỏo Sơ mi, ỏo giú, Gilờ.
Cụng ty cú tư cỏch phỏp nhõn, hạch toỏn độc lập, cú con dấu và tài khoảng riờng, tự chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật và bỡnh đẳng trước phỏp luật
2.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Cụng ty.
Cụng ty May I được thành lập với chức năng chớnh là sản xuất kinh doanh mặt hàng may mặc xuất khẩu nội địa và cỏc phụ liệu ngành may.
Cụng ty cú trỏch nhiệm:
- Sản xuất kinh doanh đỳng ngành nghề đó đăng ký và mục đớch thành lập - Bảo toàn và phỏt triển vốn vừa qua
- Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và nghĩa vụđối với Nhà nước.
- Thực hiện phõn phối lao động và khụng ngừng chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, bồi dưỡng và nõng cao trỡnh độ khoa học kỹ thuật và chuyờn mụn cho cỏn bộ cụng nhõn viờn.
- Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuất, bảo vệ mụi trường, giữ gỡn an ninh, chớnh trị, trật tự an toàn xó hội, làm trũn nghĩa vụ quốc phũng.
2.1.2. Tổ chức bộ mỏy quản lý và cơ cấu sản xuất kinh doanh của Cụng ty: 2.1.2.1. Tổ chức bộ mỏy quản lý.
Cụng ty May I Hải Dương là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở Cụng nghiệp Hải Dương, bộ mỏy quản lý điều hành Cụng ty May I được tổ chức kết hợp 2 hỡnh thức trực tuyến và chức năng. Hỡnh thức này phự hợp với Cụng ty để
quản lý điều hành tốt quỏ trỡnh sản xuất trong Cụng ty để quản lý và điều hành tốt quỏ trỡnh sản xuất trong cơ cỏu trực tuyến và chức năng, quyền lực của doanh nghiệp tập trung vào Giỏm đốc Cụng ty
Sơ đồ 1. Tổ chức bộ mỏy của Cụng ty
Cỏc phõn xưởng sản xuất, phũng ban cú quan hệ chặt chẽ với nhau và chịu sự lónh đạo trực tiếp từ Ban Giỏm đốc Cụng ty, thực hiện cỏc nghiệp vụ tỏc nghiệp trong quản lý, cỏc chỉ tiờu kế hoạch, chớnh sỏch, đề xuất, phương hướng, biện phỏp trong sản xuất kinh doanh giỳp Ban Giỏm đốc thực hiện tốt quản lý Cụng ty. Ban Giỏm đốc chịu trỏch nhiệm điều hành chung cỏc mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty và đảm bảo đời sống cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty.
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của cỏc bộ phận, cỏc phũng, ban. a) Ban Giỏm đốc.
- 01 Giỏm đốc Cụng ty do Nhà nước bổ nhiệm là đại diện phỏp nhõn của Cụng ty chịu trỏch nhiệm trước Nhà nước về mọi mặt hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Cụng ty, Giỏm đốc điều hành và quản lý theo chế độ thủ
trưởng.
- 01 Phú Giỏm đốc phụ trỏch kỹ thuật và điều hành sản xuất. Chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc và phỏp luật về nhiệm vụđược phõn cụng.
b) Cỏc phũng ban chức năng liờn quan.
* Phũng kỹ thuật: gồm 26 người - Chức năng: Giỏm đốc Phú giỏm đốc phụ trỏch kỹ thuật và điều hành sản xuất Phũng kỹ thuật Phũng KCS Phõn xưởn g I Phõn xưởn g II Phõn xưởn g III Phũng hành chớnh Phũng TC LĐ Phũng kế hoạch Phũng kế toỏn Phũng vật tư Phũng bảo vệ
Tham mưu cho Giỏm đốc trong cụng tỏc quản lý kỹ thuật và cụng nghệ sản xuất.
- Nhiệm vụ:
+ Tổ chức quy trỡnh cụng nghệ sản xuất của cỏc phõn xưởng, thiết kế mẫu mó chế thử sản phẩm, thiết kết cỏc phương tiện phục vụ cho quy trỡnh cụng nghệ đặt ra cụ thể.
+ Xõy dựng và quản lý cỏc quy trỡnh cụng nghệ sản xuất cỏc loại sản phẩm, đề xuất phương hướng phỏt triển cơ cấu mặt hàng, nghiờn cứu sản xuất cỏc loại sản phẩm mới….
* Phũng Tổ chức lao động - tiền lương: gồm 04 người. - Chức năng:
Tham mưu cho Giỏm đốc và cụng tỏc tổ chức - nhõn sự - tiền lương- phỏp chế.
- Nhiệm vụ:
+ Nghiờn cứu, đề xuất tham mưu cho lónh đạo về sắp xếp bộ mỏy quản lý, tổ chức sản xuất. Cụ thể hoỏ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị
trong bộ mỏy.
+Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng, sắp xếp, bố trớ lao động phự hợp với trỡnh độ, năng lực, sức khoẻ và tổ chức sản xuất của Cụng ty.
+ Xõy dựng và thực hiện tốt cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng, nõng lương, nõng bậc và chớnh sỏch chếđộ quyền lợi của người lao động về BHXH, BHYT.
+ Quản lý hồ sơ, sổ BHYT, sổ lao động cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. * Phũng kế hoạch: gồm 13 người
- Nhiệm vụ:
+ Ngoài việc theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch cung cấp vật tư cho sản xuất, nhập vật liệu nước ngoài và giải quyết giấy tờ qua cỏc cửa khẩu, phũng Kế
+ Trờn cơ sở mục tiờu đó đề ra, chiến lược và thị trường xõy dựng cỏc kế
hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, phự hợp với nguồn lực của doanh nghiệp. + Phõn bổ kế hoạch, thỏng, quý, cho cỏc đơn vị
+ Tổ chức tốt việc tiờu thụ: Giao hàng gia cụng, bỏn hàng sản xuất và cỏc dụng cụ khỏc.
+ Lập bỏo cỏo thống kờ kế hoạch theo quy định *Phũng kế toỏn: gồm 05 người
- Chức năng:
+ Hạch toỏn - Kế toỏn - Nhiệm vụ:
+ Thu thập, ghi chộp chớnh xỏc phỏt sinh hàng ngày để phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động vật tư, hàng hoỏ, tài sản, tiền vốn của Cụng ty một cỏch đầy đủ, kịp thời.
+ Thực hiện cỏc nghiệp vụ thanh toỏn thu, chi tài chớnh của Cụng ty.
+ Thực hiện cỏc nghiệp vụ vay, trả cỏc tổ chức ngõn hàng, cỏc tổ chức và cỏ nhõn cú liờn quan tớn dụng.
+ Chỉđạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ kế toỏn, thống kờ của cỏc đơn vị
trong Cụng ty.
+ Kiểm kờ định kỳ, đỏnh giỏ tài sản.
+ Phõn tớch hoạt động kinh tế, giỳp lónh đạo Cụng ty đề ra cỏc giải phỏp cú hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc về thực hiện chế độ hạch toỏn kinh tế
của Nhà nước.
* Phũng vật tư: gồm 08 người
Quản lý toỏn bộ vật tư của Cụng ty, mua vật tư cần thiết cho sản xuất, nhập xuất cõn đối vật tư, nhượng bỏn vật tư dư thừa.
- Chức năng:
Giỏm sỏt và kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoỏ khụng đủ tiờu chuẩn chất lượng đến tay khỏch hàng.
- Nhiệm vụ:
+ Bỏo cỏo với Ban lónh đạo thường xuyờn về chất lượng của sản phẩm xuất ra, từ đú đưa ra cỏc biện phỏp khắc phục nhược điểm (nếu cú) trong sản xuất, đảm bảo chất lượng theo đỳng yờu cầu chất lượng đặt ra.
* Phũng hành chớnh: gồm 11 người
Là phũng tổ chức cỏc cụng việc hành chớnh, lưu chuyển cụng văn giấy tờ. Lập cỏc chương trỡnh đi cụng tỏc của Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc, quản lý trang thiết bị phục vụ cho lónh đạo và cỏc phũng, ban nghiệp vụ. Thực hiện cụng tỏc nghiệp vụ, lễ tõn, phục vụ cỏc cuộc họp, hội nghị trong Cụng ty. Thực hiện nghiệp vụ văn thư, đỏnh mỏy, photocopy.
* Phũng bảo vệ: gồm 11 người. - Chức năng:
Đảm bảo an ninh về tài sản cho Cụng ty, giỏm sỏt việc ra vào Cụng ty,
đảm bảo phũng chỏy, chữa chỏy kịp thời và quy định về đảm bảo vệ sinh trong Cụng ty.
2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất:
* Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Ngoài cỏc phũng, ban nghiệp vụ Cụng ty cú 03 phõn xưởng may với dõy chuyền cụng nghệ mỏy múc như nhau. Mỗi phõn xưởng cú 03 tổ mỏy và 01 tổ
cắt, số cụng nhõn bỡnh quõn mỗi tổ khoảng 60 người trong đú cú: - Một tổ trưởng.
- Một tổ phú phụ trỏch kỹ thuật. - Một tổ phú quản lý sản xuất. *Đặc điểm quy trỡnh sản xuất:
Xuất phỏt từ những đặc điểm trong ngành may cụng nghiệp, để đảm bảo sản xuất liờn tục, năng suất và chất lượng cao, quy trỡnh sản xuất tại Cụng ty May I Hải Dương là quỏ trỡnh sản xuất liờn tục trong một dõy chuyền sản xuất khộp kớn trong từng phõn xưởng và được chia làm hai quỏ trỡnh bao gồm cỏc cụng đoạn khụng giống nhau.
- Quỏ trỡnh chuẩn bị sản xuất.
- Quỏ trỡnh sản xuất chớnh (quy trỡnh sản xuất).
Quỏ trỡnh chuẩn bị sản xuất là nhiệm vụ tớnh toỏn cõn đối chuẩn bị tất cả
cỏc điều kiện vật tư, chuẩn bị về kỹ thuật (thiết kế cỏc tạo mẫu, lập quy trỡnh cụng nghệ) làm cơ sở cho quỏ trỡnh sản xuất chớnh.
Quỏ trỡnh sản xuất là sự tổ chức thực hiện, bỏm sỏt tiểu chuẩn kỹ thuật, xõy dựng cỏc phương phỏp cụng để tổ chức sản xuất ở cỏc cụng đoạn nhằm tăng năng suất và chất lượng đỏp ứng thời gian giao hàng của mỗi loại sản phẩm.
Nhỡn vào sơ đồ ta thấy quy trỡnh sản xuất được chia thành 5 cụng đoạn: - Cụng đoạn cắt.
- Cụng đoạn may. - Cụng đoạn KCS. - Cụng đoạn là điện.
- Cụng đoạn hoàn thành, đúng gúi thành phẩm.
Sơ đồ 2: Quy trỡnh sản xuất
Đầu tiờn là vải được đưa vào bộ phận cắt, thực hiện pha cắt xong chuyển sang bộ phận may và đớnh cỏc, sau đú sẽ đưa đến bộ phận kiểm tra chất lượng
Cắt May KCS Là điện, là hơi
Đúng gúi thành phẩm
sản phẩm (KCS), sản phẩm sau đú sẽ đưa vào là điện, là hơi, sản phẩm chất lượng sẽđược đúng gúi và xuất xưởng.
Cỏc cụng đoạn trờn được thực hiện tại ba phõn xưởng 1, 2, 3 cú quy trỡnh cụng nghệ sản xuất như nhau và đều ỏp dụng cụng nghệ may tiờn tiến, dõy chuyền mỏy múc, thiết bị đồng bộ mới chủ yếu được sản xuất tại Nhật Bản như
mỏy 1 kim DDL 8500 Tokyo, mỏy 2 kim Tuki, mỏy ộp mex Hashin Japan, mỏy thựa khuyết trũn…
Phũng kỹ thuật đảm nhiệm toàn bộ kỹ thuật cắt may, cụng nhõn cỏc phõn xưởng trực tiếp thực hiện theo bộ phận và quy trỡnh cho từng loại sản phẩm.
Cỏc cụng đoạn trờn liờn kết mật thiết với nhau, năng xuất chất lượng của mỗi cụng đoạn đều cú ảnh hưởng trực tiếp đến nhau.
Quỏ trỡnh sản xuất quần ỏo trong may cụng nghiệp cú ý nghĩa rất quan trọng. Quỏ trỡnh này bao quỏt toàn bộ cụng việc cơ bản, từ khi nguyờn vật liệu nhập kho đến khi sản phẩm xuất xưởng. Nú thể hiện được mối quan hệ mật thiết giữa cỏc bước cụng việc với nhau, với quỏ trỡnh sản xuất.
Qua quỏ trỡnh sản xuất thỡ họ cú thể biết được vị trớ và ảnh hưởng của nú
đến năng suất, chất lượng sản phẩm của toàn đơn vị mà từ đú vươn lờn để hoàn thành tốt nhiệm vụđược giao.
2.1.2.4. Đặc điểm (cơ cấu) tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
* Hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
Cụng ty May I Hải Dương là Doanh nghiệp Nhà nước cú quy mụ sản xuất kinh doanh khụng lớn nhưng sản phẩm nhiều, đa dạng, khối lượng lớn, chu kỳ
sản xuất kinh doanh liờn tục. Căn cứ vào yờu cầu quản lý, trỡnh độ nhõn viờn và thực tế hoạt động, Cụng ty ỏp dụng tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức tập trung. Nghĩa là toàn bộ cụng tỏc kế toỏn được thực hiện tại phũng kế toỏn của Cụng ty.
Cỏc tổ sản xuất nhận giao khoỏn chỉ ghi sổ sỏch lưu giữ nội bộ, cũn cỏc chứng từ liờn quan phải gửi lờn phũng kế toỏn. Tại đõy nhõn viờn kế toỏn tập hợp số liệu ghi sổ, hạch toỏn chi phớ, tớnh kết quả kinh doanh lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
Cụng ty cú một phũng kế toỏn gồm: 01 kế toỏn trưởng và 04 nhõn viờn
được phõn cụng nhiệm vụ theo chuyờn mụn. Cỏc bộ phận kế toỏn được bố trớ theo sơđồ sau:
Sơ đồ 3: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty May I Hải Dương.
Với chức năng quản lý tài chớnh, phũng Kế toỏn tài vụ Cụng ty May I Hải Dương là trợ lý đắc lực cho Ban Giỏm đốc đưa ra cỏc quyết định đỳng đắn, hiệu quả trong quỏ trỡnh điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Cỏc phần cụng việc kế toỏn cụ thể được phõn bố đều cho cỏc nhõn viờn kế toỏn mỗi người đảm trỏch một và kiờm một số phần khỏc. Nhiệm vụ của cỏc bộ phận kế
toỏn như sau;
- Kế toỏn trưởng Cụng ty: Phụ trỏch phũng kế toỏn tài vụ, trực tiếp tổ chức cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty, chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc và cấp trờn về
Kế toỏn trưởng Trưởng phũng tài vụ Kế toỏn vốn bằng tiền Kế toỏn TSCĐ và vật