Công ty VINATEX có chính sách giá mềm dẻo, áp dụng các phơng thức thanh toán linh hoạt, nên từ đầu năm 2004 đến nay chỉ có khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của Công ty. Khi bán hàng cho khách, nếu nh xảy ra sự cố gì mà nguyên nhân thuộc trách nhiệm của Công ty nh: vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc không đúng chủng loại, qui cách đã ghi trong hợp đồng thì Công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm.
Trị giá của hàng bán bị trả lại đợc tính đúng theo trị giá ghi trên hoá đơn. Kế toán sử dụng tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại” để theo dõi khoản này. Khi phát sinh nghiệp vụ, ngời bán hàng sẽ lập biên bản trả lại hàng, sau đó kế toán lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại.
Cụ thể nh sau: Ngày 29 tháng 03 năm 2004, Công ty TNHH Nam Sơn trả lại một phần số hàng hóa đã mua với lý do không đảm bảo chất lợng. Sau đây là biên bản trả lại hàng:
Công ty VINATEX Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc
biên bản trả lại hàng
Hôm nay, ngày 29 tháng 03 năm 2004, tại số 57B Phan Chu Trinh, Hà Nội, Công ty VINATEX chúng tôi gồm:
Ông : Tổng giám đốc công ty Anh : Nhân viên bán hàng Chị : Khách hàng.
Ghi nhận việc trả lại một phần số hàng đã mua theo hoá đơn số 028812 ngày 08 tháng 03 năm 2004
Loại hàng: áo BHLĐ nam & áo BHLĐ nữ
Số lợng: 138 áo BHLĐ nam & 1754 áo BHLĐ nữ
Đơn giá: 112.500/1 áo BHLĐ nam & 103.000/1 áo BHLĐ nữ Thành tiền: 196.187.000 VNĐ
Thuế GTGT 10%: 19.618.700VNĐ Tổng cộng: 215.805.700 VNĐ Lý do: Không đảm bảo chất lợng.
Ông giám đốc công ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, chấp nhận yêu cầu của khách hàng. Nhân viên bán hàng đã nhận lại hàng và thanh toán tiền hàng cho khách.
Biên bản đợc lập thành 03 bản, có chữ kí xác nhận của ngời có liên quan.
Hà Nội, ngày 29 tháng 03 năm 2004.
Chữ ký khách hàng Đã ký) Giám đốc Công ty (Đã ký) Ngời lập biên bản (Đã ký)
ban đầu nên đồng ý cho nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này, kế toán lập Phiếu nhập kho (Bảng 2.10), chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó, Phiếu nhập kho lại đợc chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết hàng hoá.
Bảng 2.10
Phiếu nhập kho
Ngày 29 tháng 03 năm 2004
Số: 38 Nhận của ông (bà): Công ty THHH Nam Sơn Số hóa đơn: 006916 Nhập kho: Kho tạm phòng KDTH STT Tên hàng và quy cách Đơn vị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Bộ BHLĐ nam Bộ 138 138 112.500 15.525.000 2. Bộ BHLĐ nữ Bộ 1754 1754 103.000 180.662.000 Tổng cộng 196.187.000
Về phía khách hàng, Công ty sẽ thanh toán cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ cũ mà khách hàng cha thanh toán.
Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bị trả lại do thủ kho chuyển lên, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 632 (Bảng 2.12) và tài khoản 156 .Từ hoá đơn bán hàng trớc đây, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 531 (Bảng 2.11).
Bảng 2.11
Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại
Tài khoản 531 Hàng bán bị trả lại“ ” Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004.
Chứng từ
Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
Số Ngày
00990N 29/04 Công ty THHH Nam Sơn 131 196.187.000
Cộng 196.187.000
Từ sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, kế toán ghi định khoản:
Nợ TK 531: 196.187.000 VND Nợ TK 333 (33311): 19.618.700 VNĐ Có TK 131- Công ty TNHH Nam Sơn: 215.805.700 VNĐ
Bảng 2.12
sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Tài khoản 632 Giá vốn hàng bán “ ”
Tháng 3/2004 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày 00875X 2/3 Công ty TNHH Dệt may Hng Thịnh 156 2.402.400 00876X 2/3 Khách lẻ 156 520.800 00877X 2/3 DTIC 156 1.939.000 00878X 2/3 Khách lẻ 156 4.080.500 00879X 4/3 ABB 156 3.690.500 ... 00889X 8/3 Công ty THHH Tân Hồng Phát 156 7.207.200 ...
00987X 27/3 Công ty THHH Bảo Sơn 156 651.571.200 ...
00998X 29/3 Cty TNHH Công nghệ truyền thông 156 6.560.400 00990N 29/3 Cty SX&TM Sơn Hải trả lại hàng 156 2.402.400
...
Tổng cộng phát sinh trong
tháng 837.343.178
Kế toán ghi giá vốn số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: 2.402.400
Có TK 632: 2.402.400
Định kì, từ sổ Nhật kí bán hàng kế toán phản ánh váo sổ cái các TK 511 632, 156.
2.4. hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty VINATEX
2.4.1. Tình hình tổ chức kế toán CPBH và CPQLDN tại công ty XNK dệt may
2.4.1.1. Kế toán CPBH
a. Nội dung CPBH:
Công ty xuất nhập khẩu dệt may thờng áp dụng giá CIF để nhập khẩu, giá FOB để bán hàng xuất nhập khẩu do đó chi phí bán hàng thờng bao gồm.
- Chi phí liên quan đến quá trình bán hàng (bán trong nớc và bán xuất khẩu).
- Các chi phí khi mua hàng trong nớc thờng doanh nghiệp không phải chịu mà nớc nhập khẩu lô hàng đó phải chịu.
- Các chi phí liên qua đến mua hàng nhập khẩu chia làm hai loại. Chi phí mở L/C, chi phí sửa chữa L/C, các chi phí phát sinh trong quá trình thanh toán cho vào TK641. Riêng các chi phí vận chuyển từ nớc ngoài về (nếu nhập theo giá FOB), chi phí bảo hiểm (nếu có) và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập kho thì đợc hạch toán vào TK1562.
- Những chi phí trả hộ khách phát sinh trong quá trình bán hàng đều hạch toán tăng TK641, khi khách hàng thanh toán khoản chi hộ thì kế toán ghi giảm chi phí bán hàng.
Công ty không thực hiện phân bổ chi phí bán hàng cho hàng bán và hàng tồn cuối kỳ. Chi phí bán hàng phát sinh ở kỳ nào thì đợc kết chuyển hết vào TK911 của kỳ đó để xác định kết quả kinh doanh.
Chi phí bán hàng đợc tách riêng cho từng phòng kinh doanh một. ở công ty này từng phòng kinh doanh riêng biệt, kinh doanh mặt hàng do công ty giao cho và khi phát sinh chi phí bán hàng của phòng nào thì kế toán viên khi nhập liệu vào máy thì có chi tiết cho từng phòng thông qua hàng chữ . Mã vụ việc
trong màn hình nhập liệu. Ví dụ Mã vụ việc: Phòng XNK dệt.
- Còn chi phí bán hàng phát sinh của công ty thì kế toán cũng nhập liệu vào máy phát sinh đó và chi tiết cho chi phí bán hàng. Mã vụ việc: Công ty xuất nhập khẩu dệt may. Chi phí bán hàng này không phân chia cho các phòng khác.
Khi nhân đợc chứng từ, hoá đơn kế toán viên nhập ngày phát sinh đó vào máy. Và chứng từ, hoá đơn đó đợc giữ lại từng tập riêng của tháng và từng loại chứng từ, hoá đơn.
Cuối kỳ tất cả chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán kết chuyển hết vào TK911 để xác định kết quả kinh doanh. Lúc này TK911 không chi tiết cho từng phòng mà tập hợp tất cả phát sinh vào TK911. Còn khi tính kết quả kinh doanh của từng phòng thì kế toán quản trị làm công việc này họ tính tổng doanh thu và tổng chi phí của từng phòng để xác định kết quả và từ đó có phơng hớng, nhận xét cho từng phòng.
- Công ty không mở sổ chi tiết chi phí bán hàng trong nớc và ngoài nớc. Cũng nh mở sở chi tiết cho từng mặt hàng nhóm hàng.
- Khi nhận nhập khẩu uỷ thác hay xuất khẩu uỷ thác thì chi phí vận chuyển cho việc nhận xuất nhập khẩu uỷ thác công ty cũng hạch toán vào chi phí bán hàng (TK641) .
Bảng 2.13 Danh mục chứng từ Mã chứng từ Tên chứng từ Tiêu đề chứng từ TK nợ TK có PT1 PT2 PTA PTB PC1 PC2 PCA PCB BC1 BCA BCB BN1 BN2 KK1 KKA VB1 VBA …
Phiếu thu tiền mặt VNĐ Phiếu thu tiền bán hàng VNĐ Phiếu thu tiền mặt ngoài tệ Phiếu thu tiền bán hàng ngoại tệ Phiếu chi tiền mặt VNĐ
Phiếu chi tiền mua hàng VNĐ Phiếu chi tiền mặt ngoại tệ Gíây báo có ( thu) tiền VNĐ
Gíây báo có thu tiền bán hàng VNĐ Báo có thu tiền ngoại tệ
Báo có thu tiền bán hàng ngoại tệ Giấy báo nợ chi tiền VNĐ
Giấy báo nợ bán hàng ngoại tệ Phiếu kế toán khác VNĐ Phiếu kế toán khác ngoại tệ Hoá đơn bán hàng, vật t tiền Hoá đơn bán hàng, vật t ngoại tệ
… Phiếu thu “ “ “ Phiếu chi “ “ “ Báo có “ “ “ Báo nợ “ “ “ Phiếu kế toán … 1111 1111 1112 1112 1121 1121 1122 1122 1111 1111 1112 1112 1121 1121 1122 1122
b. Tài khoản sử dụng:
TK641 – Chi phí bán hàng. Công ty mở thành các TK cấp hai sau.
TK6411: Chi phí nhân viên, chi phí tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói vận chuyển hàng hoá.
TK6413: Chi phí vật liệu bao bì. TK6414: Chi phí dụng cụ đồ dùng. TK6414: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK6415: Chi phí thuế phí và lệ phí.
TK6415: Chi phí thuế phí và lệ phí uỷ thác. TK6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
TK6419: Chi phí bằng tiền khác.
c. Quy trình hạch toán thực tế.
Ngày 01/10/2004 nhận giấy báo nợ của ngân hàng gửi đến và thông báo, Phòng XM- XK trả cớc vận tải là 32.608.350. HĐ số 82861.
Kế toán căn cứ vào giấy báo nợ nhập liệu vào giấy báo nợ tiền VNĐ Mã chứng từ: Giấy báo nợ tiền VNĐ
Ngày chứng từ: 01/10/2004 Số chứng từ: 187 Mã khách: CTXNKDM. Công ty XNK dệt may Diễn giải: Trả cớc vận tải HD 82861
Mã vụ việc : PMXK-KH Phòng XM- Xuất khẩu- Hãng khác TK Nợ: 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK có : 11211 Tiền VN gửi NH ngoại thơng Trung ơng Khoản mục : 7F Chi phí vận chuyển ngoài nớc
Tiền: 32.608.350
Nhập xong số liệu kích vào nút nhận
Ngày 31/12/2004 Phòng XM thanh toán tiền công tác phí cho ông Trần Hoà Bình số tiền là 20.000đ
Trình tự nhập nh sau
Mã chứng từ: Phiếu chi tiền mặt
Ngày chứng từ 31/12/2004 Số chứng từ: 1357 Mã khách: CTXNKDM Công ty xuất nhập khẩu dệt may Diễn giải: TT tiền công tác phí
Mã vụ việc: PM- CPCH Phòng XM- chi phí chung TKnợ: 6419 Chi phí bằng tiền khác
TK có: 1111 Tiền mặt VNDKhoản mục: 918 Công tác phí trong nớc
Tiền: 20.000đ
Nhập xong số liệu kế toán kích vào nút nhận
Ngày 20/10/2004 nhận đợc hoá đơn về cớc vận chuyển của phòng dệt kế toán nhập liệu vào máy với trình tự nh sau.
Mã chứng từ:
Ngày chứng từ: 20/20/2004
Mã khách: CTXNKDM Công ty xuất nhập khẩu dệt may Diễn giải: Cớc vận chuyển
Mã vụ việc: BPD Phòng dệt
TK nợ: 64150 Chi phí vận chuyển TK có: 331 Phải trả khách hàng Tiền: 4.500.000đ
Sau khi nhập liệu thì số liệu trên sẽ tự động vào sổ nhật ký chung và sổ cái.
Bảng 2.14 Sổ nhật ký chung Từ ngày 01/02/2004 đến ngày 31/12/2004 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải PS Nợ PS Có 01/10 187 …… Trả cớc vận tải HĐ /82861 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
1121: Tiền VNĐ gửi NH Ngoại thơng TW ……….. 32.608.350 …… 32.608.350 ……… 20/10 190 Cớc vận chuyển 64150: cớc vận chuyển 331: Phải trả khách hàng 4.500.000 4.500.000 31/12 1357
Thanh toán tiền công tác phí 6419: Chi phí bằng tiền khác 1111: Tiền mặt VNĐ 20.000 20.000 31/12 LH/PKT Trích BHXH theo LCB vào phí PTCKT
6421: Chi phí nhân viên quản lý 3383: Bảo hiểm xã hội
1.825.440 1.825.440
31/12 1352
Thanh toán tiền tiếp khách 6429: Chi phí bằng tiền khác 1111: Tiền mặt VNĐ ……. 411.818 …… 411.818 ….. Tổng cộng 1.109.705.320 1.109.705.320 Kế toán trởng Ngày…. tháng…. năm 2004 Ngời lập biểu
Bảng 2.15
Công ty XNK dệt may
Sổ cái tài khoản 641
Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004
Số d đầu kỳ: 0
Đơn vị: đồng
Chứng từ
Diễn giải Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có 187 …. 190 1357 … 489 489 01/10/2004 … 20/10/2004 31/12/2004 … 31/12/2004 31/12/2004 … Trả cớc vận tải HD 82861 ……. Cớc vận chuyển
Thanh toán tiền công tác phí ……. KC Chi phí từ 641 911 6417 9110 KC Chí phí từ 641 911 6419 9110 … 32.608.350 ….. 4.500.000 20.000 ….. 848.634.961 3 21.760.625 ... … Cộng 2.666.382.494 Số d cuối kỳ: 0
Trởng phòng TCKT Hà nội, ngày…. tháng…. năm 2004
Ngời lập bảng biểu
Công ty đã mở bảng tổng hợp phát sinh của tài khoản 641, 642 riêng cho từng phòng để tiện theo dõi và giúp cho kế toán quản trị tính kết quản kinh doanh của từng phòng để từ đó khuyến khích các phòng kinh doanh thi đua.
Dới đây là bảng tổng hợp phát sinh của một tài khoản 641 chi tiết cho phòng vật t.
Bảng 2.16 Tổng hợp phát sinh của một tài khoản
Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Tài khoản: 641 chi phí bán hàng
Chi tiết phòng vật t
Nội dung Phát sinh nợ Phát sinh có
Tổng phát sinh
102 Bảo hiểm xã hội 103 Bảo hiểm y tế 104 Kinh phí công đoàn 105 Văn phòng phẩm
106 Vật liệu dùng cho sửa chữa 107 Thủ tục phí ngân hàng 108 Điện nớc
109 FAX, TELEX điện thoai
110 Chi phí thuê vận chuyển, đóng gói TN 111 Chi phí thuê nhà, kho
112 Tiếp khách – Hội nghi 113 Chi phí khác
114 Kiểm nghiệm và giám định 115 Cớc gửi chứng từ và hàng mẫu 315.162.069 3.190.290 425.372 424.772 1.081.600 450.000 86.095.214 5.152.290 17.364.840 133.522.978 17.400.000 2.545.000 41.155.532 3.909.091 2.445.090
Bảng 2.17 Hoá đơn
Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng KM/ 2004B Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 01 tháng 10 năm 2004
Đơn vị bán hàng: Công ty Đầu t Thái Anh Địa chỉ:…số 3 Lê Thánh Tông
Số tài khoản:……… Điện thoại:………MS:……….. Họ tên ngời mua hàng: Phòng dệt
Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu dệt may Địa chỉ: 57B Phan Chu Trinh
Số tài khoản:……… Hình thức thanh toán: ……….. MS:
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2*1
Cớc vận chuyển (có bảng kê chi tiết kèm theo)
4.500.000
Cộng tiền hàng: 4.500.000đ
Thuế suất thuết GTGT: 0%
Tiền thuế GTGT: 0
Tổng cộng tiền thanh toán: 4.500.000đ
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm mời một ngàn tám trăm mời tám đồng Ngời mua hàng
(ký, ghi rõ họ tên)
Ngời bán hàng
(ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trởng đơn vị
(đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Chi phí nhân viên quản lý, dụng cụ văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thu tiền trên vốn, tiền điện thoại, lãi tiền vay, và các chi phí khác bằng tiền. Đồng thời chi phí trả hộ nh lãi tiền vay cho các đơn vị khác cũng đợc hạch toán vào TK642.
Trong kỳ chi phí quản lý doanh nghiệp cũng nh chi phí bán hàng phát sinh bao nhiêu sẽ đợc kết chuyển hết trong kỳ để xác định kết quả.
Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh của phòng kinh doanh nào thì hạch toán riêng cho phòng đó để tính kết quả kinh doanh cho từng phòng. Còn chi phí quản lý doanh nghiệp của cả công ty thì hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp của cả công ty không phân bổ cho phòng nào.
Cuối tháng căn cứ vào sổ nhật ký, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp vào sổ cái TK642.
b. Tài khoản sử dụng:
TK642 . Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc công ty mở chi tiết theo tài khoản cấp hai nh sau.
TK6411. Chi phí nhân viên quản lý: Là các khoản tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác phải trả cho cán bộ công nhân viên,