Công ty tổ chức công tác kế toán tập trung. Phòng kế toán thc hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc thu nhận, lập chứng từ kế toán, đến xử lý kiểm tra, phân loại chứng từ vào máy, thực hiên hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy
Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung
Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
với chơng trình đã cài đặt.
Hiện nay công ty đã trang bị đợc một hệ thống máy vi tính gồm tám máy nối mạng nội bộ, máy in, máy fax phục vụ riêng cho công tác kế toán.…
Đội ngũ nhân viên kế toán vừa có chuyên môn nghiệp vụ lại sử dụng thành thạo máy vi tính, chính vì vậy việc thực hiện kế toán máy ở công ty đã thực sự nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng u việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học.
Phần mềm FAST đợc xây dựng theo chế độ kế toán của Nhà Nớc và đợc chia thành tám phân hệ nghiệp vụ bao gồm:
- Phân hệ thống - Kế toán tổng hợp - Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu - Kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán TSCĐ
- Kế toán chi phí giá thành Tổ chức mã hoá các đối tợng:
Ngày từ đầu khi phần mềm đợc đa vào sử dụng, kế toán viên phải khai báo tham số hệ thống các danh mục. Tuy nhiên trong quá trình làm việc kế toán hoàn toàn có thể khai báo lại cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với chính sách, chế độ của Nhà Nớc.
- Thực hiện khai báo tham số hệ thống:
Công ty quy định mã ngoại tệ ngầm định là USD Kiểu hạch toán ngoại tệ: Theo giá hạch toán Khai báo mã số thuế
Cách tính giá, cách tính khấu hao, khai báo danh sách tài khoản đợc sử dụng
Danh mục tài khoản kế toán công ty không sử dụng các tài khoản đã cài đặt sẵn trong phần mềm mà doanh nghiệp tự khai báo. Hệ thống tài khoản doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài khoản từ cấp I đến cấp IV, mở chi tiết cho từng vụ việc, từng ngời sử dụng (phân cấp liên tiến)
Đồng thời thực hiện xây dựng danh mục khách hàng, danh mục vật t, danh mục kho và hàng tồn đầu kỳ…
Tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ là khâu đầu tiên cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tợng sử dụng.
Với mỗi một phân hệ nghiệp vụ kế toán, FAST đã có sẳn các chứng từ cho ngời sử dụng. Tuỳ theo tính chất nghiệp vụ mà ngời sử dụng chọn loại chứng từ cho phù hợp. Khi có một nghiệp vụ phát sinh, kế toán của phần hành đó có trách nhiệm cập nhật chứng từ đó vào máy. Mỗi loại chứng từ có màn hình nhập dự liệu khác nhau với các yếu tố phù hợp với loại nghiệp vụ đó.
Hệ thống sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung, đây là hình thức có nhiều đặc điểm thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy.
Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán máy tự động đợc thc hiện theo quy trình sau: Các chứng từ đợc kế toán nhập vào máy trên giao diện nhập dữ liệu, máy sẽ tự động xử lý theo chơng trình cho phép lập các sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán (biểu sổ).
Sau đây là sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ kế toán của FAST accounting mà công ty hiện đang sử dụng:
Kế toán nhập số liệu Máy tự động xử lý chuyể sổ, tổng hợp dữ liệu
Sơ đồ 2.4: sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ kế toán của fast
Phải thu: Hoá đơn bán hàng,ctừ phải thu khác Sổ quỹ tiền mặt, TGNH Phải trả: PN mua,ctừ phải trả khác Báo cáo bán hàng; sổ chi tiết công nợ Thẻ kho, NXT Sổ CTếT; Sổ CáI CáC TK; NHậT Ký CáC BáO CáO TàI CHíNH BáO CáO THUế Vốn bằng tiền: Phiếu thu, phiếu chi báo
có, báo nợ. Bcáo mua hàng, sổ ctiết công nợ Hàng tồn kho: PN, PX, chuyển kho T Ô N G H Ơ P Nghiệp vụ khác: B.kê, B.phân bổ, phiếu kế toán Thẻ TSCĐ B.tính KH BáO CáO QUảN TRị Tài sản cố định Báo cáo chi phí và gía thành
2.3. hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty VINATEX
2.3.1. Phơng thức tiêu thụ hàng hoá và tài khoản sử dụng
2.3.1.1. Phơng thức tiêu thụ hàng hoá và phơng thức thanh toán
Trong điều kiện kinh tế thị trờng, sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt, việc đa sản phẩm đến tay ngời tiêu dùng đòi hỏi các phơng thức tiêu thụ của Công ty phải phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng.
Hiện nay, Công ty đang thực hiện hai phơng thức tiêu thụ là phơng thức bán buôn và phơng thức bán lẻ hàng hoá. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của Công ty và các khách hàng khác. Các chi nhánh và các công ty khác mua hàng qua các hợp đồng kinh tế và thờng là các lô hàng lớn, giá trị. Còn khách lẻ thờng không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng.
Về hình thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức nh: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc.
Về phơng thức giao hàng, Công ty thờng giao hàng trực tiếp tại kho cho khách và khách hàng tự vận chuyển về. Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu thì Công ty sẽ lo phơng tiện vận tải, các khoản chi phí phát sinh sẽ đợc hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng).
2.3.1.2. Tài khoản sử dụng
Để phục vụ hạch toán tiêu thụ, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau:
+ TK 156: hàng hoá
Chi tiết: TK 1561 Giá mua hàng hoá
TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá
+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 531: Hàng bán bị trả lại
+ TK 632: Giá vốn hàng bán
+ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
2.3.2. Chính sách giá cả, phơng thức thanh toán hàng tiêu thụ tại Công ty VINATEX VINATEX
Giá bán của hàng hoá đợc xác định dựa trên ba căn cứ: Giá trị hàng mua vào, giá cả thị trờng và mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Đối với khách hàng thờng xuyên, khách mua với khối lợng lớn, Công ty sẽ giảm giá cho họ. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt nh vậy mà Công ty thu hút đợc khách hàng, uy tín của Công ty ngày càng đợc nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh
Phơng thức thanh toán của Công ty cũng rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký. Viêc thanh toán có thể đợc thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định. Công ty luôn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, do đó hình thức thanh toán chủ yếu hiện nay là thanh toán chậm. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn làm ảnh hởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Về phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng: Trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính của công ty, công ty đăng kí phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng pháp Kê khai thờng xuyên và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lợng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng kế toán tính
2.3.3. Phơng pháp xác định giá vốn hàng tiêu thụ
Sản phẩm của công ty rất phong phú đa dạng về chủng loại. Số lợng sản phẩm nhập, xuất diễn ra thờng xuyên liên tục nên việc lựa chọn phơng pháp tính gía thành sản phẩm nhập, xuất, tồn kho sẽ có tác dụng rất lớn đến việc xác định giá vốn cũng nh giá bán hợp lý đảm bảo bù đắp chi phí, đem lại lợi nhuận cho xí nghiệp. Công ty dùng phơng pháp giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất bán, cụ thể nh sau:
• Đối với giá trị mua thực tế của hàng xuất: xuất bán lô hàng nào thì lấy theo giá trị mua của lô hàng đó.
• Đối với chi phí mua: khi mua hàng về nhập kho, có phát sinh chi phí mua hàng thì kế toán tiến hành xác định đơn giá chi phí bán hàng nhập theo công thức sau:
Đơn giá chi phí mua hàng
= Chi phí mua của lô hàng Số lợng của lô hàng
• Chi phí mua hàng đợc phân bổ cho hàng bán ra một lần vào thời điểm cuối kỳ tỷ lệ với trị giá mua.
• Khi xuất kho lô hàng đó đem tiêu thụ thì chi phí mua đợc phân cho khối l- ợng hàng bán ra nh sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán = Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng trong kỳ Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ + Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ
Trong đó:
Chi phí mua hàng bán ra trong kỳ đợc tính theo tổng phát sinh Nợ TK 1562
Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ đợc tính theo tổng phát sinh Nợ TK 1562 Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ đợc tính theo số d cuối kỳ của TK 1561 cộng d cuối kỳ TK 157
Chi phí mua hàng đầu kỳ đợc tính theo số d đầu kỳ của TK 1562
2.3.4. Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX
2.3.4.1. Các chứng từ sử dụng và các qui định chung đợc tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Các chứng từ đợc sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX gồm:
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: đợc lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi Công ty và đợc kí duyệt, đồng thời là phiếu xuất kho.
• Hoá đơn bán hàng: là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chừng từ thanh toán và đi đờng cho hàng hoá xuất bán.
Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số qui định sau:
• Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã đợc kí duyệt.
• Thời gian trả chậm đối với khách hàng đợc áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra.
• Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán tr-
ởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng.
2.3.4.2. Trình tự kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa
Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty đợc tiến hành theo trình tự sau:
Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 156, 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 632, 641, 642, 156.
Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết.
Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 2.5: Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kì
Quan hệ đối chiếu
2.3.4.3. Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty VINATEX
Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Qui trình bán hàng diễn ra nh sau:
• Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung
Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131
• Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng.
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi đợc ký duyệt của Trởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đờng. Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):
-Liên 1: Lu tại quyển gốc -Liên 2: Giao cho khách hàng
-Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán
Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lợng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán.
• Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đợc kí duyệt của Kế toán trởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trởng kiểm tra việc thu tiền trớc khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty.
• Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã đợc kí duyệt, ghi nhận số lợng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho, ngời nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc ngời giao hàng để ra cổng.
• 01 liên hoá đơn GTGT đợc khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trờng hợp bán buôn qua kho), còn với trờng hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thờng bán buôn
vận chuyển thẳng đối với những khách hàng truyền thống. Điều này giúp Công ty tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá.
Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch