II. Phân tích thực trạng công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập
2. Mở th tín dụng (L/C)
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nói riêng của công ty trong thời gian qua đều quy định thanh toán tiền hàng bằng L/C. Để có đợc th tín dụng, công ty căn cứ vào các điều của hợp đồng nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (Theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Các ngân hàng mà công ty thờng mở L/C đó là: VIETINBANK, Thanhxuan Branch; Ngân hàng công thơng Đống Đa... Nội dung của L/C mở luôn thống nhất
với điều khoản của hợp đồng nh: Số lợng, giá cả, quy cách, chất lợng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán... Do đó, công ty thờng lấy hợp đồng làm căn cứ đa ra quyết định đối với từng điều kiện trong L/C. Quá trình tiến hành nghiệp vụ của công ty.
Sau khi nhận đợc hợp đồng đã ký, cán bộ phòng xe máy căn cứ vào các điều
kiện quy định trong hợp đồng tiến hành soạn thảo đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. Trởng phòng xe máy tiến hành kiểm tra, xem xét.
Nếu đơn xin mở L/C đạt, phòng xe máy chuyển bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng đã đ-
ợc phê duyệt, phơng án kinh doanh, đơn xin mở L/C cho phòng kế toán (TC-KT). Đồng thời phòng xe máy chuyển 01 bản copy hợp đồng cho phòng vật t kỹ thuật để phòng này lên kế hoạch mua đồ nội hoá.
Khi nhận đợc bộ hồ sơ từ phòng xe máy chuyển tới, trởng phòng TC-KT tiến
hành xem xét. Nếu đạt thì phòng TC-KT trình Giám Đốc duyệt đơn xin mở L/C.
Sau khi nhận đợc bộ hồ sơ xin mở L/C đã phê duyệt, cán bộ phòng TC-KT tiến
hành làm thủ tục L/C tại ngân hàng và nhận từ ngân hàng bản L/C gốc sau đó sao và chuyển cho phòng xe máy 01 bản L/C.
Trờng hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà cung ứng có yêu cầu sửa đổi các điều khoản của L/C. Trởng phòng xe máy tiến hành xem xét, nếu chấp nhận việc sửa đổi thì cán bộ phòng xe máy soạn đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng, rồi trình trởng phòng xe máy xem xét nếu đạt thì chuyển cho phòng TC-KT xét duyệt. Sau đó cán bộ phòng TC-KT tiến hành làm thủ tục xin mở L/C tại ngân hàng.
Trờng hợp sau khi xem xét yêu cầu sửa L/C của nhà cung ứng, nếu không chấp nhận. Phòng xe máy thông báo cho nhà cung ứng biết và yêu cầu nhà cung ứng thực hiện đúng theo hợp đồng và L/C quy định.
Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác nh bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của công ty chuyển đến ngân hàng mở L/C cùng với hai uỷ nhiệm chi: Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C cà một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Thông thờng phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là 0.35% giá trị của hợp đồng, còn phần ký quỹ khoảng 20%-30% giá trị của hợp đồng trong trờng hợp công ty là bạn
hàng tin cậy của ngân hàng. Ngoài ra, trong trờng hợp công ty và ngân hàng lần đầu tiên giao dịch với nhau hoặc hai bên cha có đủ độ tin cậy nhất định thì công ty phải ký quỹ 100% giá trị của hợp đồng.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI đều mở L/C at sight (trả ngay) và không huỷ ngang. Tuy nhiên việc mở L/C nh thế nào là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa công ty và bên đối tác nớc ngoài khi đàm phán ký kết hợp đồng.
Sau khi L/C đợc bên đối tác nớc ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời công ty sẽ nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá từ ngời bán (Ngời xuất khẩu) hoặc ngân hàng mở L/C. Có thể có các trờng hợp sau xảy ra: Hoặc bộ chứng từ về trớc hàng về sau; Hoặc bộ chứng từ và hàng cùng về, Hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trớc. Và bộ chứng từ hàng hoá này chính là cơ sở để công ty tiến hành các bớc tiếp theo nh làm thủ tục hải quan, nhận hàng...
Đôi khi trong qúa trình mở L/C đối tác nớc ngoài muốn công ty mở ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản hoặc tài khoản ở ngân hàng đó không đủ cho hợp đồng. Điều này đã gây cản trở phần nào trong quá trình thực hiện hợp đồng . 3. Đôn đốc bên bán giao hàng:
Trong qúa trình thực hiện hợp đồng thơng mại quốc tế việc đôn đốc bên bán giao hàng luôn là một bớc trong quá trình hợp đồng đối với bất kỳ bên mua nào, nó không thể thiếu đợc trong việc thực hiện hợp đồng. Thông thờng công ty thờng sử dụng Fax, Telex để xem bên đối tác đã chuẩn bị nguồn hàng tới đâu, thời gian giao hàng có đúng với hợp đồng không... Đồng thời hỏi ngời bán những thông tin và các chứng từ sau:
Lịch trình của phơng tiện chở hàng của bên đối tác.
Vận đơn chở hàng.
Chứng chỉ chất lợng của cơ quan giám định.
4. Mua bảo hiểm hàng hoá:
Hiện nay, chuyên chở bằng đờng biển đang chiếm tỷ trọng khá lớn trong th- ơng mại quốc tế. Mà đây là một lĩnh vực luôn có quá nhiều rủi ro tiềm ẩn vợt quá khả năng kiểm soát của con ngời và tổn thất rủi ro từ biển cả thờng lại rất lớn.Vì thế bảo hiểm hàng hoá đờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thơng.
Đối với CIRI phần lớn các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện nói riêng đều mua theo điều kiện CIF. Vì vậy trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá là thuộc về bên đối tác nớc ngoài (Bên bán). Tuy nhiên, trong trờng hợp mà rủi ro hay tổn thất xảy ra đối với hàng hoá là lớn (Ví dụ: Vận chuyển hàng hoá trong những tháng có bão, có thiên tai xảy ra thờng xuyên...) thì công ty phải mua thêm bảo hiểm cho hàng hoá (Vì trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá của ngời bán trong điều kiện CIF là mua bảo hiểm ở mức tối thiểu do đó nó không đảm bảo đợc lợi ích cho công ty). Nếu mua bảo hiểm công ty thờng xuyên mua của công ty bảo hiểm Bảo Việt-Việt Nam và thời gian là kể từ khi bên bán xếp hàng lên tàu hoặc ngay sau khi mở L/C. Khi muốn mua bảo hiểm, công ty sẽ cử ngời đến gặp các khai thác viên của công ty Bảo Việt. Các khai thác viên này sẽ hớng dẫn cán bộ của công ty làm giấy yêu cầu bảo hiểm (Giấy in sẵn của Bảo Việt) và chuẩn bị hợp đồng để công ty ký với Bảo Việt. Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ kèm theo nh: Vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, L/C... Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một đơn bảo hiểm dựa vào giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty đã đệ trình. Đơn xin bảo hiểm gồm các nội dung sau:
Tên, địa chỉ của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm.
Tên hàng, số lợng, trọng lợng, số vận đơn, quy cách đóng gói, bao bì ký mã
hiệu.
Tên hãng tàu, tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cách sắp xếp hàng lên tàu
(Trên boong, dới hầm, hàng dời...).
Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải.
Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm.
Điều kiện bảo hành (Ghi rõ quy tắc nào, của nớc nào).
Tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm.
Địa chỉ và ngời giám định tổn thất để ngời nhập khẩu có thể mời giám định khi
cần.
Nơi trả tiền bồi thờng, số bản chính đơn bảo hiểm đợc phát hành.
Tất cả những nội dung trên đều nằm ở mặt trớc của đơn bảo hiểm, còn mặt sau in sẵn những quy tắc, thể lệ bảo hiểm của công ty bảo hiểm. Nó thờng quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm, các cách xử lý và những chứng từ cần thiết khi xảy ra mất mát, h hỏng hàng hoá đợc bảo hiểm. 5. Làm thủ tục thanh toán:
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong thơng mại quốc tế, chất l- ợng của công việc này có ảnh hởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Đối với nhà nhập khẩu thì thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận đợc hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận. Trong thanh toán quốc tế có nhiều phơng thức thanh toán khác nhau: Phơng thức thanh toán nhờ thu, phơng thức thanh toán chuyển tiền, phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ...
Trong số các phơng thức thanh toán trên, công ty CIRI thờng sử dụng phơng thức thanh toán bằng L/C trả ngay và không huỷ ngang (Irrevocable-at sight letter of Credit). Khi ngời bán thông báo giao hàng, đồng thời thông báo đã gửi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C. Công ty xem xét lại các bộ chứng từ này đã hợp với hình thức và nội dung của hợp đồng nh L/C cha. Bộ chứng từ thông thờng gồm có: Hoá đơn thơng mại, vận đơn gốc, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, sơ đồ xếp hàng...
Sau khi bộ chứng từ này đã đợc công ty và ngân hàng mở L/C xem xét, kiểm tra thấy phù hợp với L/C thì công ty sẽ chấp nhận thanh toán và làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng.
6. Làm thủ tục hải quan:
Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý các hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nớc để ngăn chặn buôn lậu. Bởi vậy, sau khi thực hiện các bớc nêu trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng. Công ty sử dụng mẫu tờ khai hải quan hàng nhập khẩu năm 2002 màu xanh nhạt có Giám Đốc ký và đóng dấu để làm thủ tục thông quan hàng hoá. Trong tờ khai hải quan công ty tự khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về bộ linh kiện xe máy mà công ty nhập khẩu để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung của tờ khai hải quan bao gồm
những mục nh: Loại hàng, tên hàng, số lợng, khối lợng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất xứ... (Tất cả gồm có 28 mục phải khai).
Cùng với tờ khai hải quan đại diện của CIRI phải xuất trình cho cơ quan hải quan một số chứng từ khác nh:
02 bản chính tờ khai hàng nhập khẩu.
01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu của
công ty.
01 bản sao hợp đồng nhập khẩu (hoặc hợp đồng mua bán).
01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thơng mại.
01 bản sao vận tải đơn.
01 bản chính và 02 bản sao phiếu đóng gói.
Danh mục các chi tiết tính theo tỷ lệ nội địa hoá của công ty trong đó có ghi tỷ
lệ nội địa hoá mà công ty có đợc.
Ví dụ: Trong năm 2001 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 30%. Trong năm 2002 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 53%.
Việc khai báo tỷ lệ nội địa hoá này là cơ sở để công ty tính thuế u đãi. Tỷ lệ nội địa hoá do doanh nghiệp tự khai rồi đa lên cho Bộ Công nghiệp để Bộ Công nghiệp xác nhận trên cơ sở những giấy tờ mà doanh nghiệp đệ trình nh: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy tiêu chuẩn đo lờng chất lợng của sản phẩm, mẫu sản phẩm đợc in trên Catalogue và các giấy tờ khác có liên quan.
01 bản chính giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O).
Giấy giới thiệu của công ty.
Giấy phép nhập khẩu, cấp hạn ngạch.
01 bản chính chứng chỉ chất lợng do cơ quan có thẩm quyền cấp Nhà nớc của
nớc xuất khẩu chứng nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc gia của nớc xuất khẩu.
(Đây là chứng từ bắt buộc nếu doanh nghiệp nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nào không xuất trình chứng chỉ này thì không đợc phép nhập khẩu - theo chỉ thị của Thủ tớng chính phủ và thông báo của Bộ thơng mại số 0144/TM-ĐT ngày 10/01/2001).
Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tờ khai thì họ sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá nhập khẩu của công ty. Hàng hoá đợc tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lợng, số lợng hàng xem có phù hợp với tờ khai hay không, kiểm tra sự sắp xếp hàng hoá trong Container, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà công ty đã khai trong tờ khai hay không chứ hải quan không kiểm tra chất lợng hàng hoá nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan nh chi phí cho cơ quan hải quan mở, đóng, xếp các kiện hàng , thùng hàng... đợc công ty thanh toán vào chi mua hàng.
Sau khi đã kiểm tra hàng hoá, hải quan sẽ tiến hành tính lại số thuế mà công ty đã tự tính để xem có đúng với lô hàng hay không. Sau tất cả các thủ tục trên, công ty tiến hành nộp đủ thuế gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT (Nếu có), cùng các khoản lệ phí thông quan và tiến hành giải phóng hàng khỏi cảng dới sự giám sát của hải quan. Hoàn thành thủ tục hải quan, cơ quan hải quan sẽ giao lại cho nhân viên của công ty bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan; Thông báo nộp thuế và các khoản lệ phí; Biên lai nộp lệ phí.
Trong trờng hợp phát hiện có sai sót không phù hợp với tờ khai hải quan về số lợng, trọng lợng của hàng hoá nhập khẩu, hải quan sẽ yêu cầu đại diện của công ty phải khai lại tờ khai cho phù hợp với lô hàng nhập khẩu rồi mới đợc phép thông quan (Nếu thông tin ghi trên bao bì còn thiếu thì phải ghi lại cho đầy đủ...).
Những yêu cầu của cơ quan hải quan có tính pháp lý, cỡng chế doanh nghiệp phải thực hiện mà không có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
7. Nhận hàng.
Công ty thờng nhận hàng theo đờng biển và thông thờng bộ chứng từ giao hàng do ngời bán nớc ngoài lập sẽ về đến ngân hàng mở L/C vào thời điểm tàu chở hàng cập cảng Việt Nam. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ giao hàng theo quy định trong L/C và thông báo (Telex, Fax) cho ngời mở L/C (CIRI). Nhận đợc thông báo của ngân hàng khi có bộ chứng từ nhận hàng của nhà cung ứng chuyển tới thì phòng TC-KT làm thủ tục nhận bộ chứng từ thanh toán từ ngân hàng chuyển về rồi đa cho phòng xe máy 01 bộ. Sau khi nhận đợc bộ chứng từ nhận hàng từ
phòng TC-KT cán bộ nghiệp vụ phòng xe máy tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ tục nhận hàng tại cơ quan hải quan, bộ hồ sơ gồm có: Tờ khai hải quan; Các giấy phép liên quan đến việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của trung tâm (Nếu có); Bộ chứng từ nhận hàng gồm: Hoá đơn (Invoice); Danh sách đóng gói (Packing list); Chứng nhận xuất xứ (C/O); Chứng nhận chất lợng (C/Q); Bill of lading (B/L) bản gốc có ký hậu; Giấy giới thiệu nhận hàng; Bộ hồ sơ pháp nhân của công ty.
Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải ký một hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hóa. Nhng trớc khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận đợc thông báo này thì công ty đến đại lý trình vận đơn để đợc đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O). Sau đó công ty cử ngời đem lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận