2.1. Các giải pháp chung.
2.1.1. Hoàn thiện triết lý QTNL tại công ty.
Mọi hoạt động trong 1 tổ chức đều chịu sự điều hành quản lý của ban lãnh đạo và hoạt động QTNL cũng không nằm ngoài quy luật đó. Do vậy
các nhà lãnh đạo hiểu được vai trò quan trọng của việc phát triển hoạt động QTNL tại công ty.
Trước hết các nhà lãnh đạo cần nắm được những kiến thức chuyên môn về hoạt động QTNL tại doanh nghiệp. Thấy được tầm quan trọng của nó và nắm bắt những xu hướng phát triển có nó trong nền kinh tế hiện nay.
Hiện nay có rất nhiều cách để có thể có những hiểu biết về QTNL tại doanh nghiệp, có thể tham khảo sách chuyên khảo về QTNL, các bài báo trên các tạp chí kinh tế, tham gia các hội thảo về chuyên đề QTNL và thậm chí có thể tham gia một khóa đào tạo về chuyên ngành này tại một cơ sở đào tạo.
Và khi ban lãnh đạo đã hiểu được tầm quan trọng của nó thì từ đó sẽ có kế hoạch phổ biến kiến thức đến toàn bộ bộ máy nhân viên trong công ty. Bởi vì những kiến thức này liên quan đến tất cả các cá nhân trong 1 tổ chức. Chính vì thế ban lãnh đạo công ty hãy thực hiện một một đợt tập huấn cho toàn công ty về các nội dung của QTNL và có văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể đến các phòng ban và từng cá nhân. Chỉ khi bộ phận lãnh đạo biết được tầm quan trọng của nó thì việc thực hiện các chính sách về QTNL mới mong có được sự quan tâm và ủng hộ.
2.1.2. Củng cố phòng ban phụ trách Quản trị nguồn nhân lực
Phòng Hành chính - Quản trị là bộ phận phụ trách các hoạt động về QTNL. Tuy nhiên hiện nay quy mô của phòng còn nhỏ và mới thực hiện 2 chức năng chính của QTNL đó là tiền lương và tổ chức lao động. Các hoạt động khác chưa có bộ phận chuyên môn đảm nhiệm. Vì vậy điều quan trọng là phải hoàn thiện lại phòng Hành chính - Quản trị để đảm bảo thực hiện tốt các nội dung.
QTNL tại một tổ chức. Hoạt động QTNL chỉ đạt được hiệu quả cao nhất khi chúng ta kết hợp tất cả các nội dung của nó. Bởi mỗi nội dung chỉ phát huy tác dụng ở một khía cạnh mà nó đảm nhận. Biết kết hợp các nội dung còn có tác dụng hỗ trợ lẫn nhau, ví dụ nếu làm tốt công việc tuyển dụng thì các hoạt động kế hoạch hóa nhân lực, bố trí vị trí công việc sẽ dễ dàng hơn và giảm khả năng phải đào tạo và đào tạo lại công việc ….hay việc thực hiện tốt công đoạn phân tích công việc sẽ phục vụ cho hoạt động tuyển dụng tuyển được đúng người, giúp cho việc sắp xếp công việc thuận lợi, phục vụ cho việc trả lương được chính xác và là căn cứ để thực hiện đánh giá thực hiện công việc…Như vậy chỉ còn cách là củng cố phòng ban phụ trách hoạt động QTNL để thực hiện tổng hợp các nội dung về nó. Chúng ta không cần thiết phải thiết lập tất cả các tổ chuyên trách các nội dung về QTNL mà có thể thực hiện kiêm nhiệm các nội dung về QTNL trong cùng một phòng ban. Tuy nhiên các nội dung quan trọng mang tính quyết định như Tiền lương, tuyển dụng …thì cần có bộ phận chuyên trách riêng.
Cần thiết lập thêm tổ phụ trách về các mảng sau: - Hoạt động tuyển dụng
- Hoạt động đào tạo phát triển - Hoạt động phân tích công việc
Có thể kiêm nhiệm các nội dung nhưng bắt buộc phải có bộ phận chuyên môn phụ trách về nó.
Phòng Hành chính - Quản trị phải mở rộng phạm vi cũng như chức năng hoạt động của mình. Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các nội dung mà phòng đảm nhiệm tại các phòng ban trong công ty.
- Hoạt động đào tạo tại các phòng ban - Hoạt động trả lương tại các phòng ban
- Hoạt động quản lý hồ sơ các nhân viên trong toàn công ty
- ………
Như vậy phòng Hành chính - Quản trị phải hoàn thiện để trở thành cánh tay đắc lực của công ty trong việc thực hiện các nội dung QTNL tại công ty.
2.1.3. Hoàn thiện phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất cùa từng công việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để xem ở mỗi công việc người lao động có nhiệm vụ gì, họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc thiết bị công cụ nào được sử dụng, những mối quan hệ nào được thực hiện, các điều kiện làm việc cụ thể, cũng như các yêu cầu về kiến thức kỹ năng các khả năng làm việc mà người lao động cần có để thực hiện công việc.
Phân tích công việc phải đảm bảo thực hiện đầy đủ 3 bản sau đây: - Bản mô tả công việc
- Bản đánh giá thực hiện công việc - Bản yêu cầu đối với người thực hiện
Rõ ràng ta thấy phân tích công việc là một nội dung hết sức quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động QTNL. Nó là cơ sở để tiến hành phân công công việc cho người lao động, là căn cứ để bộ phận tuyển dụng có thể chọn ra
những ứng viên thích hợp nhất, là chỉ tiêu để đánh giá mức trách nhiệm trong công việc từ đó làm căn cứ trả lương cho nhân viên và cũng nhờ phân tích công việc chúng ta mới có biết rõ mục tiêu của quá trình đào tạo và phát triển nhằm hoàn thiện những kỹ năng gì trong công việc.
Như vậy phòng Hành chính - Quản trị phải tiến hành phân tích công việc lại từ đầu và phải thực hiện trên mọi công việc hiện tại của công ty.
- Đầu tiên là xây dựng bản mô tả công việc: trong công ty cần xây dựng cho mọi vị trí công việc. Điều này có thể tốn khá nhiều thời gian cũng như công sức do đó cần có kế hoạch chi tiết cụ thể và có sự ủng hộ của ban lãnh đạo công ty.
- Thứ 2 là xây dựng yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: nội dung này rất quan trọng cho công tác tuyển dụng và công tác đào tạo. Nếu những vị trí công việc mà người lao động không đáp ứng các yêu cầu thì cần phải đào tạo lại hoặc thậm chí là tuyển một ứng viên khác.
- Thứ 3 là xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: công việc này có ý nghĩa đặc biệt đối với công tác trả lương do đó cần xây dựng chi tiết và chính xác.
Sau khi tiến hành phân tích công việc phòng Hành chính - Quản trị cần lấy kết quả đó để áp dụng vào các hoạt động QTNL thực tiễn của mình.
2.2. Các giải pháp cụ thể cho từng hoạt động tại công ty
2.2.1. Hoạt động tuyển mộ và tuyển chọn
2.2.1.1. Xây dựng bộ phận chuyên trách về tuyển dụng
Hiện nay hoạt động tuyển dụng vẫn được kiêm nhiệm trong phòng Hành chính - Quản trị và chỉ được thực hiện khi có nhu cầu. Do đó phòng
bộ phận phụ trách về mảng tuyển dụng. Bộ phận này sẽ thực hiện các chức năng sau đây:
- Theo dõi sự biến động về nhân sự trong công ty
- Lập kế hoạch tuyển dụng và thực hiện kế hoạch khi có nhu cầu - Đánh giá chất lượng tuyển dụng
Do đó phòng Hành chính - Quản trị cần lập kế hoạch cụ thể trình ban giám đốc, trong đó nêu rõ:
- Vai trò của hoạt động tuyển dụng trong công ty
- Sự cần thiết phải lập bộ phận chuyên trách về tuyển dụng - Dự kiến về số lượng người cần phụ trách
- Các nội dung mà bộ phận chuyên trách sẽ đảm nhiệm Sau khi lập xong trình ban giám đốc chờ xét duyệt.
2.2.1.2. Tư vấn các chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng
Hiện nay hoạt động tuyển dụng đã trở thành hoạt động mang tính thị trường. Có những tổ chức chỉ chuyên hoạt động trong lĩnh vực tuyển dụng, thực hiện việc tuyển dụng cho các công ty. Nó thường được gọi dưới cái tên là các công ty “săn đầu người”. Và họ thực sự có chuyên môn trong lĩnh vực này.
Công ty hiện nay chưa có bộ phận chuyên trách do đó không tránh khỏi những khó khăn trước mắt. Vì thế các nhân viên trong phòng cần phải học hỏi nâng cao chuyên môn bằng cách tham gia các khóa học, các buổi hội thảo về chuyên môn.
Trong một số công đoạn chúng ta không thể làm tốt thì có thể thuê các chuyên gia. Đó là phải thuê các chuyên gia thực hiện phỏng vấn các ứng viên.
Họ sẽ là người giúp chúng ta chọn ta những ứng viên sáng giá nhất, phù hợp với vị trí chúng ta đang cần tuyển.
Một yếu tố nữa đó là việc thu thập các câu hỏi trắc nghiệm tâm lý, câu hỏi IQ và các câu hỏi chuyên môn được sử dụng trong tuyển dụng. Chúng ta cũng phải sưu tầm và thậm chí là phải mua hoặc thuê các chuyên gia thiết kế. Vì như vậy mới đảm bảo chất lượng của các câu hỏi.
Chúng ta buộc phải đầu tư trong giai đoạn đầu này, sẽ tốn một khoản chi phí không nhỏ. Nhưng từ đó chúng ta sẽ có thêm kinh nghiệm và có thể áp dụng vào thực tế công ty và ứng dụng trong những lần tiếp theo. Mục tiêu cuối cùng đó là nâng cao chất lượng tuyển dụng tại công ty, nhằm thu hút được những người tài thực sự đóng góp vào sự phát triển của công ty.
2.2.1.3. Đa dạng hóa các kênh tuyển mộ và đánh giá hiệu quả các kênh tuyển mộ mộ
Nhận thấy nguồn tuyển mộ của công ty chủ yếu là nguồn nội bộ. Điều này có thể làm mất đi cơ hội tuyển được những nhân viên có năng lực ở bên ngoài. Do đó công ty cần đa dạng hóa các kênh tuyển mộ:
- Đăng tin tuyển mộ trên các phương tiện truyền thông. Trên báo và đài phát thanh
- Sử dụng hữu hiệu mạng internet để thu hút các ứng viên tham gia. Hiện nay có rất nhiều trang tuyển dụng thu hút được một số lượng lớn người truy cập hàng ngày như:www.vietnamwork.com, www.vnexpress.net,
www.jobvietnam.com, www.tuyendung.com, www.24h.com...
Và cần lưu ý là muốn được các ứng viên để ý giữa rất nhiều mục đăng tuyển như vậy thì công ty cần thiết kế bản thông báo tuyển dụng thật ấn tượng
hấp dẫn người xem, có thể cho thêm thông tin về mức lương khởi điểm cũng như các cơ hội trong công việc để thu hút ứng viên.
- Liên hệ với sinh viên các trường Đại học, cao đẳng để có thể tuyển trực tiếp với số lượng lớn. Công ty có thể thông qua sinh viên thực tập để giới thiệu tới bạn bè của họ về công ty mình cũng như các đợt tuyển dụng của công ty để khuyến khích họ tham gia. Và tận dụng ngay những sinh viên đang thực tập tại công ty vì họ đã ít nhiều làm quen với môi trường của công ty.
- Tham gia các hội chợ việc làm, kênh này có thể thu hút một lượng lớn các ứng viên tuy nhiên cần biết chọn lựa kỹ vì chất lượng các ứng viên thường là không đồng đều.
- Củng cố thêm nguồn nội bộ trong công ty nhưng phải đảm bảo chất lượng tuyển dụng. Công ty nên khuyến khích các nhân viên trong công ty tham gia giới thiệu ứng viên cho công ty và có chính sách khen thưởng nếu giới thiệu được ứng viên thích hợp. Bên cạnh đó cần tránh tình trạng thiên vị các ứng viên được giới thiệu bởi người trong công ty vì nếu không có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng tuyển dụng và hoạt động của công ty.
Đối với các kênh tuyển mộ cũng cần phải đánh giá hiệu quả của các kênh tuyển mộ đó. Nếu kênh tuyển mộ nào tỏ ra hiệu quả và tốn ít chi phí thì ta cần tập trung vào, cần tránh tình trạng đầu tư vào quá nhiều hình thức tuyển mộ mà hiệu quả thu được thì lại thấp. Vì thế chúng ta có thể thiết kế một bảng điều tra ngắn để tìm hiểu về các kênh tuyển mộ mà các ứng viên hay tiếp cận. Bằng cách thêm vào mục hồ sơ ứng viên, ngoài các thông tin cá nhân của ứng viên chúng ta sẽ cho thêm các câu hỏi điều tra về các kênh tuyển mộ:
- Câu 1: Anh (chị) thường tiếp cận với thông tin tuyển dụng qua các kênh nào và kênh nào mà anh chị cho là hiệu quả nhất?
- Câu 2 : Anh (chị) biết đến thông tin tuyển dụng của công ty chúng tôi qua kênh tuyển mộ nào ?
Khi thu thập hồ sơ, phòng Hành chính - Quản trị có trách nhiệm tổng hợp kết quả điều tra trên, từ đó sẽ biết được kênh tuyển mộ nào là hiệu quả nhất và kênh nào được các ứng viên tiếp cận nhiều nhất.
2.2.1.4. Hoàn thiện quy trình tuyển mộ và tuyển chọn.
Sơ đồ 3.1: Hoàn thiện quy trình tuyển mộ của công ty
Nhận thấy quy trình tuyển mộ mà công ty đang áp dụng chưa thu hút hiệu quả các nguồn tuyển mộ bên ngoài do đó đã thiết kế lại quy trình tuyển mộ trên. Điểm khác là cần chú trọng hơn đến nguồn tuyển mộ bên ngoài và phải có sự đánh giá quá trình tuyển mộ
Lập kế hoạch tuyển mộ Thông báo cho nhân viên trong công ty Thực hiện quảng cáo trên các pt truyền thông Phát sinh nhu cầu
Các giải pháp thay cho tuyển mộ Đánh giá quá trình tuyển mộ
2.2.1.5. Hoàn thiện quy trình tuyển chọn
Sơ đồ 3.2 Hoàn thiện quy trình tuyển chọn của công ty
Quy trình tuyển chọn của công ty tương đối phù hợp với quy mô của công ty nên chỉ cần thêm vào một số bước đó là:
- Khi tiếp nhận hồ sơ thì phỏng vấn sơ bộ, điều này sẽ giúp cho quá trình sàng lọc được nhanh hơn. Và giúp các ứng viên hiểu hơn về công ty
Tiếp nhận hồ sơ Sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ Thi viết Phỏng vấn Thử việc Ra quyết định tuyển chọn Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
- Sau khi phỏng vấn chuyên môn, các ứng viên cần được phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Điều này sẽ giúp người lãnh đạo hiểu về nhân viên mà mình sẽ phụ trách và có thể có những thay đổi nhằm chọn ra người phù hợp nhất. Mặt khác cũng giúp ứng viên tiếp xúc với lãnh đạo trực tiếp của mình.
2.2.2. Cải tiến quy chế trả lương
2.2.2.1. Phân phối lại quỹ lương kinh doanh trong công ty
Nhận thấy quy chế trả lương của công ty chưa đảm bảo sự công bằng trong phân phối tiền lương kinh doanh nên cần đưa ra giải pháp hoàn thiện Trong công ty có 2 khối chính đó là:
- Khối trực tiếp sản xuất bao gồm phòng Kinh doanh
- Khối sản xuất gián tiếp bao gồm các phòng: phòng Kế toán, phòng Hành chính - Quản trị , phòng Công nghệ.
Do đó sẽ xây dựng quy chế tiền lương nhằm phân phối công bằng giữa 2 khối.
- Trong đó bộ phận lương chính sách sẽ giữ nguyên theo quy chế cũ - Bộ phận lương kinh doanh sẽ được điều chỉnh theo đó phòng kinh doanh sẽ được hưởng 1 tỉ lệ % trên tổng lợi nhuận mà họ làm ra. Công ty sẽ phải xây dựng một bảng đánh giá mức độ đóng góp của các phòng ban trong việc tạo ra lợi nhuận làm cơ sở để xác định hệ số lương kinh doanh. Như vậy bộ phận nào có đóng góp trực tiếp và nhiều nhất vào việc tạo ra lợi nhuận sẽ được hưởng 1 hệ số lương kinh doanh cao hơn. Điều này sẽ đảm bảo sự công