2.1.1. Đặc điểm chi phí tại công ty
Đối tượng để hạch toán chi phí là dịch vụ vận tải biển mà Nosco cung cấp cho khách hàng. Để thực hiện những chuyến vận tải công ty cần sử dụng các chi phí như: chi phí cho nhiên liệu: dầu nhờn tàu chạy, chi cho vật tư trong quá trình tàu chạy trên biển, chi cho nguồn nhân lực và các chi phí sản xuất chung khác. Cụ thể các khoản chi phí liên quan đến tính giá thành như sau:
* Thứ nhất về chi phí nhiên vật liệu trực tiếp bao gồm:
Nhiên liệu dùng để chạy tàu (chiếm khoảng 30 – 40% giá thành)
Nguyên liệu, vật liệu và phụ tùng thay thế dùng trên tàu ( chiếm khoảng 6 – 7% giá thành)
Nosco là doanh nghiệp chuyên kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ nên hệ thống kho bãi để chứa nhiên liệu vật tư của công ty là khá nhỏ, hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng thấp trong cơ cấu tài sản. Công ty không có kho bãi để dự trữ nhiên liệu dầu nhờn. Nhiên liệu và dầu nhờn được mua khi có nhu cầu của tàu và nhập trực tiếp lên tàu từ nhà cung cấp không qua kho. Đối với ấn phẩm hàng hải, phụ tùng thay thế và các loại vật tư khác có thể được dự trữ trong kho công ty hoặc mua xuất thẳng từ người bán. Cũng do đặc điểm về ngành nghề hoạt động, các phương tiện vận chuyển thường xuyên đi xa nên việc kiểm soát và quản lý nhiên vật liệu là rất khó. Chi phí cho nhiên liệu dầu nhờn
là chi phí quan trọng lại không ổn định do giá cả thường xuyên biến động có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của công ty. Từ đó công tác theo dõi và ghi chép vật tư nhiên liệu tại công ty được thực hiện khá chặt chẽ. Hàng tháng, trên mỗi tàu máy trưởng là người chịu trách nhiệm theo dõi và ghi chép nhập và tiêu thụ nhiên liệu trên sổ xin cấp và sổ theo dõi sử dụng. Đồng thời thuyền trưởng xác nhận số ngày tàu chạy đối chiếu với thời gian ghi nhận của phòng kinh doanh và lượng nhiên liệu ghi chép của phòng vật tư. Phòng kỹ thuật xác nhận và gửi lên phòng kế toán của công ty. Kế toán nhiên liệu tại công ty sẽ lập bảng quyết toán và hạch toán vào sổ chi tiết để tính giá thành
* Thứ hai về chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: Tiền lương thuyền viên (chiếm khoảng 20 – 25%)
Tiền ăn định lượng thuyền viên (chiếm khoảng 1.3 – 3%) BHXH, KPCĐ, BHYT của lái tàu, phụ tàu và các thuyền viên
Đây cũng là khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra, để khuyến khích cải tiến kỹ thuật, tăng năng suất lao động, nâng cao tinh thần trách nhiệm của thuyền viên, ngoài các khoản lương được hưởng, thuyền viên còn được hưởng thêm cá khoản như: tiền thưởng, đi tàu dài hạn.
Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công của thuyền viên do trung tâm thuyền viên gửi lên phòng kế toán thì kế toán lương sẽ lập bảng lương hàng tháng, lập bảng phân bổ lương của tháng và cuối quý tập hợp vào bảng phân bổ tiền lương của quý để cho chứng từ vào máy và được hạch toán vào sổ chi tiết để tính giá thành
* Thứ ba về chi phí sản xuất chung bao gồm:
Chi phí sữa chữa tài sản cố định gồm chi phí sữa chữa lớn và chi phí sữa chữa thường xuyên
Chi phí bảo hiểm phương tiện
Chi phí khác: cảng phí, cước, chi phí mua ngoài…
Chi phí khấu hao chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giá thành của các tàu. Trường hợp tàu cho thuê định hạn không phát sinh chi phí mà chỉ có chi phí khấu hao là chính. Điều này phù hợp với đặc thù kinh doanh vận tải biển, nguồn vốn công ty đầu tư chủ yếu ở các tài sản cố định là đội tàu biển gồm 10 chiếc chiếm tỷ trọng hơn 90% trong cơ cấu tổng giá trị tài sản doanh nghiệp. Hao mòn các phương tiện này bao gồm cả hao mòn hữu hình và một tỷ trọng không nhỏ hao mòn vô hình do sự phát triển công nghệ nhanh chóng của các đối thủ cạnh tranh nước ngoài
Về chi phí sữa chữa tài sản cố định thì mức chi phí trích trước cho sữa chữa lớn, sữa chữa thường xuyên thường do phòng khoa học kỹ thuật và ban giám đốc quyết định. Khi việc sữa chữa lớn diễn ra kế toán căn cứ vào bảng quyết toán chi phí để điều chỉnh lại các chi phí đã trích.
2.1.2. Đối tượng tính giá thành vận tải tại Nosco
Đối tượng tính giá thành vận tải tại Nosco được xác định là phần dịch vụ mà mỗi tàu đã thực hiện trong tháng không kể chuyến hàng nhận chuyên chở đó được bắt đầu từ tháng trước hay kết thúc ở tháng sau. Tại Nosco không xác định chi phi dịch vụ dở dang đầu kỳ và dở dang cuối kỳ
Giá thành dịch vụ đã thực hiện trong tháng được xác định bằng phương pháp sau:
Giá thành phần dịch vụ đã thực hiện trong quý
= Tổng giá trị phần dịch vụ đã thực hiện trong quý của tất cả
của công ty
Quy trình tổng hợp chi phí và tính giá thành: kế toán căn cứ vào các chứng từ cho nghiệp vụ phát sinh để tập hợp ghi nhận các chi phí cho từng con tàu trong quý bao gồm: chi phí nhiên liệu, dầu nhờn, vật tư, chi phí phụ tùng thay thế, tiền lương thuyền viên, tiền ăn ca định lượng…, chi phí khấu hao, phân bổ chi phí bảo hiểm, trích trước chi phí sữa chữa…,các loại cảng phí, phí tàu, phí vệ sinh…Cuối cùng tổng hợp các chi phí phát sinh để xác định giá thành dịch vụ đã cung cấp trong quý.
2.2. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tại công ty cổ phần vận tải biển Bắc, hoạt động sản xuất chủ yếu là vận tải hàng hóa, hành khác bằng tàu thủy. Do đó khoản chi phí nhiên liệu, động lực, chi phí vật liệu, phụ tùng cấp cho các con tàu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Chi phí nhiên liệu ở đây chủ yếu là dầu nhờn, dầu đốt cho hai loại máy là máy chính và máy đèn của tàu. Chi phí vật liệu, phụ tùng như bản cao áp, máy nén khí, bộ lọc dầu, dây cáp bạt… cần thiết để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục, an toàn và kịp thời.
Đặc điểm của ngành vận tải biển là tàu sẽ chạy trên biển trong thời gian dài, nên số nhiên liệu tiêu hao trên một chặng cho tới cảng để có thể tiếp nhiên liệu phải được tính toán trước của phòng kỹ thuật trên tàu theo công thức:
Suất nhiên liệu tiêu hao đối với máy chính: Q = q x Ne x t Trong đó:
q: suất nhiên liệu tiêu hao g/mã lực giờ Ne: công suất máy
T: thời gian máy chạy
Giá cả nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng là giá thị trường trong và ngoài nước Dựa vào công thức trên thì phòng vật tư sẽ mua nguyên vật liệu đáp ứng đủ nhu cầu của tàu.
Trong công ty cổ phần vận tải biển Bắc - Nosco chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được hạch toán riêng: chi phí nhiên liệu; chi phí nguyên liệu, vật liệu; chi phí phụ tùng thay thế
* Kế toán chi phí nhiên liệu:
Đối với nhiên liệu và dầu nhờn, kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng cho nhà cung cấp của phòng vật tư, hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp để cuối quý lập các bảng quyết toán cho từng loại nhiên liệu tiêu hao vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết tài khoản 621
Ví dụ cho tàu Thiền Quang khi nhập mua dầu nhờn lên tàu:
Biểu 2.1
CÔNG TY CP VẬN TẢI BIỂN BẮC PHÒNG VẬT TƯ
ORDER
Kính gửi: Công ty dầu Caltex
Hiện nay chúng tôi cần một số mặt hàng:
1. Dầu FO theo hợp đồng số HĐ 281205: 23,30 kg
Để cấp cho tàu: Thiền Quang
Hình thức trả tiền: □ Tiền mặt
□ ỦY nhiệm chi Ngày 12 tháng 12 năm
Trưởng phòn vật tư
Biểu 2.2
HÓA ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT HÀNG KHÔNG QUA KHO
Số 18/HD1
Ngày 14 tháng 12 năm 2008
Tên và địa chỉ khách hàng: Tàu Thiền Quang Lý do tiêu thụ:
Giao hàng tại:
STT Tên hàng hóa Đơn vị
tính Số lượng ĐG Thành tiền 1. Dầu FO theo hợp đồng số HĐ 281205
Tiền cho vận chuyển vào tàu 1 chuyến x 1.450.000 kg 23,30 8.502.165,6 0 198.100.458 1.450.000 Cộng 199.550.458
Cộng thành tiền: Một trăm chín mươi chín triệu năm trăm năm mươi nghìn bốn trăm năm tám đồng
Trưởng phòng vật tư Người nhận Người giao Người viết phiếu Khi tàu hoàn thành xong một chuyến hàng, kế toán căn cứ vào báo cáo nhiên liệu tiêu hao của từng tàu do phòng kỹ thuật gửi lên và đơn giá nhiên liệu để xác định chi phí nhiên liệu tiêu hao.
Nhiên liệu = Nhiên liệu tồn đầu kỳ + Nhiên liệu nhập trong kỳ _ Nhiên liệu tồn cuối kỳ Cuối quý, lượng nhiên liệu tiêu hao của từng tàu sẽ được hạch toán vào bảng quyết toán số tiêu hao theo từng loại nhiên liệu căn cứ vào số lượng nhiên liệu tiêu hao mà phòng kỹ thuật vật tư gửi lên
Ví dụ với tàu Thiền Quang như sau:
Trích: Bảng quyết toán dầu nhờn - Quý IV/2008 (Biểu 2.3)
Biểu 2.3
Bảng quyết toán dầu nhờn - Quý IV/2008
TT Tên tàu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ
SL ( L) ĐG TT SL (L) TT (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Thiền Quang 6.686,0 35.623,69 238.179.963 2 Quốc Tử Giám 5.202 33.500,70 174.270.661 … … … … … … … Tổng cộng 137.159,8 6.706.962.485 128.049 128.049 6.766.013.789
Xuất tiêu hao trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL (L) ĐG TT SL (L) ĐG TT (8) (9) (10) (11) (12) (13) 2.688,15 35.623,69 95.761.810,88 3.997,9 35.623,69 142.418.152,12 1.660 33.500,70 55.611.168,25 3.542 33.500,70 118.659.492,75 … …. …. …. … … 108.285,7 5.667.581.520,93 156.923,20 7.805.394.753,07
Biểu 2.4
Báo cáo quyết toán dầu đốt FO – Quý IV/2008
TT Têntàu
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất dung trong kỳ Xuất bán trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL (MT) TT SL (MT) TT SL (MT) ĐG TT SL (MT) ĐG TT SL (MT) TT 1 QuangThiền - - 280,76 2.387.068.014 87,58 8.502.165,60 444.619.663 - - - 387,50 2.001.405.497,4 2 GiámQT 197,20 1.720.913.255 - - - - - - - - 197,20 1.720.913.255 … …. … …. … … … … … … … … …. … Cộng 716,61 7.273.034.871 6.365,11 38.059.180.519 3.388,87 22.712.066.685 201,56 1.056.427.292 3.491,29 21.563.721.413,70
Biểu 2.5
Báo cáo quyết toán dầu đốt DO – Quý IV/2008
TT Têntàu
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất dung trong kỳ Xuất bán trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL (MT) TT SL (MT) TT SL (MT) ĐG TT SL (MT) Đ G TT SL (MT) TT 1 QuangThiền - - 48,11 631.388.819 43,48 13.123.858,22 570.559.736 - - - 4,64 60.829.083 2 Quốc T Giám 14,05 227.296.662 51,64 508.688.499 63,13 11.203.914,77 707.312.999 - - - 2,56 28.672.162 … … … … … … … … … … … … … … Cộng 123,40 2.148.454.347 1.046,11 12.009.162.075 827,6 10.683.322.434 6,35 56.031.537 335,56 3.418.262.451
Cuối quý, từ báo cáo quyết toán các loại nhiên liệu kế toán sẽ đăng ký chứng từ vào máy và hạch toán vào số nhiên liệu tiêu hao trong quý như bảng:
Biểu 2.6 Đăng ký chứng từ vào máy
Hạch toán tiêu hao nhiên liệu – Quý IV/2008
TT Trích yếu Số lượng ĐG Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có
1 Tàu Thiền Quang
Xuất tiêu hao LO 2.688,15 35.623,69 6211 95.761.811
Xuất tiêu hao FO 87,58 8.502.165,60 6211 744.619.663
Xuất tiêu hao DO 43,48 13.123.858,22 6211 570.559.736
Xuất tiêu hao mỡ 135,40 124.260,62 6211 16.824.887
152 1.427.766.097
2 Tàu Quốc Tử Giám
Xuất tiêu hao trong thời gian sữa chữa
Xuất tiêu hao LO 1.660,00 33.500,70 242 55611162
Xuất tiêu hao DO 59,82 11.203.915,0 242 670218195
Xuất tiêu hao mỡ 91,28 170.088,52 242 15525680
152 741.321.148
… … .. … … … …
Cộng 40.227.368.616
Tàu Quốc Tử Giám không tiêu hao dầu FO vì tàu đang trong quá trình sữa chữa
Từ chứng từ đăng ký vào máy kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo quý. Sau đó, căn cứ vào lượng nhiên liệu từng loại, từng tàu tồn đầu kỳ, đã tiêu hao mà phòng vật tư cung cấp, kế toán ghi giảm chi phí trực tiếp cho tàu đó. Đồng thời kế toán sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp sổ chi tiết 621. Kế toán sẽ ghi tăng chi phí nhiên liệu trực tiếp trên sổ chi tiết.
Ví dụ với tàu Thiền Quang:
Trích sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu 2.7)
Biểu 2.7 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Số CT vào máy Ngày CT vào máy
Chứng từ Tài khoản Số tiền Nội dung Ghi
chú Ngày tháng Số hóa đơn, CT Nợ Có 528 14/12/08 14/12 18/HD1 6211 152
1.427.766.097 Xuất nhiên liệu tiêu hao cho tàu Thiền Quang
606 31/12/08 KHAC -
407/02
214 211 -1.020.491.200 Trích KHCB TSCĐ quý IV/2008
Biểu 2.8
Công ty cổ phần vận tải biển Bắc
Văn phòng Hà Nội Sổ chi tiết
TK 6211 – Chi phí nhiên liệu (Quý IV/2008)
6211 – Chi phí nhiên liệu – Tàu biển Thiền Quang – VND
Ngày:…./…../…… Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập biểu
Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản VN đồng
Nợ Có
31/12/08 * KC - TT 1543112.TT 1.427.766.097
31/12/08 HH/XUAT
-528/03 Xuất tiêu hao nhiên liệu quý IV/08 – DO Xuất tiêu hao nhiên liệu quý IV/08 – LO Xuất tiêu hao nhiên liệu quý IV/08 – Mỡ Xuất tiêu hao nhiên liệu quý IV/08 – FO
152.TT 152.TT 152.TT 152.TT 570.559.736 95.761.511 16.824.887 744.619.663 Cộng nhóm Số dư đầu: Phát sinh : Số dư cuối: 1.427.766.097 1.427.766.097 Số dư đầu: Phát sinh : Số dư cuối: 1.427.766.097 1.427.766.097
* Đối với kế toán chi phí nguyên liệu, vật liệu và kế toán chi phí phụ tùng thay thế cũng được hạch toán tương tự như kế toán nhiên liệu. và cuối quý cũng được tập hợp vào sổ chi tiết 621 theo tài khoản cấp hai:
Tài khoản 6212: chi phí nguyên liệu, vật liệu Tài khoản 6213: chi phí phụ tùng thay thế
Trích sổ chi tiết TK 6212, TK 6213 của tàu Thiền Quang – Quý IV/2008 (Biểu 2.9; 2.10)
Biểu 2.9.
Công ty cổ phần vận tải biển Bắc
Văn phòng Hà Nội Sổ chi tiết
TK 6212 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu (Quý IV/2008)
TK6212 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu – Tàu biển Thiền Quang – VND
Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản VN đồng
Nợ Có
30/10/08 CNO – 421/27
Cấp vật tư cho tàu Thiền Quang tại Indonexia tháng 10 năm 2008 – DMS/TQ/DS/X/08/155 331 167.875.902 31/10/08 * KC - TT 1543112.TT 167.875.902 31/12/08 * KC - TT 1543112.TT 22.649.304 31/12/08 BTQC – 491/31/04
Chi phí cấp vật tư tại Tawau 131.TT 1.039.021
31/12/08 BTQC – 491/31/06 Chi phí nạp gas Chi phí cấp vật tư 131.TT 131.TT 5.193.184 16.417.099 Cộng nhóm Số dư đầu: Phát sinh : Số dư cuối: 190.525.206 190.525.206 Số dư đầu: Phát sinh : Số dư cuối: 190.525.206 190.525.206
Ngày:…/…./….. Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập biểu
Biểu 2.10
Công ty cổ phần vận tải biển Bắc
Văn phòng Hà Nội Sổ chi tiết
TK 6213 – Chi phí phụ tùng thay thế (Quý IV/2008)
6213 – Chi phí phụ tùng thay thế – Tàu biển Thiền Quang – VND
Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản VN đồng
Nợ Có
15/10/08 BTQC – 491/28/02
Chi phí cấp phụ tùng thay thế, thông báo hàng hải tại Bangkok
131.TT 16.103.949
31/10/08 * KC - TT 1543112.TT 16.103.949
10/12/08 CNO – 421/109
Cấp phụ tùng cho tàu Thiền Quang tại Jakarta
ngày 26 tháng 07 năm 2008 – 15CD/205919 331 30.844.800 31/12/08 * KC - TT 1543112.TT 30.844.800 Cộng nhóm Số dư đầu: Phát sinh : Số dư cuối: 46.948.749 46.948.749 Số dư đầu: Phát sinh : Số dư cuối: 46.948.749 46.948.749
Ngày:…./…../…… Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập biểu
2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
2.2.1. Tiền lương nhân công trực tiếp sản xuất
Tại công ty cổ phần vận tải biển Bắc tiền lương được tính theo Quyết định số 551TCCB – LĐ ngày 24/09/2007 của tổng giám đốc công ty cổ phần vận tải biển Bắc như sau:
2.2.1.1. Phương pháp tính lương
Tiền lương được tính theo thời gian và chức danh thuyền viên