TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn và dự tính đem lại lợi ích kinh tế lâu dài. TSCĐ của Công ty được chia thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Công ty không có tài sản thuê tài chính. Nguyên giá TSCĐ là giá thực tế của TSCĐ khi đưa vào sử dụng, TSCĐ tại Công ty hình thành chủ yếu do mua sắm được tính theo công thức:
NG = Gt + Tp + Pt + Lv – Tk – Cm – Th Trong đó:
- NG: Nguyên giá TSCĐ
- Gt: Giá thanh toán cho người bán tài sản ( tính theo giá thu tiền 1 lần)
- Tp: Thuế, phí, lệ phí phải nộp cho Nhà nước ngoài giá mua( thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt)
- Pt: Phí tổn trước khi dùng, như: vận chuyển, lắp đặt, chạy thử… - Lv: Lãi tiền vay phải trả trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng
- Tk: Thuế trong giá mua hoặc phí tổn được hoàn lại - Cm: Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá được hưởng - Th: Giá trị sản phẩm, dịch vụ thu được khi chạy thử.
Trong quá trình sử dụng luôn có sự giảm dần giá trị do bị cọ xát, ăn mòn hoặc tiến bộ kỹ thuật… gọi là hao mòn TSCĐ. Hiện tượng này là một phạm trù khách quan, cho nên khi sử dụng Công ty đã tính toán và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong từng kỳ hạch toán theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Mức khấu hao hằng năm của 1 TSCĐ ( Mkhn ) được tính theo công thức sau:
Mkhn = Nguyên giá TSCĐ × Tỷ lệ khấu hao năm Trong đó:
Tỷ lệ khấu hao năm = 1/ Số năm sử dụng
Quyền sử dụng đất lâu dài là TSCĐ vô hình đặc biệt, Công ty ghi nhận là TSCĐ vô hình theo nguyên giá nhưng không trích khấu hao.
Khi có TSCĐ mới đưa vào sử dụng, Công ty lập hội đồng giao nhận gồm có đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số uỷ viên để lập “ Biên bản giao nhận TSCĐ” cho từng đối tượng TSCĐ. Đối với những TSCĐ cùng loại, giao cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập cùng một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao lại cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng cho từng TSCĐ. Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ bao gồm: “ Biên bản giao nhận TSCĐ”, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ,các bản sao tài liệu kỹ thuật và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của Công ty.Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận. Thẻ này được lưu ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Khi lập xong, thẻ TSCĐ được dùng để ghi vào “ Sổ TSCĐ”.
Để phản ánh biến động TSCĐ, doanh nghiệp phải sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
TK 211 “ TSCĐ hữu hình” : TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của Công ty theo nguyên giá. TK 211 được chi tiết để theo dõi tình hình biến động của từng loại TSCĐ hữu hình như:
- TK 2111 “ Nhà cửa, vật kiến trúc ” - TK 2112 “ Máy móc thiết bị ”
- TK 2113 “ Phương tiện vận tải, truyền dẫn ” - TK 2114 “ Thiết bị vận tải, truyền dẫn ” - TK 2118 “ TSCĐ hữu hình khác ”.
TK 213 “ TSCĐ vô hình ”: TK này phản ánh biến động TSCĐ vô hình của Công ty theo nguyên giá. TK này được chi tiết thành:
- TK 2131 “ Quyền sử dụng đất ” - TK 2132 “ Quyền phát hành ”
- TK 2138 “ TSCĐ vô hình khác ”
TK 214 “ Hao mòn TSCĐ ”: TK này phản ánh tình hình biến động của TSCĐ theo giá trị hao mòn. TK này được chi tiết thành:
- TK 2141 “ Hao mòn TSCĐ hữu hình ” - TK 2143 “ Hao mòn TSCĐ vô hình ”.
Số dư TK 211, 213, 214 được trình bày trên Bảng cân đối kế toán.