Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm đợc thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình bán hàng hàng hoá Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng cũng vậy, để bán đợc hàng hoá Công ty thờng phải chi ra các khoản chi phí đợc gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 "chi phí bán hàng" trong TK này các chi phí nh: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, chi phí vận chuyển hàng hoá, giới thiệu sản phẩm... Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ TK 641. Mọi chi phí bán hàng, đợc tập hợp và phân bổ vào cuối tháng. Chi phí bán hàng đợc theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và đợc kết chuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh".
Định khoản:
+ Tiền lơng phải trả nhân viên bán hàng: Nợ TK 6421 : 7.488.000 Có TK 334 : 7.488.000 + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 6421 : 1.422.720 Nợ TK 334 : 312.000 Có TK 338 : 1.734.720 + Chi phí bằng tiền khác: ( điện thoại )
Nợ TK 6421 : 950.500 Có TK 111 : 950.500
+ Xuất dụng cụ phục vụ bán hàng: Nợ TK 6421 : 1.056.700 Có TK 153: 1.056.700 :
Biểu số 12
Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Bộ phận: Bán hàng Tháng 1 năm 2008 ST T Họ và tên Chức vụ Mức l- ơng (VNĐ) Ngày công Lơng (VNĐ) Phụ cấp đi lại 5% BHXH 1% BHYT Thực lĩnh (VNĐ) Tổng TN 1 Nguyễn Thu Hằng NV BH 800.000 26 800.000 200.000 40.000 8.000 952.000 952.000 2 Nguyễn Ngọc Hng NVKD 1.200.00 0 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 3 Lơng Văn Đồng NVKD 1.200.00 0 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 4 Đỗ thị Kim Th NVKD 1.200.00 0 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 5 Nguyễn thị Thu Trang Tiếp thị 800.000 26 800.000 600.000 40.000 8.000 1.352.000 1.352.000 Tổng cộng 5.200.00 0 5.200.000 2.600.000 260.000 52.000 7.488.000 7.488.000
Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, đợc kết chuyển vào TK 911 Nợ TK 911: 15.531.900
Có TK 6421: 15.531.900
Để theo dõi chi phí bán hàng kết toán sử dụng sổ cái TK 6421 kết cấu đợc thể hiện :
Bảng phân bổ khấu hao tài khoản cố định Số 21 Tháng 1 năm 2008 Số hiệu chứng Nơi sử
Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản cố định Ngày ,
tháng , năm
Diễn
giải Nguyên giá
Năm sử dụng Giá trị hao mòn (tháng) Cộng dồn A B C D 1 2 3 4 33698 Bộ phận bán hàng 15/1/2004 Mua 1 dàn máy vi tinh 12.000.000 3 0 12.000.000 35865 Bộ phận quản lý 31/1/2004 Mua 1 chiếc ôtô 250.000.000 5 4.167.000 200.016.000
Biếu số 13 : Sổ cáI
Năm 2008
Tên tài khoản : Chi phí bán hàng Số hiệu : 6421 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G
25/1/08 3351 25/1/08 Thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2007 của cửa hàng
111 950.500
31/1/08 PC 31/1/08 Thanh toán tiền lơng cho CNV 334 7.488.000
31/1/08 BL 31/1/08 Trích BHYT , BHXH 338 1.422.720
… … … …
Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
911 15.531.900
Cộng phát sinh 15.531.900 15.531.900
Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Ngời ghi sổ Kế toán trởng
2.2.2.2 . Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp :
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nớc... Các chi phí này đợc hạch toán vào TK 6422 "Chi phí quản lý doanh nghiệp". Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 6422 và ghi vào sổ cái TK 6422. Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phân bổ và tập hợp 100% cho hàng tồn còn lại và hàng bán ra vào cuối tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ đợc kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả.
Biểu số 14
Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Bộ phận: Quản lý Tháng 1 năm 2008 STT Họ và tên Chức vụ Mức l- ơng (VNĐ) Ngày công Lơng (VNĐ) Phụ cấp đi lại 5% BHXH 1% BHYT Thực lĩnh (VNĐ) Tổng TN 1 Nguyễn Thu Nga Giám
đốc 3.500.00 0 26 3.500.000 600.000 175.000 35.000 3.890.000 3.890.000 2 Nguyễn Ngọc Dũng Phó Giám đóc 2.800.00 0 26 2.800.000 600.000 140.000 28.000 3.232.000 3.232.000
3 Lơng Văn Lam Thủ quỹ
1.500.00
0 26 1.500.000 0 75.000 15.000 1.410.000 1.410.000 4 Đỗ thị Kim Anh Kế toán
trởng
2.200.00
0 26 2.200.000 300.000 110.000 22.000 2.368.000 2.368.000 5 Nguyễn thị Thu Kế toán 1.800.00
0 26 1.800.000 0 90.000 18.000 1.692.000 1.692.000 6 Nguyễn Anh Th Kế toán 1.500.00
0 26 1.800.000 0 75.000 15.000 1.410.000 1.410.000 Tổng cộng 13.300.0
. VD: Trong tháng 01/2008 Công ty có các khoản chi phí quản lý nh sau:
1. Lơng trả cho bộ phận quản lý Nợ TK 6422 : 14.002.000 Có TK 334: 14.002.000 + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 6422 : 2.660.380 Nợ TK 334 : 798.000 Có TK 338 : 3.398.380 2. Chi tiền điện thoại
Nợ TK 6422: 1.141.000 Có TK 111: 1.141.000 Trich khấu hao TSCĐ :
Nợ TK 6422 : 4.167.000 Có 214 : 4.167.000
Cuối kỳ tập hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 Nợ TK 911: 38.803.380
Biểu số 15 Sổ cáI
Năm 2008
Tên tài khoản : Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu : 6422 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G
25/1/08 12302 25/1/08 Thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2007 của cửa hàng
111 1.141.000
31/1/08 BL 31/1/08 Thanh toán tiền lơng cho
CNV 334 14.002.000
31/1/08 BL 31/1/08 Trích BHYT , BHXH 338 2.660.380
31/1/08 BPBKH 31/1/08 Trích khấu hao TSCĐ 214 4.167.000
… … … …
Kết chuyển xác định kết
quả kinh doanh 911 38.803.380
Cộng phát sinh 38.803.380 38.803.380
Ngày 31 tháng 1 năm 2008
2.2.2.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng
Tại Công ty, xác định kết quả bán hàng đã bán hàng đợc thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết qủa bán hàng, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau:
Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK 511) sang bên có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK 632) sang bên nợ TK 911 Kết chuyển chi phí hàng bán (sô liệu TK 641) sang bên nợ TK 911.
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (số liệu TK 642) sang bên nợ TK 911
Việc xác định kết quả bán hàng đợc xác định nh sau: = -
VD: Trong tháng 1 năm 2008 Công ty xác định kết quả bán hàng nh sau: - Kết chuyển giá vốn hàng đã bán:
Nợ TK 911: 407.200.000 Có TK 632: 407.200.000
- Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: Nợ TK 911: 15.531.900
Có TK 6421: 15.531.900
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ: Nợ TK 911: 17.803.380
Có TK 6422: 17.803.380
- Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã bán: Nợ TK 511: 550.240.000
Có TK 911: 550.240.000 - Xác định kết quả bán hàng
Nợ TK 911: 88.704.720 Có TK 421.: 88.704.720
Biểu số 16 Sổ cáI
Năm 2008
Tên tài khoản : Xác định kết qủa kinh doanh Số hiệu : 911 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 31/1/08 K/C 31/1/08 K/c Chi phí bán hàng 6421 15.531.900
31/1/08 K/C 31/1/08 K/c Chi phí quản lý doanh nghiệp 6422 38.803.380 31/1/08 K/C 31/1/08 K/c giá vốn hàng bán 632 407.200.000 31/1/08 K/C 31/1/08 K/c doanh thu 511 550.240.000 31/1/08 K/C 31/1/08 K/c lãi 421 88.704.720 Cộng phát sinh 550.240.000 550.240.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Chơng III
Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng tại Công ty TNHH Tm tin học và thiết bị văn phòng
3.1. Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM tin học và thiết bị văn phòng
3.1.1. Nhận xét chung
Trong những năm vừa qua, Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng tuy mới thành lấp cũng đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bớc thăng trầm và nhiều biến động của thị trờng. Tuy nhiên, Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng cũng gặt hái đợc nhiều thành công , đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng hàng hóa.
Có đợc thành tích nh trên, Công ty đã không ngừng mở rộng thị trờng bán hàng, khai thác triệt để các vùng thị trờng tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hóa dồi dào và một thị trờng buôn bán luôn ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt đợc kết quả nh trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học, hợp lý nh hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty đã đi vào nền nếp và đạt đợc những hiệu quả nhất định.
3.1.2. Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng . quả bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng .
* Ưu điểm:
Kế toán bán hàng hàng hóa và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng đợc tiến hành tơng đối hoàn chỉnh.
- Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu:
+ Các chứng từ đợc sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.
+ Các chứng từ đều sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
+ Các chứng từ đều đợc kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
+ Công tác có kế hoạch lu chuyển chứng từ tơng đối tốt, các chứng từ đợc phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trớc khi đi vào khâu l- u trữ.
- Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp
+ Kế toán đã áp dụng "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" mới đợc Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ đợc phần nào khối lợng công việc kế toán, tránh đợc sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán.
+ Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hóa nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán.
- Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách:
+ Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng đợc kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi các phần hành kế toán nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trởng nắm bắt đợc nhanh chóng các khoản mục phát sinh.
Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hóa của Công ty. Nó liên quan đến các khoản mục thu nhập thực tế và cần nộp Ngân sách Nhà nớc, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lu thông.
* Một số tồn tại cần khắc phục
Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà kế toán Công ty đã đạt đợc, còn tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty.
Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán bán hàng hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhng Công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục nh sau:
- Thứ nhất: Công ty thờng phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho bán hàng vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng, vì vậy không xác định đợc chính xác kết quả bán hàng của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Thứ hai: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty có một số khách trả chậm với số lợng tiền khá lớn nhng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải
thu khó đòi, điều này ảnh hởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả bán hàng.
- Thứ ba: Công ty là một đơn vị kinh doanh thơng mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trờng hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi bán hàng. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thờng xuyên của hàng tồn kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Thứ t : : Về lĩnh vực máy tính, máy văn phòng: Thực tế trên thị trờng đang bão hoà, có quá nhiều nhà cung cấp về lĩnh vực nh vậy nên lợi nhuận đem lại từ việc kinh doanh không nhiều, lại tốn kém về chi phí quản lý cũng nh chi phí bảo hành sản phẩm theo quy định chung, kế toán luôn phải theo dõi sát sao thị trờng, sự biến động của giá cả để kịp thời đa ra những thông tin tốt nhất cho ban giam đốc. Sản phẩm luôn thay đổi, đa dạng về chủng loại, mẫu mã nên việc quản lý hàng hoá cũng gặp nhiều khó khăn.
- Thứ năm: Công ty cần áp dụng phầm mềm Thơng mại kế toán vào công tác để thực hiện nhanh hơn chính xác và tiện lợi hơn…
3.2. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng và xác định kết quả bán hàng
3.2.2. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng bán hàng để tính chính xác kết quả bán hàng của từng mặt hàng. hàng bán hàng để tính chính xác kết quả bán hàng của từng mặt hàng.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa